Cuentas | Ayuda DivePilot

Una cuenta recoge lo que un cliente te debe por su estancia: inmersiones, cursos, alquileres, extras y tarifas. La mayor parte no la escribes tú. Cada línea nace de una reserva, una inscripción a un curso o un alquiler, y lo sigue cuando cambia. Cómo cobrar se explica en Cobrar pagos. Cuando el cliente se va, Liquidar y cerrar convierte la cuenta en una factura numerada, véase Facturas y facturas rectificativas.

Qué es una cuenta

Hay una cuenta por cliente y estancia. Se abre con el primer cargo o pago, o cuando la abres a mano, sigue abierta mientras el cliente bucea contigo y se cierra con Liquidar y cerrar o sola, tras los días que fijes sin inmersiones. La siguiente estancia del mismo cliente abre una cuenta nueva.

Abre Cuentas en la barra lateral. Tres tarjetas arriba resumen las cuentas que puedes ver: Cuentas abiertas, Te deben (lo que deben las cuentas, abiertas o cerradas, y en cuántas) y Crédito de clientes (el crédito que tienen las cuentas abiertas). Cuentas abiertas abre la pestaña Abiertas, Te deben la pestaña Con deuda y Crédito de clientes la pestaña Con crédito. Las pestañas dividen la lista en Abiertas, Con deuda, Con crédito y Cerradas, las tres primeras con el número de cuentas que tienen, y el buscador encuentra una cuenta por su número o por el nombre del cliente. Con deuda lista cada cuenta que aún debe dinero, abierta o cerrada.

En el ordenador la lista es una tabla con Cliente, Cuenta, Último servicio (Cerrada en la pestaña Cerradas), Cargos, Pagado y Saldo; en el móvil cada cuenta es una tarjeta con las mismas cifras. El saldo dice "Debe 40,00", "Crédito 10,00", "Saldada" o "Sin cargos aún". Bajo el cliente, "+2 facturadas aquí" indica que cuentas de otros clientes se facturan a esta, "Facturada a Anna Berg" que esta se factura a otro cliente, y avisos como "2 sin precio" o "Cerrada con deuda: ..." piden una revisión. El crédito traído de una cuenta anterior cuenta en Pagado, no como cargo. Haz clic en una fila para abrir la cuenta; Cargar más trae la página siguiente. Quien solo ve las cuentas de sus propios clientes ve las tarjetas y los números solo de esas cuentas.

Una cuenta lleva como título el nombre del cliente y, debajo, el número de cuenta, su estado, el día en que se abrió y quién más se factura aquí. La cabecera dice también hasta dónde está facturada la cuenta: "Sin facturar", "Facturada en parte" o "Facturada INV-2026-00042". Al lado, o justo debajo en el móvil, la tarjeta de saldo muestra en grande lo que el cliente Debe o tiene a su favor (Crédito), con Cobrar, Emitir factura y Liquidar y cerrar; una cuenta cerrada muestra en su lugar "Cerrada el 10 oct" con su total y lo pagado. Bajo el título están Añadir cargo y Descuento de cuenta, y el menú Más acciones con Cargar a, Actualizar todos los precios, Descargar PDF, Enviar por correo, Enviar enlace de pago, que manda al cliente su enlace de Mi cuenta (véase Enlaces de pago y la página Mi cuenta), e Historial. Donde no se ofrece ninguno de los dos botones, en una cuenta cerrada o para quien no puede añadir cargos ni descuentos, Descargar PDF ocupa su lugar como botón. Los avisos, como líneas sin precio o correcciones de una cuenta cerrada, se reúnen bajo la cabecera.

Las líneas se agrupan por día ("jue 15 oct") y, si la cuenta tiene varios clientes, por cliente. Cada línea muestra su nombre, cuántas a qué precio ("2 x 1.350") y el importe; una segunda línea dice solo lo que importa, como "hasta la devolución", el precio de temporada (cuando tienes más de una temporada) o un descuento. La pequeña flecha junto a una línea que la cuenta añadió sola abre su reserva, alquiler o curso. Cada línea tiene un menú Acciones de la línea con Descuento, Cambiar precio, Quitar, Mover, Actualizar precio, Anular, Restaurar e Historial, que muestra solo lo que la línea y tus permisos permiten. Las líneas de descuento aparecen como importes negativos. Las líneas anuladas están ocultas; "Mostrar 5 líneas anuladas" al final de la lista las muestra tachadas. Los descuentos que la cuenta recalcula sola, como un descuento por volumen tras un cambio de precio, no aparecen ahí. Una línea que está en una factura muestra un candado y el número de la factura, y una reducción que espera su factura rectificativa dice "Por rectificar".

Junto a las líneas, o después en el móvil, el Resumen hace la cuenta de arriba abajo: si hay descuentos, Cargos antes de descuentos y cada descuento en su propia fila (Descuento por volumen, Descuento fijo, Descuento de cuenta), el Total con los impuestos que incluye, como "Incluye 1.582,15 de impuestos" (o el importe sin impuestos más los impuestos cuando tus precios no los incluyen), el crédito trasladado si lo hay, Pagado con el número de pagos y al final Pendiente de pago, Crédito o Nada pendiente de pago (Saldada en una cuenta cerrada), la misma cifra que el saldo de arriba. Impuesto por tipo despliega una tabla con el neto, el impuesto y el bruto de cada tipo, su total cuando hay varios y la moneda. Pagos muestra cada pago con su método, día e importe, el cambio dado en efectivo y un menú Acciones del pago con Anular pago (Revertir (contracargo) en una cuenta cerrada) e Historial; un pago online lleva la marca En línea y Abrir en Stripe en su menú, muestra "Reembolso pendiente" mientras un reembolso a la tarjeta espera a Stripe y "Disputado" durante una disputa, y ofrece Reembolsar a la tarjeta en lugar de Anular pago, véase Reembolsos online y disputas; Reembolsar está arriba de la tarjeta. Una cuenta abierta a mano y aún vacía ofrece Añadir cargo y Cobrar en el centro. Bajo el resumen, Facturar a nombra a la empresa o la persona a la que van las facturas, y la tarjeta Documentos enumera las facturas, facturas rectificativas y recibos de la cuenta, véase Facturas y facturas rectificativas. Cada cuenta se abre también desde la ficha del cliente, véase Encuentra un cliente y lee su perfil.

Abrir una cuenta a mano

La mayoría de las cuentas se abren solas, pero puedes abrir una antes, por ejemplo para añadir un cargo antes de que el cliente haya reservado nada. En Cuentas, pulsa Nueva cuenta, busca al cliente y pulsa Abrir cuenta. En la ficha del cliente, mientras el cliente no tiene una cuenta abierta, la pestaña Cuentas muestra "No hay cuenta abierta" con el mismo botón Nueva cuenta y Cobrar.

Un cliente tiene una sola cuenta abierta a la vez. Si el cliente ya tiene una, DivePilot no abre una segunda: te lleva a la cuenta abierta y avisa "Este cliente ya tiene una cuenta abierta". Si no, abre la cuenta nueva y avisa "Cuenta abierta". Una cuenta abierta sin líneas se cierra sola tras los días fijados en la tarjeta Cierre de cuentas ("Cerrar una cuenta saldada cuando hayan pasado ... días completos desde su último servicio"), contados desde el día en que se abrió, ver Cobrar pagos. Necesitas el permiso Añadir cargos y un permiso para ver cuentas; en Cuentas necesitas además el permiso para ver clientes.

Qué entra en la cuenta y cuándo

Inmersiones recreativas: cuando la reserva está confirmada o el cliente tiene plaza en una salida, y también mientras está con check-in o completada. Una reserva pendiente o cancelada no pone nada en la cuenta. Una salida con precio global aparece como una sola línea, "Salida en barco, 2 inmersiones".
Cursos: cuando el alumno está inscrito, al precio del curso en la fecha de inicio de la convocatoria, o al precio fijado para ese alumno. Véase Inscribe alumnos.
Alquileres: cuando se crea el alquiler. La línea se actualiza cuando vuelve el equipo o se edita el alquiler, y dice "hasta la devolución" mientras sigue fuera. Un alquiler de una categoría sin artículos elegidos se cobra por talla y cantidad; uno que elige artículos se cobra por artículo, a la talla de ese artículo. Véase Alquila equipo.
Equipo incluido: una categoría marcada como Incluido en cada inmersión recreativa, por ejemplo la botella, pone una línea en cada reserva de inmersión recreativa, con el nombre que le da la estimación, como "Incluido: Botella 15L". Se cobra a la tarifa Por salida de esa talla: una vez por salida si la categoría se cobra Por salida, y una vez por cada inmersión de la salida si se cobra Por inmersión; la línea indica cuál. Un cliente con Trae equipo propio y una talla sin precio no tienen línea. La línea cambia sola cuando cambian la talla, la elección o las inmersiones de la salida, y cuando activas o desactivas la categoría. Un cambio entre Por salida y Por inmersión llega a la línea de una reserva la próxima vez que esa reserva cambia. Una línea que ya está en la cuenta conserva su precio aunque su talla pierda luego el precio. Una reserva cuya fecha ya pasó conserva sus líneas incluidas en una edición normal. Véase Categorías de equipo y reglas de mantenimiento.
Nitrox: por inmersión, mientras tu centro ofrezca nitrox. Una reserva que ya tiene nitrox conserva su línea si lo desactivas.
Extras y tarifas de la lista de precios: por inmersión, por salida o una vez por estancia, según cada artículo.
Una reserva programada desde una petición de inmersiones lleva el nitrox y el equipo de la petición. Véase Planifica las inmersiones pedidas.
Tarifas por no presentación, véase No presentados y su tarifa, y descuentos, véase Descuentos.

Una reserva de inmersión recreativa que aún no está en una salida se cobra como una inmersión y se marca con "1 inmersión hasta asignar plaza". Cuando el cliente tiene plaza, la línea sigue las inmersiones de la salida.

Nota: Una línea que añades a mano con Añadir cargo es tuya: elige un artículo De la lista de precios o Otra cosa con descripción, importe e Tipo impositivo. Un cargo manual nunca es negativo; para rebajar usa un descuento.

Los precios quedan fijados en la línea

Una línea conserva el precio con el que se registró. Editar la lista de precios o una temporada nunca cambia líneas que ya están en una cuenta. Además, mientras la fecha, el horario y los datos del precio no cambien, la línea conserva su precio; si uno cambia, una línea nueva la sustituye al precio de ese momento.

Actualizar precio en una línea la lleva al precio de hoy ("Línea actualizada al precio de hoy"). Actualizar todos los precios pone precio a las líneas que aún no lo tienen; un precio cambiado a mano se queda como está (usa Actualizar precio en esa línea para volver al precio de lista).
Una línea cuyo artículo no tiene precio dice Sin precio, se añade a 0 y queda señalada en la cuenta y en la lista. Pon el precio en la lista de precios y pulsa Actualizar todos los precios.
Si luego cambias el precio de una talla, las líneas registradas se quedan como están, como con cualquier cambio de precio. Actualizar precio lleva una línea de equipo incluido al nuevo precio de su talla, mientras que una línea de alquiler conserva la tarifa con la que se escribió el alquiler.
Las líneas de tarifa, descuento, crédito, corrección y texto libre no se pueden actualizar de precio.

Cambiar el precio de una línea

Cambiar precio en el menú de una línea fija su precio a mano: para un cliente habitual, un acuerdo hecho en el mostrador o una línea sin precio en la lista de precios. La ventana muestra como referencia el Precio de lista, la Cantidad y el Nuevo total de la línea mientras escribes el Nuevo precio por unidad, con un Motivo, opcional en una línea aún no facturada y obligatorio en una línea facturada. La línea muestra luego el nuevo precio y debajo "Precio cambiado, antes 1.500"; el PDF del cliente muestra solo el precio.

La cuenta mantiene el precio cambiado mientras la línea cobre lo mismo: la misma fecha y salida, el mismo número de inmersiones en una línea por inmersión, los mismos días en un alquiler. Confirmar la reserva, hacer el check-in o editar su nota no lo tocan. Si cambia alguno de ellos, la línea vuelve al precio de lista como cualquier línea y el cambio desaparece. Un precio por salida mantiene el cambio aunque la salida tenga más o menos paradas, porque es un solo precio para la salida.
Un precio fijado en una línea sin precio en la lista de precios se sustituye por el precio de lista en cuanto la lista tenga uno y se actualice la reserva, el alquiler o el curso de la línea, o cuando pulses Actualizar todos los precios.
Actualizar precio en una línea cambiada pregunta primero, en Volver al precio de lista, y luego vuelve a cobrar la línea al precio de lista. Solo puede hacerlo quien tiene Cambiar precios en una cuenta, así que un precio cambiado solo lo deshacen quienes pueden fijarlo.
El descuento por volumen parte del precio cambiado: una inmersión cambiada a 1.300 con un tramo a 1.400 no recibe más descuento.
Un precio más bajo no es un descuento. No cuenta para el límite de descuentos y el informe de descuentos lo muestra en Cambios de precio, consulta Descuentos.
Sirve para inmersiones, nitrox, extras, tarifas, equipo incluido, líneas de alquiler, artículos de una vez por estancia y líneas añadidas a mano. El precio de un curso se cambia en la inscripción del alumno; los descuentos, el saldo a favor trasladado y las correcciones no tienen precio propio.
Hace falta el permiso Cambiar precios en una cuenta, que tienen Admin y Manager y no Staff. El Historial de la línea muestra el precio anterior, el nuevo y el motivo.

Anular, mover y añadir

Anular quita una línea de la cuenta tras indicar un Motivo. Una línea automática que anulas no vuelve a añadirse salvo que cambien su fecha, su horario o los datos de su precio. "Mostrar 2 líneas anuladas", al final de las líneas, las muestra tachadas, con quién las anuló y por qué. En una línea que ya está en una factura, Anular, Descuento y Cambiar precio emiten además una factura rectificativa y piden un motivo, véase Facturas y facturas rectificativas.
Restaurar en el menú de una línea anulada devuelve la línea como una línea nueva que no está facturada, con su precio y su descuento, y con cualquier cambio hecho mientras tanto en su reserva; muestra antes las líneas anuladas. Solo se ofrece para una línea que alguien anuló a mano. Una línea que la propia cuenta sustituyó (movida, con precio actualizado, un precio o descuento cambiado, una reserva que cambió) sigue en su nueva línea, y una línea que su reserva ya no cobra, por ejemplo una reserva cancelada, no puede volver. Una línea automática restaurada se queda en la cuenta desde entonces.
Mover pasa una línea a otra cuenta abierta: busca por número de cuenta o cliente y confirma. Las líneas que calcula la propia cuenta, los descuentos, el crédito trasladado y las correcciones no se pueden mover. Una línea facturada ofrece solo Anular, Descuento y Cambiar precio, y solo con el permiso Cambiar líneas facturadas; Mover, Actualizar precio y Quitar no se ofrecen en ella, y se queda en la cuenta en la que se facturó.
El personal no puede anular las líneas de descuento automáticas (por volumen, fijo y de cuenta), el crédito trasladado ni las correcciones. Un descuento se quita con Quitar en el menú de la línea; un crédito trasladado por error se corrige con una línea manual.

Quién puede hacer qué se fija en Los permisos explicados: Añadir cargos, Anular y corregir cargos (también Restaurar), Cambiar precios en una cuenta, Aplicar descuentos.

Cuentas cerradas y correcciones

Liquidar y cerrar emite la factura de las líneas que aún no están facturadas y congela todas las líneas. Si después cambia una reserva, un alquiler o un curso, la cuenta no cambia: una línea "Corrección de la cuenta 12: inmersiones" se registra en la siguiente cuenta del cliente, y esa cuenta indica qué cuenta cerrada corrige. Una cuenta con correcciones aparece en Con deuda mientras deba dinero. Una cuenta cerrada que aún debe conserva Cobrar en su tarjeta de saldo: el pago cubre como mucho lo que debe la cuenta, y la cuenta pasa a decir Saldada.

Cargar a

Cargar a envía los cargos de un cliente a la cuenta de otro, para una familia, un club o una empresa. Abre la cuenta del cliente, pulsa Cargar a y elige el Cliente que paga; "Dejar de cargar a Anna Berg" lo deshace. La cuenta de quien paga muestra entonces "También en esta cuenta: nombres", cada línea bajo su persona; la cuenta propia del cliente dice "Cargado a la cuenta 12 de Anna Berg".

Es un solo salto: la cuenta de quien paga no puede cargarse a su vez a un tercero. Y al revés: un cliente en cuya cuenta se cargan otras no puede cargarse él mismo a otra persona.
Al guardarlo, las líneas abiertas de la cuenta del cliente pasan a la cuenta de quien paga, cada una bajo su persona, y los cargos posteriores del cliente también van allí. Lo que el cliente ya pagó pasa como crédito, para que nadie pague dos veces. Las correcciones se quedan; el Descuento por volumen y el Descuento fijo se calculan de nuevo en las dos cuentas, y un Descuento de cuenta sin nada que descontar se quita. Un mensaje dice lo que pasó, por ejemplo "2 líneas pasaron a la cuenta de Anna Berg" y "500.00 ya pagados pasaron a la cuenta de Anna Berg como crédito". La cuenta del cliente muestra entonces ese crédito como "Crédito trasladado a la cuenta 12 de Anna Berg".
Solo se mueven las líneas que no están facturadas. Las líneas facturadas se quedan en la cuenta en la que se facturaron.
Llevarse las líneas necesita el permiso Anular y corregir cargos, como Mover. Sin él, las líneas se quedan en la cuenta del cliente, la ventana lo indica y solo los cargos posteriores van a quien paga.
Al dejar de cargar no vuelve nada: las líneas se quedan donde están y solo los cargos posteriores caen de nuevo en la cuenta propia del cliente. Usa Mover en una línea para cambiarlo.
Una reserva, inscripción o alquiler que cae en otra cuenta muestra "Cargado a la cuenta 12 (Anna Berg)" con un enlace.
Quien solo ve las cuentas de sus propios clientes solo puede cargar a pagadores cuya cuenta ya puede ver.
La cuenta de quien paga se cierra solo cuando las cuentas cargadas en ella están liquidadas.

En las reservas conjuntas, la persona que reservó puede pagar por todos con un interruptor, véase Reservas conjuntas.

Descargar un PDF o enviarla por correo

Descargar PDF, en el menú Más acciones o como botón de una cuenta cerrada, guarda la cuenta como un PDF con su número, por ejemplo B-2026-00098.pdf; imprímelo desde ahí cuando el cliente quiera una copia en papel. Está en el idioma del cliente y lleva tu membrete con tu nombre, la dirección, el número fiscal, el teléfono, el correo, el sitio web y el logo, las líneas por día y por cliente, el resumen hasta el importe pendiente, el crédito o "Pagada por completo", el impuesto por tipo, los pagos y el pie del recibo. El PDF de la cuenta es una copia del registro corriente, no un documento definitivo: cada página dice "Este documento no es un recibo fiscal ni una factura.". Los documentos numerados son las facturas, las facturas rectificativas y los recibos, véase Facturas y facturas rectificativas y Qué son tus documentos en tu país. Tu centro de buceo elige el diseño y cuáles de estas partes muestra; consulta «Elige cómo se ve el PDF de tus cuentas» más abajo.

Enviar por correo abre Enviar la cuenta por correo. Correo electrónico empieza con la dirección guardada del cliente o, si no tiene y la cuenta se carga a otra persona, con la de quien paga. Con el permiso para editar clientes puedes escribir cualquier dirección; sin él eliges una de las direcciones guardadas, y la ventana lo indica. Si nadie tiene correo guardado, alguien que pueda editar clientes puede escribir uno. Añade un Mensaje si quieres y elige Enviar. El cliente recibe un correo en su idioma de tu centro de buceo, con la cuenta adjunta en PDF, el saldo ("Saldo: 2500 ฿ pendiente", "a tu favor" o "nada pendiente"), tu mensaje y tus datos de contacto, y una respuesta llega al correo de tu centro. Tampoco es un recibo fiscal. El Historial de la cuenta anota "Cuenta enviada por correo" con la dirección y la huella y el tamaño del PDF, para poder demostrar después qué archivo se envió; DivePilot no guarda copia del PDF. Un centro puede enviar hasta 100 cuentas al día por correo. Para enviar necesitas acceso a los clientes además de a las cuentas, y la cuenta de un cliente cuyos datos se borraron no se puede enviar.

Elige cómo se ven tus cuentas y documentos

Abre Ajustes y luego Cuentas y descuentos. La tarjeta Diseño del PDF define cómo se ve cada cuenta, factura, factura rectificativa y recibo que descargas o envías por correo; Vista previa de cambia el ejemplo entre ellos. Un documento emitido conserva el diseño con el que se emitió. Todos los diseños muestran los mismos cargos e importes, en el idioma del cliente; solo cambia la presentación.

Clásico: tu membrete, una tabla con líneas y los totales a la derecha. Las cuentas se ven así hasta que eliges otro diseño.
Moderno: una franja de tu color arriba con tu logotipo y tu nombre, tarjetas para el cliente y el total, una tabla espaciosa con franjas claras y los totales en un recuadro tintado con el saldo en tu color.
Compacto: un recibo estrecho con letra pequeña en el que cabe una estancia de unos diez días en una página. No muestra tu logotipo hasta que activas Logotipo.

Color de acento colorea las líneas, los títulos y el saldo. La primera muestra, Marca, es tu color de marca de Marca y se usa hasta que eliges uno de los colores ofrecidos o uno propio con el selector de color; elige Marca para volver a él. Cada muestra enseña "Aa" en el color que toma el texto sobre la banda de Moderno: blanco u oscuro, el que se lea con claridad sobre tu color.

En Qué muestra el PDF puedes desactivar Logotipo, Impuesto por tipo, Pagos y Cargos por día. Con Cargos por día desactivado, los cargos forman una sola tabla, cada uno con su día, y una cuenta familiar sigue nombrando a cada cliente sobre sus cargos. Desactivar una parte nunca cambia un importe: el total de los cargos y el saldo siguen en cada cuenta.

Nota al pie aparece encima del pie de cada cuenta, por ejemplo tus datos bancarios, con hasta 500 caracteres de texto. Se imprime tal como la escribes, sea cual sea el idioma del cliente.

Vista previa está junto a los ajustes y sigue a la vista mientras te desplazas; en un teléfono aparece primero y Ocultar la vista previa la pliega. Muestra una cuenta de ejemplo con cargos inventados, con tu membrete y tu moneda, sigue cada elección un momento después, pasa de página cuando el ejemplo ocupa más de una, y Abrir la vista previa completa la muestra a tamaño completo. Elige Guardar cambios para usar el diseño en todas las cuentas desde ese momento, o Descartar. Cambiar la tarjeta requiere el permiso para editar los ajustes de las cuentas, y cada cambio queda en el Registro de actividad. Todos los diseños mantienen en cada página de la cuenta «Este documento no es un recibo fiscal ni una factura.»

El mismo diseño se usa para las facturas, las facturas rectificativas y los recibos. Un documento conserva el diseño con el que se emitió.

Quién ve las cuentas

Ver todas las cuentas muestra la cuenta de cualquier cliente con sus importes, incluso sin permiso para ver la lista de precios. Ver las cuentas de sus clientes muestra las cuentas de clientes en tus propias salidas y cursos. Los pagos y el cierre de caja tienen sus propios permisos. Las facturas, las facturas rectificativas y los recibos tienen permisos propios, véase Facturas y facturas rectificativas.

Estimación y cuenta: en qué se diferencian

La estimación de la página de reserva es una vista previa antes de reservar y no cobra nada. La cuenta es el registro. Cuando un cliente pregunta por qué no coinciden:

La estimación cuenta lo que el cliente eligió. La cuenta sigue la reserva: nada mientras está pendiente, y una tarifa por no presentación en lugar de la inmersión tras un no presentado.
La estimación usa la lista de precios de hoy. La cuenta fija cada precio al registrar la línea.
Un curso se cobra en ambas a la fecha de inicio de la convocatoria, y en la cuenta el personal puede fijar otro precio para un alumno.
Descuentos por volumen: la estimación cuenta las inmersiones de la reserva. La cuenta cuenta todas las inmersiones del cliente en la cuenta, véase Descuentos. Los descuentos fijos, de línea y de cuenta solo existen en la cuenta.
El equipo incluido aparece en la estimación y en la cuenta por el mismo importe y con el mismo nombre.
Los cargos de alquiler, los extras automáticos y las tarifas por no presentación aparecen solo en la cuenta.
Un artículo sin precio aparece en la estimación como "El precio de algunos elementos se fija en el centro de buceo." y dice Sin precio en la cuenta.

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