Aan het eind van een maand, of wanneer je boekhouder erom vraagt, geeft DivePilot je cijfers als bestanden. Open Facturen en kwitanties in de zijbalk en druk op Exporteren. Het venster heet "Exports voor je boekhouder". Je hebt het recht Exports voor de boekhouder nodig.
De vier CSV-bestanden
Kies het bestand en dan de eerste en de laatste dag van de periode. Een periode beslaat maximaal 366 dagen, beide dagen meegeteld:
- Documenten (CSV): een rij per factuur, creditnota en kwitantie die in de periode is opgemaakt.
- Documentregels (CSV): een rij per regel van die facturen en creditnota's, met het btw-tarief, netto, btw en bruto.
- Betalingen (CSV): een rij per betaling, terugbetaling en terugboeking van de periode, volgens de kasafsluitingsdag waarop ze meetellen.
- Kassa-afsluitingen (CSV): een rij per afgesloten kasafsluiting, met de eerste en de laatste dag die ze besloeg, dus een afsluiting van meerdere dagen is één rij.
De pdf's van de maand
Pdf's van een maand (zip) downloadt een zipbestand met de pdf van elke factuur, creditnota en kwitantie die in de gekozen maand is opgemaakt, in een map per soort. Een document waarvan de bewaarde pdf ontbreekt, wordt opnieuw gemaakt van wat bij het opmaken is bewaard, met dezelfde inhoud. Waar je land een officiële facturatietool heeft, bevat de zip ook een index.csv die elk bestand noemt met het nummer en de officiële code van zijn document, of de reden waarom het er geen nodig heeft, zie De officiële factuur koppelen.
Het formaat
- UTF-8 met een byte-ordermarkering, zodat accenten en Thaise tekst goed openen in Excel, Numbers en Google Sheets.
- Gescheiden door komma's, met één kopregel.
- Datums als
2026-10-13, tijden als2026-10-13T09:30:00+07:00, in de tijdzone van je duikcentrum. - Elk bedrag twee keer: in kleinste eenheden, zoals
150000voor 1.500,00 (in een valuta zonder decimalen, zoals de yen, is de kleinste eenheid het bedrag zelf), en opgemaakt met een punt, zoals1500.00. - Fiscale nummers, filialen, referenties en officiële factuurnummers staan als tekst. Zet bij het importeren in een spreadsheet deze kolommen (
buyer_tax_id,buyer_tax_branch,referenceenofficial_reference) op tekst, anders haalt de spreadsheet voorloopnullen weg, zoals de00000van een hoofdkantoor; een officiële code kan uit letters en cijfers bestaan, tot 120 tekens lang zijn of met nullen beginnen, die de spreadsheet anders in een getal omzet en kwijtraakt.
De kolommen
Documenten
| Kolom | Bevat |
|---|---|
number |
het documentnummer, zoals INV-2026-00042 |
kind |
INVOICE, CREDIT_NOTE of RECEIPT |
title |
de titel op het document, zoals "Btw-factuur" |
issued_at |
wanneer het is opgemaakt |
bill_number |
de rekening waartoe het hoort |
guest |
de gast van de rekening, onder de naam die hij nu heeft (na een wissing "Anonymised User") |
buyer_name |
de naam waaraan het document is gericht: de naam onder Factuur aan, anders de naam van de gast zoals uitgegeven |
buyer_tax_id |
het fiscale nummer van de koper |
buyer_tax_branch |
het filiaal van de koper (Thailand) |
refers_to |
bij een creditnota de factuur die ze corrigeert; bij een gecorrigeerde factuur die ze vervangt |
credit_reason |
waarom een creditnota is opgemaakt, als STAFF (een wijziging door een persoon), BOOKING_CHANGED, DISCOUNT_RECALCULATED, MIXED (beide) of BUYER_CORRECTED; leeg bij andere documenten |
payment_voided |
bij een kwitantie true als haar betaling is geannuleerd en anders false; leeg bij facturen en creditnota's |
currency |
je valutacode |
net_minor |
het bedrag voor btw, in kleinste eenheden |
tax_minor |
de btw, in kleinste eenheden |
gross_minor |
het totaal, in kleinste eenheden |
net |
het bedrag voor btw, opgemaakt |
tax |
de btw, opgemaakt |
gross |
het totaal, opgemaakt |
official_reference |
het officiële factuurnummer dat bij een betalingsbevestiging, factuur of creditnota is ingevuld, zie De officiële factuur koppelen; leeg bij andere documenten |
official_invoice_not_required |
de reden waarmee het document als Geen officiële factuur nodig is gemarkeerd, zie De officiële factuur koppelen; leeg bij andere documenten |
Documentregels
| Kolom | Bevat |
|---|---|
document_number |
de factuur of creditnota waarop de regel staat |
kind |
INVOICE of CREDIT_NOTE |
issued_at |
wanneer dat document is opgemaakt |
description |
de regel zoals afgedrukt |
diver |
de gast voor wie de regel is |
service_date |
de dag van de dienst |
quantity |
het aantal |
tax_rate_name |
de naam van het btw-tarief, zoals Standard |
tax_rate_percent |
het percentage, zoals 7.00 |
currency |
je valutacode |
net_minor |
het bedrag voor btw, in kleinste eenheden |
tax_minor |
de btw, in kleinste eenheden |
gross_minor |
het totaal, in kleinste eenheden |
net |
het bedrag voor btw, opgemaakt |
tax |
de btw, opgemaakt |
gross |
het totaal, opgemaakt |
De kortingen op de rekening die een document toont, komen als aparte regels. Bedragen van creditnota's zijn negatief, dus de som van een kolom is wat je in de periode hebt gefactureerd, btw-tarief per btw-tarief.
Betalingen
| Kolom | Bevat |
|---|---|
paid_at |
wanneer de betaling is geregistreerd |
business_day |
de kasafsluitingsdag waarop ze meetelt |
bill_number |
de rekening waarop ze is ontvangen |
guest |
de gast van de rekening, onder de naam die hij nu heeft (na een wissing "Anonymised User") |
method |
de betaalmethode |
type |
PAYMENT, REFUND of REVERSAL |
status |
POSTED of VOID |
receipt_number |
haar kwitantie, als ze er een heeft |
reference |
de referentie die erbij is getypt |
taken_by |
wie haar heeft geregistreerd |
currency |
je valutacode |
amount_minor |
het bedrag in kleinste eenheden, negatief bij een terugbetaling en bij het terugdraaien van een betaling |
amount |
het bedrag, opgemaakt |
Kassa-afsluitingen
| Kolom | Bevat |
|---|---|
closed_at |
wanneer de dag is afgesloten |
first_day |
de eerste dag die de telling besloeg |
last_day |
de laatste dag die de telling besloeg |
closed_by |
wie hem heeft afgesloten |
currency |
je valutacode |
opening_float_minor |
het wisselgeld aan het begin, in kleinste eenheden |
expected_minor |
het verwachte contant geld in de lade, in kleinste eenheden |
counted_minor |
het getelde contante geld, in kleinste eenheden |
difference_minor |
geteld min verwacht, in kleinste eenheden |
opening_float |
het wisselgeld, opgemaakt |
expected |
het verwachte contante geld, opgemaakt |
counted |
het getelde contante geld, opgemaakt |
difference |
het verschil, opgemaakt |
note |
de notitie bij het afsluiten |
Andere exports
Het tabblad Rapporten van de kasafsluiting downloadt de opbrengst van een periode per dag en betaalmethode, zie Kasafsluiting, en het activiteitenlogboek heeft een eigen CSV-export, zie Activiteitenlogboek en wijzigingsgeschiedenis. DivePilot koppelt niet met boekhoudsoftware; deze bestanden geef je door.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support