Een nieuwe boeking is Gereserveerd. Ze wordt op een van drie manieren Bevestigd, en bij online boekingen krijgt de gast op dat moment een e-mail.
Geef de gast een plaats op een boottocht
Dit is de gewone weg voor een funduik:
- Open Boottochten en de tocht op de datum en het vertrek van de boeking.
- Naast het onderdeel Duikgroepen wacht de boeking onder Niet-toegewezen boekingen, met de naam van de klant en het boekingsnummer.
- Sleep hem naar een groep, of tik erop en kies de groep onder Aan groep toewijzen.
De boeking wordt Bevestigd en de gast krijgt een plek in die groep. De balk boven de groepen toont hoeveel boekingen nog niet zijn toegewezen, en zegt Alle boekingen toegewezen als je klaar bent. Een groep toont zijn duikers ten opzichte van het maximum, de plekken die nog vrij zijn, en Vol als er geen ruimte meer is. Voorbij het maximum wordt het aantal amber en verschijnt er een badge Boven capaciteit, bijvoorbeeld 11 van 10 duikers. Een gast plaatsen wordt in beide gevallen niet geblokkeerd, dus controleer het aantal voordat je een boeking toevoegt.
DivePilot laat je een boeking alleen plaatsen op een tocht met dezelfde datum en hetzelfde vertrek; bij een verschil wordt dit geweigerd met een melding. Alleen gereserveerde en bevestigde boekingen kunnen een plaats krijgen.
Schrijf de gast in voor een cursus
Een cursusboeking wordt bevestigd door de klant in te schrijven vanaf de cursuspagina, met Inschrijven naast de boeking onder Openstaande boekingen. Tot die tijd zegt de boekingspagina dat de klant nog niet is ingeschreven, en drie dagen voor de startdatum herinnert DivePilot je eraan met Cursusboeking wacht op inschrijving. Schrijf je dezelfde klant in via het zoeken naar een klant, dan blijft de boeking zoals ze is. Een cursusboeking die met Bevestigen is bevestigd, blijft onder Openstaande boekingen staan totdat je ze inschrijft, en de herinnering komt nog steeds; ze daarna inschrijven verstuurt geen tweede bevestigingsmail.
Druk op Bevestigen
Bevestigen op de boekingspagina, of het bevestigicoon op de rij in de lijst, bevestigt een gereserveerde boeking zonder iemand een plaats te geven. Gebruik het als de tocht nog niet gepland is of als de gast meegaat op een kantduik. Een boeking die zo is bevestigd, blijft bevestigd totdat je dat wijzigt; ze wordt pas vanzelf afgerond zodra je de boeking een plaats op een tocht geeft en de datum van die tocht voorbij is.
Een boeking die samen met anderen is gemaakt, toont een kaart Samen geboekt. De bevestigknop op die kaart telt de gereserveerde boekingen, bijvoorbeeld 4 boekingen bevestigen, en bevestigt ze in één keer allemaal voor dat GR-nummer. Online gasten krijgen één bevestigingsmail per adres in plaats van één per boeking. Zie Samen geboekte boekingen.
Een gast er weer afhalen
Haal je een deelnemer uit een duikgroep met Uit de groep halen, dan blijft de boeking Bevestigd. Ze wacht onder Niet-toegewezen boekingen totdat je de gast opnieuw een plaats geeft, en er wordt niets gemaild. Een ingecheckte gast kan alleen naar een andere groep worden verplaatst. Verwijder je de hele tocht, dan gaan de bevestigde boekingen ook terug naar Gereserveerd, en gasten die online boekten krijgen een e-mail dat het plan is gewijzigd.
Wat de gast krijgt
Bij een boeking die online is gemaakt, wordt de bevestigingsmail één keer verstuurd, de eerste keer dat de boeking Bevestigd wordt, via welke weg ook. Geef je een boeking die je al had bevestigd een plaats, of geef je een gast opnieuw een plaats nadat je hem uit een groep hebt gehaald, dan wordt er niets meer verstuurd, tenzij hij op een andere tocht terechtkomt dan die waarover hij was geïnformeerd: dan krijgt hij de e-mail over de verplaatste tocht met de nieuwe boot. Een nieuwe bevestiging gaat pas de deur uit nadat de gast een e-mail kreeg dat het plan is gewijzigd. De mail vraagt de gast om iets voor vertrek aanwezig te zijn met zijn brevet, en bevat een agendabestand voor de boeking. Boekingen die je handmatig hebt aangemaakt, sturen niets. Zie E-mails die je gasten ontvangen.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support