Laat een vrijwaring ondertekenen

Elke handtekening begint als een record voor één klant en één sjabloon. Je maakt het aan vanaf het tabblad Vrijwaringen van de klant of vanuit Documenten in de zijbalk. Wat het tabblad toont en wat een geopend record laat zien, staat in Het tabblad Vrijwaringen op een klantprofiel; dit artikel gaat over de acties en hun valkuilen.

Waar je begint

• Open het tabblad Vrijwaringen van de klant, druk op Vrijwaring aanvragen, kies het Vrijwaringssjabloon en kies een actie.
• Open Documenten, druk op Vrijwaring aanvragen (op een telefoon alleen een plusicoon), zoek de Klant op naam of e-mailadres (typ minstens twee tekens), kies het Vrijwaringssjabloon en kies een actie. Zo hoef je het profiel niet te openen als je aan de balie staat.

Elk actief sjabloon wordt aangeboden, ook sjablonen die de klant al heeft ondertekend. Je doet een aanvraag voor één klant tegelijk; er is geen aanvraag voor meerdere klanten tegelijk. Je kunt ook de ontbrekende vrijwaringen van een boeking versturen vanuit de Aankomstchecklist, en die van een duikgroep vanuit de Vrijwaringscontrole. Zie Check een gast in met zijn QR-code.

Automatische aanvragen

Onder Instellingen → Vrijwaringen bepaalt Hoe gasten hun vrijwaringen krijgen of DivePilot zelf ondertekenlinks uitdeelt:

• Direct na aanmelden: het bevestigingsscherm na registreren of online boeken toont de te ondertekenen formulieren met Nu ondertekenen, en de e-mail "Je gegevens zijn binnen bij …" of "We hebben je boeking … ontvangen" bevat dezelfde links. De bevestigingsmail van een online boeking toont wat er dan nog ontbreekt.
• Bij bevestiging: niets bij het aanmelden; de links gaan mee met de bevestigingsmail van een online boeking, zodat niemand tekent voor een boeking die je misschien niet accepteert. Dit is de instelling voor een nieuw duikcentrum.
• We versturen ze zelf: er gaat niets vanzelf weg.

In beide automatische varianten toont ook een opgeslagen bijwerklink wat er nog ontbreekt, en na het ondertekenen van een formulier leidt de pagina naar het volgende. Boekingen die je zelf invoert krijgen geen e-mails, dus hun gasten krijgen alleen de links die jij verstuurt.

Is er een link nodig, dan zorgt DivePilot dat er voor elke ontbrekende vrijwaring een werkende ondertekenlink bestaat, zonder aparte e-mail om te ondertekenen. Het gebruikt een link die nog open is opnieuw, geeft een record waarvan de link is verlopen een nieuwe link van 48 uur, en maakt alleen een nieuw record met Link verstuurd aan als geen van beide bestaat. De vrijwaringen die een gast nodig heeft, zijn die van elk van zijn gereserveerde, bevestigde of ingecheckte boekingen vanaf vandaag, volgens de regels van die boeking, of de algemene vrijwaringen voor funduiken als hij zo'n boeking niet heeft. Zie Verplichte vrijwaringen en de medische vragenlijst.

De vier acties

Een nieuw record aanmaken toont een melding die past bij wat je deed: "Ondertekenlink aangemaakt" bij een verstuurde link, "Vrijwaring bevestigd" bij een bevestiging ter plekke, "Vrijwaring geüpload" zodra een upload of gefotografeerde kopie is opgeslagen.

De ondertekenmail en de link

Het onderwerp van de e-mail is "Onderteken je vrijwaring - …" gevolgd door de titel van het sjabloon. De e-mail is in de taal van de klant, bevat je logo en primaire kleur, en antwoorden gaan naar het e-mailadres van je duikcentrum. De link werkt 48 uur, zoals de e-mail vermeldt, en dat kun je niet wijzigen. Wat de duiker daarna ziet, staat in Wat de duiker ziet bij het ondertekenen.

Heeft de klant geen e-mailadres, of kan de e-mail niet worden bezorgd, dan worden het record en de link toch aangemaakt, en noemt de melding het probleem: "Aanvraag aangemaakt, maar de e-mail kon niet worden verzonden - kopieer in plaats daarvan de link." Open het record en gebruik Link kopiëren om de link op een andere manier door te geven.

Een record met Link verstuurd toont Link verloopt, Link kopiëren en E-mail opnieuw versturen.

Let op: E-mail opnieuw versturen geeft dezelfde aanvraag een nieuwe link van 48 uur - het record verandert niet, en de oude link werkt meteen niet meer. Dit toont "Link opnieuw verstuurd", of, als de e-mail niet kan worden verstuurd, "Link vernieuwd, maar de e-mail kon niet worden verzonden - kopieer in plaats daarvan de link."

Records die niet zijn afgerond

Na 48 uur wordt een ongebruikte link Link verlopen, in het rood. Open je het record, dan zie je "De ondertekenlink is op … ongebruikt verlopen. Stuur een nieuwe of kies een andere manier van ondertekenen." en krijg je de vier acties opnieuw, net als bij een record met Niet ondertekend. Elke actie rondt nu datzelfde record af of werkt het bij - geen van de vier laat het achter om een nieuw record aan te maken.

Zolang een link nog actief is, biedt het record geen optie om te uploaden, te fotograferen of ter plekke te bevestigen. Wil je in de tussentijd een handtekening op papier vastleggen, druk dan opnieuw op Vrijwaring aanvragen.

Ook een geweigerde upload laat een record achter. Bij een nieuwe aanvraag maakt Ondertekende kopie uploaden eerst het record aan en verstuurt daarna het bestand. Een bestand groter dan 5 MB wordt al eerder geweigerd en laat dus geen record achter. Wordt het bestand zelf geweigerd - bijvoorbeeld het verkeerde type - dan blijft het record Niet ondertekend, en een ander bestand kiezen in hetzelfde venster probeert de upload opnieuw op datzelfde record, in plaats van er nog een aan te maken. De bestandskiezer biedt alleen PDF, JPEG, PNG en WebP aan; zie Een upload wordt geweigerd. Ondertekende kopie fotograferen werkt op dezelfde manier: druk je opnieuw op Ondertekende kopie opslaan, dan wordt het opnieuw geprobeerd op hetzelfde record, zolang je het venster niet sluit.

Vrijwaringsrecords kunnen niet door medewerkers worden verwijderd of geannuleerd, dus een aanvraag die per ongeluk is gedaan, blijft in de geschiedenis van de klant staan. Er zijn geen automatische herinneringen voor niet-ondertekende links. Wat er het dichtst bij komt, is de gegevenscheck voor de duik, als je die aanzet: de e-mail daarvan somt de verplichte vrijwaringen op die voor de duik nog ontbreken; zie Verloop, vernieuwing en controles van vrijwaringen. Om niet-ondertekende links te vinden, zet je het statusfilter op Documenten op Link verlopen; zie Het documentenarchief.

Wie wat mag

Handtekeningen aanvragen (inclusief links versturen, E-mail opnieuw versturen en Link kopiëren), kopieën uploaden of fotograferen en ter plekke bevestigen zijn aparte rechten. Wie alleen vrijwaringen mag bekijken, ziet de records zonder die knoppen. Voor elk nieuw record is ook het recht om handtekeningen aan te vragen nodig. Met de ingebouwde voorinstellingen kunnen Beheerder, Manager en Medewerker alles. Divemaster, Bootverantwoordelijke en Instructeur kunnen links versturen en ter plekke bevestigen, maar geen kopie uploaden of fotograferen. Zie Rollen en voorinstellingen.