Elke handtekening begint als een record voor één klant en één sjabloon. Je maakt het aan vanaf het tabblad Vrijwaringen van de klant of vanuit Documenten in de zijbalk. Wat het tabblad toont en wat een geopend record laat zien, staat in Het tabblad Vrijwaringen op een klantprofiel; dit artikel gaat over de acties en hun valkuilen.

Waar je begint

  • Open het tabblad Vrijwaringen van de klant, druk op Vrijwaring aanvragen, kies het Vrijwaringssjabloon en kies een actie.
  • Open Documenten, druk op Vrijwaring aanvragen (op een telefoon alleen een plusicoon), zoek de Klant op naam of e-mailadres (typ minstens twee tekens), kies het Vrijwaringssjabloon en kies een actie. Zo hoef je het profiel niet te openen als je aan de balie staat.

Elk actief sjabloon wordt aangeboden, ook sjablonen die de klant al heeft ondertekend. Je doet een aanvraag voor één klant tegelijk. Er is geen aanvraag voor meerdere klanten tegelijk, niets om te versturen vanuit een tocht of een boeking, en geen automatische aanvraag als iemand boekt of zich registreert.

De vier acties

Actie Wat het aanmaakt
Ondertekenlink versturen Een record met status Link verstuurd, en een e-mail aan de klant
Ondertekende kopie fotograferen Een ondertekend record met één PDF uit maximaal 8 gefotografeerde pagina's, hoogstens 5 MB
Ondertekende kopie uploaden Een ondertekend record met een PDF-, JPG-, PNG- of WebP-bestand van maximaal 5 MB
Ondertekening ter plekke bevestigen Een ondertekend record met je naam en het tijdstip, zonder bestand

Een nieuw record aanmaken toont altijd de melding "Ondertekenlink aangemaakt", ook als er geen link aan te pas komt. Uploads tonen daarnaast "Vrijwaring geüpload".

Het onderwerp van de e-mail is "Onderteken je vrijwaring - …" gevolgd door de titel van het sjabloon. De e-mail is in de taal van de klant, bevat je logo en primaire kleur, en antwoorden gaan naar het e-mailadres van je duikcentrum. De link werkt 48 uur, zoals de e-mail vermeldt, en dat kun je niet wijzigen. Wat de duiker daarna ziet, staat in Wat de duiker ziet bij het ondertekenen.

Heeft de klant geen e-mailadres, dan worden het record en de link toch aangemaakt en wordt er niets verstuurd, zonder waarschuwing. Open het record en gebruik Link kopiëren om de link op een andere manier door te geven.

Een record met Link verstuurd toont Link verloopt, Link kopiëren en E-mail opnieuw versturen.

Let op: E-mail opnieuw versturen verstuurt niet dezelfde link nog eens. Het maakt een tweede aanvraag met een nieuwe link van 48 uur. De eerste aanvraag blijft geldig tot hij verloopt en staat daarna op het tabblad als Niet ondertekend, of als Verlopen zodra de geldigheidsduur van het sjabloon voorbij is.

Records die niet zijn afgerond

Na 48 uur wordt een ongebruikte link Niet ondertekend. Open je een niet-ondertekend record, dan krijg je de vier acties opnieuw. Ondertekende kopie fotograferen en Ondertekende kopie uploaden ronden datzelfde record af. Ondertekenlink versturen en Ondertekening ter plekke bevestigen maken een nieuw record aan en laten het niet-ondertekende record achter.

Zolang een link nog actief is, biedt het record geen optie om te uploaden, te fotograferen of ter plekke te bevestigen. Wil je in de tussentijd een handtekening op papier vastleggen, druk dan opnieuw op Vrijwaring aanvragen.

Ook een geweigerde upload laat een record achter. Bij een nieuwe aanvraag maakt Ondertekende kopie uploaden eerst het record aan en verstuurt daarna het bestand. Wordt het bestand geweigerd, bijvoorbeeld een HEIC- of GIF-afbeelding of een bestand groter dan 5 MB, dan blijft het record Niet ondertekend, en een ander bestand kiezen in hetzelfde venster maakt nog een record aan. Sluit het venster, open dat record met Niet ondertekend en upload het juiste bestand daar, in plaats van opnieuw op Vrijwaring aanvragen te drukken. De bestandskiezer biedt elk afbeeldingstype aan, maar alleen JPEG, PNG en WebP worden geaccepteerd; zie Een upload wordt geweigerd. Ondertekende kopie fotograferen vangt dit zelf op: druk je opnieuw op Ondertekende kopie opslaan, dan wordt het opnieuw geprobeerd op hetzelfde record, zolang je het venster niet sluit.

Vrijwaringsrecords kunnen niet worden verwijderd of geannuleerd, dus een aanvraag die per ongeluk is gedaan, blijft in de geschiedenis van de klant staan. Er zijn geen automatische herinneringen voor niet-ondertekende links.

Wie wat mag

Handtekeningen aanvragen (inclusief links versturen en E-mail opnieuw versturen), kopieën uploaden of fotograferen en ter plekke bevestigen zijn aparte rechten. Voor elk nieuw record is ook het recht om handtekeningen aan te vragen nodig. Met de ingebouwde voorinstellingen kunnen Beheerder, Manager en Medewerker alles. Divemaster, Bootverantwoordelijke en Instructeur kunnen links versturen en ter plekke bevestigen, maar geen kopie uploaden of fotograferen. Zie Rollen en voorinstellingen.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support