E-mails die je gasten ontvangen

DivePilot mailt een gast op vijf momenten in het leven van een boeking, en op een zesde als je de gegevenscheck voor de duik aanzet. Ze worden allemaal verstuurd in de taal van de klant, namens je duikcentrum, met je Zakelijk e-mailadres uit de instellingen onder Duikcentrum als antwoordadres en de contactgegevens uit Huisstijl in de voettekst.

De vijf e-mails

Vraag je een aanbetaling, dan krijgt een gast die online boekt in plaats van de ontvangstmail ongeveer tien minuten na het boeken de mail over de verschuldigde aanbetaling, alleen als de aanbetaling dan nog openstaat, met zijn betaallink en de uiterste datum, een herinnering halverwege de vasthoudtijd en een mail als een onbetaalde aanbetaling de boeking annuleert. Wie intussen in het formulier betaalde, krijgt de bevestiging, of de ontvangstmail zolang jij de boeking nog moet bevestigen. Bij samen gemaakte boekingen gaat elk van deze mails één keer naar de persoon die boekte en noemt iedereen; de anderen krijgen geen ontvangstmail tot hun boekingen bevestigd zijn. De bevestiging bevat je annuleringsvoorwaarden zodra je die hebt ingesteld en, zolang Betaallink toevoegen aan boekingsbevestigingen per e-mail aanstaat, de betaallink van de gast, waarmee hij online betaalt zolang online betalen beschikbaar is en anders alleen de rekening ziet. Zie Aanbetalingen voor online boekingen.

Afhankelijk van Hoe gasten hun vrijwaringen krijgen somt de ontvangstmail of de bevestiging de formulieren op die de gast nog moet ondertekenen, elk met een knop Ondertekenen; zie Laat een vrijwaring ondertekenen.

De bevestiging wordt één keer per boeking verstuurd, via welke actie de boeking ook als eerste bevestigd raakt: een plaats op een tocht, een cursusinschrijving, of Bevestigen. De gast naar een andere groep op dezelfde tocht verplaatsen, of hem uit een groep halen en daar opnieuw een plaats geven, verstuurt niets. Hem een plaats geven op een andere tocht met dezelfde dag en hetzelfde vertrek, met een andere boot, verstuurt in plaats daarvan de e-mail over de verplaatste tocht. Pas na een e-mail over het gewijzigde plan, als de tocht is verwijderd of de cursus is geannuleerd, gaat de volgende bevestiging opnieuw de deur uit. Het agendabestand bevat de vertrektijd bij een funduik en is een afspraak voor de hele dag bij een cursus. Zodra een cursusboeking is ingeschreven, tonen de bevestiging, het agendabestand en een latere annuleringsmail de startdatum van de cursus; daarvoor, zoals in de ontvangstmail of na Bevestigen zonder inschrijving, tonen de e-mails de datum die de gast had aangevraagd.

De annuleringsmail wordt verstuurd als je op Annuleren drukt, en als je bij een cursus Cursist uitschrijven kiest, wat de boeking van de cursist annuleert.

Voor meerdere mensen die samen online zijn geboekt, gaat de ontvangstmail één keer per e-mailadres uit en somt hij elke boeking en aanvraag voor dat adres op. Alles bevestigen en Alles annuleren op de kaart Samen geboekt sturen één bevestiging, met één agenda-item per boeking, of één annulering per adres voor alles. Een losse boeking bevestigen of annuleren stuurt de eigen e-mail van die boeking, zoals hierboven. Boekingen die je eraan toevoegt met Vertrek toevoegen tellen als online en sturen de gebruikelijke bevestiging. Een persoon zonder e-mailadres krijgt zijn e-mails via degene die boekte, met zijn naam erin, de check vooraf voor de duik inbegrepen. Boekingen die je met de hand voor meerdere mensen aanmaakt, blijven stil, zoals hierboven. Zie Samen geboekte boekingen.

De e-mail over het gewijzigde plan gaat naar gasten die bevestigd waren als je een komende tocht verwijdert of een cursus annuleert. Hun boekingen gaan terug naar Gereserveerd, naar de Niet-toegewezen boekingen na een verwijderde tocht en naar de Openstaande boekingen van de cursus na een geannuleerde cursus, en opnieuw bevestigen verstuurt een nieuwe bevestiging. De e-mail over de verplaatste tocht gaat naar bevestigde gasten als je een tocht naar een andere dag of een ander vertrek verplaatst of er een andere boot aan geeft, en naar een gast die je een plaats geeft op een andere boot dan die waarover hij was geïnformeerd; hun boekingen gaan met de tocht mee en blijven Bevestigd.

De check-incode

De ontvangst- en bevestigingsmail bevatten een QR-code met de regel "Laat deze code zien als je aankomt. Zo opent het team meteen je boeking." Het is dezelfde code die de gast na het boeken op het scherm zag. Scant iemand van je team hem met de camera van zijn telefoon, dan opent het paneel Check-in van de boeking in DivePilot, zo nodig na het inloggen. De annuleringsmail en de mails over een gewijzigd plan of een verplaatste tocht bevatten geen code. Zie Check een gast in met zijn QR-code.

De gegevenscheck voor de duik

Deze zesde e-mail staat uit totdat je Gegevenscheck voor de duik aanzet onder Instellingen, daarna Klantformulier, en onder Versturen kiest hoeveel dagen voor de duik hij vertrekt, van 1 tot 7. Elke dag om 10:00 jouw tijd bekijkt DivePilot elke gereserveerde of bevestigde boeking die nog niet is gecontroleerd en waarvan de duikdag tussen morgen en zoveel dagen vooruit valt, en mailt de gast "Voor je duik op … - …" als er nog iets ontbreekt: gegevens die je klantformulier als Verplicht markeert, of vrijwaringen die de boeking nodig heeft en die niet ondertekend zijn of voor het einde van de duikdag verlopen. Bij een funduik zijn dat de algemene vrijwaringen voor funduiken plus de extra vrijwaringen van de duikgroep waarin de gast is ingedeeld, bij een cursusboeking de algemene vrijwaringen voor cursussen plus de extra vrijwaringen van het cursussjabloon, zoals in het paneel Check-in van de boeking. De duikdag is de dag van de tocht waarop de gast is ingedeeld, de start van de cursus bij een boeking die in een cursus is ingeschreven, en anders de geboekte dag. De e-mail somt op wat er ontbreekt en bevat een link om de gegevens te controleren en aan te vullen, die werkt tot het einde van de duikdag.

Gasten bij wie niets ontbreekt, krijgen geen e-mail. Elke boeking wordt één keer gecontroleerd, en een gast met meerdere boekingen krijgt één e-mail, over de vroegste en de vrijwaringen die die boeking nodig heeft. Een boeking waarvan de dag verandert, omdat de datum wordt aangepast of de tocht naar een andere dag verschuift, wordt opnieuw gecontroleerd. Is een ronde gemist of kon de e-mail niet worden verstuurd, dan haalt de ronde van de volgende ochtend dat in. Anders dan de vijf e-mails hierboven bereikt deze ook boekingen die je handmatig hebt aangemaakt, zolang de klant een e-mailadres heeft. Op het profiel van de klant ziet je team de link als "Automatisch verstuurd voor de duik". Een bijwerklink die al openstond, blijft werken totdat deze e-mail is verstuurd. Zie Laat een duiker zijn gegevens bijwerken.

Alleen online boekingen sturen de vijf e-mails

De vijf boekingsmails gaan alleen naar boekingen die via je boekingspagina zijn gemaakt, en alleen als het klantrecord een e-mailadres heeft. Een boeking die je handmatig aanmaakt, krijgt er op geen enkel moment een van. Als je een boeking opent, toont een online boeking het label Online geboekt naast het nummer.

Acties die nooit mailen

Markeren als Niet verschenen, een gast inchecken, een geannuleerde boeking herstellen en een boeking bewerken sturen niets. Wil je dat de gast het weet, schrijf hem dan zelf; zijn e-mailadres staat op de klantkaart.

Als een e-mail mislukt

Een mislukte e-mail blokkeert je actie nooit. De boeking is nog steeds bevestigd of geannuleerd; de mislukking wordt alleen gelogd. Controleer bij twijfel het adres op het profiel van de klant en laat het de gast rechtstreeks weten. Zie Een e-mail is nooit aangekomen.

De kant van het team

Iedereen die boekingen mag bekijken, krijgt meldingen in de app, geen e-mails: Nieuwe online boeking als een gast boekt, en Cursusboeking wacht op inschrijving als een cursusboeking drie dagen voor de start nog niet is ingeschreven. Voor meerdere mensen die samen online zijn geboekt krijg je één melding Nieuwe online boeking met wie boekte, hoeveel mensen en hoeveel duiken.