Verloop, vernieuwing en controles van vrijwaringen

Een handtekening blijft geldig voor het aantal dagen dat op het sjabloon is ingesteld, gerekend vanaf het moment waarop hij is ondertekend, geüpload of bevestigd. Een sjabloon zonder geldigheid verloopt nooit.

Vervaldatums

• De vervaldatum wordt vastgelegd als de vrijwaring wordt afgerond. Een openstaande aanvraag heeft al een voorlopige datum, gerekend vanaf de aanvraag, en toont Verlopen zodra die datum voorbij is, ook al is er nooit ondertekend. Verander je later de geldigheid van het sjabloon, dan geldt dat alleen voor nieuwe handtekeningen.
• Een nieuwe handtekening op hetzelfde sjabloon start een nieuwe periode. Het oude record blijft in de geschiedenis staan en toont Verlopen zodra zijn eigen datum voorbij is.
• De datum staat als Verloopt op een afgerond record en als Geldig tot op de pagina Documenten, in het rood zodra hij voorbij is.

Een vrijwaring vernieuwen

Er is geen knop om te vernieuwen, en er wordt nooit automatisch opnieuw aangevraagd, niet als een vrijwaring verloopt en niet als een link ongebruikt blijft. Om te vernieuwen open je het tabblad Vrijwaringen van de klant, druk je op Vrijwaring aanvragen en kies je hetzelfde sjabloon; zie Laat een vrijwaring ondertekenen. Er is ook geen lijst van vrijwaringen die binnenkort verlopen, dus vertrouw op de controles hieronder.

De kop van de klant

Het gegeven Vrijwaringen in de kop van de klant vat de sjablonen die verplicht zijn om te duiken samen in een van vier statussen:

Verlopen gaat voor als het ene verplichte sjabloon verlopen is en een ander ontbreekt. Is er niets verplicht maar heeft de klant wel records, dan toont elke geldige handtekening Alles ondertekend, anders toont een verlopen record Verlopen, en anders Ontbreekt.

Op het dashboard

• Ontbrekende vrijwaringen toont klanten op tochten van vandaag of morgen zonder geldige handtekening voor een verplicht sjabloon, met de boot, de vertrektijd en de ontbrekende titels. De rij zegt niet om welke van de twee dagen het gaat. Cursisten op boottochten staan erbij, boekingen die nog in geen duikgroep zitten niet.
• Vrijwaringen wachten op handtekening toont de nieuwste online aanvragen die nog niet zijn ondertekend, gemarkeerd met "Sent" en de datum, of met Link verlopen.

Elk paneel toont vijf rijen, wordt elke minuut vernieuwd en vereist een eigen dashboardrecht. Klik op een rij om de klant te openen. Zie Je dashboard.

Op de tocht

Is minstens één sjabloon verplicht, dan heeft elke duikgroepkaart buiten een cursus een icoon Vrijwaringen controleren, amber als iemand een probleem heeft. Het opent Vrijwaringscontrole: elke klant met elk verplicht sjabloon, gemarkeerd als ondertekend, niet ondertekend of handtekening verlopen. De Vertrekcontrole bovenaan de tocht toont Vrijwaringen ondertekend of hoeveel duikers een openstaande vrijwaring hebben. Cursusgroepen en gasten, die op de boot blijven of snorkelen, worden niet gecontroleerd. Zie De tochtpagina.

Let op: Het dashboard en de tocht beoordelen de geldigheid op dit moment, niet op de datum van de tocht. Een vrijwaring die vóór de tocht afloopt, ziet er daar nog goed uit. Alleen de melding hieronder kijkt vooruit.

Waar vrijwaringen niet worden gecontroleerd

Op de kop van de klant na hoort elke controle hierboven bij boottochten. Er staat geen vrijwaringsstatus op:

• een cursus, de deelnemerslijst, de sessies of een inschrijving. Inschrijven controleert het vereiste niveau van de cursus, niet de vrijwaringen;
• de lijst Boekingen, de pagina van een boeking of je online boekingspagina;
• verhuur.

Cursisten op een boottocht verschijnen in Ontbrekende vrijwaringen en in de melding over verlopende vrijwaringen, maar niet in de Vrijwaringscontrole van de tocht. Zwembad-, theorie- en andere sessies staan nooit op een boottocht, dus niets controleert ze. Kijk voor zo'n sessie naar de kop van elke cursist, of filter Documenten op het sjabloon.

Een gast op een tocht is geen klant, maar alleen een naam, een activiteit en een notitie, en kan geen vrijwaring toegestuurd krijgen. Wil je er een verzamelen van een snorkelaar, een kind of een partner, voeg die persoon dan toe als klant en vraag de vrijwaring aan op dat profiel; zie Laat vrijwaringen aan de balie ondertekenen, voor inlopers en kinderen. De gast blijft los staan, dus de tocht controleert hem nog steeds niet.

De melding over verlopende vrijwaringen

Elk uur bekijkt DivePilot de duikgroepen van tochten van vandaag tot zeven dagen vooruit. Eindigen alle online handtekeningen van een klant voor een verplicht sjabloon vóór de datum van zijn tocht, dan plaatst het Vrijwaring verloopt voor de boottocht, één keer per tocht, klant en sjabloon. De melding wordt als gelezen gemarkeerd zodra die klant online een vrijwaring ondertekent, welke dan ook.

Deze controle negeert geüploade en ter plekke bevestigde handtekeningen volledig, en slaat klanten over die nooit iets hebben ondertekend; die komen naar voren in de controles hierboven. Zie Meldingen.

Geen van deze controles blokkeert iets. Het zijn waarschuwingen waar je team mee aan de slag kan.