Eine Rechnung hält fest, was ein Gast dir für seinen Aufenthalt schuldet: Tauchgänge, Kurse, Verleih, Extras und Gebühren. Das meiste tippst du nicht selbst ein. Jede Position stammt aus einer Buchung, einer Kursanmeldung oder einem Verleih und folgt ihr, wenn sie sich ändert. Wie du das Geld annimmst, steht unter Zahlungen annehmen. Wenn der Gast abreist, macht Abrechnen und abschließen aus der Gastrechnung eine nummerierte Rechnung, siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen.

Was eine Rechnung ist

Es gibt eine Rechnung pro Gast und Aufenthalt. Sie entsteht mit der ersten Position oder Zahlung oder wenn du sie von Hand eröffnest, bleibt offen, solange der Gast bei dir taucht, und wird mit Abrechnen und abschließen abgeschlossen oder von selbst, wenn die eingestellte Zahl von Tagen ohne Tauchgänge vergangen ist. Der nächste Aufenthalt desselben Gastes beginnt eine neue Rechnung.

Öffne Rechnungen in der Seitenleiste. Drei Karten oben fassen die Rechnungen zusammen, die du sehen darfst: Offene Rechnungen, Dir geschuldet (was Rechnungen schulden, offen oder abgeschlossen, und auf wie vielen) und Guthaben der Gäste (das Guthaben auf offenen Rechnungen). Offene Rechnungen öffnet den Tab Offen, Dir geschuldet den Tab Zu zahlen und Guthaben der Gäste den Tab Mit Guthaben. Die Tabs teilen die Liste in Offen, Zu zahlen, Mit Guthaben und Abgeschlossen, die ersten drei mit der Zahl ihrer Rechnungen, und die Suche findet eine Rechnung über ihre Nummer oder den Namen des Gastes. Zu zahlen listet jede Rechnung, auf der noch Geld offen ist, offen oder abgeschlossen.

Am Computer ist die Liste eine Tabelle mit Gast, Rechnung, Letzte Leistung (Abgeschlossen im Tab Abgeschlossen), Positionen, Bezahlt und Saldo; am Handy ist jede Rechnung eine Karte mit denselben Zahlen. Der Saldo lautet "Schuldet 40,00", "Guthaben 10,00", "Bezahlt", "Ausgeglichen" bei einer abgeschlossenen Rechnung oder "Noch keine Positionen". Unter dem Gast sagt "+2 auf dieser Rechnung", dass Rechnungen anderer Gäste an diese gehen, "Rechnung an Anna Berg", dass diese an einen anderen Gast geht, und Hinweise wie "2 ohne Preis" oder "Mit offenem Betrag abgeschlossen: ..." brauchen einen Blick. Guthaben aus einer früheren Rechnung zählt unter Bezahlt, nicht als Position. Klicke auf eine Zeile, um die Rechnung zu öffnen; Mehr laden holt die nächste Seite. Wer nur die Rechnungen eigener Gäste sieht, sieht Karten und Zahlen nur über diese Rechnungen.

Eine Rechnung trägt den Namen des Gastes als Titel, darunter die Rechnungsnummer, ihren Status, den Tag der Eröffnung und wer sonst hier abgerechnet wird. Der Kopf sagt auch, wie weit die Gastrechnung in Rechnung gestellt ist: "Nicht in Rechnung gestellt", "Teilweise in Rechnung gestellt" oder "In Rechnung gestellt: INV-2026-00042". Daneben, auf dem Handy direkt darunter, zeigt die Saldokarte groß, was der Gast Schuldet oder als Guthaben hat, mit Zahlung annehmen, Rechnung ausstellen und Abrechnen und abschließen; eine abgeschlossene Rechnung zeigt stattdessen "Abgeschlossen am 10. Okt." mit Gesamtbetrag und Bezahltem. Unter dem Titel stehen Position hinzufügen und Rechnungsrabatt sowie das Menü Weitere Aktionen mit Abrechnen auf, Alle neu bepreisen, PDF herunterladen, Per E-Mail senden, Zahlungslink senden, der dem Gast seinen Link zu Meine Rechnung schickt (siehe Zahlungslinks und die Seite Meine Rechnung), und Verlauf. Wo keiner der beiden Knöpfe angeboten wird, auf einer abgeschlossenen Rechnung oder für jemanden ohne das Recht auf Positionen und Rabatte, steht PDF herunterladen als Knopf an ihrer Stelle. Hinweise, etwa auf Positionen ohne Preis oder Korrekturen einer abgeschlossenen Rechnung, stehen gesammelt unter dem Kopf.

Die Positionen sind nach Tag gruppiert ("Do. 15. Okt.") und, wenn die Rechnung mehrere Gäste hält, nach Gast. Jede Position zeigt ihren Namen, wie viele zu welchem Preis ("2 x 1.350") und den Betrag; eine zweite Zeile sagt nur, was zählt, etwa "bis zur Rückgabe", den Saisonpreis (wenn du mehr als eine Saison hast) oder einen Rabatt. Der kleine Pfeil neben einer Position, die die Rechnung selbst gebucht hat, öffnet ihre Buchung, Vermietung oder ihren Kurs. Jede Position hat ein Menü Aktionen der Position mit Rabatt, Preis ändern, Entfernen, Verschieben, Neu bepreisen, Stornieren, Wiederherstellen und Verlauf, das nur zeigt, was die Position und deine Berechtigungen erlauben. Rabattpositionen stehen als negative Beträge da. Stornierte Positionen sind ausgeblendet; "5 stornierte Positionen zeigen" am Ende der Liste zeigt sie durchgestrichen. Rabatte, die die Rechnung selbst neu berechnet, etwa ein Mengenrabatt nach einer Preisänderung, stehen dort nicht. Eine Position auf einer Rechnung zeigt ein Schloss und die Rechnungsnummer, und eine Verringerung, die auf eine Rechnungskorrektur wartet, trägt den Vermerk "Korrektur ausstehend".

Neben den Positionen, auf dem Handy danach, rechnet die Übersicht die Rechnung von oben nach unten vor: bei Rabatten Positionen vor Rabatten und jeder Rabatt in einer eigenen Zeile (Mengenrabatt, Dauerrabatt, Rechnungsrabatt), die Summe mit der enthaltenen Steuer, etwa "Enthält 1.582,15 Steuer" (oder dem Betrag netto plus Steuer, wenn deine Preise zuzüglich Steuer gelten), ein übertragenes Guthaben, Bezahlt mit der Zahl der Zahlungen und am Ende Noch zu zahlen, Guthaben oder Nichts mehr zu zahlen (Ausgeglichen bei einer abgeschlossenen Rechnung), derselbe Betrag wie der Saldo oben. Steuer je Satz klappt eine Tabelle mit Netto, Steuer und Brutto je Satz auf, mit einer Summe bei mehreren Sätzen und der Währung. Zahlungen zeigt jede Zahlung mit Zahlungsart, Tag und Betrag, dem Wechselgeld bei Bargeld und einem Menü Aktionen der Zahlung mit Zahlung stornieren (Rückbuchen (Chargeback) bei einer abgeschlossenen Rechnung) und Verlauf; eine Online-Zahlung trägt das Kennzeichen Online und in ihrem Menü In Stripe öffnen, zeigt "Erstattung ausstehend", solange eine Erstattung auf die Karte auf Stripe wartet, und "Angefochten" während einer Anfechtung und bietet Auf die Karte erstatten statt Zahlung stornieren an, siehe Online-Erstattungen und Zahlungsanfechtungen; Erstatten steht oben in der Karte. Eine von Hand eröffnete, noch leere Rechnung bietet in der Mitte Position hinzufügen und Zahlung annehmen an. Unter der Übersicht nennt Rechnung an die Firma oder Person, an die die Rechnungen gehen, und die Karte Dokumente führt die Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen der Gastrechnung auf, siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen. Jede Rechnung öffnet sich auch auf der Seite des Kunden, siehe Einen Kunden finden und sein Profil lesen.

Eine Rechnung von Hand eröffnen

Die meisten Rechnungen entstehen von selbst, du kannst aber auch zuerst eine eröffnen, zum Beispiel um eine Position hinzuzufügen, bevor der Gast etwas gebucht hat. Drücke unter Rechnungen auf Neue Rechnung, suche den Gast und drücke auf Rechnung öffnen. Auf der Kundenseite eines Gastes zeigt der Tab Rechnungen, solange der Gast keine offene Rechnung hat, "Keine offene Rechnung" mit demselben Knopf Neue Rechnung und Zahlung annehmen.

Ein Gast hat immer nur eine offene Rechnung. Hat der Gast schon eine, eröffnet DivePilot keine zweite, sondern führt dich zur offenen Rechnung und meldet "Dieser Gast hat bereits eine offene Rechnung". Sonst wird die neue Rechnung eröffnet und "Rechnung eröffnet" gemeldet. Eine offene Rechnung ohne Positionen schließt sich von selbst nach den Tagen, die auf der Karte Rechnungen schließen eingestellt sind („Eine beglichene Rechnung schließen, sobald ... volle Tage seit ihrer letzten Leistung vergangen sind“), gezählt ab dem Tag der Eröffnung, siehe Zahlungen annehmen. Du brauchst die Berechtigung Positionen hinzufügen und eine Berechtigung, Rechnungen zu sehen; unter Rechnungen brauchst du außerdem die Berechtigung, Kunden zu sehen.

Was wann auf die Rechnung kommt

  • Fun Dives: sobald die Buchung bestätigt ist oder der Gast auf einer Ausfahrt eingeteilt wird, auch während sie eingecheckt oder abgeschlossen ist. Eine reservierte oder stornierte Buchung bringt nichts auf die Rechnung. Eine Ausfahrt mit Pauschalpreis erscheint als eine Position, "Bootsausfahrt, 2 Tauchgänge".
  • Kurse: sobald der Teilnehmer angemeldet ist, zum Kurspreis am Starttermin des Kurses oder zu dem Preis, der für diesen Teilnehmer festgelegt wurde. Siehe Teilnehmer anmelden.
  • Verleih: sobald der Verleih angelegt ist. Die Position wird aktualisiert, wenn die Ausrüstung zurückkommt oder der Verleih bearbeitet wird, und lautet "bis zur Rückgabe", solange sie noch draußen ist. Ein Verleih einer Kategorie ohne gewählte Artikel wird nach Größe und Menge berechnet; ein Verleih mit gewählten Artikeln pro Artikel in der Größe dieses Artikels. Siehe Ausrüstung verleihen.
  • Inklusive Ausrüstung: Eine Kategorie mit der Einstellung Bei jedem Fun Dive inklusive, zum Beispiel der Tank, legt auf jede Fun-Dive-Buchung eine Position, so benannt wie in der Schätzung, etwa "Flasche 15L, inklusive". Sie wird zum Satz Pro Ausfahrt dieser Größe berechnet: einmal pro Ausfahrt, wenn die Kategorie Pro Ausfahrt berechnet wird, und einmal für jeden Tauchgang der Ausfahrt bei Pro Tauchgang; die Position nennt, welches gilt. Ein Gast mit Bringt eigene mit und eine Größe ohne Preis bekommen keine Position. Die Position ändert sich von selbst, wenn sich Größe, Wahl oder die Tauchgänge der Ausfahrt ändern und wenn du die Kategorie ein- oder ausschaltest. Ein Wechsel zwischen Pro Ausfahrt und Pro Tauchgang erreicht die Position einer Buchung, wenn sich diese Buchung das nächste Mal ändert. Eine Position, die schon auf der Rechnung steht, behält ihren Preis, auch wenn ihre Größe später keinen Preis mehr hat. Eine Buchung, deren Datum vorbei ist, behält ihre Inklusiv-Positionen bei einer gewöhnlichen Bearbeitung. Siehe Ausrüstungskategorien und Wartungsregeln.
  • Nitrox: pro Tauchgang, solange deine Tauchbasis Nitrox anbietet. Eine Buchung, die schon Nitrox hat, behält ihre Position, wenn du Nitrox ausschaltest.
  • Extras und Gebühren der Preisliste: pro Tauchgang, pro Ausfahrt oder einmal pro Aufenthalt, wie es beim jeweiligen Artikel eingestellt ist.
  • Eine Buchung, die aus einer Tauchgangsanfrage geplant wird, übernimmt Nitrox und Ausrüstung der Anfrage. Siehe Angefragte Tauchgänge planen.
  • No-Show-Gebühren, siehe No-Shows und ihre Gebühr, und Rabatte, siehe Rabatte.

Eine Fun-Dive-Buchung, die noch auf keiner Ausfahrt ist, wird als ein Tauchgang berechnet und mit "1 Tauchgang, bis eingeteilt" markiert. Sobald der Gast eingeteilt ist, folgt die Position den Tauchgängen der Ausfahrt.

Hinweis: Eine Position, die du mit Position hinzufügen von Hand hinzufügst, gehört dir: Wähle einen Artikel Aus der Preisliste oder Etwas anderes mit Beschreibung, Betrag und Steuersatz. Eine manuelle Position ist nie negativ; für einen Nachlass nimmst du einen Rabatt.

Preise bleiben auf der Position stehen

Eine Position behält den Preis, zu dem sie gebucht wurde. Eine Änderung der Preisliste oder einer Saison ändert nie Positionen, die schon auf einer Rechnung stehen. Auch solange Datum, Termin und Preisgrundlagen gleich bleiben, behält die Position ihren Preis; ändert sich eines davon, ersetzt eine neue Position sie zum Preis des Moments.

  • Neu bepreisen bei einer Position bringt sie auf den heutigen Preis ("Position auf den heutigen Preis gebracht"). Alle neu bepreisen bepreist die Positionen, die noch keinen Preis haben; ein von Hand geänderter Preis bleibt, wie er ist (mit Neu bepreisen auf dieser Position geht es zurück zum Listenpreis).
  • Eine Position, deren Artikel keinen Preis hat, zeigt Kein Preis, wird mit 0 hinzugefügt und auf der Rechnung und in der Liste markiert. Trage den Preis in der Preisliste ein und drücke dann Alle neu bepreisen.
  • Ein später geänderter Preis einer Größe lässt gebuchte Positionen, wie jede Preisänderung, unverändert. Neu bepreisen bringt eine Inklusiv-Position auf den neuen Preis ihrer Größe, während eine Verleihposition den Satz behält, zu dem ihr Verleih geschrieben wurde.
  • Positionen für Gebühren, Rabatte, Guthaben, Korrekturen und freien Text lassen sich nicht neu bepreisen.

Den Preis einer Position ändern

Preis ändern im Menü einer Position legt ihren Preis von Hand fest: für einen Stammgast, eine am Empfang vereinbarte Absprache oder eine Position, für die die Preisliste keinen Preis hat. Das Fenster zeigt zum Vergleich den Listenpreis, die Menge und, während du den Neuer Preis pro Stück eingibst, den Neuer Betrag der Position, dazu ein Grund, bei einer noch nicht abgerechneten Position freiwillig und bei einer Position auf einer Rechnung Pflicht. Die Position zeigt danach den neuen Preis und darunter "Preis geändert, vorher 1.500"; das PDF für den Gast zeigt nur den Preis.

  • Die Rechnung behält den geänderten Preis, solange die Position dasselbe berechnet: dasselbe Datum und dieselbe Abfahrt, dieselbe Zahl Tauchgänge bei einer Position pro Tauchgang, dieselben Tage bei einem Verleih. Bestätigen, Einchecken oder eine geänderte Notiz der Buchung lassen ihn stehen. Ändert sich eines davon, gilt für die Position wie für jede andere wieder der Listenpreis, und die Änderung ist weg. Ein Preis pro Ausfahrt behält die Änderung, wenn die Ausfahrt mehr oder weniger Stopps bekommt, denn er ist ein Preis für die ganze Ausfahrt.
  • Ein Preis, der auf einer Position ohne Preis in der Preisliste gesetzt wurde, wird durch den Listenpreis ersetzt, sobald die Liste einen hat und die Buchung, der Verleih oder der Kurs der Position aktualisiert wird, oder wenn du Alle neu bepreisen drückst.
  • Neu bepreisen fragt bei einer geänderten Position erst nach, in Zurück zum Listenpreis, und berechnet die Position dann wieder zum Listenpreis. Das kann nur, wer Preise auf einer Rechnung ändern darf, so wird ein geänderter Preis nur von denen zurückgenommen, die ihn setzen dürfen.
  • Der Mengenrabatt rechnet mit dem geänderten Preis: Ein Tauchgang, der auf 1.300 geändert wurde, bekommt bei einer Staffel von 1.400 nichts mehr abgezogen.
  • Ein niedrigerer Preis ist kein Rabatt. Er zählt nicht zur Rabattobergrenze, und der Rabattbericht führt ihn unter Preisänderungen, siehe Rabatte.
  • Das geht bei Tauchgängen, Nitrox, Extras, Gebühren, inklusiver Ausrüstung, Verleihpositionen, Artikeln einmal pro Aufenthalt und von Hand hinzugefügten Positionen. Eine Kursgebühr änderst du stattdessen bei der Anmeldung des Schülers; Rabatte, übertragenes Guthaben und Korrekturen haben keinen eigenen Preis.
  • Dafür braucht es die Berechtigung Preise auf einer Rechnung ändern, die Admin und Manager haben, Staff nicht. Der Verlauf der Position zeigt den alten und den neuen Preis und den Grund.

Stornieren, verschieben und hinzufügen

  • Stornieren nimmt eine Position von der Rechnung, nachdem du einen Grund angegeben hast. Eine automatische Position, die du stornierst, kommt nicht wieder, außer ihr Datum, ihr Termin oder ihre Preisgrundlagen ändern sich. "2 stornierte Positionen zeigen" am Ende der Positionen zeigt sie durchgestrichen, mit Namen und Grund. Bei einer Position auf einer Rechnung verlangen Stornieren, Rabatt und Preis ändern zusätzlich einen Grund und stellen eine Rechnungskorrektur aus, siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen.
  • Wiederherstellen im Menü einer stornierten Position holt die Position als neue, nicht in Rechnung gestellte Position zurück, mit ihrem Preis und ihrem Rabatt, und mit allem, was sich inzwischen an ihrer Buchung geändert hat; zeig dazu zuerst die stornierten Positionen. Angeboten wird es nur für eine Position, die jemand von Hand storniert hat. Eine Position, die die Rechnung selbst ersetzt hat (verschoben, neu bepreist, ein geänderter Preis oder Rabatt, eine geänderte Buchung), lebt als ihre neue Position weiter, und eine Position, die ihre Buchung nicht mehr berechnet, etwa bei einer stornierten Buchung, kommt nicht zurück. Eine wiederhergestellte automatische Position bleibt von da an auf der Rechnung.
  • Verschieben legt eine Position auf eine andere offene Rechnung: nach Rechnungsnummer oder Gast suchen, dann bestätigen. Positionen, die die Rechnung selbst berechnet, Rabatte, übertragenes Guthaben und Korrekturen lassen sich nicht verschieben. Eine Position auf einer Rechnung bietet nur Stornieren, Rabatt und Preis ändern an, und nur mit der Berechtigung Abgerechnete Positionen ändern; Verschieben, Neu bepreisen und Entfernen werden bei ihr nicht angeboten, und sie bleibt auf der Gastrechnung, auf der sie in Rechnung gestellt wurde.
  • Mitarbeitende können die automatischen Rabattpositionen (Mengen-, Dauer- und Rechnungsrabatt), übertragenes Guthaben und Korrekturen nicht stornieren. Einen Rabatt nimmst du mit Entfernen im Menü der Position zurück; ein falsch übertragenes Guthaben korrigierst du mit einer manuellen Position.

Wer was darf, steht unter Berechtigungen erklärt: Positionen hinzufügen, Positionen stornieren und korrigieren (auch Wiederherstellen), Preise auf einer Rechnung ändern, Rabatte geben.

Abgeschlossene Rechnungen und Korrekturen

Abrechnen und abschließen stellt die Rechnung für die Positionen aus, die noch nicht in Rechnung gestellt sind, und friert jede Position ein. Ändert sich danach eine Buchung, ein Verleih oder ein Kurs, ändert sich die Rechnung nicht: Eine Position "Korrektur von Rechnung 12: Tauchgänge" kommt auf die nächste Rechnung des Gastes, und diese Rechnung nennt, welche abgeschlossene Rechnung sie korrigiert. Eine Rechnung mit Korrekturen erscheint unter Zu zahlen, solange auf ihr Geld offen ist. Eine abgeschlossene Rechnung mit offenem Betrag behält Zahlung annehmen auf ihrer Saldokarte: Die Zahlung ist höchstens der offene Betrag, und die Rechnung lautet dann Ausgeglichen.

Abrechnen auf

Abrechnen auf schickt die Positionen eines Gastes auf die Rechnung eines anderen Gastes, für eine Familie, einen Club oder eine Firma. Öffne die Rechnung des Gastes, drücke Abrechnen auf und wähle den Gast, der zahlt; "Nicht mehr auf Anna Berg abrechnen" macht es rückgängig. Die Rechnung des Zahlers zeigt dann "Ebenfalls auf dieser Rechnung: Namen", jede Position unter ihrer Person; die eigene Rechnung des Gastes sagt "Abgerechnet auf die Rechnung 12 von Anna Berg".

  • Es ist ein einziger Schritt: Die Rechnung des Zahlers kann nicht selbst auf einen dritten Gast abgerechnet werden. Umgekehrt kann auch ein Gast, auf dessen Rechnung andere abgerechnet werden, nicht selbst auf jemand anderen abgerechnet werden.
  • Beim Speichern gehen die offenen Positionen der Rechnung des Gastes auf die Rechnung des Zahlers, jede unter ihrer Person, und spätere Posten des Gastes gehen ebenfalls dorthin. Was der Gast schon bezahlt hat, geht als Guthaben mit, damit niemand doppelt zahlt. Korrekturen bleiben; Mengenrabatt und Dauerrabatt werden auf beiden Rechnungen neu berechnet, und ein Rechnungsrabatt, dem nichts mehr zu rabattieren bleibt, wird entfernt. Eine Meldung sagt, was passiert ist, etwa "2 Positionen auf die Rechnung von Anna Berg verschoben" und "500.00 bereits bezahlt ging als Guthaben auf die Rechnung von Anna Berg". Die Rechnung des Gastes zeigt dieses Guthaben dann als "Guthaben auf die Rechnung 12 von Anna Berg übertragen".
  • Nur Positionen, die nicht in Rechnung gestellt sind, wechseln. Positionen auf einer Rechnung bleiben auf der Gastrechnung, auf der sie in Rechnung gestellt wurden.
  • Das Mitnehmen der Positionen braucht die Berechtigung Positionen stornieren und korrigieren, wie Verschieben. Ohne sie bleiben die Positionen auf der Rechnung des Gastes, das Fenster sagt es, und nur spätere Posten gehen zum Zahler.
  • Beim Beenden geht nichts zurück: Positionen bleiben, wo sie sind, und nur spätere Posten landen wieder auf der eigenen Rechnung des Gastes. Mit Verschieben bei einer Position änderst du das.
  • Eine Buchung, Anmeldung oder ein Verleih, der auf einer anderen Rechnung landet, zeigt "Abgerechnet auf Rechnung 12 (Anna Berg)" mit einem Link.
  • Wer nur die Rechnungen eigener Gäste sieht, kann nur auf Zahler abrechnen, deren Rechnung er schon sehen kann.
  • Die Rechnung eines Zahlers wird erst abgeschlossen, wenn die auf sie abgerechneten Rechnungen beglichen sind.

Bei gemeinsam gebuchten Buchungen kann die Person, die gebucht hat, mit einem Schalter für alle zahlen, siehe Gemeinsam gebuchte Buchungen.

Ein PDF herunterladen oder per E-Mail senden

PDF herunterladen, im Menü Weitere Aktionen oder als Knopf einer abgeschlossenen Rechnung, speichert die Rechnung als PDF, benannt nach ihrer Nummer, etwa B-2026-00098.pdf; von dort druckst du sie aus, wenn der Gast eine Papierkopie möchte. Es ist in der Sprache des Gastes und enthält deinen Briefkopf mit Namen, Adresse, Steuernummer, Telefon, E-Mail, Website und Logo, die Positionen nach Tag und Gast, die Übersicht bis zum offenen Betrag, dem Guthaben oder "Vollständig bezahlt", die Steuer pro Satz, die Zahlungen und deine Fußzeile für Belege. Das PDF der Gastrechnung ist eine Kopie der laufenden Rechnung, kein endgültiges Dokument: Auf jeder Seite steht "Dies ist kein steuerlicher Beleg und keine Rechnung im steuerrechtlichen Sinne.". Die nummerierten Dokumente sind die Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen, siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen und Was deine Belege in deinem Land sind. Deine Tauchbasis wählt das Design und welche dieser Teile es zeigt, siehe „Wähle, wie dein Rechnungs-PDF aussieht“ weiter unten.

Per E-Mail senden öffnet Rechnung per E-Mail senden. E-Mail-Adresse beginnt mit der hinterlegten Adresse des Gastes oder, wenn der Gast keine hat und die Rechnung auf jemand anderen abgerechnet wird, mit der des Zahlers. Mit dem Recht, Kunden zu bearbeiten, kannst du jede Adresse eingeben; ohne dieses Recht wählst du eine der hinterlegten Adressen, und das Fenster sagt es dir. Ist für niemanden eine Adresse hinterlegt, kann jemand mit dem Recht, Kunden zu bearbeiten, eine eingeben. Füge bei Bedarf eine Nachricht hinzu und wähle Senden. Der Gast bekommt eine E-Mail in seiner Sprache von deiner Tauchbasis, mit der Rechnung als PDF im Anhang, dem Saldo ("Saldo: 2.500 ฿ offen", "Guthaben" oder "ausgeglichen"), deiner Nachricht und deinen Kontaktdaten, und eine Antwort geht an die E-Mail-Adresse deiner Tauchbasis. Auch sie ist kein steuerlicher Beleg. Der Verlauf der Rechnung vermerkt "Rechnung per E-Mail gesendet" mit der Adresse sowie Fingerabdruck und Größe des PDFs, damit du später belegen kannst, welche Datei ging; DivePilot behält keine Kopie des PDFs. Eine Tauchbasis kann bis zu 100 Rechnungen am Tag per E-Mail senden. Zum Senden brauchst du Zugriff auf Kunden und auf Rechnungen, und die Rechnung eines Gastes, dessen Daten gelöscht wurden, lässt sich nicht senden.

Wähle, wie deine Gastrechnungen und Dokumente aussehen

Öffne Einstellungen, dann Rechnungen und Rabatte. Die Karte PDF-Design legt fest, wie jede Gastrechnung, Rechnung, Rechnungskorrektur und Quittung aussieht, die du herunterlädst oder per E-Mail sendest; Vorschau von wechselt das Beispiel zwischen ihnen. Ein ausgestelltes Dokument behält das Design, mit dem es ausgestellt wurde. Jedes Design zeigt dieselben Positionen und Beträge in der Sprache des Gastes; nur das Layout ändert sich.

  • Klassisch: dein Briefkopf, eine Tabelle mit Linien und die Summen rechts. So sehen Rechnungen aus, bis du ein anderes Design wählst.
  • Modern: ein Band in deiner Farbe oben mit Logo und Namen, Karten für Gast und Summe, eine luftige Tabelle mit hellen Streifen und die Summen in einem getönten Kasten mit dem Saldo in deiner Farbe.
  • Kompakt: ein schmaler Beleg in kleiner Schrift, der einen Aufenthalt von etwa zehn Tagen auf einer Seite hält. Er lässt dein Logo weg, bis du Logo einschaltest.

Akzentfarbe färbt Linien, Überschriften und den Saldo. Das erste Farbfeld, Marke, ist deine Markenfarbe aus dem Branding und gilt, bis du eine der angebotenen Farben oder mit der Farbauswahl eine eigene wählst; Marke kehrt zu ihr zurück. Jedes Farbfeld zeigt „Aa“ in der Farbe, die Text auf dem Band von Modern bekommt: weiß oder dunkel, je nachdem, was auf deiner Farbe gut lesbar ist.

Unter Was das PDF zeigt kannst du Logo, Steuer je Satz, Zahlungen und Positionen nach Tag ausschalten. Ist Positionen nach Tag aus, bilden die Positionen eine Tabelle, jede mit ihrem Tag, und eine Familienrechnung nennt weiterhin jeden Gast über seinen Positionen. Ein ausgeschalteter Teil ändert nie einen Betrag: die Summe der Leistungen und der Saldo stehen auf jeder Rechnung.

Hinweis unten steht über der Fußzeile jeder Rechnung, zum Beispiel deine Bankverbindung, mit bis zu 500 Zeichen reinem Text. Er erscheint so, wie du ihn schreibst, in jeder Sprache des Gastes.

Vorschau steht neben den Einstellungen und bleibt beim Scrollen im Blick; auf dem Telefon kommt sie zuerst, und Vorschau ausblenden klappt sie ein. Sie zeigt eine Beispielrechnung mit erfundenen Positionen in deinem Briefkopf und deiner Währung, folgt jeder Auswahl einen Moment später, blättert um, wenn das Beispiel über eine Seite geht, und Ganze Vorschau öffnen zeigt sie in voller Größe. Wähle Änderungen speichern, damit das Design ab dann für jede Rechnung gilt, oder Verwerfen. Die Karte zu ändern braucht die Berechtigung, die Rechnungseinstellungen zu bearbeiten, und jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll. Jedes Design behält auf jeder Seite der Gastrechnung „Dies ist kein steuerlicher Beleg und keine Rechnung im steuerrechtlichen Sinne.“

Dasselbe Design gilt für Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen. Ein Dokument behält das Design, mit dem es ausgestellt wurde.

Wer Rechnungen sieht

Alle Rechnungen sehen zeigt die Rechnung jedes Gastes mit ihren Beträgen, auch ohne die Berechtigung, die Preisliste zu sehen. Rechnungen eigener Gäste sehen zeigt die Rechnungen von Gästen auf deinen eigenen Ausfahrten und Kursen. Zahlungen und Kassenabschluss haben eigene Berechtigungen. Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen haben eigene Berechtigungen, siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen.

Schätzung und Rechnung: Was anders ist

Die Schätzung auf der Buchungsseite ist eine Vorschau vor der Buchung, und sie berechnet nichts. Die Rechnung ist der Nachweis. Wenn ein Gast fragt, warum beide abweichen:

  • Die Schätzung zählt, was der Gast gewählt hat. Die Rechnung folgt der Buchung: nichts, solange sie reserviert ist, und nach einem No-Show eine No-Show-Gebühr statt des Tauchgangs.
  • Die Schätzung nutzt die heutige Preisliste. Die Rechnung hält jeden Preis fest, wenn die Position gebucht wird.
  • Ein Kurs wird auf beiden zum Starttermin des Kurses berechnet, und auf der Rechnung können Mitarbeitende für einen Teilnehmer einen anderen Preis setzen.
  • Mengenrabatte: Die Schätzung zählt die Tauchgänge der Buchung. Die Rechnung zählt jeden Tauchgang des Gastes auf der Rechnung, siehe Rabatte. Dauer-, Positions- und Rechnungsrabatte gibt es nur auf der Rechnung.
  • Inklusive Ausrüstung steht auf der Schätzung und auf der Rechnung zum selben Betrag und mit demselben Namen.
  • Verleihkosten, automatische Extras und No-Show-Gebühren erscheinen nur auf der Rechnung.
  • Ein Artikel ohne Preis steht in der Schätzung als "Der Preis einiger Positionen wird in der Tauchbasis festgelegt." und heißt auf der Rechnung Kein Preis.

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