Een vrijwaringssjabloon is het document dat je klanten ondertekenen: je stelt het één keer in en gebruikt het voor elke duiker opnieuw. Je beheert sjablonen onder Instellingen, daarna Vrijwaringen in de groep Gasten en boekingen.
Hoe gasten hun vrijwaringen krijgen
Bovenaan het tabblad kiest Hoe gasten hun vrijwaringen krijgen wanneer DivePilot zelf ondertekenlinks uitdeelt: Direct na aanmelden, Bij bevestiging of We versturen ze zelf. De keuze wordt opgeslagen zodra je er een kiest, en je hebt het recht nodig om vrijwaringssjablonen te bewerken. Zie Laat een vrijwaring ondertekenen.
Het tabblad en de lijst
Het tabblad Vrijwaringen verschijnt voor iedereen die vrijwaringssjablonen mag aanmaken, bewerken of verwijderen. Alleen het recht om vrijwaringen te bekijken is niet genoeg. Van de ingebouwde voorinstellingen kunnen Beheerder en Manager sjablonen beheren; Medewerker, Divemaster, Bootverantwoordelijke en Instructeur niet.
Vrijwaringssjablonen toont elk sjabloon, ook de inactieve. Elke kaart toont de titel, de organisatie, de badges Verplicht voor iedereen, Verplicht bij fun-dives of Verplicht bij cursussen, Medisch en Inactief, een regel zoals "Versie 4.03 · EN · Geldig voor 365 dagen", de bestandsnaam van de PDF, en een teller zoals "3 handtekeningen verzameld". Die teller telt alleen afgeronde handtekeningen - een ondertekenlink die is verstuurd maar nooit gebruikt, of een verlopen link, telt niet mee.
Een sjabloon toevoegen
- Druk op Vrijwaring toevoegen. Wil je liever beginnen met het officiële formulier van een organisatie, gebruik dan Toevoegen uit standaard; zie Voeg de standaardvrijwaringen van de organisaties toe.
- Vul de velden hieronder in.
- Druk op Vrijwaring toevoegen. Eerst wordt het sjabloon opgeslagen, daarna wordt de PDF geüpload.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Titel | De naam die je team kiest bij het aanvragen, tot 100 tekens |
| Organisatie | PADI, SSI, NAUI, CMAS, DAN, BSAC, SDI, TDI, RAID of Eigen. Het is alleen een label |
| Versie | Vrije tekst tot 20 tekens, zoals 2024-01 |
| Geldigheid (dagen) | 1 tot 3650 dagen, gerekend vanaf het moment dat de vrijwaring online is ondertekend, geüpload of ter plekke bevestigd. Laat het leeg als de vrijwaring nooit verloopt |
| Taal | De taal waarin de PDF is geschreven. Het is alleen een label |
| Status | Actief of Inactief |
| Medische vrijwaring | Voegt de medische vragenlijst voor duikers toe aan de ondertekenpagina |
| Algemene vrijwaring | Wie het moet ondertekenen: Niet verplicht, Verplicht voor iedereen, Alleen verplicht bij fun-dives of Alleen verplicht bij cursussen |
| Vrijwaringsdocument (pdf) | Het document dat de duiker leest voordat hij ondertekent, in het begin optioneel |
De combinatie van organisatie, titel en versie moet uniek zijn. Medische vrijwaring en Algemene vrijwaring, en de extra vrijwaringen die een cursussjabloon of een duikgroep kan toevoegen, worden uitgelegd in Verplichte vrijwaringen en de medische vragenlijst.
Let op: Maak je Geldigheid (dagen) leeg bij een bestaand sjabloon en sla je op, dan gaat het terug naar nooit verlopen - net als wanneer je het bij een nieuw sjabloon leeg laat.
De PDF
Alleen PDF-bestanden tot 5 MB worden geaccepteerd; een groter bestand wordt geweigerd met "Dit bestand is te groot - de limiet is 5 MB". Gebruik Pdf uploaden (Pdf vervangen zodra er een bestand is gekoppeld) op de kaart of in het bewerkvenster. Daar wordt het bestand meteen geüpload, nog voordat je op Wijzigingen opslaan drukt. De bestandsnaam op de kaart opent de PDF in een nieuw tabblad.
Een sjabloon heeft geen eigen tekst: er is geen editor voor clausules of toestemmingsteksten. Waar de duiker mee instemt, is de PDF plus twee vaste toestemmingsvakjes op de ondertekenpagina. Een sjabloon zonder PDF kan nog steeds worden ondertekend; de duiker krijgt dan te zien dat er geen document is geüpload.
Zodra een sjabloon een afgeronde handtekening heeft, kan de PDF niet meer worden geüpload of vervangen, ook niet als er nog geen PDF is. Zie Vrijwaringsversies en de documentvergrendeling.
Eén sjabloon per taal
Taal kiest niets automatisch: de ondertekenmail volgt de taal van de klant, wat het sjabloon ook aangeeft. Wil je een vrijwaring in meerdere talen aanbieden, maak dan per taal een sjabloon met een eigen PDF. Geef elke kopie een andere titel, zoals "Aansprakelijkheidsverklaring (DE)", want de taal telt niet mee voor wat een sjabloon uniek maakt.
Deactiveren of verwijderen
Bewerk het sjabloon en zet Status op Inactief. Een inactief sjabloon staat niet meer in de keuzelijst Vrijwaringssjabloon als je een handtekening aanvraagt, en telt nergens meer als verplicht, ook niet waar een cursussjabloon of een duikgroep het als extra vrijwaring heeft toegevoegd. Het houdt zijn handtekeningen, en je kunt het op elk moment weer aanzetten.
Sjabloon verwijderen, het prullenbakicoon, vraagt eerst om bevestiging. Een sjabloon met handtekeningverzoeken, ondertekend of niet, of een sjabloon dat nog als extra vrijwaring op een cursussjabloon of een duikgroep staat, wordt alleen gedeactiveerd en toont "Vrijwaringssjabloon gedeactiveerd"; een sjabloon zonder een van beide wordt definitief verwijderd en toont "Sjabloon verwijderd".
Als het sjabloon niet wordt opgeslagen
- "Er bestaat al een sjabloon met deze organisatie, versie en titel": een ander sjabloon heeft dezelfde drie waarden, vaak een inactief sjabloon of een kopie voor een andere taal die dezelfde titel heeft gehouden. Wijzig de titel of de versie, of bewerk het bestaande sjabloon en zet het weer op Actief.
- Vrijwaring toevoegen of Wijzigingen opslaan weigert met een foutmelding onder Geldigheid (dagen): het is hoger dan 3650, lager dan 1, of geen heel getal. Vul 1 tot 3650 in, of maak het veld leeg om nooit verlopen te bedoelen.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support