Acconti per le prenotazioni online

Con un account Stripe collegato puoi chiedere agli ospiti che prenotano sulla tua pagina di prenotazione un acconto, o il prezzo intero, mentre prenotano. Un acconto pagato può confermare la prenotazione da solo, e uno non pagato libera il posto alla fine del tempo di attesa. Le prenotazioni che fa il tuo team non hanno mai un acconto, e nemmeno le richieste di un certo numero di immersioni. Il collegamento è descritto in Collegare Stripe per i pagamenti online.

Imposta l'acconto

Apri Impostazioni, poi Acconti e cancellazioni nel gruppo Prezzi e pagamenti. La card Acconti per le prenotazioni online ha un blocco per Immersioni ricreative e uno per Corsi, ciascuno con:

• l'interruttore che chiede un acconto per quel tipo di prenotazione;
• Acconto: Parte del prezzo, da 0,01 a 100 percento, un Importo fisso, mai più del prezzo della prenotazione, oppure il Prezzo intero;
• Ore di attesa della prenotazione: quanto una prenotazione aspetta il suo acconto, da 1 a 168 ore.

Gli interruttori si possono attivare solo finché il pagamento online è disponibile; altrimenti dicono perché e rimandano alla scheda Pagamenti online. Un interruttore già attivo resta attivo e dice In pausa, con una nota che nel frattempo non si chiede acconto; la regola si applica di nuovo quando il pagamento online è disponibile. Modificarli richiede il permesso Regole dell'acconto, e ogni modifica compare nel Registro attività.

Gli acconti si calcolano dalla stima del prezzo, quindi valgono solo finché Mostra i prezzi nella pagina di prenotazione è attivo, vedi Attiva la prenotazione online. Con i prezzi nascosti, le prenotazioni online non chiedono nessun acconto.

Un corso può avere un acconto proprio, per esempio un importo fisso per il corso Open Water: apri il corso nel listino prezzi e imposta Acconto per questo corso nella sua finestra del prezzo. Sostituisce l'importo del blocco Corsi per quel corso; il tempo di attesa resta quello del blocco, e vale solo finché il blocco Corsi è attivo. Serve il permesso Regole dell'acconto. Vedi Il listino prezzi.

Come si calcola l'importo

L'acconto si calcola per ogni prenotazione dalla stima di prezzo che l'ospite ha visto sulla tua pagina di prenotazione: le immersioni, il nitrox, gli extra automatici (non quelli addebitati una volta per soggiorno), l'attrezzatura inclusa e quella a noleggio richiesta, con lo sconto volume di una persona ripartito sulle sue prenotazioni. Una percentuale è arrotondata alla più piccola unità della tua valuta. Ciò che non ha prezzo conta come niente, e una prenotazione senza alcun prezzo non ha acconto.

L'importo si fissa quando l'ospite prenota. Una modifica di prezzo successiva, o lo spostamento della prenotazione su un'altra uscita, non lo cambia.

Prima di Prenota il mio posto, l'ospite vede l'acconto di ogni persona e il totale, e le tue condizioni di cancellazione, vedi Condizioni di cancellazione.

Cosa fa l'ospite

Dopo Prenota il mio posto, la pagina mostra Paga il tuo acconto e vi apre subito il modulo di pagamento di Stripe, per il totale degli acconti, con la scadenza sotto; se un pagamento non va a buon fine, Paga … ora riapre il modulo. Chi prenota paga per tutti con un solo pagamento, e la parte di ogni persona va sul suo conto, o sul conto di chi prenota se ha spuntato Pago io per tutti. La scadenza è il momento della prenotazione più il tempo di attesa, ma mai oltre due ore prima dell'inizio della prima immersione o del primo giorno di corso; una prenotazione fatta più vicino all'inizio ha mezz'ora per pagare; quando una prenotazione mescola immersioni ricreative e corsi con tempi di attesa diversi, vale per tutta la prenotazione quello più breve. Chi non paga subito viene a sapere che può pagare dopo dalla sua pagina del conto fino alla scadenza, riceve il link di pagamento via e-mail una decina di minuti dopo la prenotazione, finché l'acconto resta da pagare ("La tua prenotazione …: paga l'acconto") e un promemoria a metà del tempo di attesa ("Promemoria: l'acconto della prenotazione … è ancora aperto"). Chi paga subito nel modulo non riceve questa e-mail, solo quella del pagamento ricevuto e la conferma, oppure quella di prenotazione ricevuta finché devi ancora confermarla. Vedi Link di pagamento e la pagina Il mio conto.

Finché l'acconto è da pagare, Invia link di pagamento nella riga Acconto della prenotazione apre il link di pagamento dell'ospite da inviare per e-mail, copiare o mostrare come codice QR, anche prima che abbia un conto. Richiede il permesso Inviare link di pagamento.

Confermata da sola, o da te

Quando l'acconto è pagato:

• Un'immersione ricreativa su un'uscita pubblicata che ha ancora posto viene confermata subito, e l'ospite riceve l'e-mail di conferma.
• Una prenotazione di corso su un corso pianificato con un posto libero viene confermata subito. L'iscrizione resta al tuo team, con i controlli dei prerequisiti del corso.
• Tutto il resto, come una data richiesta, un'uscita diventata piena o non più pubblicata, resta Riservata con "Acconto pagato, da confermare". Tutti quelli che possono vedere le prenotazioni ricevono la notifica Acconto pagato, da confermare, e la dashboard mostra il numero. Confermala come al solito, vedi Conferma una prenotazione e assegna il posto.

Nell'elenco Prenotazioni, le etichette mostrano "Acconto da pagare, restano …", "Acconto scaduto" e "Acconto pagato, da confermare", e l'elenco si filtra per Acconto da pagare e Acconto pagato, da confermare.

Quando l'acconto non viene pagato

Alla fine del tempo di attesa DivePilot annulla la prenotazione da solo, con la nota "Annullata automaticamente: l'acconto non è stato pagato in tempo" e senza penale, libera il posto e avvisa l'ospite via e-mail ("Prenotazione … annullata: acconto non pagato"). I moduli di pagamento ancora aperti vengono chiusi prima, e una prenotazione il cui pagamento Stripe sta ancora elaborando attende finché Stripe non lo conclude. DivePilot controlla ogni 15 minuti. Se del denaro arriva comunque più tardi, finisce sul conto dell'ospite come credito e il tuo team viene avvisato; la prenotazione non viene ripristinata. Per tenere comunque una prenotazione del genere, premi Ripristina: torna a Riservata senza acconto, e la confermi come al solito. Un acconto pagato con addebito bancario, come SEPA, appare in arrivo sulla pagina di prenotazione e sulla pagina del conto dell’ospite finché la banca non lo conferma, il che può richiedere alcuni giorni lavorativi: non viene offerto di nuovo e non parte nessun promemoria.

Condonare un acconto

Finché c'è un acconto da pagare, Conferma viene rifiutato: prima condona l'acconto, oppure aspetta che venga pagato. Sulla prenotazione, Condona nel riquadro dell'acconto apre Condona l'acconto, che chiede un motivo; poi la prenotazione si può confermare come al solito. Serve il permesso Condonare gli acconti, e il Registro attività lo registra.

Assegnare l'ospite a un gruppo d'immersione, o iscriverlo a un corso, conferma una prenotazione anche mentre il suo acconto è da pagare. Da quel momento la prenotazione non mostra più un acconto da pagare e non viene annullata per questo; il conto porta ciò che resta dovuto. Solo Conferma e Conferma tutte aspettano che l'acconto sia pagato o condonato. L'acconto viene allora registrato come condonato dal membro del team che ha assegnato o iscritto l'ospite, senza motivo, e il Registro attività lo registra. Condonare l'acconto, o assegnare o iscrivere l'ospite, chiude anche un modulo di pagamento che l'ospite ha ancora aperto, così un acconto non più richiesto non può essere pagato.

Gli acconti sul conto

Un acconto pagato è un pagamento sul conto dell'ospite. Finché la prenotazione è riservata, il conto lo tiene come credito, perché una prenotazione riservata non ha ancora righe. Con Ricevute automatiche attivo, l'acconto riceve la sua ricevuta, vedi Ricevute; in Thailandia un centro immersioni registrato emette la fattura fiscale alla chiusura, o prima con Emetti fattura, vedi Cosa sono i tuoi documenti nel tuo paese. Un acconto a prezzo intero può essere più di quanto il conto conterrà poi, per esempio se l'attrezzatura richiesta non è mai stata noleggiata: gli addebiti successivi usano il credito, oppure viene rimborsato con Salda e chiudi.

Da sapere

• Due ospiti pagano per l'ultimo posto: il primo viene confermato, il secondo attende come "Acconto pagato, da confermare".
• Eliminare un'uscita o annullare un corso riporta le prenotazioni a Riservata, e gli acconti pagati restano come credito.
• Quando il collegamento con Stripe si interrompe, la pagina dell'ospite dice "Per favore paga al centro immersioni." e le scadenze continuano a correre: condona l'acconto per mantenere una prenotazione.
• Annullare una prenotazione con un acconto pagato può rimborsarlo sulla carta, vedi Condizioni di cancellazione.