Anzahlungen für Online-Buchungen

Mit einem verbundenen Stripe-Konto kannst du Gäste, die auf deiner Buchungsseite buchen, beim Buchen um eine Anzahlung oder den vollen Preis bitten. Eine bezahlte Anzahlung kann die Buchung von selbst bestätigen, und eine unbezahlte gibt den Platz am Ende der Haltezeit wieder frei. Buchungen, die dein Team anlegt, haben nie eine Anzahlung, ebenso wenig Anfragen nach einer Anzahl Tauchgänge. Das Verbinden steht in Stripe für Online-Zahlungen verbinden.

Die Anzahlung festlegen

Öffne Einstellungen, dann Anzahlungen und Storno in der Gruppe Preise und Zahlungen. Die Karte Anzahlungen für Online-Buchungen hat einen Block für Fun Dives und einen für Kurse, jeder mit:

• dem Schalter, der für diese Art von Buchung eine Anzahlung verlangt;
• Anzahlung: Teil des Preises, von 0,01 bis 100 Prozent, Fester Betrag, nie mehr als der Preis der Buchung, oder Voller Preis;
• Stunden, die die Buchung reserviert bleibt: wie lange eine Buchung auf ihre Anzahlung wartet, von 1 bis 168 Stunden.

Die Schalter lassen sich nur einschalten, solange Online-Zahlung möglich ist; sonst sagen sie, warum, und verlinken auf den Tab Online-Zahlungen. Ein Schalter, der schon an ist, bleibt an und zeigt Pausiert, mit einem Hinweis, dass bis dahin keine Anzahlung verlangt wird; die Regel gilt wieder, sobald Online-Zahlung möglich ist. Zum Ändern brauchst du die Berechtigung Anzahlungsregeln, und jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll.

Anzahlungen werden aus der Preisschätzung berechnet, deshalb gelten sie nur, solange Preise auf der Buchungsseite anzeigen eingeschaltet ist, siehe Online-Buchung einschalten. Sind die Preise ausgeblendet, verlangen Online-Buchungen keine Anzahlung.

Ein Kurs kann eine eigene Anzahlung haben, zum Beispiel einen festen Betrag für den Open-Water-Kurs: Öffne den Kurs in der Preisliste und stelle in seinem Preisfenster Anzahlung für diesen Kurs ein. Sie ersetzt für diesen Kurs den Betrag des Blocks Kurse; die Haltezeit bleibt die des Blocks, und sie gilt nur, solange der Block Kurse eingeschaltet ist. Dafür brauchst du die Berechtigung Anzahlungsregeln. Siehe Die Preisliste.

Wie der Betrag berechnet wird

Die Anzahlung wird für jede Buchung aus der Preisschätzung berechnet, die der Gast auf deiner Buchungsseite gesehen hat: die Tauchgänge, Nitrox, automatische Extras (nicht die, die einmal pro Aufenthalt berechnet werden), Leihausrüstung im Preis und angefragte Leihausrüstung, mit dem Mengenrabatt einer Person auf ihre Buchungen verteilt. Ein Prozentsatz wird auf die kleinste Einheit deiner Währung gerundet. Posten ohne Preis zählen als nichts, und eine Buchung ganz ohne Preis bekommt keine Anzahlung.

Der Betrag steht fest, wenn der Gast bucht. Eine spätere Preisänderung oder das Verschieben der Buchung auf eine andere Ausfahrt ändert ihn nicht.

Vor Platz reservieren sieht der Gast die Anzahlung jeder Person und die Summe sowie deine Stornobedingungen, siehe Stornobedingungen.

Was der Gast tut

Nach Platz reservieren zeigt die Seite Zahle deine Anzahlung und öffnet darauf sofort das Zahlungsformular von Stripe, über die Summe der Anzahlungen, mit der Frist darunter; geht eine Zahlung nicht durch, öffnet Jetzt … zahlen das Formular erneut. Wer bucht, zahlt für alle in einer Zahlung, und der Teil jeder Person landet auf ihrer eigenen Rechnung oder auf der Rechnung des Buchenden, wenn er Ich zahle für alle angehakt hat. Die Frist ist der Zeitpunkt der Buchung plus die Haltezeit, aber nie später als zwei Stunden vor Beginn des ersten Tauchgangs oder Kurstags; eine Buchung, die näher am Beginn gemacht wird, hat eine halbe Stunde zum Bezahlen; mischt eine Buchung Fun Dives und Kurse mit unterschiedlichen Haltezeiten, gilt die kürzere für alles. Wer nicht sofort zahlt, erfährt, dass er bis zur Frist auch später auf seiner Rechnungsseite zahlen kann, bekommt etwa zehn Minuten nach der Buchung, solange die Anzahlung noch offen ist, den Zahlungslink per E-Mail („Deine Buchung …: bitte die Anzahlung bezahlen“) und eine Erinnerung nach der halben Haltezeit („Erinnerung: Die Anzahlung für deine Buchung … ist noch offen“). Wer gleich im Formular zahlt, bekommt diese E-Mail nicht, nur die E-Mail über die erhaltene Zahlung und die Bestätigung, oder die Eingangsbestätigung der Buchung, solange du sie noch bestätigen musst. Siehe Zahlungslinks und die Seite Meine Rechnung.

Solange die Anzahlung offen ist, öffnet Zahlungslink senden in der Zeile Anzahlung der Buchung den Zahlungslink des Gastes zum Mailen, Kopieren oder als QR-Code, auch bevor er eine Rechnung hat. Dafür brauchst du die Berechtigung Zahlungslinks senden.

Von selbst bestätigt oder von dir

Wenn die Anzahlung bezahlt ist:

• Ein Fun Dive auf einer veröffentlichten Ausfahrt mit freiem Platz wird sofort bestätigt, und der Gast bekommt die Bestätigungs-E-Mail.
• Eine Kursbuchung für einen geplanten Kurs mit freiem Platz wird sofort bestätigt. Das Anmelden bleibt bei deinem Team, mit den Voraussetzungsprüfungen des Kurses.
• Alles andere, etwa ein Wunschtermin, eine inzwischen volle oder nicht mehr veröffentlichte Ausfahrt, bleibt Reserviert mit „Anzahlung bezahlt, Bestätigung nötig“. Alle, die Buchungen sehen dürfen, bekommen die Benachrichtigung Anzahlung bezahlt, Bestätigung nötig, und das Dashboard zeigt die Anzahl. Bestätige sie wie gewohnt, siehe Eine Buchung bestätigen und den Gast einteilen.

In der Liste Buchungen zeigen Kennzeichen „Anzahlung offen, noch …“, „Anzahlung überfällig“ und „Anzahlung bezahlt, Bestätigung nötig“, und die Liste filtert nach Anzahlung offen und Anzahlung bezahlt, Bestätigung nötig.

Wenn die Anzahlung nicht bezahlt wird

Am Ende der Haltezeit storniert DivePilot die Buchung von selbst, mit dem Vermerk „Automatisch storniert: Die Anzahlung wurde nicht rechtzeitig bezahlt“ und ohne Gebühr, gibt den Platz frei und schreibt dem Gast („Buchung … storniert: Anzahlung nicht bezahlt“). Noch offene Zahlungsformulare dafür werden vorher geschlossen, und eine Buchung, deren Zahlung Stripe noch verarbeitet, wartet, bis Stripe sie abschließt. DivePilot prüft alle 15 Minuten. Kommt später doch noch Geld an, landet es als Guthaben auf der Rechnung des Gastes, und dein Team wird benachrichtigt; die Buchung wird nicht wiederhergestellt. Um eine solche Buchung doch zu behalten, stelle sie mit Wiederherstellen wieder her: Sie kehrt ohne Anzahlung zu Reserviert zurück, und du bestätigst sie wie gewohnt. Eine per Lastschrift, etwa SEPA, bezahlte Anzahlung steht auf der Buchungsseite und der Rechnungsseite des Gasts als unterwegs, bis die Bank sie bestätigt, was einige Werktage dauern kann: Sie wird nicht noch einmal angeboten, und es geht keine Erinnerung dafür hinaus.

Eine Anzahlung erlassen

Solange eine Anzahlung offen ist, wird Bestätigen abgelehnt: Erlasse die Anzahlung zuerst oder warte, bis sie bezahlt ist. An der Buchung öffnet Erlassen im Anzahlungsbereich das Fenster Anzahlung erlassen, das nach einem Grund fragt; danach lässt sich die Buchung wie gewohnt bestätigen. Dafür brauchst du die Berechtigung Anzahlungen erlassen, und das Aktivitätsprotokoll hält es fest.

Setzt du den Gast in eine Tauchgruppe oder meldest ihn zu einem Kurs an, wird die Buchung auch dann bestätigt, wenn ihre Anzahlung noch offen ist. Von da an zeigt die Buchung keine offene Anzahlung mehr und wird dafür nicht storniert; die Rechnung trägt, was noch offen ist. Nur Bestätigen und Alle bestätigen warten darauf, dass die Anzahlung bezahlt oder erlassen wird. Die Anzahlung wird dann als erlassen von der Person im Team festgehalten, die den Gast eingeteilt oder angemeldet hat, ohne Grund, und das Aktivitätsprotokoll hält es fest. Erlässt du die Anzahlung oder setzt du den Gast ein oder meldest ihn an, wird auch ein Zahlungsformular geschlossen, das der Gast noch offen hat, damit eine nicht mehr verlangte Anzahlung nicht bezahlt werden kann.

Anzahlungen auf der Rechnung

Eine bezahlte Anzahlung ist eine Zahlung auf der Rechnung des Gastes. Solange die Buchung reserviert ist, hält die Rechnung sie als Guthaben, weil eine reservierte Buchung noch keine Positionen hat. Mit Automatische Quittungen an bekommt die Anzahlung ihre Quittung, siehe Quittungen; in Thailand stellt eine registrierte Tauchbasis die Steuerrechnung beim Abschluss aus, oder früher mit Rechnung ausstellen, siehe Was deine Belege in deinem Land sind. Eine Anzahlung in voller Höhe kann mehr sein, als die Rechnung später enthält, etwa wenn angefragte Ausrüstung nie ausgeliehen wurde: Spätere Positionen nutzen das Guthaben, oder es wird bei Abrechnen und abschließen erstattet.

Gut zu wissen

• Zwei Gäste zahlen für den letzten Platz: Der erste wird bestätigt, der zweite wartet als „Anzahlung bezahlt, Bestätigung nötig“.
• Eine gelöschte Ausfahrt oder ein abgesagter Kurs setzt die Buchungen zurück auf Reserviert, und bezahlte Anzahlungen bleiben als Guthaben.
• Endet die Stripe-Verbindung, steht auf der Seite des Gastes „Bitte zahle in der Tauchbasis.“, und die Fristen laufen weiter: Erlasse die Anzahlung, um eine Buchung zu halten.
• Wird eine Buchung mit bezahlter Anzahlung storniert, kann die Anzahlung auf die Karte erstattet werden, siehe Stornobedingungen.