Enregistrez l'arrivée d'un client avec son QR code

Les clients qui s'inscrivent ou réservent en ligne reçoivent un code d'enregistrement personnel. À leur arrivée, vous le scannez avec votre téléphone et arrivez directement sur leur réservation ou leur fiche client, avec tout ce qui reste à régler au même endroit.

Où les clients reçoivent le code

• Après l'inscription via votre lien d'auto-inscription, l'écran de confirmation affiche Votre code d'enregistrement avec la légende « Présentez ce code à votre arrivée. L'équipe ouvre ainsi directement votre fiche. » Le client reçoit aussi un e-mail dont l'objet est « Vos informations sont bien chez » suivi du nom de votre centre de plongée, avec le même code.
• Après une réservation en ligne, l'écran de confirmation affiche la même carte, avec la légende « Présentez ce code à votre arrivée. L'équipe ouvre ainsi directement votre réservation. »
• Les e-mails de réservation reçue et de réservation confirmée contiennent aussi le code de la réservation. Les e-mails d'annulation, de changement de programme et de sortie déplacée ne le contiennent pas.

Sur l'écran de confirmation, Enregistrer l'image télécharge le code sous forme d'image, nommée <numéro de réservation>-check-in.png pour une réservation, et « Nous vous l'avons aussi envoyé par e-mail. » indique au client qu'il l'a aussi dans sa boîte de réception. Un code d'inscription mène au client, un code de réservation à cette réservation. Les réservations que vous créez vous-même n'envoient aucun e-mail, ces clients n'ont donc pas de code de réservation : voir Les e-mails que reçoivent vos clients.

Scanner le code

DivePilot n'a pas de scanner intégré. Pointez l'application appareil photo habituelle de votre téléphone vers le code et ouvrez le lien qu'elle affiche.

• Si vous êtes connecté, la réservation ou le client s'ouvre aussitôt.
• Sinon, DivePilot vous demande d'abord de vous connecter, puis vous amène directement à la réservation ou au client.
• Le code ne s'ouvre que pour l'équipe du même centre de plongée. Un code d'un autre centre, ou d'une fiche supprimée, affiche Réservation introuvable ou Client introuvable avec « Ce code appartient à un autre centre de plongée, ou la fiche a été supprimée. »
• Un lien qui n'est pas un code d'enregistrement valide affiche Code inconnu.

Enregistrer l'arrivée sur la page de réservation

Enregistrée est un statut de réservation à part entière, entre Confirmée et Terminée. Une réservation doit être confirmée avant que l'arrivée du client puisse être enregistrée, le client d'une plongée exploration doit être placé dans une palanquée, et un élève doit être inscrit à un cours.

L'en-tête de la réservation affiche toujours l'étape suivante comme bouton principal : Confirmer tant que la réservation est réservée, puis Enregistrer l'arrivée une fois qu'elle est confirmée. Après l'enregistrement, le bouton disparaît et les détails de la réservation dans l'en-tête affichent « Enregistré » avec l'heure, ou la date et l'heure si ce n'était pas aujourd'hui, et la personne qui a appuyé. Annuler l'enregistrement, parmi les actions de la réservation, la ramène en Confirmée, par exemple si vous avez appuyé sur la mauvaise réservation. Les deux demandent l'autorisation de modifier les réservations. Voir Les statuts de réservation expliqués.

Une plongée exploration confirmée à la main sans place affiche Placer et enregistrer à la place. Il ouvre la fenêtre « Placer et enregistrer l'arrivée » avec la liste des palanquées des sorties de ce jour et de ce départ, chacune avec son encadrant et son taux de remplissage. Une palanquée pleine est marquée Complet mais peut quand même être choisie ; la fenêtre avertit alors que le client dépasse d'une personne la taille de la palanquée. En choisir une et appuyer sur Placer et enregistrer place le client et enregistre son arrivée en une seule étape. Il faut aussi l'autorisation d'ajouter des participants ; sans elle, l'en-tête affiche « Placez d'abord dans une palanquée ». Quand aucune sortie n'existe encore pour ce jour et ce départ, la fenêtre l'indique et renvoie vers les sorties. Une réservation de formation non inscrite affiche « Inscrivez d'abord à un cours » au lieu de proposer l'enregistrement.

La liste d'arrivée

Si vous pouvez voir les clients, la Liste d'arrivée est la première carte de la page de réservation. Après le scan d'un code de réservation, la page défile jusqu'à elle et la met en évidence. Sans cette autorisation, vous ne voyez que les boutons de l'en-tête.

Chaque vérification tient sur une ligne : une coche verte quand elle est faite, un avertissement ambre quand elle demande votre attention, et un tiret gris quand il n'y a rien à vérifier. Au plus un bouton se trouve à droite d'une ligne. La jauge en haut a une barre par vérification qui s'applique, avec « 2 sur 4 prêts » à côté, ou Tout est prêt une fois que tout est fait. Les notes médicales, et les vérifications sans rien à contrôler, ne comptent pas.

• Décharges : les décharges dont ce client a besoin pour cette réservation. Pour une plongée exploration, ce sont les décharges générales de plongée exploration plus les décharges supplémentaires de la palanquée où il est placé ; pour une réservation de formation, les décharges générales de formation plus les décharges supplémentaires du modèle de formation. Voir Les décharges obligatoires et le questionnaire médical. La ligne nomme la décharge qui reste à signer, « … : non signée » ou « … : expirée », ou indique « 2 à signer : » suivi de leurs noms, « Les 2 sont signées » ou « Aucune décharge n'est requise ».
  • Tant qu'une décharge manque, Envoyer ouvre un menu. Pour chaque décharge manquante, il propose Envoyer le lien de signature, qui envoie au client par e-mail un lien pour la signer, ou Renvoyer le lien quand une demande est déjà ouverte pour elle, et Autres façons de signer, qui ouvre la fenêtre de décharge pour signer en personne sur votre écran, téléverser une copie papier signée ou copier le lien. Ajouter une autre décharge, en bas, ouvre la même fenêtre pour n'importe quelle décharge. L'envoi par e-mail demande l'autorisation de demander des signatures et une adresse e-mail sur la fiche du client. Voir Demandez la signature d'une décharge.
• Brevet : pour une plongée exploration, les brevets du plongeur comparés à l'exigence de sa palanquée, de la même façon que sur la page de la sortie. Un brevet d'une autre fédération apparaît comme un avertissement invitant à vérifier la carte. Tant que le client n'est pas placé, la ligne indique « Pas encore dans une palanquée, aucune exigence à vérifier », et une palanquée sans exigence affiche « … n'a pas d'exigence de brevet ». Pour chaque réservation, la ligne indique ensuite si les brevets sont vérifiés, par exemple « 2 à vérifier · 1 non valable », « Tous les brevets vérifiés » ou « Aucun brevet enregistré ». En dessous, chaque brevet apparaît comme une pastille, du niveau le plus élevé au plus bas : verte quand il est vérifié, ambre tant qu'il n'est pas encore vérifié, et rouge et barrée quand il est marqué non valable. Vérifier les brevets ouvre les brevets du plongeur pour en vérifier, marquer un comme non valable, en corriger ou en ajouter un sans ouvrir le formulaire client. Voir Vérifiez les brevets d'un plongeur.
• Équipement : tant que la demande d'équipement de la réservation est ouverte, « Pas encore loué : » suivi des articles demandés, avec Compléter pour ouvrir une nouvelle location déjà remplie avec eux. Dès qu'une location est liée, la ligne indique « Le matériel demandé est loué » avec Ouvrir la location ou Voir la location. Sans demande, elle affiche les tailles et l'équipement personnel de la fiche.
• Profil : « Toutes les informations obligatoires sont remplies », ou « Manquant : » suivi des champs que votre fiche client marque comme Obligatoire et qui sont encore vides, avec Envoyer un lien de mise à jour pour que le plongeur complète lui-même. Tant qu'un lien de mise à jour est ouvert, la ligne ajoute « Lien de mise à jour ouvert jusqu'au … » et le bouton devient Lien de mise à jour, un menu avec Afficher le QR de mise à jour pour afficher son code en plein écran et le faire scanner au plongeur, Copier le lien et Nouveau lien. Un lien créé ici sans être envoyé par e-mail s'ouvre aussitôt en plein écran. Voir Laissez un plongeur mettre à jour ses informations.
• Médical, seulement si le client a des notes médicales : « Notes au dossier » avec Lire les notes, qui ouvre la fiche du client. La liste n'affiche pas les notes elles-mêmes.

Enregistrer l'arrivée depuis la sortie

Sur la page d'une sortie, chaque plongeur confirmé dans une palanquée a deux petits boutons sur sa ligne, Enregistrer l'arrivée et Marquer comme absent non prévenu : vous enregistrez tout le bateau sans ouvrir chaque réservation. Une fois l'arrivée d'un plongeur enregistrée, ses initiales deviennent une coche verte et le bouton d'arrivée passe au vert ; survolez-le pour voir l'heure, et appuyez à nouveau pour annuler l'enregistrement. Pour un client enregistré, que le serveur accepte aussi, DivePilot vous demande d'abord de confirmer. Un plongeur marqué absent affiche à la place une flèche d'annulation, qui remet la réservation en Confirmée. Les deux demandent l'autorisation de modifier les réservations et ne s'affichent pas pour l'équipe. Le numéro de réservation sur la ligne ouvre la réservation.

Le jour de la sortie, le Contrôle avant départ indique combien de plongeurs confirmés sont arrivés, « 3 sur 8 arrivés », et passe au vert avec « Tout le monde est arrivé ». Voir La page de la sortie.

L'enregistrement et les autres changements

• Seule une réservation confirmée peut être enregistrée. Sinon, DivePilot répond « Seule une réservation confirmée peut être enregistrée. Confirmez-la d'abord. » Une plongée exploration sans palanquée est refusée avec « Placez le client dans une palanquée avant d'enregistrer son arrivée. », une réservation de formation sans inscription avec « Inscrivez l'élève à un cours avant d'enregistrer son arrivée. » La liste d'arrivée ne s'affiche pas sur les réservations annulées ou marquées absent.
• Un client enregistré peut quand même être marqué absent, pour le cas rare où il est venu mais n'a pas plongé. DivePilot vous demande d'abord de confirmer, et l'enregistrement est effacé.
• Un client marqué absent par erreur, ou arrivé en retard finalement, est remis en Confirmée avec Annuler l'absence dans l'en-tête de la réservation ou la flèche d'annulation de sa ligne dans la sortie.
• Une réservation enregistrée se termine d'elle-même après la sortie, comme une réservation confirmée.
• Un client enregistré peut seulement être déplacé vers une autre palanquée, jamais retiré de la sortie : Retirer de la palanquée ne lui est pas proposé, et une palanquée ou une sortie avec des clients enregistrés ne peut pas être supprimée. Supprimer une inscription à une formation ou annuler la formation ramène la réservation en Réservée et efface l'enregistrement.
• Restaurer une réservation annulée efface son enregistrement.

Retrouver les clients enregistrés dans la liste

Dans la liste des réservations, une réservation enregistrée affiche le statut Enregistrée, et le filtre de statut propose l'option Enregistrée.

Scanner le code d'un client

Le code de l'écran ou de l'e-mail d'inscription ouvre la fiche du client avec un bandeau Aujourd'hui au centre au-dessus des onglets. Il liste les réservations ouvertes du jour de ce client, de tout type : placées sur la sortie du jour, rattachées à une formation dont une séance ou le début a lieu aujourd'hui, ou prévues pour aujourd'hui et pas encore placées. Chacune a Ouvrir l'enregistrement, qui vous amène à la liste d'arrivée de cette réservation. Sans réservation ce jour-là, le bandeau indique « Aucune réservation aujourd'hui. » et propose Nouvelle réservation, qui commence une réservation pour ce client. Vous ne voyez le bandeau que si vous pouvez voir les réservations.

Remarque : Le code d'inscription fonctionne aussi après que le client a réservé. Scannez-le et choisissez la bonne réservation dans le bandeau.