Rechten uitgelegd

Bijna elk scherm en elke actie in DivePilot zit achter een recht. Een persoon heeft er een set van; menu-items die iemand mist, worden simpelweg niet getoond, en knoppen die iemand mist, ontbreken. Voorinstellingen bundelen zinnige sets, zie Rollen en voorinstellingen.

De editor

Dezelfde editor zit in het venster van de voorinstelling en in de rechtenstap van het gebruikersvenster. De ingeklapte versie in de teamstap van de installatiegids heeft geen zoekveld, geen aantal en geen knoppen Alles selecteren en Alles deselecteren; open een onderdeel of groep, of vink het vakje op de rij aan.

• Bovenaan: een zoekveld (Rechten zoeken…), een aantal zoals "12 van 160 geselecteerd", Alles selecteren en Alles deselecteren. Terwijl je zoekt, heten de knoppen Getoonde selecteren en Getoonde deselecteren en werken ze alleen op de treffers.
• Elke groep is een rij onder haar onderdeel: een vakje dat de hele groep aan- of uitvinkt (een streepje als maar een deel is aangevinkt), en de rechten als vinkchips, zoals Bekijken, Aanmaken, Bewerken, Verwijderen, Herstellen of Dubbele klanten samenvoegen.
• Een recht dat uit de naam niet duidelijk is, heeft een uitleg van één regel: een tooltip op de computer, of op een telefoon een klein infoknopje naast het recht dat de uitleg onder de groep opent.

De varianten voor eigen gegevens

Vier rechten bestaan ook in een smallere versie voor eigen gegevens, naast het volledige Bekijken. Wie die versie heeft maar niet de volledige, ziet alleen wat hemzelf aangaat:

Met beide versies wint de volledige.

De onderdelen en groepen

De editor toont de groepen onder zeven onderdelen, in deze volgorde:

Gasten en boekingen

• Dashboard: welke panelen ze kunnen zien.
• Klanten: klantrecords bekijken, aanmaken, bewerken en verwijderen, plus de zwaardere rechten om te anonimiseren, exporteren, herstellen en samenvoegen.
• Brevetten van klanten: de brevetten van een klant. Aanmaken voegt een brevet toe, bewerken wijzigt het nummer of de datum van een opgeslagen brevet, verwijderen haalt er een weg. Voor het opslaan van de overige klantgegevens is geen van de drie nodig.
• Boekingen: boekingen aanmaken, bewerken, annuleren en herstellen.
• Vrijwaringen: vrijwaringen zien, sjablonen beheren, handtekeningen aanvragen, kopieën uploaden en ter plekke bevestigen.
• Verhuur: de verhuurbalie.

Boottochten

• Boottochten: alle of eigen tochten bekijken, tochten aanmaken, bewerken en verwijderen.
• Gasten op boottochten, Duikgroepen, Deelnemers, Plaatsindeling tocht, Checklists, Logboeken: de delen van een tochtpagina.
• Vertrekbord: het vertrekbord openen, en de links aanmaken en wijzigen die het op een tv tonen. Zie Het vertrekbord op een tv.

Cursussen

• Cursussen, Cursusinschrijvingen, Cursussessies, Aanwezigheid cursus: de delen van een cursus.

Middelen

• Boten en Plaatsindelingen: de boten en hun plaatsindelingen.
• Zwembaden, Materiaal, Duikstekken: de middelen.
• Duikorganisaties, Brevetniveaus en Cursussjablonen: de catalogus.

Beheer

• Gebruikers: collega's zien, uitnodigen, bewerken, archiveren en herstellen, en Rechten beheren, dat de rechtenstap en de instellingen voor voorinstellingen ontgrendelt. Ook daarmee kun je alleen rechten geven of intrekken die je zelf hebt, en nooit je eigen rechten wijzigen.
• Teamrooster: het hele rooster of alleen de eigen rij zien, plus diensten, verlof en zwembadblokken beheren.
• Loonadministratie: ieders verdiensten of alleen de eigen zien, tarieven en salarissen beheren, correcties invoeren, en een loonperiode aanmaken, afsluiten of heropenen.

Prijzen en betalingen

• Bedrijf en btw: de bedrijfsgegevens bekijken en wijzigen, en btw-tarieven bekijken, toevoegen, wijzigen en archiveren. Zie Bedrijfsgegevens en btw-tarieven.
• Prijzen en seizoenen: prijzen bekijken (zonder dit recht blijven bedragen overal in de app verborgen), duikprijzen, staffelkorting, cursusprijzen en materiaalprijzen wijzigen, extra's en toeslagen toevoegen, wijzigen en archiveren, en seizoenen bekijken, toevoegen, bewerken en verwijderen. Zie De prijslijst en Seizoenen.
• Online betalingen: Online betalingen bekijken (het tabblad Online betalingen, de status en de lijst met online betalingen), Stripe koppelen (Stripe koppelen, de formulieren van Stripe, het account beheren, daar geschillen beantwoorden, loskoppelen) en Betaallinks versturen (een gast zijn link naar Mijn rekening sturen). Zie Stripe koppelen voor online betalingen en Betaallinks en de pagina Mijn rekening.
• Aanbetalingen en annuleringen: Aanbetalingsregels, Annuleringsbeleid en Aanbetalingen kwijtschelden. Zie Aanbetalingen voor online boekingen en Annuleringsvoorwaarden.

Rekeningen en betalingen

Zes groepen dekken de rekeningen. Rekeningen: Alle rekeningen zien (elke rekening met de bedragen, ook zonder Prijzen bekijken), Rekeningen van eigen gasten zien (gasten op je eigen tochten en cursussen), Afrekenen en afsluiten, Afsluiten met openstaand bedrag. Kosten en kortingen: Kosten toevoegen (ook voor Op rekening van; de open regels van de gast meenemen vraagt Kosten annuleren en corrigeren), Kosten annuleren en corrigeren, Prijzen op een rekening wijzigen (de prijs van een regel met de hand instellen, geen korting en buiten het maximum), Kortingen geven, Kortingen boven het maximum, Vaste korting. Betalingen: Betalingen ontvangen, Betalingen annuleren, Terugbetalen (het geldt ook voor Terugbetalen op de kaart van een online betaling); het Bekijken ervan geeft op zich nog nergens toegang toe, betalingen staan op de rekening en in de kasafsluiting. Kasafsluiting: Kasafsluiting zien, Eigen ontvangsten zien, De dag afsluiten. Rekeninginstellingen: betaalmethoden, redenen voor korting, de grens, automatisch afsluiten, de no-showkosten en de instellingen Mijn rekening op het tabblad Online betalingen. Facturen en kwitanties: Alle facturen en kwitanties zien, Facturen en kwitanties van eigen gasten zien (de documenten van de rekeningen die je ziet met Rekeningen van eigen gasten zien), Facturen opmaken (vóór het afsluiten; Afrekenen en afsluiten maakt zijn factuur zelf op), Factureren aan instellen, De koper corrigeren, Gefactureerde regels wijzigen (samen met het recht van de wijziging zelf), Kwitanties opmaken, Documenten per e-mail versturen, Exports voor de boekhouder en Instellingen voor facturen, zie Facturen en creditnota's. Rekeningen hangen niet meer af van Prijzen bekijken, ze hebben eigen rechten; het toont of verbergt wel nog steeds prijzen elders in de app, zoals de prijslijst, de verhuur en het activiteitenlogboek. Duikcentra die al vóór de rekeningen bij DivePilot zaten, houden het recht Prijzen bekijken in hun rollen en kunnen het onder Rollen en voorinstellingen weghalen. Het journaal controleren, bij Rekeninginstellingen, controleert of het journaal van de rekeningen niet is gewijzigd. Zie Rekeningen.

Instellingen

• Instellingen: de tabbladen Duikcentrum en Vertrektijden, Registratie, Klantformulier, Online boeken, Huisstijl en Abonnement. De tabbladen Vrijwaringen, Rollen en voorinstellingen, Categorieën, Pakketten en Tv-schermen vallen in plaats daarvan onder de groepen Vrijwaringen, Gebruikers, Materiaal en Vertrekbord, en de tabbladen Bedrijf en btw, Prijslijst, Seizoenen en Activiteitenlogboek onder de groepen Bedrijf en btw, Prijzen en seizoenen en Activiteitenlogboek.
• Activiteitenlogboek: het hele logboek bekijken, de geschiedenis van één prijs, seizoen of btw-tarief openen en het logboek exporteren. Zie Activiteitenlogboek en wijzigingsgeschiedenis.
• Account: het duikcentrum verwijderen, in de instellingen alleen zichtbaar samen met het recht voor de duikcentruminstellingen. Op de pagina die verschijnt nadat de proefperiode of het abonnement is afgelopen, volstaat dit recht alleen.

Wanneer wijzigingen ingaan

Een gewijzigde rechtenset bereikt de geopende DivePilot van de persoon binnen ongeveer een minuut: het menu en de knoppen worden vanzelf bijgewerkt en de volgende actie van de persoon valt onder de nieuwe set. Wie DivePilot gesloten heeft, krijgt de set zodra die het opent. Is een wijziging niet te zien, zie dan Een menu-item ontbreekt of toegang wordt geweigerd.