Het documentenarchief

Documenten in de groep Operatie van de zijbalk toont de vrijwaringsrecords van al je klanten op één plek: ondertekend, in afwachting en verlopen. Iedereen die vrijwaringen mag bekijken, ziet de pagina.

Zoeken en filteren

• Zoek op klant of vrijwaring… zoekt op de voor- of achternaam van een klant, of op de titel van een sjabloon.
• Het statusfilter biedt Alle statussen, Ondertekend, In afwachting, Link verlopen en Verlopen.
• Het sjabloonfilter, Alle vrijwaringen, beperkt de lijst tot één sjabloon, inactieve sjablonen inbegrepen.
• Filters wissen verschijnt zodra er een filter is ingesteld en zet ze allemaal terug.

Je filters worden in deze browser onthouden tot je uitlogt.

De lijst

De tabel heeft de kolommen Klant, Vrijwaring met organisatie en versie, Status, Aangevraagd (de dag waarop het record is aangemaakt) en Geldig tot. De nieuwste aanvraag staat bovenaan, 20 per pagina. Op smalle schermen is elk record een kaart. Klik op een rij om het record te openen.

De statusbadge op elke rij is een van:

• Ondertekend, met een icoon voor de manier: online, upload of ter plekke;
• Link verstuurd, zolang de ondertekenlink van 48 uur actief is;
• Link verlopen, in het rood, als de link ongebruikt is verlopen;
• Niet ondertekend, als een upload nooit is afgerond;
• Verlopen, zodra de vervaldatum voorbij is.

Een aanvraag die nooit is afgerond, toont geen datum onder Geldig tot en kan niet Verlopen worden - de geldigheidsduur begint pas zodra de vrijwaring daadwerkelijk is ondertekend, geüpload of bevestigd. Ondertekening ter plekke bevestigen is de enige actie die een record meteen afrondt, dus die krijgt zijn datum onder Geldig tot meteen.

Een record openen

Een ondertekend record begint met hoe het is ondertekend: Digitaal online ondertekend, Ondertekend via geüpload document of Ondertekening ter plekke bevestigd. Daaronder volgen Ondertekend door, Datum, Bevestigd door, IP-adres, Apparaat, Verloopt, Versie vrijwaring, Toestemming gegeven, Documenthash, Medische antwoorden en Getekende handtekening, voor zover van toepassing. Het geüploade document bekijken opent de geüploade of gefotografeerde kopie, en Het vrijwaringssjabloon bekijken opent de PDF van het sjabloon. Meer in Het tabblad Vrijwaringen op een klantprofiel.

Een record met een actieve link toont Link kopiëren en E-mail opnieuw versturen, en een record met Link verlopen of Niet ondertekend biedt de acties opnieuw aan, bij Link verlopen onder een regel die zegt wanneer de link is verlopen. Zie Laat een vrijwaring ondertekenen. Vrijwaring aanvragen bovenaan de pagina start een nieuwe aanvraag voor elke klant die niet is verwijderd of geanonimiseerd.

Wat het archief niet doet

• Het heeft geen export. De enige export van vrijwaringen is het werkblad Vrijwaringen in de Excel-export van één klant, hieronder beschreven.
• Het kan geen record verwijderen, annuleren of ongeldig maken.
• Het heeft geen ondertekende PDF om te downloaden. Een online handtekening bestaat uit het record hierboven plus de PDF van het sjabloon.

De vrijwaringsrecords van een verwijderde of geanonimiseerde klant blijven als bewijs in het archief staan, precies zoals het anonimiseervenster belooft - ze worden niet weggefilterd. Een anonimisering wist het IP-adres en apparaat die bij de handtekeningen van de klant zijn opgeslagen en verwijdert ondertekenlinks die nooit zijn gebruikt, terwijl afgeronde vrijwaringen volledig bewaard blijven; zie Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant. Voeg je twee klanten samen, dan gaan de vrijwaringsrecords naar de klant die je behoudt; zie Voeg dubbele klanten samen.

Het werkblad Vrijwaringen van de klantexport

Gegevens exporteren in het actiemenu van het profiel van een klant downloadt een Excel-bestand met een werkblad Vrijwaringen, één rij per record:

Zo lees je het werkblad:

• "Ondertekend op" is het moment waarop de vrijwaring online is ondertekend, is geüpload of ter plekke is bevestigd.
• Verlopen volgt de datum onder Verloopt die op het record is opgeslagen.
• Aanvragen die nooit zijn afgerond, zijn ook rijen, meestal met Online als manier. Bij "Ondertekend op" staat dan "Nog niet ondertekend".

Voor bewijs van een handtekening open je het record hier of op het tabblad Vrijwaringen van de klant.