Hoe logboeken worden aangevraagd

DivePilot verzamelt één logboek per duikgroep, dat de begeleider van de groep na de tocht invult. Het verzoek gaat vanzelf uit; niemand in je team hoeft het te starten. Een korter overzicht staat in Logboeken na de tocht.

Wanneer het verzoek uitgaat

DivePilot zoekt elk uur naar afgelopen tochten.

De begeleider van een gewone ochtendtocht van 08:00 tot 11:30 krijgt de e-mail dus dezelfde dag rond het middaguur. Wanneer de boot echt terug is, speelt geen rol. Een tocht wordt bovendien nooit opgepikt voordat zijn datum in UTC is begonnen, dus bij een vroege tocht in een tijdzone die ver voorloopt op UTC, zoals Oost-Australië of Fiji, kan het verzoek iets later komen. De exacte tijd is de optie Een exacte vertrektijd voor deze boottocht instellen in het tochtvenster; zie Plan een boottocht.

Welke groepen er een krijgen

Een groep krijgt een verzoek als de begeleider een teamlid met een DivePilot-account is. Stel de begeleider in via de rij met de kroon op de groepskaart; zie Duikgroepen en deelnemers.

• Een groep zonder begeleider, met een klant als begeleider, of waarvan de begeleider is gearchiveerd, krijgt geen verzoek.
• Een groep met een begeleider maar zonder duikers krijgt er toch een.
• Ook een cursusgroep op een boottocht krijgt er een, verstuurd naar de instructeur die de groep begeleidt. Zie Buitenwatersessies op een boottocht.
• Een teamlid dat twee groepen begeleidt, krijgt twee e-mails met twee links.
• Alleen duikgroepen op boottochten krijgen een logboek. Zwembad-, theorie- en andere cursussessies staan nooit op een boottocht, en een boeking die nooit in een duikgroep op een tocht is gezet, krijgt ook geen logboek.

Elke groep krijgt maar één keer een verzoek, nooit opnieuw. Stel je na de tocht een begeleider in, dan verstuurt de volgende uurlijkse controle het verzoek, zolang de datum van de tocht niet meer dan zeven dagen terug ligt. Wijzig je de begeleider nadat de e-mail is verstuurd, dan krijgt de nieuwe begeleider geen e-mail, en de tocht naar een andere datum verplaatsen zet het verzoek ook niet opnieuw in gang. Zolang DivePilot vergrendeld is omdat de proefperiode of het abonnement is afgelopen, gaan er geen verzoeken uit; zodra je een abonnement neemt, verstuurt de volgende uurlijkse controle ze voor tochten van hooguit zeven dagen terug.

Tochten zonder duikstekken of afgelaste tochten

Het verzoek hangt niet af van de duikstekken van de tocht, van Online boeken, of van de vraag of de boot is uitgevaren. Een tocht heeft geen status geannuleerd.

• Een tocht zonder duikstekken verstuurt de e-mail toch, maar het formulier heeft dan geen duikkaarten, en opslaan toont alleen "Vul minstens één duik in voordat je opslaat". Bewerk de tocht, voeg de stops toe onder Duikstekken en vraag de begeleider daarna de link opnieuw te laden. Zie Plan een boottocht.
• Een afgelaste tocht, bijvoorbeeld door het weer, verstuurt het verzoek toch op het gewone tijdstip. Zet voordat het uitgaat in elke groep de rij met de kroon op Geen begeleider toegewezen, of verwijder de tocht. Is de e-mail al verstuurd, laat de begeleider dan weten dat hij hem kan negeren. Duikers krijgen pas een e-mail zodra iemand een logboek met minstens één duik opslaat.

De e-mail

Het onderwerp is "Je logboek van …" gevolgd door de datum van de tocht. De e-mail noemt je duikcentrum en de groep, vraagt de begeleider om diepte, tijden en notities in te vullen nu de duiken nog vers in het geheugen liggen, en heeft een knop Logboek openen. Hij is in de eigen taal van de begeleider, zoals ingesteld in zijn profiel. Hij gebruikt de vormgeving van DivePilot in plaats van je huisstijl, en noemt de boot, de duikstekken en de duikers niet.

De link

De link opent het formulier zonder in te loggen. Hij verloopt nooit en werkt zolang de groep bestaat. Iedereen die hem heeft, kan het logboek invullen en wijzigen, dus behandel hem als een sleutel. Verwijder je de groep of de tocht, dan werkt hij niet meer, en dat geldt ook als je je duikcentrum verwijdert. Zolang DivePilot vergrendeld is omdat de proefperiode of het abonnement is afgelopen, is het formulier gesloten en toont het "Dit duikcentrum gebruikt DivePilot momenteel niet - neem rechtstreeks contact met hen op".

Opnieuw versturen kan niet. Een e-mail die niet kon worden verstuurd, wordt bij elke uurlijkse controle opnieuw geprobeerd, met dezelfde link, tot zeven dagen na de datum van de tocht. Kan de begeleider de e-mail niet vinden, open het logboek dan vanaf de tochtpagina zoals hieronder beschreven en stuur hem zelf het adres ervan.

Het logboek openen vanaf de tochtpagina

Zodra het verzoek is verstuurd, toont de groepskaart een icoon met een open boek, Het logboek openen, aan de begeleider van de groep en aan teamleden van wie de rechten voor Logboeken dat toestaan. Het opent hetzelfde bewerkbare formulier in een nieuw tabblad, zodat je het logboek voor een begeleider kunt invullen of corrigeren. Hoe je het invult, staat in Vul als groepsbegeleider een logboek in.

Let op: Het icoon verschijnt pas nadat het verzoek is verstuurd. Daarvoor kun je het logboek van een groep op geen enkele manier openen of starten, dus vooraf invullen kan niet.

De rechten voor Logboeken bepalen wie het icoon krijgt. Zolang het logboek nog leeg is, is aanmaken nodig; zodra er iets is opgeslagen, is bewerken nodig. De begeleider van de groep krijgt het altijd, omdat dezelfde link naar hem wordt gemaild. Teamleden met alleen bekijken krijgen in plaats daarvan Het logboek bekijken, dat de alleen-lezenpagina opent die de duikers ontvangen en verschijnt zodra er een logboek is opgeslagen. Zonder een van deze rechten toont de kaart geen logboekicoon. De kaart toont niet of het logboek met de duikers is gedeeld.