Een betaallink opent de pagina Mijn rekening van de gast: zijn rekening zoals die nu staat, wat een eerdere rekening nog openstaat, zijn documenten en een knop om online te betalen. Elke gast heeft één link, en die toont altijd de rekening waarop zijn kosten komen, dus dezelfde link werkt voor het hele verblijf en voor het volgende. Online betalen vraagt een gekoppeld Stripe-account, zie Stripe koppelen voor online betalingen.

Druk op de rekening op Betaallink versturen. Het venster biedt:

  • Per e-mail naar de gast: naar het adres van de gast dat je hebt vastgelegd, in de taal van de gast, met het onderwerp "Je rekening bij …", waarbij de puntjes staan voor de naam van je duikcentrum. De daglimiet voor rekening-e-mails geldt, 100 per dag.
  • Link kopiëren, om hem op een andere manier te sturen.
  • Een QR-code om op je scherm te tonen zodat de gast aan de balie hem scant, en QR-code opslaan.

Elke verzending schuift het einde van de link 180 dagen op, en elke keer dat de gast hem opent ook. Intrekken stopt hem meteen; Nieuwe link maken maakt er een met een nieuw adres. Versturen vraagt het recht Betaallinks versturen en het recht om die rekening te zien, Alle rekeningen zien of, voor je eigen gasten, Rekeningen van eigen gasten zien. Een link intrekken of een nieuwe maken sluit ook de betaalformulieren die hij open heeft.

Een rekening waarvan de kosten met Op rekening van op een andere gast worden gezet, biedt in plaats daarvan de link van de gast die betaalt: daar staan de kosten. Zie Rekeningen.

Zolang Betaallink toevoegen aan boekingsbevestigingen per e-mail aan staat, bevat de bevestigingsmail van de boeking ook de link van de gast: om online te betalen zolang online betalen beschikbaar is, anders alleen om de rekening te bekijken. De e-mails over een aanbetaling bevatten hem altijd, zie Aanbetalingen voor online boekingen.

De gegevens van een gast wissen stopt zijn links, en de link van een gearchiveerde gast opent pas weer als de gast is hersteld. Worden twee klanten samengevoegd, dan werken de links van beiden niet meer, en de gast heeft geen link tot je opnieuw op Betaallink versturen drukt. De gegevens van een gast wissen sluit ook de betaalformulieren die zijn links open hebben.

Wat de gast ziet

De pagina opent in de taal van de gast, of in de standaardtaal van je duikcentrum, en is eerst voor de telefoon gemaakt. Ze toont:

  • de regels van de rekening, de betalingen (online betalingen gemarkeerd als "Online betaling"), terugbetalingen die nog op Stripe wachten als "Terugbetaling in behandeling", en het saldo;
  • elke betaalregel genoemd naar wat ze is: een terugbetaling op de kaart, een terugboeking na een verloren betwisting, of een niet gelukte terugbetaling die is teruggezet;
  • onder "Geboekt, nog niet bevestigd" de gereserveerde boekingen van de gast met wat er is geboekt en een openstaande aanbetaling met de uiterste datum;
  • een eerdere rekening die werd gesloten terwijl er nog iets openstond, met wat er nog openstaat, apart te betalen, min wat het tegoed op de huidige rekening van de gast ervan dekt, dat de pagina noemt;
  • de facturen, creditnota's en kwitanties van de rekeningen van de gast van de laatste 12 maanden, om te downloaden;
  • je annuleringsvoorwaarden, zie Annuleringsvoorwaarden, en je contactgegevens.

Ze toont nooit namen van medewerkers, interne notities of de redenen die je team heeft ingevuld.

Een gast wiens kosten op iemand anders worden gezet, ziet "Je kosten staan op de rekening van …", met de voornaam van wie betaalt, in plaats van een rekening om te betalen; zijn eigen boekingen die nog niet bevestigd zijn en zijn documenten blijven zichtbaar. Niemand ziet via zijn eigen link de rekening van een andere gast.

Betalen

  • De knop met het openstaande bedrag, bijvoorbeeld "Betaal 120,00", betaalt wat de rekening openstaat. Betaal een ander bedrag neemt elk bedrag tussen het minimum en wat openstaat. Het minimum is jouw Kleinste bedrag dat een gast kan betalen, of het minimum van Stripe voor je valuta als dat hoger is, zoals THB 10, USD 0,50, EUR 0,50 of JPY 50.
  • Het formulier schrijft precies het bedrag op de knop af. Is de rekening intussen veranderd, dan toont de pagina het nieuwe bedrag en betaalt de gast opnieuw.
  • Het betaalformulier van Stripe opent in de taal van de gast.
  • Een betaling met kaart of wallet is binnen seconden bevestigd en verschijnt op de pagina. Een betaling die langer duurt toont "We mailen je zodra de betaling is bevestigd."
  • Zonder actieve Stripe-koppeling, of als wat openstaat onder het minimum ligt, biedt de pagina geen online betaling aan en zegt ze "Betaal alsjeblieft bij het duikcentrum."
  • Een link kan per uur hooguit 20 betaalformulieren openen; daarboven zegt de pagina "Te veel betaalpogingen met deze link. Probeer het over een uur opnieuw."
  • Een betaling die je aan de balie voor de rekening aanneemt, sluit de betaalformulieren die erop openstaan. De gast begint opnieuw en ziet het nieuwe bedrag. Dat geldt ook voor een wijziging van wat de rekening rekent, zoals vervallen, gekorte of verplaatste kosten, Factureren aan of een gewijzigde boeking. De gast ziet dan "Dit betaalformulier is gesloten …" met Opnieuw laden in plaats van het formulier.

Wat er op de rekening komt

  • De betaling verschijnt vanzelf op de rekening waarop de kosten van de gast komen, met de methode Online betaling en Online in plaats van de naam van een medewerker. Ze telt voor de zakelijke dag van vandaag of, zodra vandaag is gesloten in de kasafsluiting, voor de volgende. De rekening toont ook de kosten van DivePilot op die betaling als DivePilot-vergoeding, zie Stripe koppelen voor online betalingen. In Brazilië, Mexico, Maleisië en Thailand worden de kosten eenmaal per maand gefactureerd, en de regel luidt DivePilot-kosten ... met Maandelijks gefactureerd eronder. Na een terugbetaling op de kaart of een verloren betwisting toont de regel de kosten die overblijven en hoeveel is teruggegeven.
  • Met Automatische kwitanties aan krijgt een betaling vóór de eerste factuur van de rekening haar kwitantie zoals aan de balie, en een late betaling die verdeeld wordt over haar afgesloten rekening en tegoed krijgt een kwitantie per deel, zie Kwitanties.
  • DivePilot mailt wie betaalde een bericht "Betaling ontvangen", als er een adres van die persoon is vastgelegd, met het onderwerp "…: betaling van … ontvangen" (eerst de naam van je duikcentrum, dan het bedrag). Is er een kwitantie gemaakt, dan komt die in een eigen e-mail en zegt de e-mail "Betaling ontvangen" dat. De eigen kwitantiemail van Stripe is een instelling van je Stripe Dashboard; zet een van de twee uit als gasten beide krijgen.
  • Een betaling voor een gesloten rekening voldoet eerst wat die rekening nog openstaat. Alleen de rest, en een betaling waarvan de boeking werd geannuleerd voordat het geld binnenkwam, komt als tegoed op de huidige rekening van de gast, en je team krijgt de melding Online betaling kwam te laat binnen. Een betaling die hoger is dan wat een open rekening op dat moment nog openstaat, wordt erop geboekt, de rest is tegoed, en je team krijgt Online betaling hoger dan wat de rekening nog openstond. Een te late betaling haalt een geannuleerde boeking nooit terug.
  • Zolang een bankbetaling, zoals een SEPA-incasso, onderweg is (de bank kan een paar werkdagen nodig hebben om hem te bevestigen), toont de pagina hem als onderweg en vraagt dat bedrag niet opnieuw. Hij telt op de rekening zodra de bank hem bevestigt.
  • Een aanbetaling via bankincasso wordt net zo getoond: de boekingspagina en deze pagina zeggen dat hij onderweg is en bieden hem niet opnieuw aan, er gaat geen herinnering voor de aanbetaling uit, en de boeking wordt niet geannuleerd bij de uiterste datum terwijl de bank bevestigt. Een aanbetaling waarvan je team heeft afgezien, staat als kwijtgescholden.
  • Wat een terugbetaling in je Stripe Dashboard voor een gesloten rekening op de huidige rekening van de gast liet openstaan, wordt niet gevraagd: de pagina zegt dat het in de wacht staat terwijl jullie een terugbetaling controleren, tot je het van de post van de gesloten rekening haalt of op de rekening op Vraag de gast om te betalen drukt, zie Online terugbetalingen en geschillen.
  • Een bankbetaling, zoals een SEPA-incasso, die mislukt nadat de gast de pagina heeft verlaten, boekt niets. DivePilot mailt de gast dat ze niet gelukt is en hoe opnieuw te betalen, en je team krijgt de melding Bankbetaling niet gelukt. Kon die e-mail niet verstuurd worden, bijvoorbeeld zonder bekend adres, dan zegt de melding dat: stuur de gast dan de betaallink vanaf de rekening.

De instellingen van Mijn rekening

Op het tabblad Online betalingen bevat het tabblad Mijn rekening deze instellingen; voordat je koppelt, zolang het account wordt ingesteld en na het loskoppelen staan ze in de kaart Pagina Mijn rekening:

  • Kleinste bedrag dat een gast kan betalen: het kleinste bedrag dat een gast met Betaal een ander bedrag mag betalen. Blijft het leeg, dan geldt het minimum van Stripe.
  • Betaallink toevoegen aan boekingsbevestigingen per e-mail.

Wijzigen vraagt het recht Rekeninginstellingen, naast Online betalingen bekijken voor het tabblad, en elke wijziging staat in het Activiteitenlogboek.

Een ingetrokken link, of een link die 180 dagen niet is verstuurd of geopend, toont "Deze link is niet meer geldig". Stuur de gast een nieuwe. Zolang je DivePilot-abonnement is afgelopen, is de pagina niet beschikbaar, zoals elke gastenpagina, zie Een gastenlink zegt dat hij ongeldig of verlopen is.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support