Depósitos para reservas online

Con una cuenta de Stripe conectada, puedes pedir a los clientes que reservan en tu página de reservas un depósito, o el precio completo, mientras reservan. Un depósito pagado puede confirmar la reserva por sí solo, y uno sin pagar libera la plaza al terminar el tiempo de retención. Las reservas que hace tu equipo nunca tienen depósito, ni tampoco las peticiones de un número de inmersiones. Cómo conectar está en Conectar Stripe para pagos online.

Configura el depósito

Abre Ajustes, luego Depósitos y cancelaciones en el grupo Precios y pagos. La tarjeta Depósitos de las reservas en línea tiene un bloque para Inmersiones recreativas y otro para Cursos, cada uno con:

• el interruptor que pide un depósito para ese tipo de reserva;
• Depósito: Parte del precio, de 0,01 a 100 por ciento, un Importe fijo, nunca más que el precio de la reserva, o el Precio completo;
• Horas que se mantiene la reserva: cuánto espera una reserva su depósito, de 1 a 168 horas.

Los interruptores solo se pueden activar mientras el pago online esté disponible; si no, dicen por qué y enlazan a la pestaña Pagos en línea. Un interruptor que ya está activado sigue activado y dice En pausa, con una nota de que mientras tanto no se pide depósito; la regla vuelve a aplicarse cuando el pago en línea esté disponible. Cambiarlos requiere el permiso Reglas de depósito, y cada cambio queda en el Registro de actividad.

Los depósitos se calculan a partir de la estimación de precio, así que solo se aplican mientras Mostrar precios en la página de reserva esté activado, véase Activa la reserva online. Con los precios ocultos, las reservas online no piden depósito.

Un curso puede tener un depósito propio, por ejemplo un importe fijo para el curso Open Water: abre el curso en la lista de precios y define Depósito de este curso en su diálogo de precio. Sustituye el importe del bloque Cursos para ese curso; el tiempo de retención sigue siendo el del bloque, y solo se aplica mientras el bloque Cursos esté activado. Requiere el permiso Reglas de depósito. Véase La lista de precios.

Cómo se calcula el importe

El depósito se calcula para cada reserva a partir de la estimación de precio que vio el cliente en tu página de reservas: las inmersiones, el nitrox, los extras automáticos (no los que se cobran una vez por estancia), el equipo incluido y el equipo de alquiler pedido, con el descuento por volumen de una persona repartido entre sus reservas. Un porcentaje se redondea a la unidad más pequeña de tu moneda. Lo que no tiene precio cuenta como nada, y una reserva sin ningún precio no lleva depósito.

El importe queda fijado cuando el cliente reserva. Un cambio de precio posterior, o mover la reserva a otra salida, no lo cambia.

Antes de Reservar mi plaza, el cliente ve el depósito de cada persona y el total, y tu política de cancelación, véase Política de cancelación.

Qué hace el cliente

Después de Reservar mi plaza, la página muestra Paga tu depósito y abre en ella enseguida el formulario de pago de Stripe, por el total de los depósitos, con el plazo debajo; si un pago no se completa, Pagar … ahora vuelve a abrir el formulario. Quien reserva paga por todos en un solo pago, y la parte de cada persona va a su propia cuenta, o a la cuenta de quien reserva si marcó Pago por todos. El plazo es el momento de la reserva más el tiempo de retención, pero nunca después de dos horas antes de que empiece la primera inmersión o el primer día de curso; una reserva hecha más cerca del inicio tiene media hora para pagar; cuando una reserva mezcla inmersiones recreativas y cursos con tiempos de retención distintos, se aplica a toda ella el más corto. A quien no paga enseguida se le indica que puede pagar después desde su página de cuenta hasta el plazo, recibe el enlace de pago por correo unos diez minutos después de reservar, mientras el depósito siga sin pagar ("Tu reserva …: paga el depósito") y un recordatorio a la mitad del tiempo de retención ("Recordatorio: el depósito de la reserva … sigue pendiente"). Quien paga en el formulario al momento no recibe ese correo, solo el de pago recibido y la confirmación, o el de reserva recibida mientras aún tengas que confirmarla. Véase Enlaces de pago y la página Mi cuenta.

Mientras el depósito esté pendiente, Enviar enlace de pago en la fila Depósito de la reserva abre el enlace de pago del cliente para enviarlo por correo, copiarlo o mostrarlo como código QR, también antes de que tenga una cuenta. Requiere el permiso Enviar enlaces de pago.

Confirmada sola o por ti

Cuando el depósito está pagado:

• Una inmersión recreativa en una salida publicada que aún tiene sitio se confirma al instante, y el cliente recibe el correo de confirmación.
• Una reserva de curso en un curso programado con plaza libre se confirma al instante. Inscribir sigue en manos de tu equipo, con las comprobaciones de requisitos del curso.
• Cualquier otra cosa, como una fecha pedida, una salida que se llenó o una que ya no está publicada, se queda Reservada con "Depósito pagado, falta confirmar". Todos los que pueden ver reservas reciben la notificación Depósito pagado, falta confirmar, y el panel muestra el recuento. Confírmala como siempre, véase Confirma una reserva y coloca al cliente.

En la lista Reservas, las etiquetas muestran "Depósito pendiente, quedan …", "Depósito vencido" y "Depósito pagado, falta confirmar", y la lista filtra por Depósito pendiente y Depósito pagado, falta confirmar.

Cuando el depósito no se paga

Al terminar el tiempo de retención, DivePilot cancela la reserva por sí solo, con la nota "Cancelada automáticamente: el depósito no se pagó a tiempo" y sin penalización, libera la plaza y avisa al cliente por correo ("Reserva … cancelada: depósito no pagado"). Los formularios de pago que seguían abiertos se cierran antes, y una reserva cuyo pago Stripe aún está procesando espera hasta que Stripe lo resuelva. DivePilot lo comprueba cada 15 minutos. Si el dinero llega más tarde, queda como saldo a favor en la cuenta del cliente y se avisa a tu equipo; la reserva no se recupera. Para conservar esa reserva de todos modos, pulsa Restaurar: vuelve a Reservada sin depósito, y la confirmas como siempre. Un depósito pagado por adeudo bancario, como SEPA, aparece en camino en la página de reserva y en la página de cuenta del cliente hasta que el banco lo confirma, lo que puede tardar unos días hábiles: no se vuelve a ofrecer y no sale ningún recordatorio por él.

Condonar un depósito

Mientras haya un depósito pendiente, Confirmar se rechaza: condona antes el depósito o espera a que se pague. En la reserva, Condonar en el panel del depósito abre Condonar el depósito, que pide un motivo; después la reserva se puede confirmar como siempre. Requiere el permiso Condonar depósitos, y el Registro de actividad lo anota.

Colocar al cliente en un grupo de buceo, o inscribirlo en un curso, también confirma una reserva aunque su depósito esté pendiente. Desde entonces la reserva ya no muestra un depósito pendiente y no se cancela por él; la cuenta lleva lo que aún se debe. Solo Confirmar y Confirmar todas esperan a que el depósito se pague o se condone. El depósito queda entonces anotado como condonado por la persona del equipo que colocó o inscribió al cliente, sin motivo, y el Registro de actividad lo anota. Condonar el depósito, o colocar o inscribir al cliente, también cierra un formulario de pago que el cliente aún tenga abierto, para que no pueda pagar un depósito que ya no se pide.

Depósitos en la cuenta

Un depósito pagado es un pago en la cuenta del cliente. Mientras la reserva está en estado Reservada, la cuenta lo guarda como saldo a favor, porque una reserva en estado Reservada aún no tiene líneas. Con Recibos automáticos activado, el depósito recibe su recibo, véase Recibos; en Tailandia un centro de buceo registrado emite la factura fiscal al cerrar, o antes con Emitir factura, véase Qué son tus documentos en tu país. Un depósito del precio completo puede ser más de lo que la cuenta tenga luego, por ejemplo si el equipo pedido nunca se alquiló: los cargos posteriores usan el saldo, o se reembolsa en Liquidar y cerrar.

Conviene saber

• Dos clientes pagan por la última plaza: se confirma el primero, y el segundo espera como "Depósito pagado, falta confirmar".
• Borrar una salida o cancelar un curso devuelve las reservas a Reservada, y los depósitos pagados quedan como saldo a favor.
• Cuando se corta la conexión con Stripe, la página del cliente dice "Por favor, paga en el centro de buceo." y los plazos siguen corriendo: condona el depósito para mantener una reserva.
• Cancelar una reserva con un depósito pagado puede reembolsarlo a la tarjeta, véase Política de cancelación.