Acomptes pour les réservations en ligne

Avec un compte Stripe connecté, vous pouvez demander aux clients qui réservent sur votre page de réservation un acompte, ou le prix complet, pendant qu'ils réservent. Un acompte payé peut confirmer la réservation tout seul, et un acompte non réglé libère la place à la fin de la durée de conservation. Les réservations que crée votre équipe n'ont jamais d'acompte, pas plus que les demandes d'un nombre de plongées. La connexion est décrite dans Connecter Stripe pour les paiements en ligne.

Régler l'acompte

Ouvrez Paramètres, puis Acomptes et annulations dans le groupe Prix et paiements. La carte Acomptes des réservations en ligne a un bloc pour les Plongées exploration et un pour les Formations, chacun avec :

• l'interrupteur qui demande un acompte pour ce type de réservation ;
• Acompte : Une part du prix, de 0,01 à 100 pour cent, un Montant fixe, jamais plus que le prix de la réservation, ou le Prix complet ;
• Heures de conservation de la réservation : combien de temps une réservation attend son acompte, de 1 à 168 heures.

Les interrupteurs ne peuvent être activés que lorsque le paiement en ligne est disponible ; sinon ils disent pourquoi et renvoient à l'onglet Paiements en ligne. Un interrupteur déjà activé le reste et indique En pause, avec une note précisant qu'aucun acompte n'est demandé en attendant ; la règle s'applique à nouveau dès que le paiement en ligne est disponible. Les modifier demande l'autorisation Règles d’acompte, et chaque changement figure dans le Journal d’activité.

Les acomptes sont calculés à partir de l'estimation de prix, ils ne s'appliquent donc que tant que Afficher les tarifs sur la page de réservation est activé, voir Activez la réservation en ligne. Avec les tarifs masqués, les réservations en ligne ne demandent pas d'acompte.

Une formation peut avoir son propre acompte, par exemple un montant fixe pour la formation Open Water : ouvrez la formation dans la liste de prix et réglez Acompte pour cette formation dans sa boîte de dialogue de prix. Il remplace le montant du bloc Formations pour cette formation ; la durée de conservation reste celle du bloc, et il ne s'applique que tant que le bloc Formations est activé. Cela demande l'autorisation Règles d’acompte. Voir Les tarifs.

Comment le montant est calculé

L'acompte est calculé pour chaque réservation à partir de l'estimation de prix que le client a vue sur votre page de réservation : les plongées, le nitrox, les extras automatiques (pas ceux facturés une fois par séjour), le matériel inclus et le matériel de location demandé, avec la remise de volume d'une personne répartie sur ses réservations. Un pourcentage est arrondi à la plus petite unité de votre devise. Ce qui n'a pas de prix compte pour rien, et une réservation sans aucun prix n'a pas d'acompte.

Le montant est fixé quand le client réserve. Un changement de prix ultérieur, ou le déplacement de la réservation sur une autre sortie, ne le modifie pas.

Avant Réserver ma place, le client voit l'acompte de chaque personne et le total, ainsi que vos conditions d'annulation, voir Conditions d'annulation.

Ce que fait le client

Après Réserver ma place, la page affiche Réglez votre acompte et y ouvre aussitôt le formulaire de paiement de Stripe, pour le total des acomptes, avec l'échéance en dessous ; si un paiement n'aboutit pas, Payer … maintenant rouvre le formulaire. Celui qui réserve paie pour tous en un seul paiement, et la part de chaque personne arrive sur sa propre note, ou sur la note de celui qui réserve s'il a coché Je paie pour tout le monde. L'échéance est le moment de la réservation plus la durée de conservation, mais jamais plus tard que deux heures avant le début de la première plongée ou du premier jour de formation ; une réservation faite plus près du début dispose d'une demi-heure pour payer ; quand une réservation mêle plongées exploration et formations avec des durées de conservation différentes, la plus courte s'applique à l'ensemble. Celui qui ne paie pas tout de suite apprend qu'il peut payer plus tard depuis sa page de note jusqu'à l'échéance, reçoit le lien de paiement par e-mail une dizaine de minutes après la réservation, tant que l'acompte reste impayé (« Votre réservation … : merci de régler l'acompte ») et un rappel à la moitié de la durée de conservation (« Rappel : l'acompte de la réservation … est toujours en attente »). Celui qui paie tout de suite dans le formulaire ne reçoit pas cet e-mail, seulement celui du paiement reçu et la confirmation, ou celui de réservation reçue tant que vous devez encore la confirmer. Voir Liens de paiement et la page Ma note.

Tant que l'acompte est à payer, Envoyer le lien de paiement sur la ligne Acompte de la réservation ouvre le lien de paiement du client pour l'envoyer par e-mail, le copier ou l'afficher en code QR, même avant qu'il ait une note. Il faut l'autorisation Envoyer des liens de paiement.

Confirmée toute seule, ou par vous

Quand l'acompte est payé :

• Une plongée exploration sur une sortie publiée qui a encore de la place est confirmée aussitôt, et le client reçoit l'e-mail de confirmation.
• Une réservation de formation sur une formation planifiée avec une place libre est confirmée aussitôt. L'inscription reste à votre équipe, avec les vérifications de prérequis de la formation.
• Tout le reste, comme une date demandée, une sortie devenue complète ou qui n'est plus publiée, reste Réservée avec « Acompte payé, à confirmer ». Tous ceux qui peuvent voir les réservations reçoivent la notification Acompte payé, à confirmer, et le tableau de bord affiche le nombre. Confirmez-la comme d'habitude, voir Confirmez une réservation et placez le client.

Dans la liste Réservations, des pastilles affichent « Acompte à payer, encore … », « Acompte en retard » et « Acompte payé, à confirmer », et la liste se filtre par Acompte à payer et Acompte payé, à confirmer.

Quand l'acompte n'est pas payé

À la fin de la durée de conservation, DivePilot annule la réservation tout seul, avec la mention « Annulée automatiquement : l’acompte n’a pas été payé à temps » et sans frais, libère la place et prévient le client par e-mail (« Réservation … annulée : acompte non réglé »). Les formulaires de paiement encore ouverts sont fermés d'abord, et une réservation dont Stripe traite encore le paiement attend que Stripe le règle. DivePilot vérifie toutes les 15 minutes. Si de l'argent arrive plus tard malgré tout, il arrive en crédit sur la note du client et votre équipe est prévenue ; la réservation n'est pas rétablie. Pour garder malgré tout une telle réservation, utilisez Restaurer : elle repasse en Réservée sans acompte, et vous la confirmez comme d'habitude. Un acompte payé par prélèvement bancaire, comme SEPA, s’affiche comme en cours sur la page de réservation et la page de note du client jusqu’à ce que la banque le confirme, ce qui peut prendre quelques jours ouvrés : il n’est plus proposé et aucun rappel n’est envoyé pour lui.

Renoncer à un acompte

Tant qu'un acompte est à payer, Confirmer est refusé : renoncez d'abord à l'acompte, ou attendez qu'il soit payé. Sur la réservation, Renoncer dans le bloc de l'acompte ouvre Renoncer à l’acompte, qui demande un motif ; la réservation peut ensuite être confirmée comme d'habitude. Cela demande l'autorisation Renoncer aux acomptes, et le Journal d’activité le consigne.

Placer le client dans une palanquée, ou l'inscrire à une formation, confirme aussi une réservation alors que son acompte est à payer. Dès lors, la réservation n'affiche plus d'acompte à payer et n'est pas annulée pour cela ; la note porte ce qui reste dû. Seuls Confirmer et Tout confirmer attendent que l'acompte soit payé ou qu'il y soit renoncé. Le renoncement à l'acompte est alors enregistré au nom du membre de l'équipe qui a placé ou inscrit le client, sans motif, et le Journal d’activité le consigne. Renoncer à l'acompte, ou placer ou inscrire le client, ferme aussi un formulaire de paiement que le client a encore ouvert, pour qu'un acompte qui n'est plus demandé ne puisse pas être payé.

Les acomptes sur la note

Un acompte payé est un paiement sur la note du client. Tant que la réservation est réservée, la note le garde en crédit, car une réservation réservée n'a pas encore de lignes. Avec Reçus automatiques activé, l'acompte reçoit son reçu, voir Reçus ; en Thaïlande, un centre de plongée enregistré émet la facture fiscale à la clôture, ou plus tôt avec Émettre la facture, voir Ce que sont vos documents dans votre pays. Un acompte au prix complet peut dépasser ce que la note contiendra ensuite, par exemple si le matériel demandé n'a jamais été loué : les frais suivants utilisent le crédit, ou il est remboursé avec Régler et clôturer.

Bon à savoir

• Deux clients paient pour la dernière place : le premier est confirmé, le second attend comme « Acompte payé, à confirmer ».
• Supprimer une sortie ou annuler une formation remet les réservations à Réservée, et les acomptes payés restent en crédit.
• Quand la connexion Stripe s'arrête, la page du client dit « Merci de régler au centre de plongée. » et les échéances continuent de courir : renoncez à l'acompte pour garder une réservation.
• Annuler une réservation dont l'acompte est payé peut le rembourser sur la carte, voir Conditions d'annulation.