Contas | Ajuda DivePilot

Uma conta regista o que um cliente te deve pela estadia: mergulhos, cursos, alugueres, extras e taxas. A maior parte não a escreves tu. Cada linha nasce de uma reserva, de uma inscrição num curso ou de um aluguer e acompanha-o quando muda. Como receber está descrito em Receber pagamentos. Quando o cliente parte, Saldar e fechar transforma a conta numa fatura numerada, vê Faturas e notas de crédito.

O que é uma conta

Há uma conta por cliente e estadia. Abre com a primeira cobrança ou pagamento, ou quando a abres à mão, fica aberta enquanto o cliente mergulha contigo e fecha com Saldar e fechar ou sozinha, depois dos dias que definires sem mergulhos. A estadia seguinte do mesmo cliente abre uma conta nova.

Abre Contas na barra lateral. Três cartões no topo resumem as contas que podes ver: Contas abertas, Devem-te (o que as contas devem, abertas ou fechadas, e em quantas) e Crédito dos clientes (o crédito que as contas abertas têm). Contas abertas abre o separador Abertas, Devem-te o separador Por pagar e Crédito dos clientes o separador Com crédito. Os separadores dividem a lista em Abertas, Por pagar, Com crédito e Fechadas, os três primeiros com o número de contas que têm, e a pesquisa encontra uma conta pelo número ou pelo nome do cliente. Por pagar lista cada conta que ainda tem saldo em dívida, aberta ou fechada.

No computador a lista é uma tabela com Cliente, Conta, Último serviço (Fechada no separador Fechadas), Cobranças, Pago e Saldo; no telemóvel cada conta é um cartão com os mesmos valores. O saldo diz "Deve 40,00", "Crédito 10,00", "Saldada" ou "Ainda sem cobranças". Sob o cliente, "+2 faturadas aqui" indica que contas de outros clientes são faturadas a esta, "Faturada a Anna Berg" que esta é faturada a outro cliente, e avisos como "2 sem preço" ou "Fechada com dívida: ..." pedem uma verificação. O crédito trazido de uma conta anterior conta em Pago, não como cobrança. Clica numa linha para abrir a conta; Carregar mais traz a página seguinte. Quem só vê as contas dos seus próprios clientes vê os cartões e os números só dessas contas.

Uma conta tem como título o nome do cliente e, por baixo, o número da conta, o estado, o dia em que abriu e quem mais é faturado aqui. O cabeçalho diz também até onde a conta está faturada: "Sem fatura", "Parcialmente faturada" ou "Faturada INV-2026-00042". Ao lado, ou logo abaixo no telemóvel, o cartão do saldo mostra em grande o que o cliente Deve ou tem Com crédito, com Receber pagamento, Emitir fatura e Saldar e fechar; uma conta fechada mostra em vez disso "Fechada a 10 out" com o total e o que foi pago. Por baixo do título ficam Adicionar cobrança e Desconto na conta, e o menu Mais ações com Cobrar a, Atualizar todos os preços, Descarregar PDF, Enviar por email, Enviar link de pagamento, que manda ao cliente o seu link de A minha conta (vê Links de pagamento e a página A minha conta), e Histórico. Onde nenhum dos dois botões é oferecido, numa conta fechada ou para quem não pode adicionar cobranças nem descontos, Descarregar PDF fica no lugar deles como botão. Os avisos, como linhas sem preço ou correções de uma conta fechada, ficam juntos por baixo do cabeçalho.

As linhas agrupam-se por dia ("qui 15 out") e, quando a conta reúne vários clientes, por cliente. Cada linha mostra o nome, quantas a que preço ("2 x 1.350") e o valor; uma segunda linha diz só o que importa, como "até à devolução", o preço da época (quando tens mais do que uma época) ou um desconto. A pequena seta ao lado de uma linha que a conta lançou sozinha abre a reserva, o aluguer ou o curso dela. Cada linha tem um menu Ações da linha com Desconto, Alterar preço, Remover, Mover, Atualizar preço, Anular, Repor e Histórico, que mostra só o que a linha e as tuas permissões permitem. As linhas de desconto aparecem como valores negativos. As linhas anuladas ficam escondidas; "Mostrar 5 linhas anuladas" no fim da lista mostra-as riscadas. Os descontos que a conta recalcula sozinha, como um desconto de quantidade depois de uma mudança de preço, não aparecem aí. Uma linha que está numa fatura mostra um cadeado e o número da fatura, e uma redução que espera a sua nota de crédito diz "Por creditar".

Ao lado das linhas, ou depois delas no telemóvel, o Resumo faz a conta de cima para baixo: se houver descontos, Cobranças antes de descontos e cada desconto na sua própria linha (Desconto de quantidade, Desconto permanente, Desconto na conta), o Total com o imposto que inclui, como "Inclui 1582,15 de imposto" (ou o valor sem imposto mais o imposto quando os teus preços não o incluem), o crédito transitado se houver, Pago com o número de pagamentos e no fim Por pagar, Com crédito ou Nada por pagar (Saldada numa conta fechada), o mesmo valor que o saldo no topo. Imposto por taxa abre uma tabela com o líquido, o imposto e o bruto de cada taxa, o total quando há várias e a moeda. Pagamentos mostra cada pagamento com o método, o dia e o valor, o troco dado em numerário e um menu Ações do pagamento com Anular pagamento (Estornar (chargeback) numa conta fechada) e Histórico; um pagamento online tem a marca Online e Abrir na Stripe no seu menu, mostra "Reembolso pendente" enquanto um reembolso no cartão espera pela Stripe e "Contestado" durante uma contestação, e oferece Reembolsar no cartão em vez de Anular pagamento, vê Reembolsos online e contestações; Reembolsar fica no topo do cartão. Uma conta aberta à mão e ainda vazia oferece Adicionar cobrança e Receber pagamento ao centro. Sob o resumo, Faturar a nomeia a empresa ou a pessoa a quem vão as faturas, e o cartão Documentos lista as faturas, notas de crédito e recibos da conta, vê Faturas e notas de crédito. Cada conta abre também a partir da ficha do cliente, vê Encontra um cliente e lê o perfil dele.

Abrir uma conta à mão

A maioria das contas abre sozinha, mas podes abrir uma antes, por exemplo para adicionar uma cobrança antes de o cliente ter reservado alguma coisa. Em Contas, carrega em Nova conta, procura o cliente e carrega em Abrir conta. Na ficha de um cliente, enquanto o cliente não tem uma conta aberta, o separador Contas mostra "Nenhuma conta aberta" com o mesmo botão Nova conta e Receber pagamento.

Um cliente tem uma só conta aberta de cada vez. Se o cliente já tiver uma, o DivePilot não abre uma segunda: leva-te à conta aberta e avisa "Este cliente já tem uma conta aberta". Caso contrário, abre a conta nova e avisa "Conta aberta". Uma conta aberta sem linhas fecha sozinha depois dos dias definidos no cartão Fecho de contas ("Fechar uma conta liquidada quando tiverem passado ... dias completos desde o último serviço"), contados a partir do dia em que foi aberta, ver Receber pagamentos. Precisas da permissão Adicionar cobranças e de uma permissão para ver contas; em Contas precisas também da permissão para ver clientes.

O que entra na conta e quando

Mergulhos recreativos: quando a reserva está confirmada ou o cliente tem lugar numa saída, e também enquanto está com check-in ou concluída. Uma reserva pendente ou cancelada não põe nada na conta. Uma saída com preço único aparece como uma só linha, "Saída de barco, 2 mergulhos".
Cursos: quando o aluno está inscrito, ao preço do curso na data de início da edição, ou ao preço definido para esse aluno. Vê Inscreve alunos.
Alugueres: quando o aluguer é criado. A linha atualiza-se quando o equipamento volta ou o aluguer é editado, e diz "até à devolução" enquanto ainda está fora. Um aluguer de uma categoria sem artigos escolhidos cobra-se por tamanho e quantidade; um que escolhe artigos cobra-se por artigo, ao tamanho desse artigo. Vê Entrega equipamento em aluguer.
Equipamento incluído: uma categoria definida como Incluído em cada mergulho recreativo, por exemplo a garrafa, põe uma linha em cada reserva de mergulho recreativo, com o nome que a estimativa lhe dá, como "Incluído: Garrafa 15L". Cobra-se à tarifa Por saída desse tamanho: uma vez por saída se a categoria se cobra Por saída, e uma vez por cada mergulho da saída se se cobra Por mergulho; a linha diz qual se aplica. Um cliente que Traz equipamento próprio e um tamanho sem preço não têm linha. A linha muda sozinha quando mudam o tamanho, a escolha ou os mergulhos da saída, e quando ligas ou desligas a categoria. Uma passagem entre Por saída e Por mergulho chega à linha de uma reserva na próxima vez que essa reserva mudar. Uma linha que já está na conta mantém o preço mesmo que o seu tamanho perca depois o preço. Uma reserva cuja data já passou mantém as linhas incluídas numa edição normal. Vê Categorias de equipamento e regras de manutenção.
Nitrox: por mergulho, enquanto o teu centro oferecer nitrox. Uma reserva que já tem nitrox mantém a linha se o desligares.
Extras e taxas da lista de preços: por mergulho, por saída ou uma vez por estadia, conforme cada artigo está definido.
Uma reserva planeada a partir de um pedido de mergulhos leva o nitrox e o equipamento do pedido. Vê Planeia os mergulhos pedidos.
Taxas de não comparência, vê Faltas e a sua taxa, e descontos, vê Descontos.

Uma reserva de mergulho recreativo que ainda não está numa saída cobra-se como um mergulho e fica marcada com "1 mergulho até ter lugar". Quando o cliente tem lugar, a linha segue os mergulhos da saída.

Nota: Uma linha que acrescentas à mão com Adicionar cobrança é tua: escolhe um artigo Da lista de preços ou Outra coisa com descrição, valor e Taxa de imposto. Uma cobrança manual nunca é negativa; para tirar dinheiro usa um desconto.

Os preços ficam fixados na linha

Uma linha mantém o preço com que foi registada. Editar a lista de preços ou uma época nunca altera linhas que já estão numa conta. Enquanto a data, o horário e os dados do preço se mantiverem, a linha mantém também o preço; se um mudar, uma linha nova substitui-a ao preço desse momento.

Atualizar preço numa linha leva-a ao preço de hoje ("Linha atualizada para o preço de hoje"). Atualizar todos os preços dá preço às linhas que ainda não o têm; um preço alterado à mão fica como está (usa Atualizar preço nessa linha para voltar ao preço da lista).
Uma linha cujo artigo não tem preço diz Sem preço, é adicionada a 0 e fica assinalada na conta e na lista. Define o preço na lista de preços e carrega em Atualizar todos os preços.
Um preço de tamanho alterado mais tarde deixa as linhas registadas como estão, como qualquer alteração de preço. Atualizar preço leva uma linha de equipamento incluído ao novo preço do seu tamanho, enquanto uma linha de aluguer mantém a tarifa com que o aluguer foi escrito.
As linhas de taxa, desconto, crédito, correção e texto livre não podem ter o preço atualizado.

Alterar o preço de uma linha

Alterar preço no menu de uma linha define o preço dessa linha à mão: para um cliente habitual, um acordo feito no balcão ou uma linha sem preço na tabela de preços. A janela mostra como referência o Preço da lista, a Quantidade e o Novo total da linha enquanto escreves o Novo preço por unidade, com um Motivo, opcional numa linha ainda não faturada e obrigatório numa linha faturada. A linha mostra depois o novo preço com "Preço alterado, antes 1.500" por baixo; o PDF do cliente mostra só o preço.

A conta mantém o preço alterado enquanto a linha cobrar o mesmo: a mesma data e saída, o mesmo número de mergulhos numa linha por mergulho, os mesmos dias num aluguer. Confirmar a reserva, fazer o check-in ou editar a nota não lhe tocam. Se algum mudar, a linha volta ao preço da lista como qualquer linha e a alteração desaparece. Um preço por saída mantém a alteração quando a saída tem mais ou menos paragens, porque é um só preço para a saída.
Um preço definido numa linha sem preço na tabela de preços é substituído pelo preço da lista assim que a lista tiver um e a reserva, o aluguer ou o curso da linha forem atualizados, ou quando carregares em Atualizar todos os preços.
Atualizar preço numa linha alterada pergunta primeiro, em Voltar ao preço da lista, e depois volta a cobrar a linha pelo preço da lista. Só quem tem Alterar preços numa conta o pode fazer, por isso um preço alterado só é desfeito por quem o pode definir.
O desconto de quantidade parte do preço alterado: um mergulho alterado para 1.300 com um escalão a 1.400 não recebe mais desconto.
Um preço mais baixo não é um desconto. Não conta para o limite de descontos e o relatório de descontos mostra-o em Alterações de preço, vê Descontos.
Funciona em mergulhos, nitrox, extras, taxas, equipamento incluído, linhas de aluguer, artigos cobrados uma vez por estadia e linhas adicionadas à mão. O preço de um curso altera-se na inscrição do aluno; descontos, crédito transportado e correções não têm preço próprio.
É preciso a permissão Alterar preços numa conta, que Admin e Manager têm e Staff não. O Histórico da linha mostra o preço antigo, o novo e o motivo.

Anular, mover e adicionar

Anular tira uma linha da conta depois de indicares um Motivo. Uma linha automática que anulas não volta a ser adicionada, a não ser que a sua data, o seu horário ou os dados do seu preço mudem. "Mostrar 2 linhas anuladas", no fim das linhas, mostra-as riscadas, com quem as anulou e porquê. Numa linha que já está numa fatura, Anular, Desconto e Alterar preço emitem também uma nota de crédito e pedem um motivo, vê Faturas e notas de crédito.
Repor no menu de uma linha anulada devolve a linha como uma linha nova, não faturada, com o seu preço e desconto, e com qualquer alteração feita entretanto à sua reserva; mostra primeiro as linhas anuladas. Só é oferecido para uma linha que alguém anulou à mão. Uma linha que a própria conta substituiu (movida, com preço atualizado, um preço ou desconto alterado, uma reserva que mudou) continua na sua nova linha, e uma linha que a sua reserva já não cobra, por exemplo uma reserva cancelada, não pode voltar. Uma linha automática reposta fica na conta a partir daí.
Mover passa uma linha para outra conta aberta: pesquisa por número da conta ou cliente e confirma. As linhas calculadas pela própria conta, os descontos, o crédito transitado e as correções não podem ser movidos. Uma linha faturada oferece apenas Anular, Desconto e Alterar preço, e só com a permissão Alterar linhas faturadas; Mover, Atualizar preço e Remover não lhe são oferecidos, e fica na conta em que foi faturada.
A equipa não pode anular as linhas de desconto automáticas (de quantidade, permanente e na conta), o crédito transitado nem as correções. Um desconto tira-se com Remover no menu da linha; um crédito transitado por engano corrige-se com uma linha manual.

Quem pode fazer o quê define-se em Permissões explicadas: Adicionar cobranças, Anular e corrigir cobranças (também Repor), Alterar preços numa conta, Dar descontos.

Contas fechadas e correções

Saldar e fechar emite a fatura das linhas ainda não faturadas e congela todas as linhas. Se depois mudar uma reserva, um aluguer ou um curso, a conta não muda: uma linha "Correção da conta 12: mergulhos" é registada na conta seguinte do cliente, e essa conta diz que conta fechada corrige. Uma conta com correções aparece em Por pagar enquanto tiver saldo em dívida. Uma conta fechada que ainda deve mantém Receber pagamento no cartão do saldo: o pagamento é no máximo o que a conta deve, e a conta passa a dizer Saldada.

Cobrar a

Cobrar a envia as cobranças de um cliente para a conta de outro, para uma família, um clube ou uma empresa. Abre a conta do cliente, carrega em Cobrar a e escolhe o Cliente que paga; "Deixar de cobrar a Anna Berg" desfaz. A conta de quem paga mostra então "Também nesta conta: nomes", cada linha sob a sua pessoa; a conta própria do cliente diz "Cobrada na conta 12 de Anna Berg".

É um só salto: a conta de quem paga não pode, ela própria, ser cobrada a um terceiro. E o inverso: um cliente em cuja conta outros estão cobrados não pode, ele próprio, ser cobrado a outra pessoa.
Ao guardar, as linhas abertas da conta do cliente passam para a conta de quem paga, cada uma sob a sua pessoa, e as cobranças seguintes do cliente também vão para lá. O que o cliente já pagou passa como crédito, para ninguém pagar duas vezes. As correções ficam; o Desconto de quantidade e o Desconto permanente são calculados de novo nas duas contas, e um Desconto na conta sem nada a descontar é retirado. Uma mensagem diz o que aconteceu, por exemplo "2 linhas passaram para a conta de Anna Berg" e "500.00 já pagos passaram para a conta de Anna Berg como crédito". A conta do cliente mostra então esse crédito como "Crédito transitado para a conta 12 de Anna Berg".
Só as linhas não faturadas se movem. As linhas faturadas ficam na conta em que foram faturadas.
Levar as linhas precisa da permissão Anular e corrigir cobranças, como Mover. Sem ela, as linhas ficam na conta do cliente, a janela diz isso e só as cobranças seguintes vão para quem paga.
Deixar de cobrar não devolve nada: as linhas ficam onde estão e só as cobranças seguintes voltam para a conta própria do cliente. Usa Mover numa linha para o mudar.
Uma reserva, inscrição ou aluguer que cai noutra conta mostra "Cobrado na conta 12 (Anna Berg)" com uma ligação.
Quem só vê as contas dos próprios clientes só pode cobrar a pagadores cuja conta já consegue ver.
A conta de um pagador só fecha quando as contas cobradas nela estão saldadas.

Nas reservas conjuntas, a pessoa que reservou pode pagar por todos com um interruptor, vê Reservas conjuntas.

Descarregar um PDF ou enviá-la por email

Descarregar PDF, no menu Mais ações ou como botão de uma conta fechada, guarda a conta como PDF com o seu número, por exemplo B-2026-00098.pdf; imprime-o a partir daí quando o cliente quiser uma cópia em papel. Está no idioma do cliente e tem o teu cabeçalho com o teu nome, a morada, o número fiscal, o telefone, o email, o site e o logótipo, as linhas por dia e por cliente, o resumo até ao valor em dívida, ao crédito ou a "Pago na totalidade", o imposto por taxa, os pagamentos e o rodapé do recibo. O PDF da conta é uma cópia do registo corrente, não um documento definitivo: cada página diz "Este documento não é um recibo fiscal nem uma fatura.". Os documentos numerados são as faturas, as notas de crédito e os recibos, vê Faturas e notas de crédito e O que são os teus documentos no teu país. O teu centro de mergulho escolhe o design e quais destas partes mostra; vê «Escolhe o aspeto do PDF das tuas contas» mais abaixo.

Enviar por email abre Enviar a conta por email. Endereço de email começa com o email registado do cliente ou, se não tiver e a conta for cobrada a outra pessoa, com o de quem paga. Com a permissão para editar clientes podes escrever qualquer endereço; sem ela escolhes um dos endereços registados, e a janela explica isso. Se ninguém tiver email registado, quem pode editar clientes pode escrever um. Junta uma Mensagem se quiseres e escolhe Enviar. O cliente recebe um email no seu idioma do teu centro de mergulho, com a conta em anexo em PDF, o saldo ("Saldo: 2500 ฿ em dívida", "a teu favor" ou "nada em dívida"), a tua mensagem e os teus contactos, e uma resposta chega ao email do teu centro. Também não é um recibo fiscal. O Histórico da conta regista "Conta enviada por email" com o endereço e a impressão digital e o tamanho do PDF, para poderes provar mais tarde que ficheiro foi enviado; o DivePilot não guarda cópia do PDF. Um centro pode enviar até 100 contas por dia. Enviar exige acesso aos clientes além das contas, e a conta de um cliente cujos dados foram apagados não pode ser enviada.

Escolhe o aspeto das tuas contas e documentos

Abre Definições e depois Contas e descontos. O cartão Design do PDF define o aspeto de cada conta, fatura, nota de crédito e recibo que descarregas ou envias por email; Pré-visualização de alterna o exemplo entre eles. Um documento emitido mantém o design com que foi emitido. Todos os designs mostram as mesmas linhas e os mesmos valores, no idioma do cliente; só muda a disposição.

Clássico: o teu cabeçalho, uma tabela com linhas e os totais à direita. As contas têm este aspeto até escolheres outro design.
Moderno: uma faixa na tua cor no topo com o teu logótipo e o teu nome, cartões para o cliente e o total, uma tabela arejada com riscas claras e os totais numa caixa tingida com o saldo na tua cor.
Compacto: um recibo estreito em letra pequena em que cabe uma estadia de cerca de dez dias numa página. Deixa o teu logótipo de fora até ativares Logótipo.

Cor de destaque colore as linhas, os títulos e o saldo. A primeira amostra, Marca, é a cor da tua marca em Identidade visual, usada até escolheres uma das cores propostas ou uma cor tua com o seletor de cor; escolhe Marca para voltar a ela. Cada amostra mostra "Aa" na cor que o texto ganha na faixa do Moderno: branco ou escuro, o que se ler bem na tua cor.

Em O que o PDF mostra podes desligar Logótipo, Imposto por taxa, Pagamentos e Linhas por dia. Com Linhas por dia desligado, as linhas formam uma só tabela, cada uma com o seu dia, e uma conta de família continua a nomear cada cliente sobre as suas linhas. Desligar uma parte nunca muda um valor: o total e o saldo ficam em todas as contas.

Nota no fim é impressa acima do rodapé de cada conta, por exemplo os teus dados bancários, com até 500 caracteres de texto simples. É impressa tal como a escreves, seja qual for o idioma do cliente.

Pré-visualização fica ao lado das definições e continua à vista enquanto deslizas; num telemóvel aparece primeiro, e Ocultar a pré-visualização recolhe-a. Mostra uma conta de exemplo com linhas inventadas, com o teu cabeçalho e a tua moeda, acompanha cada escolha um momento depois, muda de página quando o exemplo passa de uma, e Abrir a pré-visualização completa mostra-a em tamanho real. Escolhe Guardar alterações para usar o design em todas as contas a partir daí, ou Descartar. Mudar o cartão exige a permissão para editar as definições das contas, e cada alteração fica no Registo de atividade. Todos os designs mantêm em cada página da conta «Este documento não é um recibo fiscal nem uma fatura.»

O mesmo design serve para as faturas, as notas de crédito e os recibos. Um documento mantém o design com que foi emitido.

Quem vê as contas

Ver todas as contas mostra a conta de qualquer cliente com os valores, mesmo sem permissão para ver a lista de preços. Ver as contas dos próprios clientes mostra as contas dos clientes nas tuas saídas e cursos. Os pagamentos e o fecho de caixa têm permissões próprias. As faturas, as notas de crédito e os recibos têm permissões próprias, vê Faturas e notas de crédito.

Estimativa e conta: o que difere

A estimativa na página de reserva é uma pré-visualização antes de reservar e não cobra nada. A conta é o registo. Quando um cliente pergunta porque diferem:

A estimativa conta o que o cliente escolheu. A conta segue a reserva: nada enquanto está pendente, e uma taxa de não comparência em vez do mergulho depois de uma falta.
A estimativa usa a lista de preços de hoje. A conta fixa cada preço quando a linha é registada.
Um curso cobra-se em ambas à data de início da edição, e na conta a equipa pode definir outro preço para um aluno.
Descontos de quantidade: a estimativa conta os mergulhos da reserva. A conta conta todos os mergulhos do cliente na conta, vê Descontos. Os descontos permanentes, de linha e de conta só existem na conta.
O equipamento incluído está na estimativa e na conta pelo mesmo valor e com o mesmo nome.
Os custos de aluguer, os extras automáticos e as taxas de não comparência aparecem só na conta.
Um artigo sem preço aparece na estimativa como "O preço de alguns itens é definido no centro de mergulho." e diz Sem preço na conta.

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