DivePilot mailt een gast op drie momenten in het leven van een boeking. Alle drie worden verstuurd in de taal van de klant, namens je duikcentrum, met het zakelijke e-mailadres dat je bij de aanmelding hebt opgegeven als antwoordadres en de contactgegevens uit Huisstijl in de voettekst.
De drie e-mails
| Moment | Onderwerp | Wat erin staat |
|---|---|---|
| Boeking ontvangen | "We hebben je boeking … ontvangen" | Somt op wat er is geboekt en zegt dat jij het bevestigt |
| Boeking bevestigd | "Bevestigd: …" | Vraagt de gast om vroeg te komen met zijn brevet en materiaal, en bevat een .ics-agendabestand dat de gast aan de agenda van zijn telefoon kan toevoegen |
| Boeking geannuleerd | "Boeking … geannuleerd" | Zegt dat de boeking is geannuleerd en hoe de gast je bereikt voor een andere datum |
De bevestiging wordt één keer verstuurd, via welke actie de boeking ook als eerste bevestigd raakt: een plaats op een tocht, een cursusinschrijving, of Bevestigen. Gaat de boeking later terug naar Gereserveerd, bijvoorbeeld als je de gast uit zijn duikgroep haalt, dan wordt er bij opnieuw bevestigen een nieuwe bevestiging verstuurd. Het agendabestand bevat de vertrektijd bij een funduik en is een afspraak voor de hele dag bij een cursus.
Alleen online boekingen sturen e-mail
De drie e-mails gaan alleen naar boekingen die via je boekingspagina zijn gemaakt, en alleen als het klantrecord een e-mailadres heeft. Een boeking die je handmatig aanmaakt, stuurt op geen enkel moment iets. Als je een boeking opent, toont een online boeking het label Online geboekt naast het nummer.
Acties die nooit mailen
Markeren als Niet verschenen, een geannuleerde boeking herstellen en een boeking bewerken sturen niets. Cursist uitschrijven bij een cursus annuleert ook de boeking van de cursist zonder e-mail. Wil je dat de gast het weet, schrijf hem dan zelf; zijn e-mailadres staat op de klantkaart.
Als een e-mail mislukt
Een mislukte e-mail blokkeert je actie nooit. De boeking is nog steeds bevestigd of geannuleerd; de mislukking wordt alleen gelogd. Controleer bij twijfel het adres op het profiel van de klant en laat het de gast rechtstreeks weten. Zie Een e-mail is nooit aangekomen.
De kant van het team
Iedereen die boekingen mag bekijken, krijgt meldingen in de app, geen e-mails: Nieuwe online boeking als een gast boekt, en Cursusboeking wacht op inschrijving als een cursusboeking drie dagen voor de start nog gereserveerd is en niet is ingeschreven.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support