Je kunt meerdere boekingen in één keer maken: meerdere mensen, meerdere data, of allebei. Elke persoon houdt per tocht of cursus een eigen boeking, met een eigen nummer, status, plek en check-in. Nieuw is de koppeling ertussen: een nummer als GR-0004 dat ze bij elkaar houdt, de persoon die boekte, en acties die op alle boekingen tegelijk werken.

Eén persoon op één tocht is een gewone boeking waar niets aan vastzit, zoals voorheen.

Zo komt het online binnen

Op je boekingspagina kan een gast onder Wie gaat er mee? het Aantal personen instellen, meerdere tochten toevoegen en onder Wie doet mee? de mensen uitvinken die een tocht overslaan. Degene die boekt vult zijn eigen gegevens volledig in; elke andere persoon geeft een naam, een taal, een e-mailadres (de gast kan Mijn e-mailadres gebruiken aanvinken om het zijne op te geven) en elk veld dat je Klantformulier als Verplicht markeert. Hoeveel mensen en duiken één boeking mag bevatten, stel je in op de kaart Groeps- en meerduikboekingen, zie Zet online boeken aan. Als je materiaal online aanbiedt, kiest elke persoon ook de maat van het materiaal dat bij elke funduik inbegrepen is, en een knop als Zelfde als Anna geeft iemand dezelfde keuzes als een eerdere persoon.

Dit krijg je:

  • één klantrecord per persoon, elk in de wachtrij met nieuwe registraties;
  • één boeking per persoon per tocht of cursus, allemaal Gereserveerd en Online geboekt;
  • één aanvraag per persoon voor een aantal duiken, als de gast dat vroeg; zie Plan aangevraagde duiken;
  • één melding Nieuwe online boeking voor het geheel.

Het is alles of niets: er wordt niets geboekt tenzij elke tocht plek heeft voor iedereen die erop is aangevinkt. Heeft één tocht te weinig plek, dan wordt de gast gevraagd die aan te passen.

Meerdere mensen aan de balie boeken

  1. Open Boekingen en druk op Nieuwe boeking.
  2. Kies de eerste klant en druk op Nog een persoon toevoegen. Voeg onder Ook boeken voor elke volgende persoon toe: Bestaande klant zoekt in je klanten, Nieuwe persoon vraagt een voornaam, achternaam en e-mail, daarna Persoon toevoegen. Elke nieuwe persoon heeft een e-mail nodig; vink voor een kind of iemand zonder eigen adres Zelfde e-mail als aan om het adres van de eerste klant te gebruiken. De mensen die je hebt toegevoegd, staan in de lijst met hun e-mail en kun je weer verwijderen. Druk op Doorgaan.
  3. Bovenaan de volgende stap staat iedereen voor wie de boeking is; Wijzigen gaat terug naar de mensen. Kies Funduik en kies een Datum en een Vertrek. Varen er op dat vertrek meerdere boten, dan staat elke boot in de lijst met zijn tijd, duikstekken en vrije plaatsen: laat Elke boot staan om iedereen later een plaats te geven, of kies een boot om ze allemaal daarop te boeken. Nog een datum toevoegen voegt de volgende datum toe, met dezelfde keuze. Bij een cursus gelden het sjabloon en de startdatum voor iedereen.
  4. Druk op Boeking aanmaken. De knop telt wat hij gaat aanmaken, bijvoorbeeld 6 boekingen aanmaken, en de regel ernaast luidt bijvoorbeeld "3 personen op 2 datums".

DivePilot maakt in één keer één boeking per persoon en datum aan en koppelt ze. Daarvoor zijn minstens twee boekingen nodig, en in één keer passen maximaal 30 personen, 30 data en 200 boekingen. Dezelfde datum en hetzelfde vertrek kunnen niet twee keer in de lijst staan. De plekken die er nog zijn, staan per boot, alleen als waarschuwing: je team kan erboven boeken, net als bij een losse boeking. Boekingen die op een bepaalde boot staan, wachten op de tochtpagina van die boot op een plaats; boekingen op Elke boot wachten op elke boot van hun vertrek. Verzoeken voor huurmateriaal voeg je daarna op elke boeking toe. Materiaal dat bij elke funduik inbegrepen is, stel je in het venster in: één regel voor iedereen (Voor iedereen hetzelfde), of per persoon een maat en Neemt eigen mee, waarbij de eerste klant begint bij de maat uit zijn profiel en de anderen bij de getoonde standaardmaat. Een persoon die je niet aanraakt, krijgt op de boeking de maat uit zijn eigen profiel als die er is. Boekingen die je aan de balie aanmaakt, sturen geen e-mails naar gasten, zoals voorheen.

De kaart Samen geboekt

Elke samen gemaakte boeking toont op zijn pagina een kaart Samen geboekt. Die bevat:

  • het GR-nummer;
  • Geboekt door, de persoon die boekte, of "De persoon die boekte staat niet meer geregistreerd" als die klant is gewist, met Betaalt voor iedereen ernaast als de gast Ik betaal voor iedereen aanvinkte;
  • hoeveel mensen en vertrekken de boeking heeft, en hoeveel van haar boekingen bevestigd zijn, met een balk die zich vult naarmate dat zo is;
  • elk vertrek, op datum, vertrek en boot, met iedereen die erop geboekt is en zijn status. De boeking waarop je staat, is gemarkeerd met Deze boeking; elke andere opent haar eigen pagina. Geannuleerde boekingen zijn gedimd. Vanaf het vierde vertrek opent de rest met een knop zoals Nog 2 vertrekken tonen;
  • Aangevraagde duiken, de aanvragen voor een aantal duiken die erbij horen.

Vanaf de kaart:

  • De bevestigknop telt de gereserveerde boekingen, bijvoorbeeld 4 boekingen bevestigen, en bevestigt ze allemaal. Hij verschijnt alleen zolang er iets te bevestigen is. Online gasten krijgen één bevestiging per e-mailadres, met een agenda-item voor elke boeking.
  • Alles annuleren staat in het menu ⋯ bovenaan de kaart. Het annuleert elke gereserveerde, bevestigde en ingecheckte boeking en elke open duikaanvraag, na een bevestiging. Duikers die al op een tocht zijn ingedeeld, worden eraf gehaald. Cursusboekingen die uit een inschrijving komen, worden overgeslagen; beheer die vanuit de cursus. Online gasten krijgen één annulering per e-mailadres.
  • Vertrek toevoegen boekt meer tochten voor mensen van de boeking, bijvoorbeeld een andere dag voor het hele gezin. Onder Wie gaat er mee is iedereen al aangevinkt, en de persoon die boekte is gemarkeerd met Heeft geboekt; Geen en Alles selecteren zetten iedereen in één keer uit of aan. Kies een datum en een vertrek: net als bij Nieuwe boeking staan meerdere boten in de lijst met hun vrije plaatsen, zodat je er een kiest of Elke boot laat staan, en één boot wordt als samenvatting getoond. De knop telt wat hij toevoegt, bijvoorbeeld 4 boekingen toevoegen. Boekingen die je toevoegt aan een online gemaakte boeking tellen ook als online, dus de gast krijgt de gebruikelijke bevestiging. Hier is geen maatkeuze: de nieuwe boekingen krijgen het materiaal dat bij elke funduik inbegrepen is in de profielmaat van elke persoon, anders in de standaardmaat; pas het zo nodig aan op de pagina van een boeking.

Plaatsen, verplaatsen en inchecken blijven per boeking: geef elke persoon zoals gewoonlijk een plaats op zijn tocht, zie Bevestig een boeking en geef de gast een plaats.

E-mails

Iedereen die online is geboekt heeft een e-mailadres: voor een persoon zonder adres vinkt de gast Mijn e-mailadres gebruiken aan, dus een gezin deelt vaak één adres. Elk e-mailadres krijgt één e-mail voor wat het aangaat, dus een gezin op één adres krijgt één "We hebben je boeking … ontvangen", niet één per persoon of per tocht. Verwijder je later het adres van een persoon, dan krijgt hij zijn e-mails via degene die boekte, met zijn naam erin: de ontvangstmail, bevestigingen, wijzigingen, annuleringen en de gegevenscheck voor de duik. De gezamenlijke bevestiging en annulering gaan alleen naar boekingen die online zijn gemaakt. Zie E-mails die je gasten ontvangen.

Terugvinden

Zoek in de lijst Boekingen op het GR-nummer om al zijn boekingen te tonen. Elke rij heeft een klein chipje, Samen geboekt met het nummer, in de tooltip.

Cursussen

Meerdere mensen kunnen dezelfde cursus samen boeken; elk heeft een vrije plaats nodig onder het Max. cursisten van de cursus. Op de Deelnemerslijst van de cursus staan hun boekingen bij elkaar onder Openstaande boekingen met Iedereen inschrijven. Elke inschrijving doorloopt haar eigen controles, dus wie het vereiste brevet mist, staat met de reden onder Niet ingeschreven terwijl de anderen worden ingeschreven. Zie Schrijf cursisten in.

Wie betaalt

Als de gast online Ik betaal voor iedereen aanvinkt, of jij op de kaart Samen geboekt "Anna Berg betaalt voor iedereen" inschakelt, komen de kosten van elke reisgenoot op de rekening van de persoon die boekte, elke regel onder zijn eigen persoon. Zie Rekeningen.

  • Een aanbetaling voor samen online gemaakte boekingen betaalt de persoon die boekte, in één betaling, en het deel van elke boeking komt op de rekening waar de kosten van die boeking naartoe gaan: de rekening van de persoon die boekte met Ik betaal voor iedereen, anders de eigen rekening van ieder. Zie Aanbetalingen voor online boekingen.
  • Inschakelen stuurt de open rekeningen van de reisgenoten door naar de rekening van de persoon die boekte, en vervangt een met de hand ingesteld Op rekening van naar een andere reisgenoot. Een reisgenoot op rekening van iemand buiten de groep houdt die Op rekening van, en de melding zegt hoeveel. Uitschakelen stopt alleen de doorsturingen naar de persoon die boekte.
  • Inschakelen verplaatst ook de kosten die al op de rekeningen van de reisgenoten staan naar de rekening van de persoon die boekte, en wat ze betaalden als tegoed, zoals Op rekening van doet; daarvoor is het recht Kosten annuleren en corrigeren nodig, zonder blijven ze staan. Worden later boekingen aan de groep toegevoegd, dan neemt een reisgenoot die nieuw op rekening van de boeker komt alleen kosten van de boekingen van de groep mee, nooit kosten van buiten de groep, en alleen bij een gebruiker met Kosten annuleren en corrigeren (een online geboekte groep doet het altijd); klanten samenvoegen verplaatst er geen. Uitschakelen zet niets terug: regels blijven waar ze zijn.
  • Personen die later worden toegevoegd, met Vertrek toevoegen of via een boeking die uit een aanvraag is gepland, volgen de instelling.
  • Staat de persoon die boekte niet meer in het systeem, dan wordt de schakelaar geweigerd.
  • Hij vraagt het recht Kosten toevoegen.

Goed om te weten

  • Een boeking annuleren of wijzigen laat de andere ongemoeid. Alles annuleren past je annuleringsvoorwaarden op elke boeking afzonderlijk toe.
  • Als je de persoon die boekte samenvoegt met een andere klant, wordt de overblijvende klant degene die boekte. Zijn duikaanvragen verhuizen mee.
  • Het GR-nummer houdt boekingen alleen bij elkaar. Het bevat zelf geen geld: er is geen groepsrekening en geen groepssaldo op de kaart. Prijzen en de prijsindicatie gelden per persoon, zie De prijslijst, en de kosten van elke persoon staan op een rekening, zie Rekeningen.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support