Verloop, vernieuwing en controles van vrijwaringen

Een handtekening blijft geldig voor het aantal dagen dat op het sjabloon is ingesteld, gerekend vanaf het moment waarop hij is ondertekend, geüpload of bevestigd. Een sjabloon zonder geldigheid verloopt nooit.

Vervaldatums

• De vervaldatum wordt vastgelegd als de vrijwaring wordt afgerond, op welke manier dan ook: online, geüpload of ter plekke bevestigd. Een openstaande aanvraag heeft geen vervaldatum en kan pas Verlopen tonen zodra ze daadwerkelijk is afgerond. Verander je later de geldigheid van het sjabloon, dan geldt dat alleen voor nieuwe handtekeningen.
• Een nieuwe handtekening op hetzelfde sjabloon start een nieuwe periode. Het oude record blijft in de geschiedenis staan en toont Verlopen zodra zijn eigen datum voorbij is.
• De datum staat als Verloopt op een afgerond record en als Geldig tot op de pagina Documenten, in het rood zodra hij voorbij is.

Een vrijwaring vernieuwen

Er is geen knop om te vernieuwen. Er wordt niets automatisch opnieuw aangevraagd als een vrijwaring verloopt of een link ongebruikt blijft, met twee uitzonderingen die de duiker bereiken: de gegevenscheck voor de duik hieronder, als je die aanzet, en de ondertekenlinks die een duiker krijgt nadat hij zijn gegevens via een bijwerklink heeft opgeslagen, voor elke vrijwaring die hij nodig heeft zonder geldige handtekening. Om te vernieuwen open je het tabblad Vrijwaringen van de klant, druk je op Vrijwaring aanvragen en kies je hetzelfde sjabloon; zie Laat een vrijwaring ondertekenen. Er is ook geen lijst van vrijwaringen die binnenkort verlopen, dus vertrouw op de controles hieronder.

De kop van de klant

Het gegeven Vrijwaringen in de kop van de klant kijkt alleen naar sjablonen Verplicht voor iedereen. De andere vrijwaringen die een duiker nodig kan hebben, die alleen voor funduiken of alleen voor cursussen, de extra vrijwaringen van een cursus en de extra vrijwaringen van een groep, hangen af van de tocht, dus alleen de controles van de tocht beoordelen ze. De kop toont een van vier statussen:

Verlopen gaat voor als het ene verplichte sjabloon verlopen is en een ander ontbreekt. Is geen enkel sjabloon voor iedereen verplicht, maar zijn er wel sommige alleen verplicht bij funduiken of alleen bij cursussen, dan toont de kop Per boottocht gecontroleerd, wat de klant ook heeft ondertekend; kijk dan naar de tocht. Is er helemaal geen sjabloon verplicht, dan toont elke geldige handtekening Alles ondertekend, anders toont een verlopen record Verlopen, anders Ontbreekt, en een klant zonder records toont Geen geregistreerd.

Op het dashboard

• Ontbrekende vrijwaringen toont klanten op tochten van vandaag of morgen zonder geldige handtekening voor een vrijwaring die ze op die tocht nodig hebben, met Vandaag of Morgen, de boot en de vertrektijd, en de ontbrekende titels. Een klant die op twee vertrekken iets mist, krijgt één rij per tocht, elk met de ontbrekende titels van die tocht. Klik je op een rij, dan opent meteen het tabblad Vrijwaringen van de klant. Cursisten op boottochten staan erbij, boekingen die nog in geen duikgroep zitten niet.
• Vrijwaringen wachten op handtekening toont de nieuwste online aanvragen die nog niet zijn ondertekend, gemarkeerd met "Sent" en de datum, of met Link verlopen.

Elk paneel toont vijf rijen, wordt elke minuut vernieuwd en vereist een eigen dashboardrecht. Klik op een rij om de klant te openen. Zie Je dashboard.

Op de tocht

Heeft minstens één duiker in een groep een vrijwaring nodig, dan heeft de groepskaart een icoon Vrijwaringen controleren, amber als iemand een probleem heeft. Het opent Vrijwaringscontrole: elke klant met de vrijwaringen die hij nodig heeft, gemarkeerd als ondertekend, niet ondertekend of handtekening verlopen. De lijst van elke duiker is zijn eigen lijst: de algemene vrijwaringen voor funduiken of voor cursussen, de extra vrijwaringen van zijn cursussjabloon en de extra vrijwaringen van de groep; zie Verplichte vrijwaringen en de medische vragenlijst. Teamleden worden nooit gecontroleerd. De Vertrekcontrole bovenaan de tocht toont Vrijwaringen ondertekend of hoeveel duikers een openstaande vrijwaring hebben. Gasten op de tocht, die op de boot blijven of snorkelen, worden niet gecontroleerd. Zie De tochtpagina.

Op de boeking

Het paneel Check-in bovenaan de pagina van een boeking, voor funduiken en cursussen, toont elke vrijwaring die de gast voor die boeking nodig heeft, volgens dezelfde regels als de controles van de tocht, als niet ondertekend of verlopen, of meldt "Alle vereiste vrijwaringen zijn ondertekend", met Vrijwaringen openen om naar het tabblad van de klant te springen. Je hebt het recht nodig om klanten te bekijken om het te zien. Zie Check een gast in met zijn QR-code.

Let op: Het dashboard, de tocht en de boeking beoordelen de geldigheid op dit moment, niet op de datum van de tocht. Een vrijwaring die vóór de tocht afloopt, ziet er daar nog goed uit. Alleen de melding en de gegevenscheck voor de duik hieronder kijken vooruit.

Waar vrijwaringen niet worden gecontroleerd

Op de kop van de klant en het paneel Check-in van de boeking na hoort elke controle hierboven bij boottochten. Er staat geen vrijwaringsstatus op:

• een cursus, de deelnemerslijst, de sessies of een inschrijving. Inschrijven controleert het vereiste niveau van de cursus, niet de vrijwaringen;
• de lijst Boekingen of je online boekingspagina;
• verhuur.

Cursisten op een boottocht verschijnen in Ontbrekende vrijwaringen, in de melding over verlopende vrijwaringen en in de Vrijwaringscontrole van de tocht. Zwembad-, theorie- en andere sessies staan nooit op een boottocht, dus niets controleert ze. Kijk voor zo'n sessie naar het tabblad Vrijwaringen van elke cursist of het paneel Check-in van zijn cursusboeking, of filter Documenten op het sjabloon.

Een gast op een tocht is geen klant, maar alleen een naam, een activiteit en een notitie, en kan geen vrijwaring toegestuurd krijgen. Wil je er een verzamelen van een snorkelaar, een kind of een partner, voeg die persoon dan toe als klant en vraag de vrijwaring aan op dat profiel; zie Laat vrijwaringen aan de balie ondertekenen, voor inlopers en kinderen. De gast blijft los staan, dus de tocht controleert hem nog steeds niet.

De melding over verlopende vrijwaringen

Elk uur bekijkt DivePilot de duikgroepen van tochten van vandaag tot zeven dagen vooruit. Eindigen alle handtekeningen van een klant voor een vrijwaring die hij op die tocht nodig heeft - online ondertekend, geüpload of ter plekke bevestigd - vóór de datum van zijn tocht, dan plaatst het Vrijwaring verloopt voor de boottocht, één keer per tocht, klant en sjabloon. De melding wordt als gelezen gemarkeerd voor elke waarschuwing van die tocht op dat sjabloon, zodra die klant het opnieuw afrondt, op welke van de drie manieren dan ook.

Deze controle slaat klanten over die nooit iets hebben ondertekend; die komen naar voren in de controles hierboven. Zie Meldingen.

De gegevenscheck voor de duik

Zet je Gegevenscheck voor de duik aan onder Instellingen, daarna Klantformulier, dan mailt DivePilot duikers 1 tot 7 dagen voor hun duik, zoals je kiest, als een vrijwaring die zijn boeking nodig heeft niet ondertekend is of voor het einde van de duikdag verloopt, of als verplichte gegevens ontbreken. De boeking wordt beoordeeld volgens dezelfde regels als in het paneel Check-in van de boeking, en bij meerdere boekingen telt de vroegste. De e-mail noemt elk formulier dat nog ondertekend moet worden. Anders dan de controles hierboven dekt hij elke gereserveerde of bevestigde boeking, cursusboekingen inbegrepen, of de gast nu al in een duikgroep zit of niet. Duikers bij wie niets ontbreekt, krijgen geen e-mail. Zie E-mails die je gasten ontvangen.

De link in de e-mail opent de gegevens van de duiker. Na het opslaan krijgt de duiker Nu ondertekenen voor elke vrijwaring zonder geldige handtekening op dit moment, over al zijn gereserveerde of bevestigde boekingen vanaf vandaag, elk volgens de eigen regels. Een vrijwaring die vandaag nog geldig is maar voor de duik verloopt, wordt in de e-mail genoemd maar daar niet aangeboden, dus vernieuw die vanaf het tabblad Vrijwaringen van de klant.

Geen van deze controles blokkeert iets. Het zijn waarschuwingen waar je team mee aan de slag kan.