Een vrijwaringssjabloon is het document dat je klanten ondertekenen: je stelt het één keer in en gebruikt het voor elke duiker opnieuw. Je beheert sjablonen onder Instellingen, daarna Vrijwaringen in de groep Gasten en boekingen.
Het tabblad en de lijst
Het tabblad Vrijwaringen verschijnt voor iedereen die vrijwaringssjablonen mag aanmaken, bewerken of verwijderen. Alleen het recht om vrijwaringen te bekijken is niet genoeg. Van de ingebouwde voorinstellingen kunnen Beheerder en Manager sjablonen beheren; Medewerker, Divemaster, Bootverantwoordelijke en Instructeur niet.
Vrijwaringssjablonen toont elk sjabloon, ook de inactieve. Elke kaart toont de titel, de organisatie, de badges Verplicht om te duiken, Medisch en Inactief, een regel zoals "Versie 4.03 · EN · Geldig voor 365 dagen", de bestandsnaam van de PDF, en een teller zoals "3 handtekeningen verzameld". Die teller telt elk vrijwaringsrecord mee, ook ondertekenlinks die zijn verstuurd maar nooit gebruikt.
Een sjabloon toevoegen
- Druk op Vrijwaring toevoegen. Wil je liever beginnen met het officiële formulier van een organisatie, gebruik dan Toevoegen uit standaard; zie Voeg de standaardvrijwaringen van de organisaties toe.
- Vul de velden hieronder in.
- Druk op Vrijwaring toevoegen. Eerst wordt het sjabloon opgeslagen, daarna wordt de PDF geüpload.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Titel | De naam die je team kiest bij het aanvragen, tot 100 tekens |
| Organisatie | PADI, SSI, NAUI, CMAS, DAN, BSAC, SDI, TDI, RAID of Eigen. Het is alleen een label |
| Versie | Vrije tekst tot 20 tekens, zoals 2024-01 |
| Geldigheid (dagen) | 1 tot 3650 dagen, gerekend vanaf het moment dat de vrijwaring online is ondertekend, geüpload of ter plekke bevestigd. Laat het leeg als de vrijwaring nooit verloopt |
| Taal | De taal waarin de PDF is geschreven. Het is alleen een label |
| Status | Actief of Inactief |
| Medische vrijwaring | Voegt de medische vragenlijst voor duikers toe aan de ondertekenpagina |
| Verplicht om te duiken | Met Verplicht telt het sjabloon mee in elke vrijwaringscontrole |
| Vrijwaringsdocument (pdf) | Het document dat de duiker leest voordat hij ondertekent, in het begin optioneel |
De combinatie van organisatie, titel en versie moet uniek zijn. De schakelaars voor medisch en verplicht worden uitgelegd in Verplichte vrijwaringen en de medische vragenlijst.
Let op: Beslis over de geldigheid als je het sjabloon aanmaakt. Maak je Geldigheid (dagen) leeg bij het bewerken van een sjabloon, dan doet Wijzigingen opslaan niets. Een sjabloon met een aantal dagen kan dus niet meer terug naar nooit verlopen.
De PDF
Alleen PDF-bestanden tot 5 MB worden geaccepteerd; een groter bestand wordt geweigerd met "File too large", of met "Er is iets misgegaan" als het groter is dan 10 MB. Gebruik Pdf uploaden (Pdf vervangen zodra er een bestand is gekoppeld) op de kaart of in het bewerkvenster. Daar wordt het bestand meteen geüpload, nog voordat je op Wijzigingen opslaan drukt. De bestandsnaam op de kaart opent de PDF in een nieuw tabblad.
Een sjabloon heeft geen eigen tekst: er is geen editor voor clausules of toestemmingsteksten. Waar de duiker mee instemt, is de PDF plus twee vaste toestemmingsvakjes op de ondertekenpagina. Een sjabloon zonder PDF kan nog steeds worden ondertekend; de duiker krijgt dan te zien dat er geen document is geüpload.
Zodra een sjabloon een vrijwaringsrecord heeft, kan de PDF niet meer worden geüpload of vervangen, ook niet als er nog geen PDF is. Zie Vrijwaringsversies en de documentvergrendeling.
Eén sjabloon per taal
Taal kiest niets automatisch: de ondertekenmail volgt de taal van de klant, wat het sjabloon ook aangeeft. Wil je een vrijwaring in meerdere talen aanbieden, maak dan per taal een sjabloon met een eigen PDF. Geef elke kopie een andere titel, zoals "Aansprakelijkheidsverklaring (DE)", want de taal telt niet mee voor wat een sjabloon uniek maakt.
Deactiveren of verwijderen
Bewerk het sjabloon en zet Status op Inactief. Een inactief sjabloon staat niet meer in de keuzelijst Vrijwaringssjabloon als je een handtekening aanvraagt, en telt niet meer als verplicht. Het houdt zijn handtekeningen, en je kunt het op elk moment weer aanzetten.
Sjabloon verwijderen, het prullenbakicoon, werkt meteen, zonder om bevestiging te vragen. Een sjabloon met vrijwaringsrecords wordt alleen gedeactiveerd; een sjabloon zonder records wordt definitief verwijderd. In beide gevallen verschijnt "Vrijwaringssjabloon gedeactiveerd".
Als het sjabloon niet wordt opgeslagen
- "Er bestaat al een sjabloon met deze organisatie, versie en titel": een ander sjabloon heeft dezelfde drie waarden, vaak een inactief sjabloon of een kopie voor een andere taal die dezelfde titel heeft gehouden. Wijzig de titel of de versie, of bewerk het bestaande sjabloon en zet het weer op Actief.
- Vrijwaring toevoegen of Wijzigingen opslaan doet niets en toont geen melding: Geldigheid (dagen) is hoger dan 3650, of er is een getal ingetypt en daarna gewist. Vul 1 tot 3650 in, of sluit het venster en open het opnieuw om het veld leeg te laten.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support