Wat je documenten in jouw land zijn

DivePilot nummert en maakt in elk land documenten op, maar wat ze zijn hangt af van het land van je duikcentrum. Het staat in het veld Land van het tabblad Bedrijf en btw en is ingesteld toen je account werd aangemaakt. Zie Bedrijfsgegevens en btw-tarieven.

Drie soorten documenten

Welke van de drie je land krijgt, en de officiële facturatietool waar je land er een heeft, staat op Facturatie per land. Die pagina komt uit dezelfde regels die DivePilot gebruikt en zegt dus altijd wat de app doet. Elk land dat er niet op staat, krijgt betalingsbevestigingen, net als een duikcentrum zonder land.

Waar DivePilot betalingsbevestigingen opmaakt, kan het niet het wettelijke bewijs van je omzet zijn. Elk van die documenten zegt ook "Dit is geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur.", in de taal van het document. Vraagt je land een gecertificeerd fiscaal systeem, zoals een RT-kassa (registratore telematico) voor het documento commerciale in Italië of, voor contant geld, een gecertificeerde kassa met beveiligingsmodule in Duitsland, blijf dan de wettelijke documenten uit dat systeem opmaken; je kassa of fiscale systeem blijft het wettelijke bewijs. Maak in Spanje je facturen op met je eigen factuursoftware; Verifactu geldt voor duikcentra vanaf 2027. In Portugal is DivePilot geen software die door de Autoridade Tributária is gecertificeerd. Een bedrijf waarvoor DL 28/2019 geldt (omzet boven 50.000 EUR, of gebruik van factuursoftware of een georganiseerde boekhouding, wat elke vennootschap omvat) moet gasten bonnen en betalingsbevestigingen, hoe ze ook heten, geven vanuit gecertificeerde factuursoftware. Maak die op met je gecertificeerde programma en gebruik de documenten van DivePilot alleen voor je eigen administratie. In Frankrijk, Guadeloupe, Martinique en Réunion inbegrepen, moet software die betalingen van klanten vastlegt gecertificeerd zijn of gedekt door de attestatie van de uitgever (art. 286 I 3° bis CGI). DivePilot heeft geen van beide, daarom staat Contant eerst uit; centra in de franchise en base (art. 293 B CGI) vallen buiten deze regel. De opmerkingen voor Duitsland, Frankrijk en Oostenrijk staan in Betaalmethoden.

De bedrijfsgegevens die elke soort nodig heeft

• Facturen: je Bedrijfsnaam en je Adres, en in sommige landen ook je Fiscaal nummer / btw-nummer; het tabblad Facturen en kwitanties zegt of dat voor jouw land geldt.
• Btw-facturen: hetzelfde en, met Geregistreerd voor de btw / GST aan, ook je Fiscaal nummer / btw-nummer in de vorm die je land gebruikt, en in Thailand het Filiaal. In Australië wordt het ABN gecontroleerd zoals het Australian Business Register dat doet: 11 cijfers waarvan de controlecijfers kloppen, dus een verkeerd getypt ABN wordt geweigerd als geen geldig ABN.
• Betalingsbevestigingen: niets; een document noemt je bedrijfsnaam als die is ingevuld, anders de naam van je duikcentrum.

Zolang een vereist gegeven ontbreekt of een fiscaal nummer niet de juiste vorm heeft, worden Factuur opmaken, Afrekenen en afsluiten, Kwitantie maken en de automatische kwitanties geweigerd met een melding die het veld noemt en naar Bedrijf en btw verwijst. De link Bedrijf en btw openen gaat rechtstreeks naar dat veld. Vul het daar in en probeer het opnieuw. Het tabblad Facturen en kwitanties van de instellingen somt op wat je land nodig heeft en zegt wanneer Bedrijf en btw alles heeft.

Geregistreerd voor de btw / GST

Waar DivePilot btw-facturen opmaakt, en in Frans-Polynesië, waar de schakelaar de vermelding «franchise en base» bepaalt, en in het Verenigd Koninkrijk, Nederland en Cyprus, waar hij bepaalt of je facturen btw vermelden, heeft Bedrijf en btw een schakelaar, Geregistreerd voor de btw / GST, standaard uit. In sommige landen noemt hij alleen de belasting die daar bestaat, zoals GST. Zet hem alleen aan als je bedrijf geregistreerd is om die belasting te rekenen.

• Uit: DivePilot maakt gewone facturen op met de titel "Factuur" (in Thailand "Factuur / ใบแจ้งหนี้"). Alleen bedrijfsnaam en adres zijn nodig; een fiscaal nummer of filiaal is niet vereist.
• Aan: DivePilot maakt btw-facturen op en heeft je fiscale nummer nodig (in Thailand ook het filiaal), zoals hierboven opgesomd. In Japan draagt de belastingfactuur je registratienummer (T-nummer); zolang je dat niet invult, blijft de factuur een gewone factuur. In Sri Lanka krijgt alleen een koper met een TIN een btw-factuur, zie hieronder.

Btw-facturen vragen om de schakelaar aan. In Frans-Polynesië leidt de schakelaar nooit tot btw-facturen: staat hij uit, dan dragen de documenten "TVA non applicable, franchise en base" en geen btw-regels, dus gebruik zolang je niet geregistreerd bent tarieven van 0 %; staat hij aan, dan is een factuur een gewone factuur zonder die vermelding. In het Verenigd Koninkrijk, Nederland en Cyprus heet de schakelaar "Geregistreerd voor de btw", en blijven de documenten facturen met de titel "Factuur". Aan vermelden ze de btw en je btw-nummer, dat dan verplicht is: DivePilot maakt niets op zolang het ontbreekt. Uit, zoals bij een Brits bedrijf onder de btw-registratiedrempel, een Nederlands bedrijf in de kleineondernemersregeling (KOR) of een Cypriotische kleine onderneming, vermelden ze helemaal geen btw - geen btw-tabel, geen "Prijzen inclusief belasting", geen btw-bedragen - omdat de wet een niet-geregistreerd bedrijf niet toestaat btw te vermelden. In de andere landen bestaat de schakelaar niet.

De koper op een btw-factuur

Sommige landen vragen vanaf een bepaald bedrag de naam en het adres van de koper op een btw-factuur, Thailand op elke volledige btw-factuur, Sri Lanka op elke btw-factuur, die daar alleen een koper met een TIN krijgt, en de Verenigde Arabische Emiraten boven 10.000 AED voor een koper met een TRN. Geldt dat, dan vraagt DivePilot vóór het opmaken om Factuur aan met een adres en weigert het de btw-factuur tot dat is ingevuld; er wordt geen nummer gebruikt. Het tabblad Facturen en kwitanties van de instellingen zegt vanaf welk bedrag je land ze vraagt, en een btw-factuur in een andere valuta dan die van dat bedrag vraagt er altijd om, zoals een in USD bij een Australisch duikcentrum. Op de Malediven vergelijkt DivePilot een rekening in een andere munt in plaats daarvan met 5.000 MVR, tegen de wisselkoers die bij het opmaken is ingevuld. Vraagt een land ze alleen voor een koper die voor de belasting geregistreerd is, dan vraagt DivePilot er niet om, omdat het dat niet kan weten; vul Factuur aan dan zelf in voor zo'n koper.

Thailand

• Met de schakelaar aan heeft het Fiscaal nummer / btw-nummer 13 cijfers.
• Filiaal is Hoofdkantoor (filiaal 00000) of een filiaalnummer van vijf cijfers. Ook een bedrijf onder Factuur aan kan een eigen fiscaal nummer en filiaal hebben; zijn fiscaal nummer wordt alleen gecontroleerd als er een filiaal is opgegeven.
• Elk label staat er twee keer, in de taal van de gast en in het Thai, zoals "Btw-factuur / ใบกำกับภาษี", of "Factuur / ใบแจ้งหนี้" met de schakelaar uit. De regel "Dit is geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur." verschijnt nooit, omdat het document de btw-factuur is.
• Een btw-factuur voor een rekening zonder Factuur aan is een verkorte btw-factuur, met ใบกำกับภาษีอย่างย่อ in de Thaise titel. Noemt Factuur aan een koper, dan is het een volledige btw-factuur, die zijn adres nodig heeft. Verkorte btw-facturen zijn bedoeld voor detailhandel; vraag je boekhouder of je duikcentrum ze mag opmaken.
• Btw-facturen worden alleen in Thaise baht opgemaakt. Is de valuta van je duikcentrum een andere, dan melden de instellingen dat en wordt een btw-factuur geweigerd.
• Met de schakelaar uit heet de correctie van een gewone factuur "Factuur - correctie / ใบแจ้งหนี้ - ฉบับแก้ไข" en is ze geen Thaise creditnota (ใบลดหนี้), die alleen een geregistreerd bedrijf mag opmaken.
• Bij een dienst is de btw verschuldigd wanneer je betaald wordt, dus een aanbetaling vraagt om haar btw-factuur. Een aanbetaling, ook die de gast bij het boeken online betaalt, krijgt een kwitantie als Automatische kwitanties aan staat, en de btw-factuur komt met Afrekenen en afsluiten; heeft een geregistreerd duikcentrum haar eerder nodig, maak haar dan op met Factuur opmaken. Een kwitantie is geen btw-factuur. Zie Aanbetalingen voor online boekingen.

Andere landen

• In Sri Lanka is een document met de schakelaar aan alleen een btw-factuur als Factuur aan een koper met een fiscaal nummer noemt, de TIN van de koper. Die koper heeft een adres nodig, en het document drukt "Supplier's TIN" en "Purchaser's TIN" af. Elk ander document, zoals een aan een gast, heet "Factuur", en de correctie ervan "Factuur - correctie". Beide soorten krijgen de nummervorm van Gazette 2481/22 en tonen de datum van levering.
• Op de Malediven vraagt een btw-factuur op een rekening in rufiyaa (MVR) vanaf 5.000 MVR om de naam, het adres en het belastingnummer (TIN) van de koper onder Factuur aan, dus de rekening van een gast zonder TIN wordt vanaf dat bedrag geweigerd. Op een rekening in een andere valuta, zoals USD, geldt hetzelfde vanaf 5.000 MVR: DivePilot vraagt bij het opmaken om de wisselkoers naar rufiyaa, gebruikt hem alleen om de rekening met dat bedrag te vergelijken en drukt hem nergens af, omdat de wet geen bedragen in rufiyaa op de factuur vraagt. De 5.000 MVR is het bedrag van de GST-wet zoals geconsolideerd tot 31 augustus 2026. De weigering noemt in één keer alles wat nog ontbreekt: naam, adres en TIN.
• In de Verenigde Arabische Emiraten vraagt een btw-factuur boven 10.000 AED aan een koper met een TRN om het adres van de koper. Op een rekening in een andere valuta vergelijkt DivePilot het totaal met 10.000 AED tegen de wisselkoers die je team invoert voor het belastingtotaal in AED.
• In Japan berekent een belastingfactuur, als je prijzen inclusief belasting zijn, de verbruiksbelasting van elk tarief één keer uit het totaal van dat tarief, zoals de nationale belastingdienst vraagt. Ze kan een yen verschillen van de som van de belasting onder elke regel. DivePilot ondersteunt Japanse duikcentra alleen met prijzen inclusief belasting, dus De belasting komt erbovenop staat er wel maar kun je niet kiezen, of je bedrijf nu geregistreerd is of niet. Een nieuw Japans duikcentrum begint met Prijzen incl. belasting.
• In Zuid-Afrika worden btw-facturen alleen in rand opgemaakt; een btw-factuur bij een rekening in een andere munt wordt geweigerd.
• In Singapore noemt een creditnota naam en adres van de koper, zoals de IRAS vraagt. Gaat ze naar de gast en geeft Factuur aan geen adres, dan drukt ze het adres uit zijn profiel af; staat er geen, dan wordt ze toch opgemaakt.
• In de Verenigde Arabische Emiraten heet de creditnota van een geregistreerd duikcentrum "Tax credit note" en noemt ze haar bedragen zonder btw: "Bedrag vóór deze creditnota, excl. belasting", het bedrag van de factuur na eerdere creditnota's erop, "Juist bedrag, excl. belasting" en "Verschil, excl. belasting".
• In de Verenigde Arabische Emiraten, Zuid-Afrika, de Seychellen en Grenada geeft de wet de titel in het Engels, dus een Nederlands document toont de Engelse titel naast de eigen, zoals "Btw-factuur / Tax invoice".
• In Argentinië dragen elke betalingsbevestiging, de correctie ervan en elke kwitantie bovenaan elke pagina een omkaderde "X" en "DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA", zoals de wet vraagt.
• In Canada moet een duikcentrum in Quebec zijn facturen en kwitanties in het Frans opmaken. Een document staat in de taal van de gast, dus zet de Taal van je gasten op Frans, en ook de Standaardtaal voor klanten op het tabblad Duikcentrum onder Instellingen.

Het officiële factuurnummer

In sommige landen moet de wettelijke factuur uit een officieel of erkend systeem komen, en biedt de overheid daar een tool voor, zoals de SAT in Mexico. DivePilot maakt daar een betalingsbevestiging op (in Indonesië een factuur), en het tabblad Facturen en kwitanties van de instellingen noemt de tool met een link. Maak de wettelijke factuur op in die tool, of bij de aanbieder die je daarvoor gebruikt, en vul het nummer in bij Officieel factuurnummer op het DivePilot-document, zodat je ziet welke documenten er nog geen hebben en je boekhouder beide nummers krijgt. Een betalingsbevestiging en de correctie ervan krijgen het nummer, in Indonesië een factuur en een creditnota; een kwitantie nooit. In Zuid-Korea en Indonesië bestaat de officiële factuur alleen als een zakelijke koper erom vraagt (in Indonesië de Faktur Pajak van een duikcentrum dat als PKP geregistreerd is), en in Italië alleen als een klant om een factuur vraagt (een fattura elettronica via het SdI; anders krijgt een gast het documento commerciale van je RT-kassa), dus vul het nummer alleen in op de documenten van die koper; de andere worden niet als zonder nummer gemarkeerd. In Italië is het nummer het identificativo SdI, in Griekenland de MARK die myDATA aan een bon of factuur geeft. In Panama, Colombia, Ecuador en Costa Rica kun je een document in plaats daarvan met de reden als Geen officiële factuur nodig markeren, als je bedrijf er geen hoeft op te maken. De pdf die DivePilot bewaarde, blijft zoals hij is opgemaakt; het nummer staat in de app, in de exports en in de e-mail met het document. Zie De officiële factuur koppelen.

De regels die een document bewaart

De regels die gelden bij het opmaken van een document worden ermee bewaard. Verandert DivePilot later wat een land krijgt, dan blijven al uitgegeven documenten zoals ze waren. Hetzelfde geldt voor je bedrijfsgegevens: ze wijzigen verandert alleen documenten die daarna worden opgemaakt. Een online betaling is een betaling zoals elke andere: ze krijgt dezelfde kwitantie en dezelfde factuur als een betaling aan de balie, en een online terugbetaling of een geschil verandert nooit een document.

In de instellingen

Het tabblad Facturen en kwitanties zegt in gewone woorden wat DivePilot in jouw land opmaakt en wat het nodig heeft, en noemt de officiële facturatietool waar je land er een heeft. Zie Facturen en creditnota's.

Let op: Deze regels beschrijven wat DivePilot afdrukt. Het is geen belastingadvies: vraag je boekhouder wat je duikcentrum moet opmaken en houd je eigen fiscale systeem aan waar de wet er een vraagt.