Expiration, renouvellement et vérification des décharges

Une signature reste valable pendant le nombre de jours défini sur son modèle, compté à partir du moment où elle a été signée, importée ou confirmée. Un modèle sans validité n'expire jamais.

Les dates d'expiration

• La date d'expiration est fixée quand la décharge est terminée. Une demande en cours porte déjà une date provisoire, comptée à partir de la demande, et affiche Expirée une fois cette date passée, même si elle n'a jamais été signée. Modifier ensuite la validité du modèle ne concerne que les nouvelles signatures.
• Une nouvelle signature sur le même modèle ouvre une nouvelle période. L'ancienne décharge reste dans l'historique et affiche Expirée une fois sa propre date passée.
• La date apparaît sous Expire le sur une décharge terminée et sous Valable jusqu'au sur la page Documents, en rouge une fois dépassée.

Renouveler une décharge

Il n'y a pas de bouton de renouvellement, et rien n'est redemandé automatiquement, ni quand une décharge expire ni quand un lien reste inutilisé. Pour renouveler, ouvrez l'onglet Décharges du client, appuyez sur Demander une décharge et choisissez le même modèle ; voir Demandez la signature d'une décharge. Il n'existe pas non plus de liste des décharges qui expirent bientôt : appuyez-vous sur les vérifications ci-dessous.

L'en-tête du client

L'indicateur Décharges de l'en-tête du client résume les modèles obligatoires pour plonger sous l'un de ces quatre statuts :

Expirée l'emporte quand un modèle obligatoire a expiré et qu'un autre manque. Quand rien n'est obligatoire mais que le client a des décharges, toute signature valable affiche Toutes signées, sinon une décharge expirée affiche Expirée, sinon c'est Manquante.

Sur le tableau de bord

• Décharges manquantes liste les clients inscrits sur des sorties d'aujourd'hui ou de demain sans signature valable pour un modèle obligatoire, avec le bateau, l'heure de départ et les titres manquants. La ligne n'indique pas duquel des deux jours il s'agit. Les élèves sur des sorties bateau sont inclus, les réservations pas encore placées dans une palanquée ne le sont pas.
• Décharges en attente de signature liste les dernières demandes en ligne pas encore signées, marquées « Sent » avec la date, ou Lien expiré.

Chaque panneau affiche cinq lignes, s'actualise toutes les minutes et exige sa propre autorisation de tableau de bord. Cliquer sur une ligne ouvre le client. Voir Votre tableau de bord.

Sur la sortie

Quand au moins un modèle est obligatoire, chaque carte de palanquée hors formation porte une icône Vérifier les décharges, en ambre quand quelqu'un a un problème. Elle ouvre Vérification des décharges : chaque client avec tous les modèles obligatoires, chacun indiqué comme signé, non signée ou signature expirée. Le Contrôle avant départ en haut de la sortie affiche Décharges signées ou le nombre de plongeurs dont les décharges posent problème. Les palanquées de formation et les accompagnants, qui restent à bord ou font du snorkeling, ne sont pas vérifiés. Voir La page de la sortie.

Remarque : Le tableau de bord et la sortie jugent la validité à l'instant présent, pas à la date de la sortie. Une décharge qui expire avant la sortie y apparaît donc encore comme valable. Seule la notification ci-dessous anticipe.

Où les décharges ne sont pas vérifiées

En dehors de l'en-tête du client, toutes les vérifications ci-dessus sont liées aux sorties bateau. Aucun statut de décharge n'apparaît sur :

• une formation, sa liste d'élèves, ses séances ou une inscription. L'inscription vérifie le prérequis de la formation, pas les décharges ;
• la liste Réservations, la page d'une réservation ou votre page de réservation en ligne ;
• les locations.

Les élèves sur une sortie bateau apparaissent dans Décharges manquantes et dans la notification d'expiration, mais pas dans la Vérification des décharges de la sortie. Les séances en piscine, en salle et les autres séances ne sont jamais sur une sortie bateau : rien ne les vérifie donc. Avant une telle séance, regardez l'en-tête de chaque élève, ou filtrez Documents par modèle.

Un accompagnant n'est pas un client, seulement un nom, une activité et une note, et on ne peut pas lui envoyer de décharge. Pour en recueillir une auprès d'un snorkeleur, d'un enfant ou d'un conjoint, ajoutez-le comme client et demandez-la sur cette fiche ; voir Faites signer les décharges au comptoir, pour les clients de passage et les enfants. L'entrée d'accompagnant reste sans lien avec la fiche : la sortie ne le vérifie donc toujours pas.

La notification d'expiration

Toutes les heures, DivePilot examine les palanquées des sorties d'aujourd'hui jusqu'à sept jours plus tard. Quand toutes les signatures en ligne d'un client pour un modèle obligatoire prennent fin avant la date de sa sortie, il publie La décharge expire avant la sortie, une fois par sortie, client et modèle. La notification est marquée comme lue quand ce client signe une décharge en ligne, quelle qu'elle soit.

Cette vérification ignore complètement les signatures importées et sur place, et elle laisse de côté les clients qui n'ont jamais rien signé ; ceux-là apparaissent dans les vérifications ci-dessus. Voir Notifications.

Aucune de ces vérifications ne bloque quoi que ce soit. Ce sont des avertissements sur lesquels votre équipe doit agir.