Maak handmatig een boeking aan

Een boeking is één gast op één datum: een funduik op een vertrek, of een cursus met een startdatum. Gasten kunnen zelf boeken via je online boekingspagina; dit artikel gaat over de boekingen die je zelf invoert.

De boeking aanmaken

1. Open Boekingen in de zijbalk en druk op Nieuwe boeking.
2. Zoek op de stap Klant een Bestaande klant, of schakel over naar Nieuwe klant en vul voornaam, achternaam, e-mail en telefoon in. Een nieuwe klant wordt samen met de boeking aangemaakt. Voor een gezin of vrienden druk je op Nog een persoon toevoegen en voeg je elke volgende persoon toe onder Ook boeken voor: Bestaande klant zoekt in je klanten, Nieuwe persoon vraagt een voornaam, achternaam en e-mail, daarna Persoon toevoegen. Heeft iemand geen eigen adres, vink dan Zelfde e-mail als aan om dat van de eerste klant te gebruiken. Elke persoon staat in de lijst met zijn e-mail en krijgt op elke datum een eigen boeking. Druk op Doorgaan.
3. Bovenaan de volgende stap staat voor wie de boeking is; Wijzigen gaat terug naar de mensen. Kies Funduik of Cursus.
4. Kies voor een funduik de Datum en het Vertrek. Varen er op dat vertrek meerdere boten, dan staat elke boot in de lijst met zijn tijd, duikstekken en vrije plaatsen: laat Elke boot staan om de gasten later een plaats te geven, of kies een boot om ze daarop te boeken. Bij één boot toont een korte samenvatting de boot, zijn tijd, duikstekken en vrije plaatsen. Nog een datum toevoegen voegt een volgende datum en een volgend vertrek toe voor dezelfde mensen, elk met dezelfde keuze van boot. Kies voor een cursus het Cursussjabloon en de Startdatum cursus, die voor iedereen gelden.
5. Duikt de gast op nitrox, vink dan de kaart Nitrox (Duikt op nitrox) aan. Bij een funduik toont ze de prijs per duik als je prijzen mag zien. De kaart verschijnt alleen zolang We bieden nitrox aan aanstaat onder Instellingen, Duikcentrum. De tochtpagina en het vertrekbord tonen voor hem dan een EANx-chip.
6. Heeft de gast huurmateriaal nodig, open dan Materiaal en voeg toe wat nodig is. De maten worden vooraf ingevuld vanuit het klantprofiel. Huurmateriaal in het venster geldt voor één boeking; bij meerdere mensen voeg je het daarna op elke boeking toe. Materiaal dat je duikcentrum bij elke funduik inbegrepen heeft, zoals een fles, staat niet in die lijst: een funduik toont het als een regel Bij elke duik inbegrepen per categorie, in de profielmaat van de klant als het profiel er een voor dat materiaal heeft, anders in de standaardmaat, met een maatkeuze als de categorie meerdere maten heeft en een schakelaar Neemt eigen mee. Bij meerdere mensen geldt de regel voor iedereen (Voor iedereen hetzelfde) en toont de standaardmaat; zet dat uit om per persoon een maat of eigen materiaal te kiezen: de eerste klant begint bij de maat uit zijn profiel, de andere mensen bij de getoonde standaardmaat. Wat je niet aanraakt, wordt niet verstuurd: de boeking neemt dan van elke persoon de profielmaat als die er is, anders de standaardmaat. Een cursus toont zo'n regel niet.
7. Druk op Boeking aanmaken. Bij meerdere mensen of data telt de knop ze, bijvoorbeeld 6 boekingen aanmaken, en de regel ernaast vat ze samen, bijvoorbeeld "3 personen op 2 datums". De knoppen blijven onderaan het venster staan terwijl je scrolt.

De boeking krijgt een nummer en begint als Gereserveerd. Elke boeking is voor één gast op één datum. Bij meerdere mensen of meerdere data maakt DivePilot in één keer één boeking per persoon en datum aan en koppelt ze onder een GR-nummer zoals GR-0004: een gezin van drie op twee dagen zijn zes boekingen. Daarvoor zijn minstens twee boekingen nodig, en in één keer passen maximaal 30 personen, 30 data en 200 boekingen. Een datum en vertrek kunnen niet twee keer in de lijst staan. De plekken die er nog zijn, staan per boot en alleen als waarschuwing: je kunt erboven boeken, zoals voorheen. Verzoeken voor huurmateriaal voeg je daarna op elke boeking toe; materiaal dat bij elke funduik inbegrepen is, stel je in het venster in. Zie Samen geboekte boekingen.

Let op: Een boeking die je handmatig aanmaakt, mailt de gast nooit. Alleen boekingen via de online boekingspagina sturen de e-mails aan gasten.

De gast op een tocht zetten

Een funduikboeking bevestig je door de gast een plaats op een boottocht te geven:

1. Open Boottochten en de tocht van die datum en dat vertrek.
2. De boeking staat onder Niet-toegewezen boekingen. Sleep hem naar een groep in Duikgroepen, of tik erop en kies een groep onder Aan groep toewijzen. Een boeking die je op een bepaalde boot hebt gezet, wacht alleen op de tocht van die boot; een boeking op Elke boot wacht op elke boot van haar vertrek.

Zodra de gast een plaats heeft, wordt de boeking Bevestigd. Haal je hem weer uit de groep, dan blijft ze Bevestigd en wacht ze onder Niet-toegewezen boekingen op een nieuwe plaats. Je kunt ook op Bevestigen drukken op de boeking zelf zonder iemand een plaats te geven, bijvoorbeeld als de tocht nog niet gepland is.

Een cursusboeking bevestig je door hem in te schrijven vanuit Openstaande boekingen op de cursuspagina. Een cursusboeking die je met Bevestigen hebt bevestigd, blijft onder Openstaande boekingen staan en kun je nog steeds inschrijven. Is een cursusboeking drie dagen voor de start nog niet ingeschreven, dan herinnert DivePilot je daaraan met de melding Cursusboeking wacht op inschrijving.

Het leven van een boeking

Alleen boekingen met een plaats op een tocht of een inschrijving voor een cursus worden vanzelf afgerond. Een boeking die handmatig is bevestigd maar nooit een plaats kreeg, blijft bevestigd totdat je dat wijzigt.

De boekingspagina

Open een boeking om het nummer, de datum en het vertrek te zien, de klant, de tocht of cursus waar de boeking bij hoort, en eventuele materiaalaanvragen. Aanvragen zet je om in een verhuur met Voltooien. De acties bovenaan zijn Bevestigen, Bewerken, Niet verschenen, Annuleren en, voor een geannuleerde boeking, Herstellen.

Een boeking later terugvinden

De lijst Boekingen zoekt op naam of boekingsnummer en filtert op soort, funduiken of cursussen, en op status. Boekingen met de status niet verschenen zitten niet in het statusfilter, dus zoek die op naam.