Alles wat DivePilot over een duiker weet, staat op één pagina. Dit artikel loopt erdoorheen, van het vinden van het record tot het actiemenu in de hoek.

Een klant vinden

  • Typ op de pagina Klanten in Zoek op naam of e-mail…. De lijst wordt korter terwijl je typt en zoekt op voornaam, achternaam en e-mail.
  • Gebruik overal in de app het vak Zoeken… in de bovenbalk, of het zoekicoon op een telefoon. Typ minstens twee tekens; de resultaten zijn gegroepeerd in klanten, boekingen, boottochten en gebruikers.
  • Het tabblad Actief toont de huidige klanten. Gearchiveerd toont de klanten die je hebt verwijderd; van daaruit kun je ze herstellen als je klanten mag herstellen, wat met de voorinstelling Medewerker niet kan.

Klik op een rij om de pagina te openen die hieronder wordt beschreven, of gebruik Snelle weergave op de rij voor een zijpaneel met de belangrijkste gegevens en een knop Volledig profiel openen.

De kop

Onder de naam, e-mail en telefoon vatten vier feiten de duiker samen:

  • Brevet toont het hoogste brevet dat bekend is, met het aantal overige brevetten, of "Geen brevet geregistreerd".
  • Gelogde duiken toont het totale aantal duiken en de datum van de laatste duik uit de gegevens van de klant, of "Niet vastgelegd". Een logboek opslaan verandert ze niet.
  • Vrijwaringen vat de sjablonen Verplicht voor iedereen samen in één woord: Alles ondertekend, Verlopen, Ontbreekt, Per boottocht gecontroleerd of Geen geregistreerd. Zijn sommige sjablonen alleen verplicht bij funduiken of alleen bij cursussen en geen enkele voor iedereen, dan toont het Per boottocht gecontroleerd, omdat wie die nodig heeft van de tocht afhangt. Is er helemaal geen sjabloon verplicht, dan kijkt het naar alle vrijwaringen die bekend zijn en is één geldige handtekening genoeg voor Alles ondertekend, en een klant zonder vrijwaringen toont Geen geregistreerd; zie Verloop, vernieuwing en controles van vrijwaringen.
  • Volgende duik toont de eerstvolgende gereserveerde of bevestigde funduikboeking, of "Niets geboekt". Cursusboekingen tellen niet mee.

Je ziet Vrijwaringen alleen als je vrijwaringen mag bekijken, en Volgende duik alleen als je boekingen mag bekijken.

Meldingen onder de kop

Tussen de kop en de tabbladen vind je:

  • Vandaag bij het duikcentrum verschijnt als je boekingen mag bekijken en op de pagina komt door de check-incode van de klant te scannen. Het toont zijn open boekingen voor vandaag van elke soort, zowel funduiken als cursussen, elk met Check-in openen, of zegt "Geen boeking voor vandaag." met Nieuwe boeking. Zie Check een gast in met zijn QR-code.
  • De kaart Bijwerklink. Zonder open bijwerklink somt ze de velden op die je klantformulier als Verplicht markeert en die deze klant leeg heeft gelaten, zoals "2 verplichte gegevens ontbreken" gevolgd door de velden, of staat er "Laat … de eigen gegevens op de eigen telefoon controleren en aanvullen.". Met het recht om klanten te bewerken biedt ze Bijwerklink sturen. Zie Bepaal wat het klantformulier vraagt.
  • Zolang een bijwerklink wacht om gebruikt te worden, toont dezelfde kaart zijn QR-code, "Geldig tot …" met hoelang hij nog werkt, en hoe hij is verstuurd: "Automatisch verstuurd voor de duik", "Gemaild …" of "Gemaakt door …". QR tonen toont de code op volledig scherm zodat de duiker hem kan scannen, en Link kopiëren kopieert hem. Met het recht om klanten te bewerken stuurt Mailen (of Opnieuw mailen) hem naar het adres van de klant, vervangt Nieuwe link hem en stopt Intrekken hem meteen. Zie Laat een duiker zijn gegevens bijwerken.
  • Heeft de klant een link gebruikt, dan eindigt de kaart met "Laatste update door de klant …: 3 gegevens gewijzigd" en Wijzigingen bekijken, dat Bijgewerkt door de klant op het tabblad Profiel opent, of met "Gecontroleerd door de klant …: geen wijzigingen".

De vijf tabbladen

  • Profiel bevat de persoonlijke gegevens, het adres en Gezondheid en documenten. Daaronder toont Bijgewerkt door de klant elke keer dat de klant een bijwerklink heeft opgeslagen, als "3 gegevens bijgewerkt" of "Heeft de gegevens zonder wijzigingen bevestigd". Open een rij om elk gewijzigd veld voor en na te zien. Medische notities, dieetwensen en paspoortnummer tonen alleen "Gewijzigd (niet getoond)" of "Verwijderd", nooit de waarden.

  • Duiken bevat de duikervaring, de brevetten en de uitrustingsmaten die de duiker meestal nodig heeft. Elk brevet toont of iemand uit je team het heeft bevestigd, en met Brevetten controleren bevestig, corrigeer of voeg je brevetten toe. Zie Bevestig de brevetten van een duiker.

  • Activiteit toont funduiken, cursussen en de verhuurgeschiedenis. Je ziet dit tabblad alleen als je boekingen, inschrijvingen of verhuur mag bekijken.

  • Vrijwaringen toont elke vrijwaring die bij deze klant is aangevraagd of door hem is ondertekend, en is de plek waar je een nieuwe aanvraagt. Je ziet dit tabblad alleen als je vrijwaringen mag bekijken. Zie Het tabblad Vrijwaringen op een klantprofiel.

  • Rekeningen begint met de Huidige rekening van de gast: het nummer, de dag van openen en de laatste dienst, groot wat de gast nog moet betalen (Te betalen) of als Tegoed heeft, ernaast de kosten en betalingen, en Rekening openen en Betaling ontvangen. Staat de gast op rekening van een ander, dan staat er waar de kosten heen gaan, zoals "Kosten gaan naar rekening 12 van Anna Berg", en de rekening van een betaler noemt de gasten die erop staan, elk met een link naar hun rekening. Zonder open rekening toont het tabblad "Geen open rekening" met Nieuwe rekening en Betaling ontvangen. Daaronder toont Vaste korting een percentage dat na de staffelkortingen wordt toegepast op elke regel van de rekeningen van de gast, te wijzigen met "Vaste korting bewerken" als je het recht Vaste korting en het recht Bewerken bij Klanten hebt; zonder die rechten zie je de regel alleen als de gast een korting heeft. Eerdere rekeningen toont de andere rekeningen met periode, totaal, wat betaald is en de status, Voldaan, "Afgesloten, nog 40,00 te betalen" of "Afgesloten met tegoed 10,00", en wat over alle samen betaald is; klik op een rekening om haar te openen. Een rekening met "Afgesloten, nog 40,00 te betalen" heeft ook Betaling ontvangen: de betaling komt op die rekening, hoogstens wat ze nog verschuldigd is, en daarna staat er Voldaan. Je ziet dit tabblad alleen als je rekeningen mag zien, en wie alleen de rekeningen van eigen gasten ziet, ziet alleen die. Elke rekening somt haar facturen, creditnota's en kwitanties op met hun nummers, om te downloaden of per e-mail te versturen, zie Facturen en creditnota's. Het tabblad toont alleen de nieuwste documenten; oudere staan onder Facturen en kwitanties in de zijbalk, met een link onder de lijst: "Oudere documenten staan onder Facturen en kwitanties". Zie Rekeningen en Kortingen.

DivePilot onthoudt per klant welk tabblad je het laatst hebt geopend, in deze browser tot je uitlogt.

Het actiemenu

Het menu rechtsboven in het profiel biedt:

  • Bewerken opent hetzelfde venster in vier stappen dat je gebruikte om de klant toe te voegen. Op een breed scherm is het een aparte knop, naast het menu.
  • Bijwerklink maakt een link die de klant opent om zijn eigen gegevens te controleren en aan te vullen, één keer. Zie Laat een duiker zijn gegevens bijwerken.
  • Samenvoegen combineert dit record met een dubbel record. Zie Voeg dubbele klanten samen.
  • Gegevens exporteren downloadt het record als spreadsheet.
  • AVG-verwijdering anonimiseert de persoonsgegevens definitief. Zie Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant.

Welke je hiervan ziet, hangt af van je rechten.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support