Expiration, renouvellement et vérification des décharges

Une signature reste valable pendant le nombre de jours défini sur son modèle, compté à partir du moment où elle a été signée, importée ou confirmée. Un modèle sans validité n'expire jamais.

Les dates d'expiration

• La date d'expiration est fixée quand la décharge est terminée, quelle que soit la façon : en ligne, importée ou confirmée sur place. Une demande en cours n'a pas de date d'expiration et ne peut pas afficher Expirée tant qu'elle n'est pas réellement terminée. Modifier ensuite la validité du modèle ne concerne que les nouvelles signatures.
• Une nouvelle signature sur le même modèle ouvre une nouvelle période. L'ancienne décharge reste dans l'historique et affiche Expirée une fois sa propre date passée.
• La date apparaît sous Expire le sur une décharge terminée et sous Valable jusqu'au sur la page Documents, en rouge une fois dépassée.

Renouveler une décharge

Il n'y a pas de bouton de renouvellement. Rien n'est redemandé automatiquement quand une décharge expire ou qu'un lien reste inutilisé, à deux exceptions près, qui s'adressent au plongeur : la vérification avant la plongée ci-dessous, si vous l'activez, et les liens de signature remis à un plongeur après qu'il a enregistré ses informations via un lien de mise à jour, pour chaque décharge dont il a besoin sans signature valable. Pour renouveler, ouvrez l'onglet Décharges du client, appuyez sur Demander une décharge et choisissez le même modèle ; voir Demandez la signature d'une décharge. Il n'existe pas non plus de liste des décharges qui expirent bientôt : appuyez-vous sur les vérifications ci-dessous.

L'en-tête du client

L'indicateur Décharges de l'en-tête du client ne regarde que les modèles Obligatoire pour tous. Les autres décharges dont un plongeur peut avoir besoin, celles obligatoires uniquement en plongée exploration ou uniquement en formation, les décharges supplémentaires d'une formation et celles d'une palanquée, dépendent de la sortie : seules les vérifications de la sortie les jugent donc. L'en-tête affiche l'un de ces quatre statuts :

Expirée l'emporte quand un modèle obligatoire a expiré et qu'un autre manque. Quand aucun modèle n'est obligatoire pour tous mais que certains le sont uniquement en plongée exploration ou uniquement en formation, l'en-tête affiche Vérifiées par sortie, quoi que le client ait signé ; regardez plutôt la sortie. Quand aucun modèle n'est obligatoire, toute signature valable affiche Toutes signées, sinon une décharge expirée affiche Expirée, sinon c'est Manquante, et un client sans aucune décharge affiche Aucune enregistrée.

Sur le tableau de bord

• Décharges manquantes liste les clients inscrits sur des sorties d'aujourd'hui ou de demain sans signature valable pour une décharge dont ils ont besoin sur cette sortie, avec Aujourd'hui ou Demain, le bateau et l'heure de départ, et les titres manquants. Un client à qui il manque des décharges sur deux départs a une ligne par sortie, chacune avec les titres manquants de cette sortie. Cliquer sur une ligne ouvre directement l'onglet Décharges du client. Les élèves sur des sorties bateau sont inclus, les réservations pas encore placées dans une palanquée ne le sont pas.
• Décharges en attente de signature liste les dernières demandes en ligne pas encore signées, marquées « Sent » avec la date, ou Lien expiré.

Chaque panneau affiche cinq lignes, s'actualise toutes les minutes et exige sa propre autorisation de tableau de bord. Cliquer sur une ligne ouvre le client. Voir Votre tableau de bord.

Sur la sortie

Quand au moins un plongeur d'une palanquée a besoin d'une décharge, la carte de la palanquée porte une icône Vérifier les décharges, en ambre quand quelqu'un a un problème. Elle ouvre Vérification des décharges : chaque client avec les décharges dont il a besoin, chacune indiquée comme signée, non signée ou signature expirée. La liste de chaque plongeur lui est propre : les décharges générales de plongée exploration ou de formation, les décharges supplémentaires de son modèle de formation et celles de la palanquée ; voir Les décharges obligatoires et le questionnaire médical. Les membres de l'équipe ne sont jamais vérifiés. Le Contrôle avant départ en haut de la sortie affiche Décharges signées ou le nombre de plongeurs dont les décharges posent problème. Les accompagnants, qui restent à bord ou font du snorkeling, ne sont pas vérifiés. Voir La page de la sortie.

Sur la réservation

Le panneau Enregistrement en haut de la page d'une réservation, pour les plongées exploration comme pour les formations, liste chaque décharge dont le client a besoin pour cette réservation, selon les mêmes règles que les vérifications de la sortie, comme non signée ou expirée, ou indique « Toutes les décharges requises sont signées », avec Ouvrir les décharges pour aller à l'onglet du client. Vous devez pouvoir consulter les clients pour le voir. Voir Enregistrez l'arrivée d'un client avec son QR code.

Remarque : Le tableau de bord, la sortie et la réservation jugent la validité à l'instant présent, pas à la date de la sortie. Une décharge qui expire avant la sortie y apparaît donc encore comme valable. Seules la notification et la vérification avant la plongée ci-dessous anticipent.

Où les décharges ne sont pas vérifiées

En dehors de l'en-tête du client et du panneau Enregistrement de la réservation, toutes les vérifications ci-dessus sont liées aux sorties bateau. Aucun statut de décharge n'apparaît sur :

• une formation, sa liste d'élèves, ses séances ou une inscription. L'inscription vérifie le prérequis de la formation, pas les décharges ;
• la liste Réservations ou votre page de réservation en ligne ;
• les locations.

Les élèves sur une sortie bateau apparaissent dans Décharges manquantes, dans la notification d'expiration et dans la Vérification des décharges de la sortie. Les séances en piscine, en salle et les autres séances ne sont jamais sur une sortie bateau : rien ne les vérifie donc. Avant une telle séance, regardez l'onglet Décharges de chaque élève ou le panneau Enregistrement de sa réservation de formation, ou filtrez Documents par modèle.

Un accompagnant n'est pas un client, seulement un nom, une activité et une note, et on ne peut pas lui envoyer de décharge. Pour en recueillir une auprès d'un snorkeleur, d'un enfant ou d'un conjoint, ajoutez-le comme client et demandez-la sur cette fiche ; voir Faites signer les décharges au comptoir, pour les clients de passage et les enfants. L'entrée d'accompagnant reste sans lien avec la fiche : la sortie ne le vérifie donc toujours pas.

La notification d'expiration

Toutes les heures, DivePilot examine les palanquées des sorties d'aujourd'hui jusqu'à sept jours plus tard. Quand toutes les signatures d'un client pour une décharge dont il a besoin sur cette sortie - signées en ligne, importées ou confirmées sur place - prennent fin avant la date de sa sortie, il publie La décharge expire avant la sortie, une fois par sortie, client et modèle. Elle est marquée comme lue pour tous les avertissements de cette sortie sur ce modèle dès que le client la termine à nouveau, quelle que soit celle des trois façons qu'il utilise.

Cette vérification laisse de côté les clients qui n'ont jamais rien signé ; ceux-là apparaissent dans les vérifications ci-dessus. Voir Notifications.

La vérification avant la plongée

Si vous activez Vérification avant la plongée dans Paramètres, puis Fiche client, DivePilot écrit aux plongeurs 1 à 7 jours avant leur plongée, selon votre choix, quand une décharge dont sa réservation a besoin n'est pas signée ou expire avant la fin du jour de la plongée, ou quand des informations obligatoires manquent. La réservation est jugée selon les mêmes règles que son panneau Enregistrement et, avec plusieurs réservations, c'est la plus proche qui compte. L'e-mail nomme chaque formulaire encore à signer. Contrairement aux vérifications ci-dessus, elle couvre toutes les réservations réservées ou confirmées, réservations de formation comprises, que le client soit déjà dans une palanquée ou non. Les plongeurs à qui il ne manque rien ne reçoivent aucun e-mail. Voir Les e-mails que reçoivent vos clients.

Le lien de l'e-mail ouvre les informations du plongeur. Après l'enregistrement, le plongeur obtient Signer maintenant pour chaque décharge sans signature valable aujourd'hui, sur toutes ses réservations réservées ou confirmées à partir d'aujourd'hui, chacune selon ses propres règles. Une décharge encore valable aujourd'hui mais qui expire avant la plongée est nommée dans l'e-mail sans y être proposée : renouvelez-la depuis l'onglet Décharges du client.

Aucune de ces vérifications ne bloque quoi que ce soit. Ce sont des avertissements sur lesquels votre équipe doit agir.