Een handtekening is alleen een bewijs als het document erachter nooit verandert. Daarom vergrendelt DivePilot de PDF van een sjabloon zodra het sjabloon handtekeningen heeft, en daarom is een nieuwe versie van een vrijwaring altijd een nieuw sjabloon.

De documentvergrendeling

Zodra een sjabloon een vrijwaringsrecord heeft, verdwijnen Pdf uploaden en Pdf vervangen van de kaart. Het bewerkvenster toont dan Document vergrendeld in plaats van het uploadveld: "Dit sjabloon heeft 3 handtekeningen - de pdf kan niet vervangen worden, zodat het document intact blijft. Maak een nieuw sjabloon met een ander versienummer om een nieuw document te gebruiken."

Elk record telt, niet alleen afgeronde handtekeningen. Een ondertekenlink die is verstuurd maar nooit gebruikt, een geüploade papieren kopie en een bevestiging ter plekke vergrendelen allemaal de PDF. De vergrendeling geldt ook voor een sjabloon dat nog geen PDF heeft, dus upload de PDF voordat je de eerste handtekening aanvraagt.

Bij elke online handtekening op een sjabloon met een PDF slaat DivePilot ook een vingerafdruk op van de PDF zoals die op dat moment was. Die staat als Documenthash op het ondertekende record.

Alleen de PDF is vergrendeld

Titel, organisatie, versie, geldigheid, taal, status en de schakelaars voor medisch en verplicht blijven bewerkbaar als er al handtekeningen zijn. Bij twee daarvan moet je opletten:

  • Versie wijzigen geeft elke handtekening die al op het sjabloon is verzameld een ander label, want een ondertekend record toont de huidige versie van het sjabloon. Laat de versie ongemoeid en maak in plaats daarvan een nieuw sjabloon.
  • Geldigheid (dagen) wijzigen geldt alleen voor toekomstige handtekeningen. Elk bestaand record houdt de vervaldatum die het kreeg toen het werd ondertekend.

Een nieuwe versie uitbrengen

Er is geen versiegeschiedenis en geen koppeling tussen een oud en een nieuw sjabloon. Een nieuwe versie is een apart sjabloon:

  1. Druk in Instellingen, daarna Vrijwaringen, op Vrijwaring toevoegen.
  2. Vul dezelfde Titel en Organisatie in met een nieuwe Versie, bijvoorbeeld 2025 in plaats van 2024.
  3. Upload de nieuwe PDF en stel de geldigheid, Medische vrijwaring en Verplicht om te duiken in zoals bij het oude sjabloon.
  4. Druk op Vrijwaring toevoegen.
  5. Bewerk het oude sjabloon en zet Status op Inactief, of zet Verplicht om te duiken op Optioneel.

Wie opnieuw moet tekenen

Handtekeningen horen bij het sjabloon waarop ze zijn verzameld. De kop van de klant, het dashboard, de vrijwaringscontrole van de tocht en de melding dat een vrijwaring verloopt kijken allemaal per sjabloon. Dus:

  • Een klant die alleen de oude versie heeft ondertekend, mist de nieuwe zodra die verplicht is om te duiken.
  • Blijft de oude versie actief en verplicht, dan hebben klanten beide nodig.
  • Oude handtekeningen blijven op het tabblad Vrijwaringen van de klant staan met hun eigen status, en blijven leesbaar.

Er wordt niets automatisch verstuurd als je een versie toevoegt. Vraag de nieuwe bij elke klant aan, één voor één, zoals beschreven in Laat een vrijwaring ondertekenen. Het paneel Ontbrekende vrijwaringen op het dashboard, dat de tochten van vandaag en morgen dekt, en de Vrijwaringscontrole van elke duikgroep die geen cursusgroep is, laten zien wie hem nog mist.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support