Rekeningen

Een rekening legt vast wat een gast je verschuldigd is voor zijn verblijf: duiken, cursussen, verhuur, extra's en kosten. Het meeste typ je niet zelf in. Elke regel komt uit een boeking, een cursusinschrijving of een verhuur en volgt die als ze verandert. Hoe je het geld ontvangt, staat in Betalingen ontvangen. Als de gast vertrekt, maakt Afrekenen en afsluiten van de rekening een genummerde factuur, zie Facturen en creditnota's.

Wat een rekening is

Er is één rekening per gast en verblijf. Ze opent met de eerste kosten of betaling, of als je haar met de hand opent, blijft open zolang de gast bij je duikt, en sluit met Afrekenen en afsluiten of vanzelf na het aantal dagen zonder duiken dat je instelt. Het volgende verblijf van dezelfde gast begint een nieuwe rekening.

Open Rekeningen in de zijbalk. Drie kaarten bovenaan vatten de rekeningen samen die je mag zien: Open rekeningen, Te ontvangen (wat rekeningen verschuldigd zijn, open of afgesloten, en op hoeveel) en Tegoed van gasten (het tegoed op open rekeningen). Open rekeningen opent het tabblad Open, Te ontvangen het tabblad Te betalen en Tegoed van gasten het tabblad Met tegoed. De tabbladen splitsen de lijst in Open, Te betalen, Met tegoed en Afgesloten, de eerste drie met het aantal rekeningen erin, en met zoeken vind je een rekening op nummer of op naam van de gast. Te betalen toont elke rekening waarop nog een bedrag openstaat, open of afgesloten.

Op een computer is de lijst een tabel met Gast, Rekening, Laatste dienst (Afgesloten op het tabblad Afgesloten), Kosten, Betaald en Saldo; op een telefoon is elke rekening een kaart met dezelfde bedragen. Het saldo toont "Te betalen 40,00", "Tegoed 10,00", "Voldaan" of "Nog geen kosten". Onder de gast zegt "+2 op deze rekening" dat rekeningen van andere gasten op deze rekening komen, "Op rekening van Anna Berg" dat deze op de rekening van een andere gast komt, en vermeldingen als "2 zonder prijs" of "Afgesloten met openstaand bedrag: ..." vragen om een blik. Tegoed van een eerdere rekening telt onder Betaald, niet als kosten. Klik op een rij om de rekening te openen; Meer laden haalt de volgende pagina op. Wie alleen de rekeningen van eigen gasten ziet, ziet de kaarten en aantallen van alleen die rekeningen.

Een rekening heeft de naam van de gast als titel, met daaronder het rekeningnummer, de status, de dag van openen en wie er verder op deze rekening staat. De kop zegt ook hoever de rekening gefactureerd is: "Niet gefactureerd", "Deels gefactureerd" of "Gefactureerd INV-2026-00042". Ernaast, of op een telefoon er direct onder, toont de saldokaart groot wat de gast nog moet betalen (Te betalen) of als Tegoed heeft, met Betaling ontvangen, Factuur opmaken en Afrekenen en afsluiten; een afgesloten rekening toont in plaats daarvan "Afgesloten op 10 okt." met het totaal en wat betaald is. Onder de titel staan Kosten toevoegen en Rekeningkorting, en het menu Meer acties met Op rekening van, Alle prijzen bijwerken, PDF downloaden, Per e-mail sturen, Betaallink versturen, die de gast zijn link naar Mijn rekening stuurt (zie Betaallinks en de pagina Mijn rekening), en Geschiedenis. Waar geen van beide knoppen wordt aangeboden, op een afgesloten rekening of voor iemand die geen kosten of kortingen mag toevoegen, staat PDF downloaden als knop op hun plaats. Meldingen, zoals regels zonder prijs of correcties van een afgesloten rekening, staan samen onder de kop.

De regels zijn per dag gegroepeerd ("don 15 okt.") en, als de rekening meerdere gasten heeft, per gast. Elke regel toont de naam, hoeveel tegen welke prijs ("2 x 1.350") en het bedrag; een tweede regel zegt alleen wat ertoe doet, zoals "tot inlevering", de seizoensprijs (als je meer dan één seizoen hebt) of een korting. Het kleine pijltje naast een regel die de rekening zelf boekte, opent de boeking, verhuur of cursus. Elke regel heeft één menu Acties voor de regel met Korting, Prijs wijzigen, Verwijderen, Verplaatsen, Prijs bijwerken, Annuleren, Terugzetten en Geschiedenis, dat alleen toont wat de regel en je rechten toestaan. Kortingsregels staan er als negatieve bedragen. Geannuleerde regels zijn verborgen; "5 geannuleerde regels tonen" onderaan de lijst toont ze doorgestreept. Kortingen die de rekening zelf opnieuw berekent, zoals een staffelkorting na een prijswijziging, staan daar niet bij. Een regel op een factuur toont een slotje en het factuurnummer, en een vermindering die op haar creditnota wacht zegt "Nog te crediteren".

Naast de regels, of erna op een telefoon, rekent het Overzicht de rekening van boven naar beneden uit: bij kortingen Kosten voor kortingen en elke korting op een eigen regel (Staffelkorting, Vaste korting, Rekeningkorting), het Totaal met de btw die erin zit, zoals "Inclusief 1.582,15 btw" (of het bedrag exclusief btw plus de btw als je prijzen exclusief btw zijn), eventueel overgedragen tegoed, Betaald met het aantal betalingen en aan het eind Nog te betalen, Tegoed of Niets meer te betalen (Voldaan op een afgesloten rekening), hetzelfde bedrag als het saldo bovenaan. Btw per tarief klapt een tabel open met netto, btw en bruto per tarief, hun totaal bij meerdere tarieven en de valuta. Betalingen toont elke betaling met betaalmethode, dag en bedrag, het wisselgeld bij contant en een menu Acties voor de betaling met Betaling annuleren (Terugboeken (chargeback) op een afgesloten rekening) en Geschiedenis; een online betaling draagt de markering Online en Openen in Stripe in haar menu, toont "Terugbetaling in behandeling" zolang een terugbetaling op de kaart op Stripe wacht en "Betwist" tijdens een geschil, en biedt Terugbetalen op de kaart in plaats van Betaling annuleren, zie Online terugbetalingen en geschillen; Terugbetalen staat bovenaan de kaart. Een met de hand geopende, nog lege rekening biedt in het midden Kosten toevoegen en Betaling ontvangen. Onder het overzicht noemt Factuur aan het bedrijf of de persoon aan wie de facturen gaan, en de kaart Documenten somt de facturen, creditnota's en kwitanties van de rekening op, zie Facturen en creditnota's. Elke rekening opent ook vanaf de pagina van de klant, zie Vind een klant en lees het profiel.

Een rekening met de hand openen

De meeste rekeningen openen vanzelf, maar je kunt er ook eerst een openen, bijvoorbeeld om kosten toe te voegen voordat de gast iets geboekt heeft. Druk bij Rekeningen op Nieuwe rekening, zoek de gast en druk op Rekening openen. Op de klantpagina van een gast toont het tabblad Rekeningen, zolang de gast geen open rekening heeft, "Geen open rekening" met dezelfde knop Nieuwe rekening en Betaling ontvangen.

Een gast heeft telkens één open rekening. Heeft de gast er al een, dan opent DivePilot geen tweede: je gaat naar de open rekening en ziet "Deze gast heeft al een open rekening". Anders opent de nieuwe rekening en zie je "Rekening geopend". Een open rekening zonder regels sluit vanzelf na het aantal dagen op de kaart Rekeningen sluiten ("Een vereffende rekening sluiten zodra ... volle dagen voorbij zijn sinds de laatste dienst"), geteld vanaf de dag van openen, zie Betalingen ontvangen. Je hebt het recht Kosten toevoegen nodig en een recht om rekeningen te zien; bij Rekeningen heb je ook het recht nodig om klanten te zien.

Wat er wanneer op de rekening komt

• Funduiken: zodra de boeking bevestigd is of de gast op een tocht is ingedeeld, en ook zolang ze is ingecheckt of afgerond. Een gereserveerde of geannuleerde boeking zet niets op de rekening. Een tocht met een vaste prijs verschijnt als één regel, "Boottocht, 2 duiken".
• Cursussen: zodra de cursist is ingeschreven, tegen de cursusprijs op de startdatum van de uitvoering, of tegen de prijs die voor die cursist is ingesteld. Zie Schrijf cursisten in.
• Verhuur: zodra de verhuur is aangemaakt. De regel wordt bijgewerkt als het materiaal terugkomt of de verhuur wordt bewerkt, en zegt "tot inlevering" zolang het nog buiten is. Een verhuur van een categorie zonder gekozen items wordt per maat en aantal berekend; een verhuur die items kiest per item, in de maat van dat item. Zie Materiaal verhuren.
• Inbegrepen materiaal: een categorie met de instelling Inbegrepen bij elke funduik, bijvoorbeeld de fles, zet op elke funduikboeking één regel, genoemd zoals de prijsindicatie haar noemt, bijvoorbeeld "Fles 15L, inbegrepen". Ze wordt berekend tegen het tarief Per tocht van die maat: één keer per tocht als de categorie Per tocht wordt berekend, en één keer voor elke duik van de tocht bij Per duik; de regel zegt welke geldt. Een gast die Neemt eigen mee en een maat zonder prijs krijgen geen regel. De regel verandert vanzelf als de maat, de keuze of de duiken van de tocht veranderen, en als je de categorie aan- of uitzet. Een wisseling tussen Per tocht en Per duik bereikt de regel van een boeking de volgende keer dat die boeking verandert. Een regel die al op de rekening staat, houdt zijn prijs ook als zijn maat later geen prijs meer heeft. Een boeking waarvan de datum voorbij is, houdt haar inbegrepen regels bij een gewone bewerking. Zie Materiaalcategorieën en onderhoudsregels.
• Nitrox: per duik, zolang je duikcentrum nitrox aanbiedt. Een boeking die al nitrox heeft, houdt haar regel als je nitrox uitzet.
• Extra's en kosten uit de prijslijst: per duik, per tocht of eenmaal per verblijf, zoals bij elk item is ingesteld.
• Een boeking die uit een duikaanvraag is gepland, neemt de nitrox en het materiaal van de aanvraag mee. Zie Plan aangevraagde duiken.
• No-showkosten, zie Niet verschenen gasten, en kortingen, zie Kortingen.

Een funduikboeking die nog niet op een tocht staat, wordt als één duik berekend en gemarkeerd met "1 duik tot ingedeeld". Zodra de gast is ingedeeld, volgt de regel de duiken van de tocht.

Let op: Een regel die je met de hand toevoegt via Kosten toevoegen is van jou: kies een item Uit de prijslijst of Iets anders met een omschrijving, een bedrag en een Btw-tarief. Handmatige kosten zijn nooit negatief; gebruik een korting om geld eraf te halen.

Prijzen blijven op de regel staan

Een regel houdt de prijs waartegen hij is geboekt. Een prijslijst of seizoen wijzigen verandert nooit regels die al op een rekening staan. Ook zolang datum, tijdvak en prijsgegevens gelijk blijven, houdt de regel zijn prijs; verandert er een, dan vervangt een nieuwe regel hem tegen de prijs van dat moment.

• Prijs bijwerken bij een regel brengt hem op de prijs van vandaag ("Regel bijgewerkt naar de prijs van vandaag"). Alle prijzen bijwerken geeft een prijs aan de regels die er nog geen hebben; een met de hand gewijzigde prijs blijft zoals hij is (gebruik Prijs bijwerken op die regel om terug te gaan naar de prijslijst).
• Een regel waarvan het item geen prijs heeft, zegt Geen prijs, wordt met 0 toegevoegd en op de rekening en in de lijst gemarkeerd. Vul de prijs in de prijslijst in en druk dan op Alle prijzen bijwerken.
• Een later gewijzigde maatprijs laat geboekte regels zoals ze zijn, zoals elke prijswijziging. Prijs bijwerken brengt een regel voor inbegrepen materiaal op de nieuwe prijs van zijn maat, terwijl een verhuurregel het tarief houdt waartegen zijn verhuur is opgesteld.
• Regels voor kosten, korting, tegoed, correctie en vrije tekst kunnen niet opnieuw geprijsd worden.

De prijs van een regel wijzigen

Prijs wijzigen in het menu van een regel stelt de prijs van die regel met de hand in: voor een vaste gast, een afspraak aan de balie of een regel waarvoor de prijslijst geen prijs heeft. Het venster toont ter vergelijking de Prijs volgens de prijslijst, het Aantal en het Nieuw regeltotaal terwijl je de Nieuwe prijs per stuk typt, met een Reden, optioneel bij een regel die nog niet gefactureerd is en verplicht bij een gefactureerde regel. De regel toont daarna de nieuwe prijs met eronder "Prijs gewijzigd, was 1.500"; de pdf voor de gast toont alleen de prijs.

• De rekening houdt de gewijzigde prijs zolang de regel voor hetzelfde rekent: dezelfde datum en vertrektijd, hetzelfde aantal duiken bij een regel per duik, dezelfde dagen bij een verhuur. De boeking bevestigen, inchecken of de notitie aanpassen laten hem staan. Verandert een daarvan, dan krijgt de regel net als elke regel weer de prijs uit de prijslijst en is de wijziging weg. Een prijs per tocht houdt de wijziging als de tocht meer of minder stops krijgt, want het is één prijs voor de tocht.
• Een prijs die is ingesteld op een regel zonder prijs in de prijslijst, wordt vervangen door de prijs uit de prijslijst zodra de lijst er een heeft en de boeking, verhuur of cursus van de regel wordt bijgewerkt, of als je op Alle prijzen bijwerken drukt.
• Prijs bijwerken bij een gewijzigde regel vraagt eerst, in Terug naar de prijslijst, en rekent de regel daarna weer volgens de prijslijst. Dat kan alleen wie Prijzen op een rekening wijzigen heeft, zodat een gewijzigde prijs alleen wordt teruggedraaid door wie er een mag instellen.
• De staffelkorting rekent met de gewijzigde prijs: een duik die op 1.300 is gezet, krijgt bij een staffel van 1.400 niets meer korting.
• Een lagere prijs is geen korting. Hij telt niet mee voor het kortingsmaximum en het kortingsoverzicht toont hem onder Prijswijzigingen, zie Kortingen.
• Het werkt voor duiken, nitrox, extra's, kosten, inbegrepen uitrusting, verhuurregels, artikelen eenmaal per verblijf en regels die met de hand zijn toegevoegd. Een cursusprijs wijzig je in plaats daarvan bij de inschrijving van de cursist; kortingen, overgedragen tegoed en correcties hebben geen eigen prijs.
• Hiervoor is het recht Prijzen op een rekening wijzigen nodig, dat Admin en Manager hebben en Staff niet. De Geschiedenis van de regel toont de oude en de nieuwe prijs en de reden.

Annuleren, verplaatsen en toevoegen

• Annuleren haalt een regel van de rekening nadat je een Reden hebt opgegeven. Een automatische regel die je annuleert, komt niet terug, tenzij zijn datum, tijdvak of prijsgegevens veranderen. "2 geannuleerde regels tonen", onderaan de regels, toont ze doorgestreept, met wie ze annuleerde en waarom. Bij een regel die al op een factuur staat, maken Annuleren, Korting en Prijs wijzigen ook een creditnota op en vragen om een reden, zie Facturen en creditnota's.
• Terugzetten in het menu van een geannuleerde regel zet de regel terug als een nieuwe, niet gefactureerde regel, met zijn prijs en korting, en met elke wijziging die intussen aan zijn boeking is gedaan; toon eerst de geannuleerde regels. Het wordt alleen aangeboden voor een regel die iemand met de hand heeft geannuleerd. Een regel die de rekening zelf heeft vervangen (verplaatst, bijgewerkt, een gewijzigde prijs of korting, een gewijzigde boeking) leeft verder als zijn nieuwe regel, en een regel waarvoor zijn boeking niets meer rekent, zoals bij een geannuleerde boeking, kan niet terugkomen. Een teruggezette automatische regel blijft vanaf dan op de rekening.
• Verplaatsen zet een regel op een andere open rekening: zoek op rekeningnummer of gast en bevestig. Regels die de rekening zelf berekent, kortingen, overgedragen tegoed en correcties kunnen niet worden verplaatst. Een gefactureerde regel biedt alleen Annuleren, Korting en Prijs wijzigen, en alleen met het recht Gefactureerde regels wijzigen; Verplaatsen, Prijs bijwerken en Verwijderen worden er niet bij aangeboden, en de regel blijft op de rekening waarop hij gefactureerd is.
• Medewerkers kunnen de automatische kortingsregels (staffel-, vaste en rekeningkorting), overgedragen tegoed en correcties niet annuleren. Een korting haal je weg met Verwijderen in het menu van de regel; een verkeerd overgedragen tegoed zet je recht met een handmatige regel.

Wie wat mag, staat in Rechten uitgelegd: Kosten toevoegen, Kosten annuleren en corrigeren (ook Terugzetten), Prijzen op een rekening wijzigen, Kortingen geven.

Afgesloten rekeningen en correcties

Afrekenen en afsluiten maakt de factuur op voor de regels die nog niet gefactureerd zijn en bevriest elke regel. Verandert er daarna een boeking, verhuur of cursus, dan verandert de rekening niet: een regel "Correctie van rekening 12: duiken" komt op de volgende rekening van de gast, en die rekening zegt welke afgesloten rekening ze corrigeert. Een rekening met correcties staat onder Te betalen zolang er een bedrag openstaat. Een afgesloten rekening met een openstaand bedrag houdt Betaling ontvangen op haar saldokaart: de betaling is hoogstens wat de rekening nog verschuldigd is, en daarna staat er Voldaan.

Op rekening van

Op rekening van stuurt de kosten van een gast naar de rekening van een andere gast, voor een gezin, een club of een bedrijf. Open de rekening van de gast, druk op Op rekening van en kies de Gast die betaalt; "Niet meer op rekening van Anna Berg" maakt het ongedaan. De rekening van degene die betaalt toont dan "Ook op deze rekening: namen", elke regel onder zijn eigen persoon; de eigen rekening van de gast zegt "Op rekening 12 van Anna Berg".

• Het is één stap: de rekening van degene die betaalt kan zelf niet op rekening van een derde worden gezet. Andersom geldt ook: een gast op wiens rekening anderen staan, kan zelf niet op rekening van een ander worden gezet.
• Bij het opslaan gaan de open regels van de rekening van de gast naar de rekening van degene die betaalt, elk onder zijn eigen persoon, en latere kosten van de gast gaan daar ook heen. Wat de gast al betaalde gaat mee als tegoed, zodat niemand twee keer betaalt. Correcties blijven; Staffelkorting en Vaste korting worden op beide rekeningen opnieuw berekend, en een Rekeningkorting die niets meer te korten heeft wordt verwijderd. Een melding zegt wat er gebeurde, bijvoorbeeld "2 regels verplaatst naar de rekening van Anna Berg" en "500.00 al betaald ging als tegoed naar de rekening van Anna Berg". De rekening van de gast toont dat tegoed dan als "Tegoed doorgezet naar rekening 12 van Anna Berg".
• Alleen regels die niet gefactureerd zijn, verhuizen mee. Gefactureerde regels blijven op de rekening waarop ze gefactureerd zijn.
• De regels meenemen vraagt het recht Kosten annuleren en corrigeren, net als Verplaatsen. Zonder dat recht blijven de regels op de rekening van de gast, het venster zegt het, en gaan alleen latere kosten naar degene die betaalt.
• Stoppen zet niets terug: regels blijven waar ze zijn en alleen latere kosten komen weer op de eigen rekening van de gast. Gebruik Verplaatsen bij een regel om dat te veranderen.
• Een boeking, inschrijving of verhuur die op een andere rekening terechtkomt, toont "Geboekt op rekening 12 (Anna Berg)" met een link.
• Wie alleen de rekeningen van eigen gasten ziet, kan alleen op rekening zetten van betalers van wie hij de rekening al kan zien.
• De rekening van een betaler sluit pas als de rekeningen die erop staan, zijn afgerekend.

Bij samen geboekte boekingen kan de persoon die boekte met één schakelaar voor iedereen betalen, zie Samen geboekte boekingen.

Een pdf downloaden of per e-mail sturen

PDF downloaden, in het menu Meer acties of als knop van een afgesloten rekening, slaat de rekening op als pdf met haar nummer als naam, zoals B-2026-00098.pdf; druk die af als de gast een papieren kopie wil. De pdf is in de taal van de gast en bevat je briefkop met je naam, adres, btw-nummer, telefoon, e-mail, website en logo, de regels per dag en per gast, het overzicht tot het verschuldigde bedrag, het tegoed of "Volledig betaald", de btw per tarief, de betalingen en je voettekst voor bonnen. De pdf van de rekening is een kopie van het lopende overzicht, geen definitief document: op elke pagina staat "Dit is geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur.". De genummerde documenten zijn de facturen, creditnota's en kwitanties, zie Facturen en creditnota's en Wat je documenten in jouw land zijn. Je duikcentrum kiest het ontwerp en welke van deze delen het toont, zie "Kies hoe je rekening-pdf eruitziet" hieronder.

Per e-mail sturen opent Rekening per e-mail sturen. E-mailadres begint met het bekende adres van de gast of, als de gast er geen heeft en de rekening op rekening van een ander staat, met dat van de betaler. Met het recht om klanten te bewerken kun je elk adres invullen; zonder dat recht kies je een van de bekende adressen, en het venster zegt dat. Is van niemand een adres bekend, dan kan iemand die klanten mag bewerken er een invullen. Voeg zo nodig een Bericht toe en kies Versturen. De gast krijgt een e-mail in de eigen taal van je duikcentrum, met de rekening als pdf-bijlage, het saldo ("Saldo: ฿ 2.500 te betalen", "tegoed" of "voldaan"), je bericht en je contactgegevens, en een antwoord komt binnen op het e-mailadres van je duikcentrum. Ook dit is geen fiscaal bewijs van betaling. De Geschiedenis van de rekening noteert "Rekening per e-mail verstuurd" met het adres en de vingerafdruk en grootte van de pdf, zodat je later kunt aantonen welk bestand verstuurd is; DivePilot bewaart geen kopie van de pdf. Een duikcentrum kan tot 100 rekeningen per dag mailen. Versturen vraagt toegang tot klanten naast toegang tot rekeningen, en de rekening van een gast wiens gegevens zijn gewist, kan niet worden verstuurd.

Kies hoe je rekeningen en documenten eruitzien

Open Instellingen en dan Rekeningen en kortingen. De kaart Pdf-ontwerp bepaalt hoe elke rekening, factuur, creditnota en kwitantie eruitziet die je downloadt of per e-mail verstuurt; Voorbeeld van wisselt het voorbeeld tussen hen. Een uitgegeven document houdt het ontwerp waarmee het is uitgegeven. Elk ontwerp toont dezelfde regels en bedragen, in de taal van de gast; alleen de opmaak verandert.

• Klassiek: je briefhoofd, een tabel met lijnen en de totalen rechts. Zo zien rekeningen eruit tot je een ander ontwerp kiest.
• Modern: een band in jouw kleur bovenaan met je logo en naam, kaarten voor de gast en het totaal, een luchtige tabel met lichte strepen en de totalen in een getint vak met het saldo in jouw kleur.
• Compact: een smalle bon in kleine letters die een verblijf van ongeveer tien dagen op één pagina houdt. Hij laat je logo weg tot je Logo aanzet.

Accentkleur kleurt de lijnen, de koppen en het saldo. Het eerste kleurvak, Huisstijl, is je huisstijlkleur uit Huisstijl en geldt tot je een van de aangeboden kleuren kiest of met de kleurkiezer een eigen kleur; kies Huisstijl om ernaar terug te gaan. Elk kleurvak toont "Aa" in de kleur die tekst op de band van Modern krijgt: wit of donker, wat het best leest op je kleur.

Onder Wat de pdf toont kun je Logo, Btw per tarief, Betalingen en Regels per dag uitzetten. Met Regels per dag uit vormen de regels één tabel, elk met zijn dag, en een gezinsrekening noemt nog steeds elke gast boven zijn eigen regels. Een deel uitzetten verandert nooit een bedrag: het totaal en het saldo blijven op elke rekening.

Opmerking onderaan staat boven de voettekst van elke rekening, bijvoorbeeld je bankgegevens, in maximaal 500 tekens gewone tekst. Ze komt erop zoals je ze typt, in welke taal de gast ook leest.

Voorbeeld staat naast de instellingen en blijft in beeld terwijl je scrolt; op een telefoon komt het eerst, en Voorbeeld verbergen klapt het in. Het toont een voorbeeldrekening met verzonnen regels in je briefhoofd en valuta, volgt elke keuze een moment later, bladert om als het voorbeeld over een pagina loopt, en Volledig voorbeeld openen toont het op volle grootte. Kies Wijzigingen opslaan om het ontwerp vanaf dan voor elke rekening te gebruiken, of Verwerpen. Voor het wijzigen van de kaart heb je de rechten nodig om de rekeninginstellingen te bewerken, en elke wijziging staat in het Activiteitenlogboek. Elk ontwerp houdt op elke pagina van de rekening "Dit is geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur."

Hetzelfde ontwerp geldt voor facturen, creditnota's en kwitanties. Een document houdt het ontwerp waarmee het is opgemaakt.

Wie rekeningen ziet

Alle rekeningen zien toont de rekening van elke gast met de bedragen, ook zonder het recht om de prijslijst te zien. Rekeningen van eigen gasten zien toont de rekeningen van gasten op je eigen tochten en cursussen. Betalingen en kasafsluiting hebben eigen rechten. Facturen, creditnota's en kwitanties hebben eigen rechten, zie Facturen en creditnota's.

Prijsindicatie en rekening: wat verschilt

De prijsindicatie op de boekingspagina is een voorproefje vóór het boeken en brengt niets in rekening. De rekening is het vastgelegde overzicht. Als een gast vraagt waarom ze verschillen:

• De prijsindicatie telt wat de gast koos. De rekening volgt de boeking: niets zolang die gereserveerd is, en na een no-show no-showkosten in plaats van de duik.
• De prijsindicatie gebruikt de prijslijst van vandaag. De rekening zet elke prijs vast op het moment dat de regel wordt geboekt.
• Een cursus wordt in beide berekend op de startdatum van de uitvoering, en op de rekening kunnen medewerkers voor één cursist een andere prijs instellen.
• Staffelkorting: de prijsindicatie telt de duiken van de boeking. De rekening telt elke duik van de gast op de rekening, zie Kortingen. Vaste korting, regelkorting en rekeningkorting bestaan alleen op de rekening.
• Inbegrepen materiaal staat op de prijsindicatie en op de rekening voor hetzelfde bedrag en onder dezelfde naam.
• Verhuurkosten, automatische extra's en no-showkosten verschijnen alleen op de rekening.
• Een item zonder prijs staat op de prijsindicatie als "Voor sommige onderdelen wordt de prijs bij het duikcentrum bepaald." en zegt Geen prijs op de rekening.