Een nieuwe boeking is Gereserveerd. Ze wordt op een van drie manieren Bevestigd, en bij online boekingen krijgt de gast op dat moment een e-mail.
Geef de gast een plaats op een boottocht
Dit is de gewone weg voor een funduik:
- Open Boottochten en de tocht op de datum en het vertrek van de boeking.
- Naast het onderdeel Duikgroepen wacht de boeking onder Niet-toegewezen boekingen, met de naam van de klant en het boekingsnummer.
- Sleep hem naar een groep, of tik erop en kies de groep onder Aan groep toewijzen.
De boeking wordt Bevestigd en de gast krijgt een plek in die groep. De balk boven de groepen toont hoeveel boekingen nog niet zijn toegewezen, en zegt Alle boekingen toegewezen als je klaar bent. Een groep toont zijn duikers ten opzichte van het maximum, de plekken die nog vrij zijn, en Vol als er geen ruimte meer is. Je kunt een gast ook een plaats geven als een groep Vol toont, dus controleer het aantal voordat je een boeking toevoegt.
DivePilot laat je een boeking alleen plaatsen op een tocht met dezelfde datum en hetzelfde vertrek; bij een verschil wordt dit geweigerd met een melding. Alleen gereserveerde en bevestigde boekingen kunnen een plaats krijgen.
Schrijf de gast in voor een cursus
Een cursusboeking wordt bevestigd door de klant in te schrijven vanaf de cursuspagina, met Inschrijven naast de boeking onder Openstaande boekingen. Tot die tijd zegt de boekingspagina dat de klant nog niet is ingeschreven, en drie dagen voor de startdatum herinnert DivePilot je eraan met Cursusboeking wacht op inschrijving. Schrijf je dezelfde klant in via het zoeken naar een klant, dan blijft de boeking gereserveerd, en een cursusboeking die met Bevestigen is bevestigd, staat niet meer onder Openstaande boekingen.
Druk op Bevestigen
Bevestigen op de boekingspagina, of het bevestigicoon op de rij in de lijst, bevestigt een gereserveerde boeking zonder iemand een plaats te geven. Gebruik het als de tocht nog niet gepland is of als de gast meegaat op een kantduik. Een boeking die zo is bevestigd, blijft bevestigd totdat je dat wijzigt; ze wordt pas vanzelf afgerond zodra je de boeking een plaats op een tocht geeft en de datum van die tocht voorbij is.
Een gast er weer afhalen
Haal je een deelnemer uit een duikgroep met Uit de groep halen, dan gaat de boeking terug naar Gereserveerd. Daarvoor wordt niets gemaild. Geef de gast een plaats in een andere groep of op een andere tocht om opnieuw te bevestigen.
Wat de gast krijgt
Bij een boeking die online is gemaakt, wordt de bevestigingsmail verstuurd telkens als de boeking van Gereserveerd naar Bevestigd gaat, via welke weg ook. Geef je een boeking die je al had bevestigd een plaats, dan wordt er niets meer verstuurd, maar een gast die je eraf hebt gehaald en opnieuw een plaats geeft, krijgt opnieuw een e-mail. De mail vraagt de gast om iets voor vertrek aanwezig te zijn met zijn brevet, en bevat een agendabestand voor de boeking. Boekingen die je handmatig hebt aangemaakt, sturen niets. Zie E-mails die je gasten ontvangen.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support