Check een gast in met zijn QR-code

Gasten die zich online registreren of online boeken, krijgen een persoonlijke check-incode. Als ze aankomen, scan je die met je telefoon en kom je direct op hun boeking of hun klantpagina uit, met alles wat nog geregeld moet worden op één plek.

Waar gasten de code krijgen

• Na het registreren via je zelfregistratielink toont het bevestigingsscherm Je check-incode met het onderschrift "Laat deze code zien als je aankomt. Zo opent het team meteen je gegevens." De gast krijgt ook een e-mail met het onderwerp "Je gegevens zijn binnen bij" gevolgd door de naam van je duikcentrum, met dezelfde code erin.
• Na online boeken toont het bevestigingsscherm dezelfde kaart, met het onderschrift "Laat deze code zien als je aankomt. Zo opent het team meteen je boeking."
• De e-mails over een ontvangen en een bevestigde boeking bevatten ook de code van de boeking. De e-mails over annulering, een gewijzigd plan en een verplaatste tocht bevatten hem niet.

Op het bevestigingsscherm downloadt Afbeelding opslaan de code als afbeelding, bij een boeking met de naam <boekingsnummer>-check-in.png, en "We hebben hem je ook gemaild." vertelt de gast dat hij hem ook in zijn inbox heeft. Een registratiecode leidt naar de klant, een boekingscode naar die boeking. Boekingen die je zelf aanmaakt, versturen geen e-mail, dus die gasten hebben geen boekingscode: zie E-mails die je gasten ontvangen.

De code scannen

DivePilot heeft geen eigen scanner. Richt de gewone camera-app van je telefoon op de code en open de link die hij toont.

• Ben je ingelogd, dan opent de boeking of klant meteen.
• Ben je niet ingelogd, dan vraagt DivePilot je eerst in te loggen en brengt je daarna direct naar de boeking of klant.
• De code opent alleen voor het team van hetzelfde duikcentrum. Een code van een ander duikcentrum, of van een verwijderd record, toont Boeking niet gevonden of Klant niet gevonden met "Deze code hoort bij een ander duikcentrum, of het record is verwijderd."
• Een link die geen geldige check-incode is, toont Onbekende code.

Inchecken op de boekingspagina

Ingecheckt is een eigen boekingsstatus, tussen Bevestigd en Afgerond. Een boeking moet bevestigd zijn voordat de gast kan worden ingecheckt, een funduiker moet in een duikgroep zitten en een cursist moet ingeschreven zijn voor een cursus.

De kop van de boeking toont altijd de volgende stap als hoofdknop: Bevestigen zolang de boeking gereserveerd is, daarna Inchecken zodra ze bevestigd is. Na het inchecken verdwijnt de knop, en de boekingsgegevens in de kop tonen "Ingecheckt" met de tijd, of de datum en tijd als het niet vandaag was, en wie erop drukte. Check-in ongedaan maken tussen de acties van de boeking zet haar terug naar Bevestigd, bijvoorbeeld als je op de verkeerde boeking drukte. Voor beide heb je de rechten nodig om boekingen te bewerken. Zie Boekingsstatussen uitgelegd.

Een funduiker die met de hand is bevestigd zonder plaats krijgt in plaats daarvan Indelen & inchecken. Dat opent een lijst met de duikgroepen op de tochten van die dag en dat vertrek, elk met de leider en hoe vol hij is. Een volle groep is gemarkeerd als Vol maar kun je toch kiezen; het venster waarschuwt dan dat de gast één boven de groepsgrootte uitkomt. Kies er een en druk op Indelen & inchecken, dan wordt de gast in één keer ingedeeld en ingecheckt. Je hebt daarvoor ook het recht nodig om deelnemers toe te voegen; zonder dat recht staat in de kop "Eerst in een duikgroep indelen". Is er voor die dag en dat vertrek nog geen tocht, dan meldt het venster dat en linkt het naar de tochten. Bij een cursusboeking die niet is ingeschreven staat "Eerst inschrijven voor een cursus" in plaats van inchecken.

De aankomstchecklist

Als je klanten mag bekijken, is de Aankomstchecklist de eerste kaart op de boekingspagina. Nadat je een boekingscode hebt gescand, scrolt de pagina ernaartoe en licht hij op. Zonder die rechten zie je alleen de knoppen in de kop.

Elke controle is één regel: een groen vinkje als die in orde is, een amberkleurige waarschuwing als die jou nodig heeft, en een grijs streepje als er niets te controleren valt. Rechts op een regel staat hoogstens één knop. De meter bovenaan heeft één balk per controle die van toepassing is, met "2 van 4 in orde" ernaast, of Alles in orde zodra alles in orde is. Medische notities, en controles waarbij niets te bekijken valt, tellen niet mee.

• Vrijwaringen: de vrijwaringen die deze gast voor deze boeking nodig heeft. Bij een funduik zijn dat de algemene vrijwaringen voor funduiken plus de extra vrijwaringen van de duikgroep waarin hij is ingedeeld; bij een cursusboeking de algemene vrijwaringen voor cursussen plus de extra vrijwaringen van het cursussjabloon. Zie Verplichte vrijwaringen en de medische vragenlijst. De regel noemt de vrijwaring die nog ondertekend moet worden, "…: niet ondertekend" of "…: verlopen", of toont "2 te ondertekenen:" gevolgd door hun namen, "Alle 2 ondertekend" of "Er zijn geen vrijwaringen vereist".
  • Zolang er een vrijwaring ontbreekt, opent Versturen een menu. Voor elke ontbrekende vrijwaring biedt het Ondertekenlink mailen, dat de gast een link mailt om hem te ondertekenen, of Link opnieuw mailen als er al een verzoek voor openstaat, en Andere manieren om te tekenen, dat het vrijwaringsvenster opent om persoonlijk op je scherm te ondertekenen, een ondertekend papieren exemplaar te uploaden of de link te kopiëren. Andere vrijwaring toevoegen onderaan opent hetzelfde venster voor elke vrijwaring. Voor het mailen heb je het recht nodig om handtekeningen aan te vragen, en de klant moet een e-mailadres hebben. Zie Laat een vrijwaring ondertekenen.
• Brevet: bij een funduik de brevetten van de duiker, gecontroleerd tegen de eis van zijn duikgroep, op dezelfde manier als op de tochtpagina. Een brevet van een andere organisatie verschijnt als waarschuwing om de kaart te controleren. Zolang de gast niet is ingedeeld, staat er "Nog niet in een duikgroep, dus geen eis om te controleren", en een groep zonder eis toont "… heeft geen breveteis". Bij elke boeking zegt de regel daarna of de brevetten bevestigd zijn, bijvoorbeeld "2 te controleren · 1 ongeldig", "Alle brevetten bevestigd" of "Geen brevetten vastgelegd". Daaronder staat elk brevet als chip, het hoogste niveau eerst: groen als het bevestigd is, amber zolang het nog niet bevestigd is, en rood en doorgestreept als het als niet geldig is gemarkeerd. Brevetten controleren opent de brevetten van de duiker om er een te bevestigen, als niet geldig te markeren, te corrigeren of toe te voegen zonder het venster Bewerken van de klant te openen. Zie Bevestig de brevetten van een duiker.
• Materiaal: zolang de materiaalaanvraag van de boeking openstaat, "Nog niet uitgegeven:" gevolgd door de aangevraagde onderdelen, met Voltooien om een nieuwe verhuur te openen waarin die al zijn ingevuld. Zodra er een verhuur gekoppeld is, toont de regel "Gevraagd materiaal is uitgegeven" met Verhuur openen of Verhuur bekijken. Zonder aanvraag toont hij de maten en het eigen materiaal uit het profiel.
• Profiel: "Alle verplichte gegevens zijn ingevuld", of "Ontbreekt:" gevolgd door de velden die je klantformulier op Verplicht zet en die nog leeg zijn, met Bijwerklink sturen zodat de duiker de gaten zelf kan invullen. Zolang er een bijwerklink open is, voegt de regel "Bijwerklink open tot …" toe en wordt de knop Bijwerklink, een menu met Bijwerk-QR tonen om de code op volledig scherm te tonen zodat de duiker hem kan scannen, Link kopiëren en Nieuwe link. Een link die hier is gemaakt en niet gemaild, opent meteen op volledig scherm. Zie Laat een duiker zijn gegevens bijwerken.
• Medisch, alleen als de klant medische notities heeft: "Notities aanwezig" met Notities lezen, dat het profiel van de klant opent. De checklist toont de notities zelf niet.

Inchecken vanaf de tocht

Op de pagina van een tocht heeft elke bevestigde duiker in een duikgroep twee kleine knoppen op zijn rij, Inchecken en Als niet verschenen markeren, zodat je de boot kunt inchecken zonder elke boeking te openen. Is een duiker ingecheckt, dan worden zijn initialen een groen vinkje en wordt de knop voor inchecken groen; ga erop staan om de tijd te zien, en druk er nog eens op om de check-in ongedaan te maken. Bij een ingecheckte gast, die de server ook accepteert, vraagt DivePilot je eerst om te bevestigen. Een duiker die als niet verschenen is gemarkeerd, toont in plaats daarvan een pijl voor ongedaan maken, die de boeking terugzet naar Bevestigd. Voor beide heb je het recht nodig om boekingen te bewerken, en ze verschijnen niet bij teamleden. Het boekingsnummer op de rij opent de boeking.

Op de dag van de tocht toont de Vertrekcontrole hoeveel bevestigde duikers zijn ingecheckt, "3 van 8 ingecheckt", en wordt groen met "Iedereen ingecheckt". Zie De tochtpagina.

Check-in en andere wijzigingen

• Alleen een bevestigde boeking kan worden ingecheckt. Anders antwoordt DivePilot "Alleen een bevestigde boeking kan worden ingecheckt. Bevestig hem eerst." Een funduik zonder duikgroep wordt geweigerd met "Deel de gast in een duikgroep in voordat je hem incheckt.", een cursusboeking zonder inschrijving met "Schrijf de cursist in voor een cursus voordat je hem incheckt." De checklist verschijnt niet op geannuleerde en niet-verschenen boekingen.
• Een ingecheckte gast kan nog steeds als niet verschenen worden gemarkeerd, voor het zeldzame geval dat hij aankwam maar niet dook. DivePilot vraagt je eerst om te bevestigen, en de check-in wordt gewist.
• Een per ongeluk gemarkeerde niet verschenen gast, of een gast die toch nog laat opdaagde, zet je terug naar Bevestigd met Niet verschenen ongedaan maken in de kop van de boeking of met de pijl voor ongedaan maken op zijn rij op de tocht.
• Een ingecheckte boeking wordt na de tocht vanzelf afgerond, net als een bevestigde.
• Een ingecheckte gast kan alleen naar een andere duikgroep worden verplaatst, nooit van de tocht worden gehaald: Uit de groep halen wordt voor hem niet aangeboden, en een groep of tocht met ingecheckte gasten kan niet worden verwijderd. Een cursusinschrijving verwijderen of de cursus annuleren zet de boeking terug naar Gereserveerd en wist de check-in.
• Een geannuleerde boeking herstellen wist haar check-in.

Ingecheckte gasten vinden in de lijst

In de boekingenlijst toont een ingecheckte boeking de status Ingecheckt, en het statusfilter heeft een optie Ingecheckt.

De code van een klant scannen

De code van het registratiescherm of uit de registratiemail opent de klantpagina met een banner Vandaag bij het duikcentrum boven de tabbladen. Die somt de open boekingen van de klant voor vandaag van elke soort op: ingedeeld op de tocht van vandaag, in een cursus met een sessie of de start vandaag, of geboekt voor vandaag en nog niet ingedeeld. Elke boeking heeft Check-in openen, dat je naar de aankomstchecklist van die boeking brengt. Zonder boeking voor vandaag staat er "Geen boeking voor vandaag." en biedt de banner Nieuwe boeking aan, waarmee je een boeking voor deze klant begint. Je ziet de banner alleen als je boekingen mag bekijken.

Let op: De registratiecode werkt ook nadat de gast heeft geboekt. Scan hem en kies in de banner de juiste boeking.