In sommige landen moet de wettelijke factuur uit een officieel of erkend systeem komen, zoals een CFDI in Mexico, opgemaakt met de eigen tool van de SAT of door een erkende aanbieder. Die factuur kan DivePilot niet opmaken. Daar maakt het een genummerde betalingsbevestiging op (in Indonesië een factuur), en het tabblad Facturen en kwitanties van de instellingen noemt de officiële tool van je land, met een link. De landen met zo'n tool staan op Facturatie per land.

Stap voor stap

  1. Reken de rekening in DivePilot af en sluit hem zoals altijd. DivePilot maakt zijn genummerde document op, zie Facturen en creditnota's.
  2. Maak de officiële factuur op in de tool van je land, of bij de aanbieder die je daarvoor gebruikt, voor dezelfde koper en dezelfde bedragen.
  3. Kopieer de code die het officiële systeem aan die factuur geeft, zoals de folio fiscal (UUID) van een CFDI in Mexico.
  4. Open in de kaart Documenten van de rekening, of op de pagina Facturen en kwitanties in het menu (met de titel Betalingsbevestigingen en kwitanties waar DivePilot betalingsbevestigingen opmaakt), het menu van de documentregel en kies Officieel factuurnummer. Plak de code en druk op Nummer opslaan.

Het nummer staat dan in de regel van het document, in de kaart Documenten van de rekening, op die pagina en op het tabblad Rekeningen van de gast. Om een nummer in te vullen heb je het recht Facturen opmaken nodig.

De actie verschijnt alleen waar je land een officiële tool heeft, en alleen op betalingsbevestigingen en de correcties ervan (in Indonesië op facturen en creditnota's), nooit op kwitanties. Heeft de code in je land een vaste vorm, dan weigert DivePilot een code die er niet aan voldoet en noemt het de verwachte code.

In sommige landen

  • Mexico: verkopen aan gasten die geen eigen CFDI vragen, komen op een CFDI global voor de periode, zoals de SAT toestaat (RMF 2026, regla 2.7.1.21). Vul de folio fiscal (UUID) ervan in op elke betalingsbevestiging die hij dekt; dezelfde UUID mag op meerdere documenten staan.
  • Zuid-Korea: gasten krijgen een kaartbon of een kassabon. Een btw-factuur wordt in NTS Hometax alleen opgemaakt als een zakelijke koper erom vraagt; vul het nummer ervan (국세청 승인번호, het goedkeuringsnummer van de NTS) in op de betalingsbevestiging van die koper.
  • Indonesië: alleen een duikcentrum dat als PKP geregistreerd is, maakt in Coretax een Faktur Pajak op, voor een zakelijke koper; vul de Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak ervan in, de 17 cijfers van transactiecode, statuscode en serienummer, op de factuur van die koper. Een verkoop aan een gast heeft geen Coretax-nummer.
  • Brazilië: maak de NFS-e op in de Emissor Nacional NFS-e of, waar je gemeente nog een eigen NFS-e-systeem heeft, in dat systeem; beide geven dezelfde chave de acesso van 50 tekens. Plak hem zoals je hem kopieerde: DivePilot haalt spaties en een NFS, NFSe of NFS-e vooraan weg voordat het de 50 tekens controleert.
  • Chili: een verkoop aan een gast krijgt een boleta electrónica, uit de boletadienst van de SII of met een kaartbon; een zakelijke koper met een RUT krijgt een factura electrónica. Vul de folio van de een of de ander in.
  • Kenia: vul het CU Invoice Number in dat KRA eTIMS op de factuur of bon drukt.
  • Italië: een gast krijgt een documento commerciale uit je RT-kassa of goedgekeurde software. Vraagt een klant om een factuur, maak de fattura elettronica dan op in Fatture e Corrispettivi, de gratis dienst van de Agenzia delle Entrate, of bij je aanbieder, en vul het identificativo SdI ervan in, het nummer dat het SdI eraan geeft, op de betalingsbevestiging van die klant.
  • Griekenland: maak de bon of factuur op in AADE timologio, met een gecertificeerd fiscaal apparaat of bij een erkende aanbieder, en vul de MARK in die myDATA eraan geeft.

Documenten waar nog een nummer ontbreekt

Waar je land een officiële tool heeft, heeft de pagina Facturen en kwitanties in het menu het filter Zonder officieel nummer. Het toont de betalingsbevestigingen en de correcties ervan (in Indonesië de facturen en creditnota's) die nog geen officieel nummer hebben. Loop het aan het eind van de dag door, en nog eens voordat je de maand naar je boekhouder stuurt. In Zuid-Korea, Indonesië en Italië is er geen filter en wordt geen document als zonder nummer gemarkeerd, omdat de officiële factuur daar alleen bestaat als een zakelijke koper erom vraagt, en in Italië als een klant om een factuur vraagt.

Geen officiële factuur nodig

In Panama, Colombia, Ecuador en Costa Rica hoeven sommige bedrijven voor een verkoop geen officiële elektronische factuur op te maken, dus kun je een document markeren als zonder factuur nodig. Het verdwijnt dan uit het filter Zonder officieel nummer en toont "Geen officieel nummer" niet meer. Wie het mag gebruiken:

  • Colombia: een natuurlijk persoon die niet verantwoordelijk is voor de IVA (no responsable de IVA, Estatuto Tributario art. 437) hoeft niet te factureren (Res. DIAN 165/2023 art. 8).
  • Ecuador: een negocio popular in het RIMPE mag een nota de venta geven in plaats van een elektronische factuur.
  • Costa Rica: een bedrijf in het Régimen de Tributación Simplificada hoeft geen comprobantes electrónicos op te maken, tenzij het daarvoor koos (Decreto 44739-H art. 7).
  • Panama: een bedrijf dat factureert op een erkende fiscale printer (equipo fiscal) in plaats van met het elektronische factuursysteem (Decreto Ejecutivo 25/2022).

Om een document te markeren, kies je erop Officieel factuurnummer, dan Markeren als “Geen officiële factuur nodig”, schrijf je de reden en druk je op Markeren als niet nodig. De reden, wie het document markeerde en wanneer, blijven in de geschiedenis ervan en in het Activiteitenlogboek, zoals bij een nummer; zet geen gegevens van de gast in de reden. Ongedaan maken in hetzelfde venster haalt de markering weg: een document waarvan de markering het nummer verving, krijgt dat nummer terug, bij elk ander ontbreekt het nummer weer. Een nummer dat je later invult, vervangt de markering, en een document met een nummer markeren vervangt het nummer; de geschiedenis bewaart het. De markering wordt niet afgedrukt of gemaild, en een kwitantie krijgt haar nooit. In de exports blijft de kolom official_reference voor zo'n document leeg en staat de reden in de kolom official_invoice_not_required. Ze vraagt de machtiging Facturen opmaken.

Een nummer corrigeren

Je kunt een nummer vervangen, bijvoorbeeld na een tikfout: kies opnieuw Officieel factuurnummer. DivePilot vraagt dan om een Notitie met de reden. Het document toont het huidige nummer; de geschiedenis ervan bewaart het vorige, met wie elk nummer invulde en wanneer. Zet geen gegevens van de gast in de notitie: die blijft bij het document, ook nadat de gegevens van een gast zijn gewist.

Wat verandert en wat niet

De pdf die DivePilot bij het opmaken van het document bewaarde, verandert nooit, dus het officiële nummer staat er niet op. Het nummer staat in de app, in de exports en in de e-mail telkens als je het document verstuurt nadat je het hebt ingevuld.

Voor je boekhouder

De documenten-CSV eindigt met twee kolommen: official_reference, met het huidige officiële nummer van elk document, leeg waar een document er geen heeft, en official_invoice_not_required, met de reden van een document dat als Geen officiële factuur nodig is gemarkeerd. Waar je land een officiële tool heeft, bevat de zip met de pdf's van een maand ook een index.csv, die elk bestand noemt met het nummer, de soort, het huidige officiële nummer en die reden van zijn document. Zie Exports voor je boekhouder.

Let op: De officiële factuur is de wettelijke registratie, niet het document uit DivePilot. DivePilot houdt de twee nummers bij elkaar; het stuurt niets naar de belastingdienst of naar je aanbieder.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support