Kwitanties

Een kwitantie bevestigt één betaling: het bedrag, de betaalmethode, de datum, wie betaalde, het nummer van de rekening en de gegevens van je duikcentrum. Er staat geen btw-specificatie op; de btw staat op de factuur, zie Facturen en creditnota's. Kwitanties hebben een eigen nummerreeks, RCP-2026-00001 en verder, die elk kalenderjaar opnieuw begint.

Een kwitantie maken

Kies onder Betalingen in het overzicht van de rekening Kwitantie maken onder de betaling. DivePilot maakt de kwitantie meteen op en de betaling toont vanaf dan haar kwitantienummer. De kwitantie staat in de kaart Documenten van de rekening met Pdf downloaden en Per e-mail versturen.

• Een betaling heeft hooguit één kwitantie; een tweede wordt geweigerd.
• Alleen een geregistreerde betaling die nog geldt krijgt er een: geen terugbetaling, geen geannuleerde betaling en geen betaling die na een chargeback is teruggeboekt.
• Je hebt het recht Kwitanties opmaken nodig.
• Vraagt je land bedrijfsgegevens op een document en ontbreken er enkele in Bedrijf en btw, dan wordt Kwitantie maken geweigerd met een melding die het veld noemt, zie Wat je documenten in jouw land zijn.

Automatische kwitanties

Staat Automatische kwitanties aan, op het tabblad Facturen en kwitanties van de instellingen, dan krijgt elke betaling die binnenkomt zolang de rekening nog geen factuur heeft vanzelf haar kwitantie, meestal een aanbetaling of een betaling vooraf. Er wordt geen persoon als opmaker genoemd en de kwitantie wordt naar de gast gemaild als er een adres bekend is. Betalingen na de eerste factuur van de rekening krijgen geen automatische kwitantie; Kwitantie maken maakt er nog steeds met de hand een. Eén uitzondering: een online betaling die binnenkomt nadat haar rekening is afgesloten, betaalt eerst wat die rekening nog openstaat en zet de rest als tegoed op de huidige rekening van de gast; elk van de twee delen krijgt dan zijn kwitantie, zodat de kwitanties de hele betaling dekken. Ontbreekt in Bedrijf en btw wat je land nodig heeft, dan wordt de betaling toch geboekt, maar komt er geen automatische kwitantie. Dat geldt ook voor betalingen die gasten online doen en voor aanbetalingen bij het boeken: de kwitantie komt in een eigen e-mail, en de e-mail "Betaling ontvangen" die DivePilot hun stuurt, zegt dat, zie Betaallinks en de pagina Mijn rekening. Aanbetalingen die samen voor meerdere boekingen worden betaald, geven één betaling per boeking, elk met een eigen kwitantie; de kwitanties van één online betaling op dezelfde rekening komen samen in één e-mail.

Als een betaling wordt geannuleerd

Een geannuleerde betaling houdt haar kwitantie: nummers worden nooit uit een reeks gehaald. De betaling op de rekening en de pagina Facturen en kwitanties tonen de kwitantie met "Betaling geannuleerd". Een betaling die een verloren betwisting heeft teruggehaald, houdt haar kwitantie op dezelfde manier, getoond met "Betaling teruggeboekt (chargeback)". Terugbetalingen, ook die op de kaart, krijgen geen eigen document; de volgende factuur van de rekening toont ze bij de betalingen.

In jouw land

Waar DivePilot niet het wettelijke bewijs kan zijn, zegt een kwitantie ook "Dit is geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur.". In Thailand staat elk label er ook in het Thai bij. Zie Wat je documenten in jouw land zijn.