Met een gekoppeld Stripe-account kun je gasten die op je boekingspagina boeken vragen om een aanbetaling, of de volledige prijs, terwijl ze boeken. Een betaalde aanbetaling kan de boeking zelf bevestigen, en een onbetaalde geeft de plaats vrij aan het eind van de vasthoudtijd. Boekingen die je team maakt hebben nooit een aanbetaling, en verzoeken om een aantal duiken ook niet. Koppelen staat in Stripe koppelen voor online betalingen.

De aanbetaling instellen

Open Instellingen, dan Aanbetaling en annulering in de groep Prijzen en betalingen. De kaart Aanbetalingen voor online boekingen heeft een blok voor Fun dives en een voor Cursussen, elk met:

  • de schakelaar die voor die soort boeking een aanbetaling vraagt;
  • Aanbetaling: Deel van de prijs, van 0,01 tot 100 procent, een Vast bedrag, nooit meer dan de prijs van de boeking, of de Volledige prijs;
  • Uren dat de boeking wordt vastgehouden: hoe lang een boeking op haar aanbetaling wacht, van 1 tot 168 uur.

De schakelaars kunnen alleen aan zolang online betalen beschikbaar is; anders zeggen ze waarom en verwijzen ze naar het tabblad Online betalingen. Een schakelaar die al aan staat, blijft aan en toont Gepauzeerd, met een opmerking dat intussen geen aanbetaling wordt gevraagd; de regel geldt weer zodra online betalen beschikbaar is. Wijzigen vraagt het recht Aanbetalingsregels, en elke wijziging staat in het Activiteitenlogboek.

Aanbetalingen worden berekend uit de prijsraming, dus ze gelden alleen zolang Prijzen tonen op de boekingspagina aan staat, zie Zet online boeken aan. Met verborgen prijzen vragen online boekingen geen aanbetaling.

Een cursus kan een eigen aanbetaling hebben, bijvoorbeeld een vast bedrag voor de Open Water-cursus: open de cursus in de prijslijst en stel Aanbetaling voor deze cursus in in zijn prijsvenster. Die vervangt voor die cursus het bedrag van het blok Cursussen; de vasthoudtijd blijft die van het blok, en ze geldt alleen zolang het blok Cursussen aan staat. Daarvoor heb je het recht Aanbetalingsregels nodig. Zie De prijslijst.

Hoe het bedrag wordt berekend

De aanbetaling wordt per boeking berekend uit de prijsraming die de gast op je boekingspagina zag: de duiken, nitrox, automatische extra's (niet die per verblijf één keer worden gerekend), inbegrepen uitrusting en gevraagde huuruitrusting, met de volumekorting van een persoon verdeeld over zijn boekingen. Een percentage wordt afgerond op de kleinste eenheid van je valuta. Wat geen prijs heeft telt als niets, en een boeking zonder enige prijs krijgt geen aanbetaling.

Het bedrag ligt vast als de gast boekt. Een latere prijswijziging, of de boeking naar een andere tocht verplaatsen, verandert het niet.

Voor Reserveer mijn plek ziet de gast de aanbetaling van elke persoon en het totaal, en je annuleringsvoorwaarden, zie Annuleringsvoorwaarden.

Wat de gast doet

Na Reserveer mijn plek toont de pagina Betaal je aanbetaling en opent daarop meteen het betaalformulier van Stripe, voor het totaal van de aanbetalingen, met de uiterste datum eronder; gaat een betaling niet door, dan opent Betaal nu … het formulier opnieuw. Wie boekt, betaalt voor iedereen in één betaling, en het deel van elke persoon komt op zijn eigen rekening, of op de rekening van wie boekt als die Ik betaal voor iedereen aanvinkte. De uiterste datum is het moment van boeken plus de vasthoudtijd, maar nooit later dan twee uur voor de start van de eerste duik of cursusdag; een boeking die dichter bij de start wordt gemaakt, heeft een halfuur om te betalen; mengt één boeking fun dives en cursussen met verschillende vasthoudtijden, dan geldt de kortste voor alles. Wie niet meteen betaalt, leest dat hij tot die datum later kan betalen vanaf zijn rekeningpagina, krijgt ongeveer tien minuten na het boeken, zolang de aanbetaling nog openstaat, de betaallink per e-mail ("Je boeking …: betaal de aanbetaling") en een herinnering halverwege de vasthoudtijd ("Herinnering: de aanbetaling voor boeking … staat nog open"). Wie meteen in het formulier betaalt, krijgt die e-mail niet, alleen die van de ontvangen betaling en de bevestiging, of die van de ontvangen boeking zolang jij de boeking nog moet bevestigen. Zie Betaallinks en de pagina Mijn rekening.

Zolang de aanbetaling openstaat, opent Betaallink versturen op de regel Aanbetaling van de boeking de betaallink van de gast om te mailen, te kopiëren of als QR-code te tonen, ook voordat hij een rekening heeft. Daarvoor is het recht Betaallinks versturen nodig.

Vanzelf bevestigd, of door jou

Als de aanbetaling betaald is:

  • Een fun dive op een gepubliceerde tocht met nog plaats wordt direct bevestigd, en de gast krijgt de bevestigingsmail.
  • Een cursusboeking voor een geplande cursus met een vrije plaats wordt direct bevestigd. Inschrijven blijft bij je team, met de voorwaardecontroles van de cursus.
  • Al het andere, zoals een gevraagde datum, een tocht die vol raakte of niet meer gepubliceerd is, blijft Gereserveerd met "Aanbetaling betaald, bevestiging nodig". Iedereen die boekingen mag zien krijgt de melding Aanbetaling betaald, bevestiging nodig, en het dashboard toont het aantal. Bevestig de boeking zoals altijd, zie Bevestig een boeking en geef de gast een plaats.

In de lijst Boekingen tonen labels "Aanbetaling open, nog …", "Aanbetaling te laat" en "Aanbetaling betaald, bevestiging nodig", en de lijst filtert op Aanbetaling open en Aanbetaling betaald, bevestiging nodig.

Als de aanbetaling niet wordt betaald

Aan het eind van de vasthoudtijd annuleert DivePilot de boeking zelf, met de notitie "Automatisch geannuleerd: de aanbetaling is niet op tijd betaald" en zonder kosten, geeft de plaats vrij en mailt de gast ("Boeking … geannuleerd: aanbetaling niet betaald"). Betaalformulieren die nog openstaan worden eerst gesloten, en een boeking waarvan Stripe de betaling nog verwerkt, wacht tot Stripe die afrondt. DivePilot controleert elke 15 minuten. Komt er later toch nog geld binnen, dan komt het als tegoed op de rekening van de gast en wordt je team gewaarschuwd; de boeking wordt niet teruggezet. Wil je zo'n boeking toch houden, gebruik dan Herstellen: ze gaat zonder aanbetaling terug naar Gereserveerd, en je bevestigt haar zoals gewoonlijk. Een aanbetaling via bankincasso, zoals SEPA, staat als onderweg op de boekingspagina en de rekeningpagina van de gast tot de bank hem bevestigt, wat een paar werkdagen kan duren: hij wordt niet opnieuw aangeboden en er gaat geen herinnering voor uit.

Een aanbetaling kwijtschelden

Zolang een aanbetaling openstaat, wordt Bevestigen geweigerd: schel de aanbetaling eerst kwijt of wacht tot ze betaald is. Op de boeking opent Kwijtschelden in het aanbetalingsvak Aanbetaling kwijtschelden, dat om een reden vraagt; daarna kan de boeking zoals gewoonlijk worden bevestigd. Daarvoor heb je het recht Aanbetalingen kwijtschelden nodig, en het Activiteitenlogboek legt het vast.

Een gast in een duikgroep zetten, of inschrijven voor een cursus, bevestigt een boeking ook terwijl de aanbetaling openstaat. Vanaf dan toont de boeking geen openstaande aanbetaling meer en wordt ze daar niet voor geannuleerd; de rekening draagt wat nog openstaat. Alleen Bevestigen en Alles bevestigen wachten tot de aanbetaling betaald of kwijtgescholden is. De aanbetaling wordt dan vastgelegd als kwijtgescholden door de medewerker die de gast indeelde of inschreef, zonder reden, en het Activiteitenlogboek legt het vast. De aanbetaling kwijtschelden, of de gast indelen of inschrijven, sluit ook een betaalformulier dat de gast nog openheeft, zodat een aanbetaling die niet meer wordt gevraagd niet betaald kan worden.

Aanbetalingen op de rekening

Een betaalde aanbetaling is een betaling op de rekening van de gast. Zolang de boeking gereserveerd is, houdt de rekening haar als tegoed vast, omdat een gereserveerde boeking nog geen regels heeft. Met Automatische kwitanties aan krijgt de aanbetaling haar kwitantie, zie Kwitanties; in Thailand geeft een geregistreerd duikcentrum de belastingfactuur uit bij het afsluiten, of eerder met Factuur opmaken, zie Wat je documenten in jouw land zijn. Een aanbetaling ter hoogte van de volledige prijs kan meer zijn dan de rekening later bevat, bijvoorbeeld als gevraagde uitrusting nooit is verhuurd: latere kosten gebruiken het tegoed, of het wordt teruggestort bij Afrekenen en afsluiten.

Goed om te weten

  • Twee gasten betalen voor de laatste plaats: de eerste wordt bevestigd, de tweede wacht als "Aanbetaling betaald, bevestiging nodig".
  • Een tocht verwijderen of een cursus annuleren zet de boekingen terug op Gereserveerd, en betaalde aanbetalingen blijven als tegoed staan.
  • Als de Stripe-koppeling stopt, staat op de pagina van de gast "Betaal alsjeblieft bij het duikcentrum." en lopen de uiterste datums door: schel de aanbetaling kwijt om een boeking te houden.
  • Een boeking met een betaalde aanbetaling annuleren kan die aanbetaling terugbetalen naar de kaart, zie Annuleringsvoorwaarden.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support