Facturen en creditnota's

De rekening is het lopende overzicht van het verblijf van een gast en verandert zolang het verblijf duurt, zie Rekeningen. Een factuur is het genummerde document dat je aan de gast geeft: DivePilot maakt het van de rekening en eenmaal opgemaakt verandert het nooit meer. Elke latere correctie is een creditnota. Hoe deze documenten heten en wat erop moet staan hangt af van je land, zie Wat je documenten in jouw land zijn. Een kwitantie voor één betaling staat beschreven in Kwitanties.

Wanneer een factuur wordt opgemaakt

• Afrekenen en afsluiten maakt een factuur op voor alles op de rekening wat nog niet gefactureerd is en sluit de rekening daarna af. Het venster noemt onder "Afsluiten maakt ook op" wat het opmaakt. Zie Betalingen ontvangen.
• Factuur opmaken, naast Betaling ontvangen op de saldokaart van een open rekening, maakt er nu een op, bijvoorbeeld voor een bedrijf dat de eerste week van een lang verblijf betaalt. Het venster toont de factuur zoals hij eruit gaat zien, met de aanduiding "Voorbeeld", waarbij nummer en datum worden vastgelegd bij het bevestigen, en noemt onder "Bevestigen maakt op" wat het opmaakt. Factuur opmaken in het venster maakt hem op. Je hebt het recht Facturen opmaken nodig.

Een rekening kan meerdere facturen hebben. Elke factuur bevat alleen zijn eigen regels, dus de factuur bij het afsluiten bevat wat na de vorige is bijgekomen.

Wat je meegeeft kunnen ook alleen creditnota's zijn: als regels na de laatste factuur zijn verlaagd en er verder niets te factureren is, maken Factuur opmaken en Afrekenen en afsluiten de creditnota's op en geen nieuwe factuur.

Een afgerekende rekening die uit zichzelf sluit na het aantal dagen dat op de kaart Rekeningen sluiten staat, krijgt zijn factuur op dezelfde manier, zonder dat een persoon als opmaker wordt genoemd. Vraagt je land bedrijfsgegevens op een factuur en ontbreken er enkele, dan blijft zo'n rekening open en wordt het de volgende dag opnieuw geprobeerd.

Rekeningen die zijn afgesloten voordat je duikcentrum facturen had, blijven zoals ze zijn, zonder documenten. Rekeningen die nog open waren, krijgen hun factuur bij het afsluiten.

Waar DivePilot btw-facturen opmaakt (zie Facturatie per land), is de factuur alleen een btw-factuur als Geregistreerd voor de btw / GST aanstaat in Bedrijf en btw; anders is het een gewone factuur met de titel "Factuur", en zijn alleen je bedrijfsnaam en adres nodig. Zie Wat je documenten in jouw land zijn.

In de Verenigde Arabische Emiraten, Singapore en de Seychellen wordt een geregistreerd duikcentrum dat in een andere munt factureert om de wisselkoers gevraagd wanneer het een factuur opmaakt, in Factuur opmaken, Afrekenen en afsluiten en Koper corrigeren, omdat de factuur haar btw-totaal ook in de munt van het land toont. Hetzelfde geldt voor een duikcentrum dat voor de btw geregistreerd is in het Verenigd Koninkrijk, waarvan de factuur haar btw-totaal ook in ponden toont, en in Nederland en Cyprus, in euro; een niet-geregistreerd centrum wordt niets gevraagd, omdat zijn facturen geen btw vermelden. De koers wordt op de factuur vastgelegd, en haar creditnota's nemen hem over. Gebruik de officiële koers van de datum van levering; in de Verenigde Arabische Emiraten die van de Centrale Bank. Zulke rekeningen sluiten niet uit zichzelf: sluit ze met Afrekenen en afsluiten. Zuid-Afrika vraagt geen koers: daar wordt een btw-factuur alleen in rand opgemaakt. Op de Malediven vraagt een btw-factuur op een rekening in een andere munt ook om de koers naar rufiyaa, in Factuur opmaken en Afrekenen en afsluiten: DivePilot gebruikt hem alleen om de rekening met 5.000 MVR te vergelijken, vanaf welk bedrag naam, adres en TIN van de koper nodig zijn, en drukt hem nergens af.

Wat een factuur omvat

Een factuur omvat elke regel van de rekening die geboekt is, een bedrag ongelijk aan nul heeft, niet op een eerdere factuur staat en geen verlaging is die op een creditnota wacht (zie hieronder). Samen moeten de regels meer dan nul opleveren: is er niets te factureren, dan zegt DivePilot dat en maakt het niets op. Tegoed uit een eerdere rekening is geld, geen verkoop: het is nooit een factuurregel en staat bij de betalingen.

Wat een factuur toont

• je gegevens als verkoper: bedrijfsnaam (de naam van je duikcentrum als er geen bedrijfsnaam is ingevuld), adres, fiscaal nummer en in Thailand het filiaal, met je logo
• de koper: de gast, of het bedrijf of de persoon onder Factuur aan (zie hieronder)
• het factuurnummer, de datum van uitgifte en het nummer van de rekening
• de regels: omschrijving, duiker, datum, aantal, stukprijs, korting, netto, btw-tarief, btw en bruto
• de kortingen op de rekening, de btw per tarief en de totalen
• de betalingen op de rekening tot dat moment en het saldo daarna

Hij staat in de taal van de gast, de taal van de rekening, en in Thailand staat elk label er ook in het Thai bij. Hij gebruikt het ontwerp dat je duikcentrum koos op de kaart Pdf-ontwerp, zie Rekeningen. DivePilot bewaart de pdf bij het opmaken van het document en elke download geeft dat bestand.

Gefactureerde regels zijn vergrendeld

Een factuur opmaken vergrendelt de regels die hij omvat: ze tonen het factuurnummer en niets verandert ze nog. De kop van de rekening zegt hoe ver ze gefactureerd is: "Niet gefactureerd", "Deels gefactureerd" of "Gefactureerd INV-2026-00042".

Nummers

Elke soort document heeft zijn eigen nummerreeks per duikcentrum en kalenderjaar:

Een nieuw duikcentrum in een land waar DivePilot betalingsbevestigingen opmaakt, begint zijn betalingsbevestigingen bij PC-2026-00001 en de correcties ervan bij PCC-2026-00001, zodat ze niet als factuurnummers lezen; zijn kwitanties houden RCP-. Eerder aangemaakte duikcentra houden hun voorvoegsels.

Het jaar volgt de tijdzone van je duikcentrum en de reeks begint op 1 januari weer bij 00001. Er wordt geen nummer overgeslagen of verwijderd: een mislukte uitgifte gebruikt geen nummer, en een document blijft in zijn reeks ook als wat het betreft later verandert. Elk land wordt zo genummerd, behalve Sri Lanka, waar een nummer de vorm van Gazette 2481/22 heeft: jaar en maand van uitgifte, het voorvoegsel als reekscode (de letters en cijfers in hoofdletters) en het volgnummer, zoals 26OCT_INV_00001. Ook hoe de documenten heten verschilt, zie Wat je documenten in jouw land zijn.

De voorvoegsels stel je in op het tabblad Facturen en kwitanties, zie "Instellingen" hieronder. Een voorvoegsel heeft 1 tot 10 tekens, letters, cijfers of streepjes, en begint met een letter of een cijfer. De drie soorten delen nooit een voorvoegsel, en hoofdletters en kleine letters maken geen verschil. Ook een voorvoegsel dat al in uitgegeven documenten van een andere soort zit, wordt geweigerd.

Factuur aan: een bedrijf of een andere persoon

Een document noemt de gast, tenzij de rekening iets anders zegt. Factuur aan, in het overzicht van de rekening, noemt iemand anders: een bedrijf of een persoon, een adres van maximaal vier regels, een fiscaal nummer en in Thailand het filiaal. Waar DivePilot betalingsbevestigingen opmaakt, heet deze kaart Klant, zoals de documenten het afdrukken, en de knop Een bedrijf noemen. Documenten drukken alleen een adres af als je het hier invult, met één uitzondering: in Singapore noemt een creditnota aan de gast het adres uit zijn profiel, zoals de IRAS voor elke creditnota vraagt; staat er geen, dan wordt ze zonder adres opgemaakt. Het instellen of wijzigen vraagt het recht Factureren aan instellen en kan tot de eerste factuur van de rekening. Daarna is het blok vergrendeld en verandert alleen Koper corrigeren de koper. Typ twee letters van de naam om bedrijven en personen van eerdere rekeningen te zien; kies er een en de rest wordt ingevuld.

Koper corrigeren

Is een factuur naar de verkeerde koper gegaan, kies dan Koper corrigeren naast het factuurnummer onder Factuur aan in het overzicht van de rekening, of in de acties van de factuur in de kaart Documenten, en vul de juiste koper in. In één stap ontstaan een creditnota voor de hele factuur, met de reden "Afnemer gecorrigeerd", en een nieuwe factuur met dezelfde regels voor de nieuwe koper, die de vervangen factuur noemt. Elke factuur, ook een vervangende, kan één keer worden gecorrigeerd, en alleen zolang geen creditnota ernaar verwijst; daarna veranderen alleen creditnota's wat hij zegt. Je hebt het recht De koper corrigeren nodig.

Wijzigingen na een factuur: creditnota's

Een gefactureerde regel verandert nooit. Een wijziging wordt een correctieregel, zoals op een afgesloten rekening, en een correctie die een gefactureerde regel verlaagt wordt gecrediteerd met een creditnota die naar de factuur verwijst. De creditnota noemt de factuur die hij corrigeert bij zijn gegevens en toont het "Oorspronkelijk bedrag" en het "Juist bedrag" van die factuur; het juiste bedrag telt eerdere creditnota's op dezelfde factuur mee. In de Verenigde Arabische Emiraten is de creditnota van een geregistreerd duikcentrum een "Tax credit note" die deze bedragen zonder btw toont, uitgaand van het bedrag na eerdere creditnota's, zie Wat je documenten in jouw land zijn. Een correctieregel op de eigen factuur van een rekening luidt "Correctie: ..." zonder rekeningnummer.

Wijzigingen die jij doet: meteen gecrediteerd

Annuleren, Korting en Prijs wijzigen op een gefactureerde regel vragen, naast hun eigen recht, het recht Gefactureerde regels wijzigen. Het venster vraagt om een Reden van de wijziging van 1 tot 200 tekens, die de creditnota aan de gast toont. Het zegt ook wat er gebeurt, gemeten vanaf de regel zoals die na eerdere correcties staat:

• een verlaging wordt vastgelegd op een creditnota bij de factuur, op hetzelfde moment opgemaakt als de wijziging;
• een verhoging blijft buiten de factuur en komt op de volgende factuur.

Het geld volgt de rekening daarna als altijd: op een open rekening daalt het saldo; op een afgesloten rekening komt de correctie als tegoed op de huidige rekening van de gast, om te gebruiken of terug te betalen.

Wijzigingen die DivePilot doet: verzameld tot de volgende factuur

Een boeking die is geannuleerd of gewijzigd nadat haar regel is gefactureerd, en de kortingen die de rekening zelf opnieuw berekent (volume-, vaste en rekeningkorting), raken een gefactureerde regel nooit. Ze boeken het verschil als nieuwe regels:

• een verhoging is een gewone regel en komt op de volgende factuur;
• een verlaging wacht op de rekening, gemarkeerd met "Nog te crediteren". Bij de volgende Factuur opmaken of Afrekenen en afsluiten van die rekening dekt per oorspronkelijke factuur één creditnota ze, met de reden "Boeking gewijzigd", "Korting opnieuw berekend" of "Boeking gewijzigd, korting opnieuw berekend" als beide speelden.

Een boeking die met het annuleringsvenster wordt geannuleerd, werkt net zo: de verlaging van haar gefactureerde regels wacht als "Nog te crediteren", en de Annuleringskosten zijn een nieuwe regel voor de volgende factuur, zie Annuleringsvoorwaarden.

Factuur opmaken en Afrekenen en afsluiten werken in deze volgorde: eerst de creditnota's voor de wachtende verlagingen, dan de factuur voor de rest, dan, bij Afrekenen en afsluiten, het afsluiten. Het is alles of niets: wordt een stap geweigerd, dan wordt er niets opgemaakt en blijft de rekening zoals ze was.

Komt wat bij het afsluiten nog te factureren is op nul of minder uit, dan gaat het verschil op creditnota's bij de facturen van de rekening, de nieuwste eerst en tot wat elke nog kan worden gecrediteerd, met de reden "Korting opnieuw berekend". Een rekening zonder factuur krijgt geen document en sluit af zoals voorheen.

Andere acties op gefactureerde regels

• Op rekening van en Verplaatsen nemen alleen regels die niet gefactureerd zijn; een gefactureerde regel verplaatsen wordt geweigerd. Betaalt de boeker voor iedereen, dan blijven gefactureerde regels op de rekening waarop ze zijn gefactureerd.
• Terugzetten brengt een geannuleerde regel terug als nieuwe, niet-gefactureerde regel.
• Betalingen, terugbetalingen en geannuleerde betalingen veranderen nooit een document. Latere documenten tonen ze bij de betalingen.
• Samenvoegen wordt geweigerd zolang het iets zou veranderen wat een factuur of kwitantie dekt, zie Voeg dubbele klanten samen.

Waar je je documenten vindt

• Kaart Documenten op de rekening: de facturen, creditnota's en kwitanties van de rekening met hun nummers, elk met Pdf downloaden, Per e-mail versturen en, bij een factuur, Koper corrigeren in zijn actiemenu.
• De klantpagina van de gast, tabblad Rekeningen: de documenten van elke rekening onder Facturen en kwitanties, zie Vind een klant en lees het profiel.
• Facturen en kwitanties in de zijbalk: elke factuur, creditnota en kwitantie van je duikcentrum. Filter op soort en datum en zoek op nummer, gast of bedrijf. Elke rij downloadt het document of verstuurt het opnieuw, en een kwitantie waarvan de betaling is geannuleerd zegt "Betaling geannuleerd". Dezelfde pagina bevat de exports voor je boekhouder, zie Exports voor je boekhouder.

Een document per e-mail versturen

Per e-mail versturen stuurt elk document naar het adres dat van de gast bekend is, of naar een adres dat je intypt als je klanten mag bewerken, zoals bij rekeningen. De e-mail komt van je duikcentrum in de taal van de gast, met als onderwerp "Sairee Reef Divers: Factuur INV-2026-00042" (jouw naam, de titel van het document en het nummer), een optioneel bericht en de pdf als bijlage. De dagelijkse limiet voor e-mails over rekeningen geldt ook voor documenten. Je hebt het recht Documenten per e-mail versturen nodig.

Staat De factuur mailen als een rekening wordt afgesloten aan, dan gaat de factuur die Afrekenen en afsluiten opmaakt uit zichzelf naar het bekende adres van de gast. Een mislukte e-mail maakt het afsluiten nooit ongedaan: het document zegt dat de e-mail niet is verstuurd en je kunt hem opnieuw sturen.

Instellingen

Open Instellingen, daarna Facturen en kwitanties in de groep Prijzen en betalingen. Het tabblad stelt de Nummervoorvoegsels van facturen, creditnota's en kwitanties in, Automatische kwitanties (zie Kwitanties) en De factuur mailen als een rekening wordt afgesloten, en zegt in gewone woorden wat DivePilot in jouw land opmaakt en welke bedrijfsgegevens het nodig heeft. Het tabblad wijzigen vraagt het recht Instellingen voor facturen, en elke wijziging staat in het Activiteitenlogboek. Een nieuw voorvoegsel geldt vanaf het volgende document; uitgegeven documenten houden hun nummers.

Wie wat mag

Ze zijn gegroepeerd onder Facturen en kwitanties in de rechteneditor. Zie Rechten uitgelegd en Rollen en voorinstellingen.

Een document verandert nooit

Een document wordt gemaakt van wat waar was toen het werd opgemaakt. Daarna je bedrijfsgegevens, de gast, de prijslijst of het ontwerp van de rekening wijzigen, verandert alleen documenten die later worden opgemaakt. Worden de gegevens van een gast gewist, dan blijven zijn documenten bewaard zoals ze zijn uitgegeven, met de naam van de gast erop; vraag je boekhouder hoe lang je ze moet bewaren. Het blok Factuur aan van zijn rekeningen wordt leeggemaakt. Zie Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant. Ook online terugbetalingen en geschillen veranderen geen document.