Betalingen ontvangen

DivePilot legt vast wat een gast aan je balie op zijn rekening betaalt: de pinautomaat, de overschrijving en het contante geld blijven bij jou, en je noteert hier wat je ontvangen hebt. Is een Stripe-account gekoppeld, dan kunnen gasten ook online betalen, en die betalingen komen vanzelf op de rekening, zie Betaallinks en de pagina Mijn rekening. Hoe een rekening ontstaat, staat in Rekeningen.

Een betaling ontvangen

Je kunt een betaling op drie plekken starten:

• op de rekening, met Betaling ontvangen;
• op het tabblad Rekeningen van de klant, met Betaling ontvangen;
• in de Aankomstchecklist van een boeking, waar de betalingsregel Voldaan, "Te betalen 40,00" of "Tegoed 10,00" zegt en Betaling ontvangen en Rekening openen aanbiedt. Zie Check een gast in met zijn QR-code.

Het venster noemt wat de rekening open heeft en vraagt om de Betaalmethode, één tik op de tegel, en het Bedrag, dat begint bij wat openstaat. Eronder staat wat de betaling doet, zoals "Er blijft 9.000,00 te betalen." bij een deelbetaling of "Betaalt het openstaande bedrag helemaal.", en de knop noemt het bedrag. Referentie of notitie toevoegen opent Referentie en Notitie. Bij contant vraagt het ook om het Gegeven bedrag: het toont "Wisselgeld: 10,00" en zegt na het opslaan "Geef 10,00 wisselgeld". Een gegeven bedrag onder de betaling wordt geweigerd. Een uitgeschakelde methode wordt niet aangeboden. Online betaling wordt ook nooit aangeboden: ze hoort bij de betalingen die van Stripe komen. Het recht heet Betalingen ontvangen. Maakt je duikcentrum kwitanties automatisch op, dan krijgt een betaling vóór de eerste factuur van de rekening meteen een genummerde kwitantie, zie Kwitanties.

Een betaling mag hoger zijn dan wat de rekening open heeft, of vóór alle kosten komen, bijvoorbeeld bij een gast die vooruit betaalt. De rekening toont dan "Tegoed 10,00", en latere regels gebruiken dat op.

Is vandaag al afgesloten in de kasafsluiting, dan zegt het venster "Vandaag is afgesloten, deze betaling telt voor 2026-10-12.", zie Kasafsluiting.

Geld terugbetalen

Terugbetalen geeft geld terug van de rekening, hoogstens wat erop betaald is ("Betaal hoogstens 40,00 terug"). Het hangt niet aan één betaling: je kiest de methode waarmee het geld teruggaat. Daarvoor heb je het recht Terugbetalen nodig. Een online betaling gaat terug naar de kaart van de gast met Terugbetalen op de kaart in het menu van de betaling, zie Online terugbetalingen en geschillen.

Een betaling annuleren of terugboeken

Betaling annuleren maakt een per ongeluk vastgelegde betaling ongedaan en vraagt om een Reden. Is de dag van die betaling al afgesloten, dan blijft de afgesloten dag zoals hij was: in plaats daarvan wordt een terugboeking met de datum van vandaag vastgelegd. Een betaling met een kwitantie houdt die: de kwitantie blijft in haar nummerreeks en draagt de aanduiding "betaling vervallen".

Een afgesloten rekening is definitief, dus een terugbetaling wordt erop geweigerd. Betaling annuleren wordt daar Terugboeken (chargeback), bijvoorbeeld voor een kaartbetaling die na het uitchecken wordt teruggeboekt: de terugboeking komt op de huidige rekening van de gast, die het bedrag dan als verschuldigd toont en onder Te betalen zet. Daarvoor heb je het recht Betalingen annuleren nodig.

Een online betaling heeft geen van beide: het geld staat bij Stripe. Betaal haar in plaats daarvan terug op de kaart, en een geschil dat de gast tegen je wint, draait haar vanzelf terug, zie Online terugbetalingen en geschillen.

Afrekenen en afsluiten

Afrekenen en afsluiten maakt eerst een creditnota op voor elke vermindering die op de hare wacht, dan de factuur voor elke regel die nog niet gefactureerd is, sluit dan de rekening af en bevriest haar regels; latere wijzigingen komen op de volgende rekening van de gast. Het venster somt de factuur en elke creditnota op onder "Afsluiten maakt ook op" voordat je bevestigt, en als een stap wordt geweigerd wordt er niets opgemaakt en blijft de rekening open. Vraagt je land bedrijfsgegevens op een factuur en ontbreekt er een, dan wordt afsluiten geweigerd met een link naar Bedrijf en btw, zie Wat je documenten in jouw land zijn. Staat De factuur mailen als een rekening wordt afgesloten aan, dan krijgt de gast de factuur op het bekende adres; een mislukte e-mail maakt het afsluiten nooit ongedaan en staat in de Geschiedenis van de rekening. Zie Facturen en creditnota's. Wat er gevraagd wordt, hangt af van het saldo:

Het venster begint met de rekening in drie cijfers: Totaal, Betaald en wat Openstaand is, als Tegoed blijft of dat ze Afgerekend is.

• Niets open: druk op Rekening afsluiten.
• Met tegoed: kies de kaart "40,00 terugbetalen" (daarvoor heb je het recht om terug te betalen nodig) en de methode van de terugbetaling, of "Naar de volgende rekening"; daar staat het als "Tegoed van een eerdere rekening". De knop noemt het: "40,00 terugbetalen en sluiten" of "40,00 overzetten en sluiten". Een afgesloten rekening met overgedragen tegoed zegt "Tegoed doorgezet naar rekening 14".
• Openstaand bedrag: "40,00 ontvangen", als eerste gekozen, opent Betaling ontvangen met wat de rekening open heeft, en de rekening sluit daarna op 0. "Sluiten met openstaand bedrag" vraagt om een "Reden om af te sluiten met een openstaand bedrag" en het recht Afsluiten met openstaand bedrag; de knop zegt "Afsluiten met 40,00 open". De rekening blijft onder Afgesloten staan en zegt "Afgesloten met openstaand bedrag: reden". Ze staat ook onder Te betalen. Komt het geld binnen, open dan de rekening en gebruik Betaling ontvangen op haar saldokaart: op een afgesloten rekening is de betaling hoogstens het openstaande bedrag, en daarna staat er Voldaan.
• De rekening van een betaler waarop anderen staan sluit pas als die rekeningen zijn afgerekend: het venster toont ze onder "Reken eerst de rekeningen af die op deze rekening staan:". Al afgerekende rekeningen (saldo 0) van die gasten sluiten tegelijk met haar.

Om af te sluiten heb je het recht Afrekenen en afsluiten nodig.

Automatisch afsluiten

In Instellingen, dan Rekeningen en kortingen, zegt de kaart Rekeningen sluiten "Een vereffende rekening sluiten zodra ... volle dagen voorbij zijn sinds de laatste dienst", met een aantal dagen van 1 tot 365, en noemt de dag waarop een rekening met de laatste dienst vandaag zou sluiten. Eén keer per dag controleert DivePilot elke open rekening apart: zijn er sinds de laatste dienst van de gast zoveel volle dagen voorbij en is het saldo precies nul, dan sluit de rekening, mits ook de rekeningen van gasten op deze rekening niets open hebben en geen tegoed. Een rekening zonder regels telt de dagen vanaf de dag waarop ze is geopend. Een rekening met een openstaand bedrag of tegoed sluit nooit vanzelf. De kaart slaat zelf op met Wijzigingen opslaan. Het automatisch afsluiten maakt ook de factuur op, zonder dat een persoon als opmaker wordt genoemd. Een rekening van een duikcentrum waarvan de vereiste bedrijfsgegevens ontbreken, blijft open en wordt de volgende dag opnieuw geprobeerd.