Met een bijwerklink controleert een duiker op zijn eigen telefoon de gegevens die je van hem hebt, verbetert wat verouderd is en vult aan wat ontbreekt. Dat scheelt typwerk aan de balie, en anders dan de zelfregistratielink werkt hij de bestaande klant bij in plaats van een nieuwe aan te maken.

Wanneer je hem gebruikt

  • Bij een klant ontbreken gegevens die je klantformulier op Verplicht zet. De kaart Bijwerklink onder zijn naam toont dan bijvoorbeeld "2 verplichte gegevens ontbreken", gevolgd door de velden, met een knop Bijwerklink sturen. Dezelfde knop staat in het check-inpaneel van de boeking: zie Check een gast in met zijn QR-code.
  • Een terugkerende duiker wil zijn gegevens bijwerken. Stuur hem een bijwerklink, niet de zelfregistratielink: opnieuw registreren maakt een tweede klant aan, die je daarna moet samenvoegen.
  1. Open de klant en druk op Bijwerklink sturen op de kaart Bijwerklink, of kies Bijwerklink in het actiemenu. Je hebt de rechten nodig om klanten te bewerken.
  2. Kies onder Geldig voor 1 uur, Tot vannacht, 3 dagen, 7 dagen of Tot een datum. Tot vannacht is vooraf gekozen. Een datum die je kiest, kan elke dag van vandaag tot 30 dagen vooruit zijn; de link stopt dan om middernacht aan het einde van die dag, in de tijdzone van je duikcentrum.
  3. Ook mailen naar, gevolgd door het adres van de klant, stuurt de link ook per e-mail. Het vakje is aangevinkt zodra de klant een adres heeft; vink het uit om de link alleen aan de balie over te dragen. Zonder bekend adres staat er "Geen e-mailadres bekend: toon de code of kopieer de link" en kun je het vakje niet aanvinken.
  4. Druk op Link maken.

Er werkt steeds maar één link. Heeft de klant al een open link, dan waarschuwt het venster dat die niet meer werkt, en de nieuwe link sluit hem.

Link maken sluit het venster. Is de link niet gemaild, dan opent zijn QR-code meteen op volledig scherm, met de kop "Scan om je gegevens te controleren" en de naam van de klant, zodat de duiker hem aan de balie kan scannen met de camera van zijn telefoon. Sluit hem zodra de duiker de link heeft geopend.

Het onderwerp van de e-mail is "Controleer je gegevens voor" gevolgd door de naam van je duikcentrum, met een knop Mijn gegevens controleren. Mislukt het versturen, dan verschijnt de waarschuwing "De e-mail kon niet worden verstuurd. Toon de code of kopieer de link."; de link werkt toch.

DivePilot bewaart de open link, versleuteld, zodat je hem vanaf de klantpagina opnieuw kunt tonen, kopiëren of mailen totdat hij is gebruikt, verloopt of wordt vervangen.

Zolang er een link open is, toont de kaart Bijwerklink onder de naam van de klant een kleine QR-code en "Bijwerklink open", dan "Geldig tot" met de datum en tijd en hoelang de link nog werkt, en hoe de link verstuurd is: "Automatisch verstuurd voor de duik", "Gemaild" met de datum en tijd, of "Gemaakt door" met een naam.

  • QR tonen, of een klik op de kleine code, toont de code op volledig scherm, zodat de duiker hem van je scherm kan scannen.
  • Link kopiëren kopieert de link, om in een bericht te plakken.
  • Mailen stuurt de link naar het adres van de klant. Is hij al gemaild, dan heet de knop Opnieuw mailen. Hij wordt alleen aangeboden als de klant een e-mailadres heeft.
  • Nieuwe link opent het venster om de link te vervangen, en Intrekken stopt hem meteen.

Voor Mailen, Nieuwe link en Intrekken heb je de rechten nodig om klanten te bewerken.

Staat er op de kaart "Deze link kan niet meer getoond of verstuurd worden. Maak zo nodig een nieuwe.", dan kan DivePilot de link niet meer ophalen. Hij werkt nog wel voor een duiker die hem al heeft, maar alleen Nieuwe link en Intrekken blijven over. Een poging om hem te tonen of te mailen geeft "Deze link kan niet meer getoond of verstuurd worden. Maak een nieuwe.".

Zonder open link somt de kaart de ontbrekende verplichte gegevens op, of staat er "Laat … de eigen gegevens op de eigen telefoon controleren en aanvullen.", met Bijwerklink sturen.

Wat de duiker kan veranderen

De link opent een pagina met de naam Controleer je gegevens, met dezelfde stappen als je registratieformulier, ingevuld met wat je bewaart. Velden die je in het klantformulier op Alleen team of Verborgen zet, staan niet op de pagina en blijven zoals ze zijn.

  • Medische notities en paspoortnummer worden nooit getoond. De pagina zegt alleen dat ze bekend zijn, en de duiker kiest Behouden, Vervangen (en typt een nieuwe waarde) of Verwijderen. Verwijderen wordt niet aangeboden als het veld verplicht is.
  • De brevetten die je hebt, staan onder Bekende brevetten en kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd. De duiker kan alleen nieuwe toevoegen, en die blijven niet bevestigd tot iemand uit je team ze controleert.
  • Verplichte velden moeten ingevuld zijn voor het opslaan, net als op het registratieformulier.
  • De duiker vinkt het toestemmingsvakje opnieuw aan en drukt op Mijn gegevens opslaan.

De link werkt één keer. Ook opslaan zonder wijzigingen telt: je krijgt te horen dat de duiker zijn gegevens heeft bevestigd. Daarna toont de link, tot hij verloopt, "Je gegevens zijn al opgeslagen" met de formulieren die nog ondertekend moeten worden, zodat een duiker die via de e-mail terugkomt ze kan afronden; het gegevensformulier blijft vergrendeld. De kant van de duiker staat in Werk je gegevens bij met een link van je duikcentrum.

Vrijwaringen na het opslaan

Ontbreken er bij het opslaan nog vrijwaringen die de duiker nodig heeft, of zijn ze verlopen, en staat Hoe gasten hun vrijwaringen krijgen niet op We versturen ze zelf, dan gaat de pagina verder met Nog één stap en een knop Nu ondertekenen voor elk formulier. Die openen de gewone ondertekenpagina, zonder aparte e-mail om te ondertekenen. De pagina kijkt naar elke gereserveerde of bevestigde boeking van de duiker vanaf vandaag, elk volgens de eigen regels, zoals in het paneel Check-in van die boeking: de algemene vrijwaringen voor funduiken of voor cursussen, de extra vrijwaringen van het cursussjabloon en de extra vrijwaringen van de duikgroep. Een duiker zonder zo'n boeking krijgt de algemene vrijwaringen voor funduiken aangeboden. Zie Verplichte vrijwaringen en de medische vragenlijst.

Wat je daarna ziet

  • Onderaan de kaart Bijwerklink een regel zoals "Laatste update door de klant …: 3 gegevens gewijzigd", met de datum en tijd. Wijzigingen bekijken opent het tabblad Profiel bij de kaart Bijgewerkt door de klant. Na opslaan zonder wijzigingen staat er "Gecontroleerd door de klant …: geen wijzigingen".
  • Een melding Gegevens bijgewerkt, met "… heeft bijgewerkt:" en de gewijzigde velden, of "… heeft de gegevens zonder wijzigingen bevestigd". Iedereen die klanten mag bekijken, ziet hem, en een klik opent het tabblad Profiel van de klant.
  • Op het tabblad Profiel somt de kaart Bijgewerkt door de klant elke update op met de datum, als "3 gegevens bijgewerkt" of "Heeft de gegevens zonder wijzigingen bevestigd". Klik op een update om elk veld als voor → na te zien. Medische notities, dieetwensen en paspoortnummer tonen alleen "Gewijzigd (niet getoond)" of "Verwijderd", nooit de waarden.
  • Gegevens exporteren voegt een blad Gegevensupdates toe met dezelfde geschiedenis.

Verwijderen, anonimiseren en samenvoegen

  • Een klant verwijderen, waardoor hij onder Gearchiveerd komt, sluit zijn open link.
  • AVG-verwijdering wist zijn bijwerklinks en de hele updategeschiedenis, omdat die eerdere waarden bevat.
  • Twee klanten samenvoegen verplaatst de updategeschiedenis naar de klant die je houdt.

Zie Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant en Voeg dubbele klanten samen.

Onder Instellingen, dan Klantformulier, verstuurt de kaart Gegevenscheck voor de duik bijwerklinks voor je. Hij staat standaard uit. Zet hem aan en kies onder Versturen hoeveel dagen voor de duik, van 1 tot 7; standaard is 2. Wijzigingen worden meteen opgeslagen. Je hebt de rechten nodig om de instellingen van het klantformulier te wijzigen.

  • Elke dag om 10:00 in de tijdzone van je duikcentrum bekijkt DivePilot de gereserveerde en bevestigde boekingen die nog niet zijn gecontroleerd en waarvan de duikdag van morgen tot zoveel dagen vooruit valt. De duikdag is de dag van de tocht waarop de gast is ingedeeld; bij een boeking die in een cursus is ingeschreven, de start van de cursus; anders de geboekte dag. Boekingen die je zelf hebt aangemaakt, tellen ook mee.
  • Een duiker bij wie verplichte gegevens ontbreken, of een verplichte vrijwaring die ontbreekt of voor het einde van de duikdag verloopt, krijgt een e-mail met het onderwerp "Voor je duik op" gevolgd door de datum en de naam van je duikcentrum. Die somt op wat ontbreekt en heeft een knop Mijn gegevens aanvullen. De link werkt één keer, tot het einde van de duikdag.
  • Duikers bij wie niets ontbreekt, en klanten zonder e-mailadres, krijgen geen e-mail.
  • Elke boeking wordt één keer gecontroleerd. Een duiker met meerdere boekingen krijgt één e-mail, over de vroegste. Een boeking waarvan de dag verandert, omdat de datum wordt aangepast of de tocht naar een andere dag verschuift, wordt opnieuw gecontroleerd.
  • Is een ronde gemist of kon de e-mail niet worden verstuurd, dan haalt de ronde van de volgende ochtend dat in.
  • Een link die al openstond, bijvoorbeeld een die je hebt gemaild, blijft werken totdat de e-mail voor de duik is verstuurd. Pas dan vervangt de nieuwe link hem, en de klantpagina toont hem als "Automatisch verstuurd voor de duik". Mislukt het versturen, dan blijft de open link zoals hij is.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support