Caducidad, renovación y comprobaciones de exenciones

Una firma es válida durante el número de días configurado en su plantilla, contados desde el momento en que se firmó, se subió o se confirmó. Una plantilla sin validez no caduca nunca.

Fechas de caducidad

• La fecha de caducidad se fija cuando se completa la exención, sea cual sea la forma: online, subida o confirmada en persona. Una solicitud abierta no tiene fecha de caducidad y no puede mostrar Caducada hasta que se completa de verdad. Cambiar más tarde la validez de la plantilla solo afecta a las firmas nuevas.
• Una firma nueva de la misma plantilla empieza un periodo nuevo. El registro antiguo queda en el historial y muestra Caducada cuando pasa su propia fecha.
• La fecha aparece como Caduca en un registro completado y como Válida hasta en la página Documentos, en rojo cuando ya ha pasado.

Renueva una exención

No hay botón de renovar. Nada se vuelve a solicitar automáticamente cuando una exención caduca o un enlace queda sin usar, con dos excepciones que llegan al buceador: la revisión de datos antes de la inmersión de abajo, si la activas, y los enlaces de firma que recibe un buceador después de guardar sus datos a través de un enlace de actualización, para cada exención que necesita sin firma válida. Para renovar, abre la pestaña Exenciones del cliente, pulsa Solicitar exención y elige la misma plantilla; consulta Solicita la firma de una exención. Tampoco hay una lista de exenciones a punto de caducar, así que apóyate en las comprobaciones de abajo.

La cabecera del cliente

El dato Exenciones de la cabecera del cliente solo mira las plantillas Obligatoria para todos. Las demás exenciones que puede necesitar un buceador, las que son solo para inmersiones recreativas o solo para cursos, las exenciones adicionales de un curso y las exenciones adicionales de un grupo, dependen de la salida, así que solo las comprobaciones de la salida las valoran. La cabecera muestra uno de cuatro estados:

Caducada tiene prioridad cuando una plantilla obligatoria ha caducado y falta otra. Cuando ninguna plantilla es obligatoria para todos pero algunas son obligatorias solo para inmersiones recreativas o solo para cursos, la cabecera muestra Se revisan por salida sea lo que sea lo que haya firmado el cliente; mira la salida en su lugar. Cuando ninguna plantilla es obligatoria, cualquier firma válida muestra Todas firmadas; si no, un registro caducado muestra Caducada; si no, Falta; y un cliente sin registros muestra Ninguna registrada.

En el panel

• Exenciones que faltan lista los clientes con salidas hoy o mañana que no tienen una firma válida de una exención que necesitan en esa salida, con Hoy o Mañana, el barco y la hora de salida, y los títulos que faltan. Un cliente al que le faltan exenciones en dos salidas tiene una fila por salida, cada una con los títulos que faltan en esa salida. Al hacer clic en una fila se abre directamente la pestaña Exenciones del cliente. Se incluyen los alumnos en salidas en barco; las reservas que aún no están en un grupo de buceo, no.
• Exenciones pendientes de firma lista las últimas solicitudes online aún sin firmar, marcadas con «Sent» y la fecha, o con Enlace caducado.

Cada panel muestra cinco filas, se actualiza cada minuto y necesita su propio permiso del panel. Al hacer clic en una fila se abre el cliente. Consulta Tu panel.

En la salida

Cuando al menos un buceador de un grupo necesita una exención, la tarjeta del grupo tiene un icono Comprobar exenciones, en ámbar cuando alguien tiene un problema. Abre Comprobación de exenciones: cada cliente con las exenciones que necesita, marcadas como firmadas, sin firmar o firma caducada. La lista de cada buceador es la suya propia: las exenciones generales para inmersiones recreativas o para cursos, las exenciones adicionales de la plantilla de su curso y las exenciones adicionales del grupo; consulta Exenciones obligatorias y el cuestionario médico. Al personal nunca se le comprueba. El Control de salida de la parte superior de la salida muestra Exenciones firmadas o cuántos buceadores tienen exenciones pendientes. Los acompañantes, que se quedan en el barco o hacen snorkel, no se comprueban. Consulta La página de la salida.

En la reserva

El panel Check-in de la parte superior de la página de una reserva, tanto en inmersiones recreativas como en cursos, lista cada exención que el cliente necesita para esa reserva, con las mismas reglas que las comprobaciones de la salida, como sin firmar o caducada, o dice «Todas las exenciones requeridas están firmadas», con Abrir exenciones para saltar a la pestaña del cliente. Necesitas el permiso para ver clientes para verlo. Consulta Haz el check-in de un cliente con su código QR.

Nota: El panel, la salida y la reserva valoran la validez en el momento actual, no en la fecha de la salida. Una exención que caduca antes de la salida sigue apareciendo ahí como correcta. Solo la notificación y la revisión de datos antes de la inmersión de abajo miran hacia delante.

Dónde no se comprueban las exenciones

Aparte de la cabecera del cliente y del panel Check-in de la reserva, todas las comprobaciones anteriores están ligadas a salidas en barco. No aparece ningún estado de exención en:

• un curso, su lista de alumnos, sus sesiones ni una inscripción. La inscripción comprueba el requisito previo del curso, no las exenciones;
• la lista de Reservas ni tu página de reservas online;
• los alquileres.

Los alumnos de una salida en barco aparecen en Exenciones que faltan, en la notificación de caducidad y en la Comprobación de exenciones de la salida. Las sesiones de piscina, de aula y de otro tipo nunca están en una salida en barco, así que nada las comprueba. Antes de una de esas sesiones, mira la pestaña Exenciones de cada alumno o el panel Check-in de su reserva de curso, o filtra Documentos por la plantilla.

Un acompañante no es un cliente, solo un nombre, una actividad y una nota, y no se le puede enviar una exención. Para recogerla de alguien que hace snorkel, de un niño o de una pareja, añádelo como cliente y solicítala en ese perfil; consulta Firma exenciones en el mostrador, para clientes sin cita y niños. La entrada del acompañante queda sin vincular, así que la salida sigue sin comprobarlo.

La notificación de caducidad

Cada hora DivePilot revisa los grupos de buceo de las salidas desde hoy hasta dentro de siete días. Cuando todas las firmas de un cliente para una exención que necesita en esa salida - firmadas online, subidas o confirmadas en persona - terminan antes de la fecha de su salida, publica La exención caduca antes de la salida, una vez por salida, cliente y plantilla. Se marca como leída para todos los avisos de esa salida sobre esa plantilla en cuanto el cliente la completa de nuevo, sea cual sea de las tres formas en que lo haga.

Esta comprobación se salta a los clientes que nunca han firmado; esos aparecen en las comprobaciones anteriores. Consulta Notificaciones.

La revisión de datos antes de la inmersión

Si activas Revisión de datos antes de la inmersión en Ajustes, en Formulario de cliente, DivePilot escribe a los buceadores de 1 a 7 días antes de su inmersión, según elijas, cuando una exención que necesita su reserva no está firmada o caduca antes del final del día de la inmersión, o cuando faltan datos obligatorios. La reserva se valora con las mismas reglas que su panel Check-in y, con varias reservas, cuenta la primera. El correo nombra cada formulario que falta por firmar. A diferencia de las comprobaciones anteriores, abarca todas las reservas reservadas o confirmadas, incluidas las de cursos, esté o no el cliente ya en un grupo de buceo. Los buceadores a los que no les falta nada no reciben correo. Consulta Correos que reciben tus clientes.

El enlace del correo abre los datos del buceador. Después de guardar, el buceador recibe Firmar ahora para cada exención sin firma válida hoy, en todas sus reservas reservadas o confirmadas a partir de hoy, cada una según sus propias reglas. Una exención que sigue siendo válida hoy pero caduca antes de la inmersión aparece en el correo pero no se ofrece ahí, así que renuévala desde la pestaña Exenciones del cliente.

Ninguna de estas comprobaciones bloquea nada. Son avisos para que tu equipo actúe.