Het documentenarchief

Documenten in de groep Operatie van de zijbalk toont de vrijwaringsrecords van al je klanten op één plek: ondertekend, in afwachting en verlopen. Iedereen die vrijwaringen mag bekijken, ziet de pagina.

Zoeken en filteren

• Zoek op klant of vrijwaring… zoekt op de voor- of achternaam van een klant, of op de titel van een sjabloon.
• Het statusfilter biedt Alle statussen, Ondertekend, In afwachting en Verlopen.
• Het sjabloonfilter, Alle vrijwaringen, beperkt de lijst tot één sjabloon, inactieve sjablonen inbegrepen.
• Filters wissen verschijnt zodra er een filter is ingesteld en zet ze allemaal terug.

Je filters worden in deze browser onthouden tot je uitlogt.

De lijst

De tabel heeft de kolommen Klant, Vrijwaring met organisatie en versie, Status, Aangevraagd (de dag waarop het record is aangemaakt) en Geldig tot. De nieuwste aanvraag staat bovenaan, 20 per pagina. Op smalle schermen is elk record een kaart. Klik op een rij om het record te openen.

De statusbadge op elke rij is een van:

• Ondertekend, met een icoon voor de manier: online, upload of ter plekke;
• Link verstuurd, zolang de ondertekenlink van 48 uur actief is;
• Niet ondertekend, als de link is verlopen of een upload nooit is afgerond;
• Verlopen, zodra de vervaldatum voorbij is.

Heeft het sjabloon een geldigheidsduur, dan krijgt een aanvraag die nooit is afgerond toch een datum onder Geldig tot, gerekend vanaf het moment van aanmaken, en wordt ze op die datum Verlopen, zodra de geldigheidsduur om is. Records van een sjabloon dat nooit verloopt, tonen daar geen datum.

Een record openen

Een ondertekend record begint met hoe het is ondertekend: Digitaal online ondertekend, Ondertekend via geüpload document of Ondertekening ter plekke bevestigd. Daaronder volgen Ondertekend door, Datum, Bevestigd door, IP-adres, Apparaat, Verloopt, Versie vrijwaring, Toestemming gegeven, Documenthash, Medische antwoorden en Getekende handtekening, voor zover van toepassing. Het geüploade document bekijken opent de geüploade of gefotografeerde kopie, en Het vrijwaringssjabloon bekijken opent de PDF van het sjabloon. Meer in Het tabblad Vrijwaringen op een klantprofiel.

Een record met een actieve link toont Link kopiëren en E-mail opnieuw versturen, en een niet-ondertekend record biedt de acties opnieuw aan. Zie Laat een vrijwaring ondertekenen. Vrijwaring aanvragen bovenaan de pagina start een nieuwe aanvraag voor elke klant die niet is verwijderd of geanonimiseerd.

Wat het archief niet doet

• Het heeft geen export. De enige export van vrijwaringen is het werkblad Vrijwaringen in de Excel-export van één klant, hieronder beschreven.
• Het kan geen record verwijderen, annuleren of ongeldig maken.
• Het heeft geen ondertekende PDF om te downloaden. Een online handtekening bestaat uit het record hierboven plus de PDF van het sjabloon.
• Het laat klanten weg die zijn verwijderd of geanonimiseerd, al blijven hun vrijwaringsrecords bewaard.

Een anonimisering wist het IP-adres en apparaat die bij de handtekeningen van de klant zijn opgeslagen; zie Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant. Voeg je twee klanten samen, dan gaan de vrijwaringsrecords naar de klant die je behoudt; zie Voeg dubbele klanten samen.

Het werkblad Vrijwaringen van de klantexport

Gegevens exporteren in het actiemenu van het profiel van een klant downloadt een Excel-bestand met een werkblad Vrijwaringen, één rij per record:

Gebruik dit werkblad niet als bewijs:

• Alleen bevestigingen ter plekke hebben een datum. Online en geüploade handtekeningen laten "Ondertekend op" leeg en tonen onder Verlopen altijd Nee, hoe oud ze ook zijn.
• Verlopen wordt berekend uit de huidige geldigheid van het sjabloon, niet uit de datum onder Verloopt die op het record is opgeslagen.
• Aanvragen die nooit zijn afgerond, zijn ook rijen, meestal met Online als manier, en niets markeert ze als niet ondertekend.

Voor bewijs van een handtekening open je het record hier of op het tabblad Vrijwaringen van de klant. De status, Datum en Verloopt daarop zijn wel betrouwbaar.