Zet online boeken aan

Met online boeken krijgen je gasten een pagina in jouw huisstijl waar ze een plek reserveren. Elke online boeking komt binnen als Gereserveerd, en jij bevestigt hem. Met een gekoppeld Stripe-account kun je bij het boeken ook een aanbetaling vragen: een betaalde aanbetaling kan de boeking zelf bevestigen, en een onbetaalde geeft de plek weer vrij, zie Aanbetalingen voor online boekingen. Zonder aanbetaling wordt er online niets betaald.

Kies wat gasten kunnen boeken

1. Open Instellingen en kies Online boeken in de groep Gasten en boekingen.
2. Je ziet twee kaarten, Funduiken en Cursussen. Kies voor elk een stand:

De keuze wordt direct opgeslagen. Zodra een van de twee niet op Uit staat, is je boekingspagina live.

Groeps- en meerduikboekingen

Dezelfde pagina heeft een kaart Groeps- en meerduikboekingen met twee getallen, elk opgeslagen zodra je het wijzigt:

• Personen per boeking, van 1 tot 20, in het begin 8: voor hoeveel mensen een gast in één keer kan boeken. Bij 1 persoon boekt iedereen zelf.
• Duiken per persoon, van 1 tot 30, in het begin 10: hoeveel duiken één persoon in één keer kan boeken. Het telt de duiken van de tochten die een gast kiest plus de duiken die hij aanvraagt: een tocht met twee duiken telt als 2, een aangevraagde datum als 1 en een aanvraag voor een aantal duiken als dat aantal. Bij 1 duik boeken gasten één vertrek per keer.

Zet je beide op 1, dan boekt de pagina één persoon op één tocht, zoals voorheen. Je team zit niet aan deze getallen vast; zie Samen geboekte boekingen.

Publiceer de tochten die gasten mogen boeken

Voor de geplande standen moet een tocht gepubliceerd zijn. Zet bij het aanmaken of bewerken van een boottocht Online boeken aan. Cursussen werken op dezelfde manier: zet Online boeken aan als je een cursus aanmaakt of bewerkt. Gepubliceerde tochten staan op je pagina zolang er plekken vrij zijn en tot de boot vertrekt, en de lijst Boottochten kun je filteren op Boekbaar en Niet boekbaar.

Het aantal vrije plekken is de capaciteit van de boot min iedereen in de duikgroepen en het paneel Gasten van de tocht, en min de gereserveerde of bevestigde funduikboekingen voor die datum en dat vertrek die nog niet in een duikgroep zitten. Een tocht zonder vrije plekken verdwijnt van de pagina. Een samen gemaakte boeking neemt per persoon één plek in op elke tocht waarop die persoon meegaat, en wordt alleen geboekt als elke tocht plek heeft voor iedereen die erop is aangevinkt.

Huurmateriaal aanbieden

Zet op hetzelfde tabblad, onder Huurmateriaal, Huurmateriaal online aanbieden aan om gasten tijdens het boeken materiaal te laten aanvragen.

Prijzen tonen

Dezelfde kaart bevat Prijzen tonen op de boekingspagina. Die werkt op zichzelf, of je nu materiaal aanbiedt of niet. Staat de schakelaar aan, dan zien gasten voordat ze boeken de prijzen van duiken, cursussen en materiaal en, als de duik of cursus een prijs heeft, een geschat totaal; staat hij uit, dan toont de boekingspagina helemaal geen prijzen. Het aan- of uitzetten wordt vastgelegd in het Activiteitenlogboek en wijzigingsgeschiedenis. De prijzen stel je in op de Prijslijst.

Deel de boekingspagina

Open Instellingen, daarna Registratie. De kaart Online boeken toont de link en de QR-code, met Kopiëren, QR downloaden (png) en PDF downloaden voor een printbare poster. Zie Deel de zelfregistratielink voor het linktype en hoe je een uitgelekte link vernieuwt. Vervang je het token, dan vervallen de boekingslink en de registratielink tegelijk.

Wat de gast ziet

De pagina toont je gepubliceerde tochten met datum, boot, vertrektijd, duikstekken en het aantal vrije plekken, of je geplande cursussen met hun startdata. Toon je prijzen, dan hebben tochten en cursussen ook een prijs, en een Prijsindicatie met de regel Geschat totaal laat de gast zien waar de boeking op neerkomt; de indicatie rekent niets, een aanbetaling, als je die vraagt, wordt vóór het boeken getoond, en je annuleringsvoorwaarden ook, zodra je die hebt. Zie Wat gasten zien op de boekingspagina. De gast vult daarna de gegevens in die je vraagt onder Instellingen, daarna Klantformulier, gaat ermee akkoord dat je duikcentrum zijn gegevens bewaart en gebruikt, en drukt op Reserveer mijn plek. Hij krijgt een e-mail dat je zijn boeking hebt ontvangen (vraag je een aanbetaling, dan komt in plaats daarvan ongeveer tien minuten later de mail om die te betalen, alleen als die dan nog openstaat), en er wordt een nieuw klantrecord voor hem aangemaakt. Een gast kan ook voor meerdere mensen boeken, meerdere tochten kiezen of een aantal duiken tussen twee data aanvragen: elke persoon krijgt een eigen record en eigen boekingen, aan elkaar gekoppeld door een GR-nummer, zie Samen geboekte boekingen en Plan aangevraagde duiken.

Als een boeking binnenkomt

Je krijgt een melding met de titel Nieuwe online boeking. De boeking staat in de lijst Boekingen als Gereserveerd; open hem om het label Online geboekt te zien. Er is geen aparte knop om te accepteren of te weigeren:

• Geef de gast een plaats op de tocht die hij koos, schrijf hem vanuit Openstaande boekingen in voor de cursus, of druk op Bevestigen. De gast krijgt een bevestigingsmail met een agenda-item als bijlage.
• Druk op Annuleren als je hem niet kunt plaatsen. De gast krijgt een annuleringsmail.
• Een boeking waarvan de aanbetaling is betaald maar die zichzelf niet kon bevestigen, toont "Aanbetaling betaald, bevestiging nodig", met de melding met dezelfde naam: bevestig haar of geef de gast een plaats zoals gewoonlijk.

Aanvragen voor een eigen datum komen binnen zonder tocht of cursus. Plan een tocht op de gevraagde datum en het gevraagde vertrek en geef de gast een plaats, of plan de cursus en schrijf hem in vanuit Openstaande boekingen. Een aanvraag voor een aantal duiken staat in plaats daarvan op het dashboard onder Te plannen duiken; zie Plan aangevraagde duiken.

Let op: Elke online boeking maakt een nieuw klantrecord aan voor elke persoon erin, ook voor een terugkerende gast. Voeg dubbele records samen vanaf de pagina Klanten zodra je ze tegenkomt.