Annuleer of herstel een boeking

Een boeking annuleren geeft de plaats van de gast op de tocht vrij en mailt, bij boekingen die online zijn gemaakt, de gast. Een geannuleerde boeking verdwijnt van de rekening van de gast, op annuleringskosten na wanneer je voorwaarden die rekenen. Wat de gast er online voor betaalde, de aanbetaling en betalingen via zijn rekeningpagina, kan vanuit hetzelfde venster terug naar de kaart; geld dat op een andere manier is betaald, betaal je terug op de rekening, zie Betalingen ontvangen. Een rekening die al is afgesloten blijft zoals ze is.

Een boeking annuleren

1. Open de boeking vanuit Boekingen, of zoek de rij op in de lijst.
2. Druk op Annuleren bovenaan de boekingspagina, of op het icoon Boeking annuleren op de rij.
3. Het venster Boeking annuleren? vraagt Wie heeft geannuleerd, De gast of Het duikcentrum, en toont de kosten die je annuleringsvoorwaarden rekenen, wat terug naar de kaart gaat en wat als tegoed blijft, met Terugbetalen op de kaart of Houden als tegoed en Annuleringskosten kwijtschelden, zie Annuleringsvoorwaarden. Bij een bevestigde boeking staat er ook dat de gast uit zijn duikgroep wordt gehaald, en bij een boeking met een openstaande verhuur waarschuwt het dat de verhuur niet mee wordt geannuleerd. Bevestig met Boeking annuleren; zolang dat loopt, toont de knop Bezig met annuleren….

Let op: In dat venster sluit Annuleren alleen het venster en laat de boeking staan.

Annuleer alles wat samen is geboekt

Een boeking die samen met anderen is gemaakt, toont op zijn pagina een kaart Samen geboekt. Alles annuleren, in het menu ⋯ bovenaan de kaart, annuleert elke open boeking van dat GR-nummer en elke open duikaanvraag met hetzelfde venster, toegepast op elke boeking; de bedragen worden voor de hele groep tegelijk berekend. Duikers die al op een tocht zijn ingedeeld, worden eraf gehaald. Online gasten krijgen één annuleringsmail per adres. Cursusboekingen die uit een inschrijving komen, worden overgeslagen; beheer die vanuit de cursus. Elke boeking kan nog steeds apart worden geannuleerd, zoals hierboven. Zie Samen geboekte boekingen.

Wat er gebeurt

• De plaats van de gast in de duikgroep komt direct vrij, en de plek verschijnt weer op de online boekingspagina.
• De status van de boeking wordt Geannuleerd. De boeking blijft in de lijst staan en is terug te vinden met het statusfilter Geannuleerd. Ze toont de reden en de kosten.
• Een annulering door de gast met kosten zet een regel Annuleringskosten op de rekening, en een terugbetaling naar de kaart staat als "Terugbetaling in behandeling" tot Stripe haar bevestigt.
• Is de boeking online gemaakt en heeft de klant een e-mailadres, dan ontvangt hij een e-mail die zegt wie annuleerde, de annuleringskosten als die er zijn, hoeveel daarvan gedekt is door wat hij al betaalde en wat nog te betalen is (met een link naar zijn rekeningpagina), en wat terug naar zijn kaart gaat of als tegoed op zijn rekening blijft, met de uitnodiging om te antwoorden of je contactgegevens te gebruiken om een andere datum af te spreken. Een boeking die je handmatig hebt aangemaakt, stuurt niets.

Een ingeschreven cursusboeking kun je hier niet annuleren: Annuleren wordt op haar pagina niet aangeboden, en haar rij in de lijst heeft geen icoon Boeking annuleren. Kies Cursist uitschrijven op de cursuspagina; dat annuleert de boeking en verstuurt bij een online boeking een annuleringsmail die zegt dat de cursist is uitgeschreven, met dezelfde regels over kosten en terugbetaling. Het vraagt dezelfde reden en toont dezelfde kosten.

Een verhuur die met Voltooien is aangemaakt voor de materiaalaanvragen van de boeking, wordt ook niet geannuleerd en haar materiaal blijft toegezegd. Het venster waarschuwt je: "Er hoort een openstaande verhuur bij die niet mee wordt geannuleerd: de uitrusting blijft bezet tot je de verhuur inneemt of annuleert." Open de verhuur met Verhuur bekijken en neem het materiaal in of druk op Verhuur annuleren.

Wat niet geannuleerd kan worden

Een boeking met de status Afgerond kan niet worden geannuleerd. Bevestigde boekingen met een plaats op een tocht worden vanzelf afgerond zodra de datum van de tocht voorbij is, dus annuleer een boeking die niet meer nodig is uiterlijk op de dag van de tocht. Een boeking met de status Niet verschenen kan nog wel worden geannuleerd.

Een geannuleerde boeking herstellen

Open de geannuleerde boeking en druk op Herstellen. De boeking gaat terug naar Gereserveerd, niet naar de vorige status: de gast wordt niet terug in zijn duikgroep gezet en er wordt geen e-mail verstuurd. Herstellen haalt ook de reden en de annuleringskosten weg; een terugbetaling die al is gedaan, blijft. Geef hem opnieuw een plaats op de tocht, of druk op Bevestigen, om af te ronden; bij een online boeking krijgt de gast daardoor een nieuwe bevestigingsmail. Een boeking die is geannuleerd doordat een cursist werd uitgeschreven, heeft geen Herstellen; Inschrijving verwijderen op de cursuspagina zet ze terug naar Gereserveerd.

Markeer liever als niet verschenen

Is de gast simpelweg niet komen opdagen, druk dan op Niet verschenen bij een bevestigde of afgeronde boeking in plaats van te annuleren. Bij een ingeschreven cursusboeking wordt dat niet aangeboden. De gast blijft in zijn duikgroep en ontvangt nog steeds de logboekmail; het markeren als niet verschenen stuurt zelf geen e-mail.