DivePilot verzamelt één logboek per duikgroep, dat de begeleider van de groep na de tocht invult. Het verzoek gaat vanzelf uit; niemand in je team hoeft het te starten. Een korter overzicht staat in Logboeken na de tocht.

Wanneer het verzoek uitgaat

DivePilot zoekt elk uur naar afgelopen tochten.

De tocht Het verzoek wordt verstuurd
Gebruikt het vaste vertrek Kort na middernacht aan het eind van de dag van de tocht, in de tijdzone van je duikcentrum
Heeft een exacte vertrektijd Bij de eerste uurlijkse controle minstens een uur na die tijd

De begeleider van een gewone ochtendtocht krijgt de e-mail dus in de nacht na de tocht, niet als de boot terug is. Hoe lang het vertrek duurt, speelt geen rol. Een tocht met een exacte tijd wordt bovendien nooit opgepikt voordat zijn datum in UTC is begonnen, dus bij een vroeg vertrek in een tijdzone die ver voorloopt op UTC, zoals Oost-Australië of Fiji, kan het verzoek een paar uur later komen. De exacte tijd is de optie Een exacte vertrektijd voor deze boottocht instellen in het tochtvenster; zie Plan een boottocht.

Welke groepen er een krijgen

Een groep krijgt een verzoek als de begeleider een teamlid met een DivePilot-account is. Stel de begeleider in via de rij met de kroon op de groepskaart; zie Duikgroepen en deelnemers.

  • Een groep zonder begeleider, of met een klant als begeleider, krijgt geen verzoek.
  • Een groep met een begeleider maar zonder duikers krijgt er toch een.
  • Ook een cursusgroep op een boottocht krijgt er een, verstuurd naar de instructeur die de groep begeleidt. Zie Buitenwatersessies op een boottocht.
  • Een teamlid dat twee groepen begeleidt, krijgt twee e-mails met twee links.
  • Alleen duikgroepen op boottochten krijgen een logboek. Zwembad-, theorie- en andere cursussessies staan nooit op een boottocht, en een boeking die nooit in een duikgroep op een tocht is gezet, krijgt ook geen logboek.

Elke groep krijgt maar één keer een verzoek, nooit opnieuw. Stel je na de tocht een begeleider in, dan verstuurt de volgende uurlijkse controle het verzoek. Wijzig je de begeleider nadat de e-mail is verstuurd, dan krijgt de nieuwe begeleider geen e-mail, en de tocht naar een andere datum verplaatsen zet het verzoek ook niet opnieuw in gang.

Tochten zonder duikstekken of afgelaste tochten

Het verzoek hangt niet af van de duikstekken van de tocht, van Online boeken, of van de vraag of de boot is uitgevaren. Een tocht heeft geen status geannuleerd.

  • Een tocht zonder duikstekken verstuurt de e-mail toch, maar het formulier heeft dan geen duikkaarten, en opslaan toont alleen "Vul minstens één duik in voordat je opslaat". Bewerk de tocht, voeg de stops toe onder Duikstekken en vraag de begeleider daarna de link opnieuw te laden. Zie Plan een boottocht.
  • Een afgelaste tocht, bijvoorbeeld door het weer, verstuurt het verzoek toch op het gewone tijdstip. Zet voordat het uitgaat in elke groep de rij met de kroon op Geen begeleider toegewezen, of verwijder de tocht. Is de e-mail al verstuurd, laat de begeleider dan weten dat hij hem kan negeren. Duikers krijgen pas een e-mail zodra iemand een logboek met minstens één duik opslaat.

De e-mail

Het onderwerp is "Je logboek van …" gevolgd door de datum van de tocht. De e-mail noemt je duikcentrum en de groep, vraagt de begeleider om diepte, tijden en notities in te vullen nu de duiken nog vers in het geheugen liggen, en heeft een knop Logboek openen. Hij is in de eigen taal van de begeleider, zoals ingesteld in zijn profiel. Hij gebruikt de vormgeving van DivePilot in plaats van je huisstijl, en noemt de boot, de duikstekken en de duikers niet.

De link opent het formulier zonder in te loggen. Hij verloopt nooit en werkt zolang de groep bestaat. Iedereen die hem heeft, kan het logboek invullen en wijzigen, dus behandel hem als een sleutel. Verwijder je de groep of de tocht, dan werkt hij niet meer.

Opnieuw versturen kan niet, en een mislukte e-mail wordt niet opnieuw geprobeerd. Kan de begeleider de e-mail niet vinden, open het logboek dan vanaf de tochtpagina zoals hieronder beschreven en stuur hem zelf het adres ervan.

Het logboek openen vanaf de tochtpagina

Zodra het verzoek is verstuurd, toont de groepskaart een icoon met een open boek, Het logboek openen. Het opent hetzelfde bewerkbare formulier in een nieuw tabblad, zodat je het logboek voor een begeleider kunt invullen of corrigeren. Hoe je het invult, staat in Vul als groepsbegeleider een logboek in.

Let op: Het icoon verschijnt pas nadat het verzoek is verstuurd. Daarvoor kun je het logboek van een groep op geen enkele manier openen of starten, dus vooraf invullen kan niet.

Iedereen die de duikgroepen van de tocht kan zien, kan het icoon gebruiken; de rechten voor Logboeken spelen geen rol. De kaart toont niet of het logboek is ingevuld of met de duikers is gedeeld.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support