Een e-mail is nooit aangekomen

Wacht iemand op een e-mail van DivePilot, dan lossen drie controles bijna elk geval op: de spammap, het adres waar de e-mail naartoe ging, en of er wel een e-mail verstuurd had moeten worden.

Spam en de afzender

E-mails komen van noreply@divepilot.app. Kijk in de map voor spam of ongewenste mail en in de andere tabbladen waarin je mailprogramma berichten sorteert, en controleer of die afzender niet geblokkeerd is. E-mails aan gasten hebben het zakelijke e-mailadres van je duikcentrum als antwoordadres, dus een gast die op beantwoorden drukt, bereikt jou. E-mails over het account en aan het team hebben geen eigen antwoordadres, dus een antwoord komt alleen bij de no-reply-afzender terecht.

Naar welk adres hij ging

Een typfout in een van deze adressen stuurt de e-mail naar het verkeerde adres, en DivePilot laat je dat niet weten.

Moest er wel een e-mail komen?

• Boekingen die je zelf aanmaakt, mailen de gast nooit, niet bij het aanmaken, bevestigen of annuleren. Alleen boekingen via je boekingspagina doen dat. Zie E-mails die je gasten ontvangen.
• Ondertekenlink versturen voor een klant zonder e-mailadres maakt de link aan maar verstuurt niets, en toont geen waarschuwing.
• De registratiemail, "Je gegevens zijn binnen bij …", gaat één keer, direct nadat een gast je registratieformulier verstuurt. Klanten die je zelf toevoegt krijgen hem niet, en gasten die online boeken krijgen in plaats daarvan de boekingsmails.
• Een bijwerklink wordt alleen gemaild als Ook mailen naar … in het venster was aangevinkt, wat standaard zo is als de klant een adres heeft, of als op de kaart Bijwerklink op Mailen is gedrukt. Zonder e-mailadres wordt geen van beide aangeboden. Mislukt het versturen, dan verschijnt de waarschuwing "De e-mail kon niet worden verstuurd. Toon de code of kopieer de link."; de link zelf werkt nog wel. Zie Laat een duiker zijn gegevens bijwerken.
• De e-mail voor de duik, "Voor je duik op …", gaat alleen uit als Gegevenscheck voor de duik aanstaat onder Instellingen, Klantformulier. Hij vertrekt om 10:00 in de tijdzone van je duikcentrum, voor gereserveerde en bevestigde boekingen waarvan de duikdag van morgen tot het gekozen aantal dagen vooruit valt, en alleen naar duikers met een e-mailadres bij wie iets ontbreekt: een gegeven dat op verplicht staat en leeg is, of een verplichte vrijwaring die niet ondertekend is of voor het einde van de duikdag verloopt. Elke boeking wordt één keer gecontroleerd, en opnieuw als de dag ervan verandert. Een boeking die na de ronde van 10:00 voor de dag erna wordt gemaakt, krijgt er geen, omdat de volgende ronde pas vanaf de dag daarna kijkt. Anders dan de boekingsmails geldt hij ook voor boekingen die je zelf hebt aangemaakt.
• Een herstellink voor een wachtwoord wordt niet verstuurd naar een onbekend adres, een verwijderde gebruiker, of iemand die zijn uitnodiging nooit heeft geaccepteerd.
• De dagelijkse herinnering aan het rooster gaat alleen naar mensen die Dagelijkse herinnering onder Profiel bewerken niet hebben uitgezet en die morgen bootverantwoordelijke zijn, in de staf van een groep op een tocht zitten, of instructeur zijn van een cursussessie. Hij wordt rond 20:00 verstuurd in de tijdzone van je duikcentrum.
• Een logboekverzoek gaat alleen naar de begeleider van een groep uit het team. Het gaat uit op de dag van de tocht, bij de eerste uurlijkse controle nadat het vaste vertrek van de tocht is afgelopen, in de tijdzone van je duikcentrum; een exacte vertrektijd verschuift dat tijdvak. Een ochtendtocht van 08:00 tot 11:30 krijgt het rond het middaguur. De kopie voor de duikers gaat één keer naar elke duiker met een e-mailadres: wie later aan de groep wordt toegevoegd, of wiens adres later wordt ingevuld, krijgt hem bij de volgende keer dat het logboek wordt opgeslagen. Niet verschenen gasten, geannuleerde boekingen, uitgeschreven cursisten en gearchiveerde of geanonimiseerde klanten krijgen hem niet. Zie Hoe logboeken worden aangevraagd.
• Zolang DivePilot vergrendeld is omdat de proefperiode is afgelopen of het abonnement is verlopen of opgezegd, worden de dagelijkse herinnering aan het rooster, de logboekverzoeken en de e-mails voor de duik niet verstuurd. Zie Als de toegang is afgelopen.
• Het team krijgt nooit e-mails over nieuwe online boekingen, zelfregistraties, gegevens die een gast heeft bijgewerkt of ondertekende vrijwaringen. Die komen binnen in het belletje, zie Meldingen.

Mislukte e-mails worden niet opnieuw geprobeerd

Kan een e-mail niet worden afgeleverd, dan probeert DivePilot het niet opnieuw, en in de app is geen afleverstatus op te zoeken. Verstuur hem opnieuw, of bereik de persoon op een andere manier. Logboeken zijn de uitzondering: een verzoek aan de begeleider dat niet kon worden verstuurd, wordt tot 7 dagen lang elk uur opnieuw geprobeerd, en een kopie voor de duikers die niet kon worden verstuurd, gaat opnieuw uit bij de volgende keer dat het logboek wordt opgeslagen. Dat geldt ook voor de gegevenscheck voor de duik: een boeking waarvan de e-mail mislukte, wordt de volgende ochtend om 10:00 opnieuw gecontroleerd, zolang de duikdag nog moet komen.

Opnieuw versturen

De e-mail is in de verkeerde taal

E-mails aan gasten gebruiken de Taal op het profiel van de klant. E-mails aan het team gebruiken de eigen taal van de ontvanger uit Profiel bewerken; een uitnodiging gebruikt de taal die werd gekozen toen de persoon werd toegevoegd. De bevestigingscode bij het aanmelden, de herinnering over de proefperiode en de e-mails over abonnement en betaling gebruiken de standaardtaal van je duikcentrum. Zie Datums, tijden, bedragen of talen kloppen niet.