Een boeking is één gast op één datum: een funduik op een vertrek, of een cursus met een startdatum. Gasten kunnen zelf boeken via je online boekingspagina; dit artikel gaat over de boekingen die je zelf invoert.
De boeking aanmaken
- Open Boekingen in de zijbalk en druk op Nieuwe boeking.
- Zoek op de stap Klant een Bestaande klant, of schakel over naar Nieuwe klant en vul voornaam, achternaam, e-mail en telefoon in. Een nieuwe klant wordt samen met de boeking aangemaakt. Druk op Doorgaan.
- Kies Funduik of Cursus.
- Kies voor een funduik de Datum en het Vertrek. Kies voor een cursus het Cursussjabloon en de Startdatum cursus.
- Heeft de gast huurmateriaal nodig, open dan Materiaal en voeg toe wat nodig is. De maten worden vooraf ingevuld vanuit het klantprofiel.
- Druk op Boeking aanmaken.
De boeking krijgt een nummer en begint als Gereserveerd. Elke boeking is voor één gast. Er is geen groeps- of gezinsboeking; een groep van vier zijn vier boekingen, één per duiker.
Let op: Een boeking die je handmatig aanmaakt, mailt de gast nooit. Alleen boekingen via de online boekingspagina sturen de e-mails voor ontvangen, bevestigd en geannuleerd.
De gast op een tocht zetten
Een funduikboeking bevestig je door de gast een plaats op een boottocht te geven:
- Open Boottochten en de tocht van die datum en dat vertrek.
- De boeking staat onder Niet-toegewezen boekingen. Sleep hem naar een groep in Duikgroepen, of tik erop en kies een groep onder Aan groep toewijzen.
Zodra de gast een plaats heeft, wordt de boeking Bevestigd. Haal je hem uit de groep, dan gaat de boeking terug naar Gereserveerd. Je kunt ook op Bevestigen drukken op de boeking zelf zonder iemand een plaats te geven, bijvoorbeeld als de tocht nog niet gepland is.
Een cursusboeking bevestig je door hem in te schrijven vanuit Openstaande boekingen op de cursuspagina. Druk bij een cursusboeking niet op Bevestigen: dan verdwijnt hij uit Openstaande boekingen en kun je hem daar niet meer inschrijven. Is een cursusboeking drie dagen voor de start nog gereserveerd, dan herinnert DivePilot je daaraan met de melding Cursusboeking wacht op inschrijving.
Het leven van een boeking
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Gereserveerd | Aangemaakt, nog niet bevestigd |
| Bevestigd | Plaats op een tocht, ingeschreven voor een cursus, of handmatig bevestigd |
| Afgerond | Automatisch gezet zodra de datum van de tocht waarop de gast een plaats heeft, voorbij is, of zodra de cursusinschrijving is afgerond |
| Niet verschenen | Door jou gemarkeerd op een bevestigde of afgeronde boeking als de gast niet kwam opdagen |
| Geannuleerd | Door jou geannuleerd; kan worden hersteld |
Alleen boekingen met een plaats op een tocht of een inschrijving voor een cursus worden vanzelf afgerond. Een boeking die handmatig is bevestigd maar nooit een plaats kreeg, blijft bevestigd totdat je dat wijzigt.
De boekingspagina
Open een boeking om het nummer, de datum en het vertrek te zien, de klant, de tocht of cursus waar de boeking bij hoort, en eventuele materiaalaanvragen. Aanvragen zet je om in een verhuur met Voltooien. De acties bovenaan zijn Bevestigen, Bewerken, Niet verschenen, Annuleren en, voor een geannuleerde boeking, Herstellen.
Een boeking later terugvinden
De lijst Boekingen zoekt op naam of boekingsnummer en filtert op soort, funduiken of cursussen, en op status. Boekingen met de status niet verschenen zitten niet in het statusfilter, dus zoek die op naam.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support