Validade, renovação e verificações dos termos

Uma assinatura mantém-se válida durante o número de dias definido no seu modelo, contado a partir do momento em que foi assinada, carregada ou confirmada. Um modelo sem validade nunca expira.

Datas de validade

• A data de validade é definida quando o termo é concluído, seja de que forma for: online, carregado ou confirmado presencialmente. Um pedido em aberto não tem data de validade e não pode mostrar Expirado enquanto não for efetivamente concluído. Alterar mais tarde a validade do modelo só afeta as novas assinaturas.
• Uma nova assinatura no mesmo modelo começa um período novo. O registo antigo fica no histórico e mostra Expirado quando a sua própria data passa.
• A data aparece como Expira num registo concluído e como Válido até na página Documentos, a vermelho depois de passar.

Renovar um termo

Não há botão de renovação. Nada é pedido outra vez automaticamente quando um termo expira ou uma ligação fica por usar, com duas exceções que chegam ao mergulhador: a verificação de dados antes do mergulho descrita abaixo, se a ativares, e as ligações de assinatura que um mergulhador recebe depois de guardar os seus dados através de um link de atualização, para cada termo de que precisa sem assinatura válida. Para renovar, abre o separador Termos de responsabilidade do cliente, carrega em Pedir termo e escolhe o mesmo modelo; vê Pede a assinatura de um termo. Também não há lista de termos prestes a expirar, por isso conta com as verificações abaixo.

O cabeçalho do cliente

O indicador Termos no cabeçalho do cliente só olha para os modelos Obrigatório para todos. Os outros termos de que um mergulhador pode precisar, os que são só para mergulhos recreativos ou só para cursos, os termos adicionais de um curso e os termos extra de um grupo, dependem da saída, por isso só as verificações da saída os avaliam. O cabeçalho mostra um de quatro estados:

Expirado prevalece quando um modelo obrigatório expirou e outro está em falta. Quando nenhum modelo é obrigatório para todos mas alguns são obrigatórios só em mergulhos recreativos ou só em cursos, o cabeçalho mostra Verificados por saída, seja o que for que o cliente tenha assinado; vê antes a saída. Quando nenhum modelo é obrigatório, qualquer assinatura válida mostra Todos assinados, senão um registo expirado mostra Expirado, senão Em falta, e um cliente sem registos mostra Nenhum registado.

No painel

• Termos em falta lista os clientes em saídas de hoje ou de amanhã sem assinatura válida de um termo de que precisam nessa saída, com Hoje ou Amanhã, o barco e a hora de partida, e os títulos em falta. Um cliente com falhas em duas partidas tem uma linha por saída, cada uma com os títulos em falta dessa saída. Clicar numa linha abre diretamente o separador Termos de responsabilidade do cliente. Os alunos em saídas de barco estão incluídos, as reservas que ainda não estão num grupo de mergulho não.
• Termos à espera de assinatura lista os pedidos online mais recentes ainda por assinar, marcados com "Sent" e a data, ou com Ligação expirada.

Cada painel mostra cinco linhas, atualiza-se a cada minuto e precisa da sua própria permissão de painel. Clicar numa linha abre o cliente. Vê O teu painel.

Na saída

Quando pelo menos um mergulhador de um grupo precisa de um termo, o cartão do grupo tem um ícone Verificar termos, a âmbar quando alguém tem um problema. Abre Verificação de termos: cada cliente com os termos de que precisa, marcados como assinados, por assinar ou assinatura expirada. A lista de cada mergulhador é só sua: os termos gerais para mergulhos recreativos ou para cursos, os termos adicionais do seu modelo de curso e os termos extra do grupo; vê Termos obrigatórios e o questionário médico. A equipa nunca é verificada. O Controlo de partida no topo da saída mostra Termos assinados ou quantos mergulhadores têm termos pendentes. Os acompanhantes, que ficam no barco ou fazem snorkeling, não são verificados. Vê A página da saída.

Na reserva

O painel Check-in no topo da página de uma reserva, tanto em mergulhos recreativos como em cursos, lista cada termo de que o cliente precisa para essa reserva, com as mesmas regras que as verificações da saída, como por assinar ou expirado, ou diz "Todos os termos obrigatórios estão assinados", com Abrir termos para saltares para o separador do cliente. Precisas da permissão para ver clientes para o veres. Vê Faz o check-in de um cliente com o código QR dele.

Nota: O painel, a saída e a reserva avaliam a validade no momento atual, não na data da saída. Um termo que caduca antes da saída continua aí a aparecer como estando em ordem. Só a notificação e a verificação de dados antes do mergulho, abaixo, olham para a frente.

Onde os termos não são verificados

Tirando o cabeçalho do cliente e o painel Check-in da reserva, todas as verificações acima estão ligadas a saídas de barco. Não aparece nenhum estado de termo em:

• um curso, a sua lista de alunos, as suas sessões ou uma inscrição. A inscrição verifica o pré-requisito do curso, não os termos;
• a lista Reservas ou a tua página de reservas online;
• alugueres.

Os alunos numa saída de barco aparecem em Termos em falta, na notificação de validade e na Verificação de termos da saída. As sessões de piscina, de sala de aula e outras nunca estão numa saída de barco, por isso nada as verifica. Antes de uma sessão dessas, vê o separador Termos de responsabilidade de cada aluno ou o painel Check-in da reserva de curso dele, ou filtra Documentos pelo modelo.

Um acompanhante não é um cliente, apenas um nome, uma atividade e uma nota, e não lhe pode ser enviado um termo. Para recolher um termo de quem faz snorkeling, de uma criança ou de um parceiro, adiciona essa pessoa como cliente e pede-o nesse perfil; vê Recolhe termos ao balcão, de clientes sem reserva e de crianças. A entrada do acompanhante continua sem estar associada ao cliente, por isso a saída continua a não o verificar.

A notificação de validade

De hora a hora, o DivePilot analisa os grupos de mergulho das saídas de hoje até daqui a sete dias. Quando todas as assinaturas de um cliente para um termo de que precisa nessa saída - assinadas online, carregadas ou confirmadas presencialmente - terminam antes da data da saída, publica Termo de responsabilidade expira antes da saída, uma vez por saída, cliente e modelo. Fica marcada como lida para todos os avisos dessa saída sobre esse modelo assim que o cliente o concluir outra vez, seja de qual das três formas for.

Esta verificação salta os clientes que nunca assinaram nada; esses aparecem nas verificações acima. Vê Notificações.

A verificação de dados antes do mergulho

Se ativares Verificação de dados antes do mergulho em Definições, depois Formulário do cliente, o DivePilot envia email aos mergulhadores de 1 a 7 dias antes do mergulho, à tua escolha, quando um termo de que a reserva dele precisa não está assinado ou caduca antes do fim do dia do mergulho, ou quando faltam dados obrigatórios. A reserva é avaliada com as mesmas regras que o painel Check-in dela e, com várias reservas, conta a mais próxima. O email indica cada formulário ainda por assinar. Ao contrário das verificações acima, abrange todas as reservas reservadas ou confirmadas, incluindo as de cursos, esteja ou não o cliente já num grupo de mergulho. Os mergulhadores a quem não falta nada não recebem email. Vê Emails que os teus clientes recebem.

O link no email abre os dados do mergulhador. Depois de guardar, o mergulhador recebe Assinar agora para cada termo sem assinatura válida hoje, em todas as suas reservas reservadas ou confirmadas a partir de hoje, cada uma segundo as suas próprias regras. Um termo ainda válido hoje mas que caduca antes do mergulho é indicado no email mas não é oferecido aí, por isso renova-o a partir do separador Termos de responsabilidade do cliente.

Nenhuma destas verificações bloqueia nada. São avisos a que a tua equipa deve dar seguimento.