Une réservation, c'est un client à une date : soit une plongée exploration sur un créneau de départ, soit une formation avec une date de début. Vos clients peuvent réserver eux-mêmes via votre page de réservation en ligne ; cet article couvre les réservations que vous saisissez vous-même.
Créer la réservation
- Ouvrez Réservations dans la barre latérale et appuyez sur Nouvelle réservation.
- À l'étape Client, recherchez un Client existant, ou passez sur Nouveau client et saisissez son prénom, son nom, son e-mail et son téléphone. Le nouveau client est créé en même temps que la réservation. Appuyez sur Continuer.
- Choisissez Plongée exploration ou Formation.
- Pour une plongée exploration, choisissez la Date et le créneau de Départ. Pour une formation, choisissez le Modèle de formation et la Date de début de la formation.
- Si le client a besoin de matériel de location, ouvrez Équipement et ajoutez ce qu'il lui faut. Les tailles sont préremplies depuis sa fiche.
- Appuyez sur Créer la réservation.
La réservation reçoit un numéro et démarre en Réservée. Chaque réservation ne concerne qu'un seul client. Il n'existe pas de réservation de groupe ou de famille : un groupe de quatre, ce sont quatre réservations, une par plongeur.
Remarque : Une réservation créée à la main n'envoie jamais d'e-mail au client. Seules les réservations faites depuis la page de réservation en ligne déclenchent les e-mails de réception, de confirmation et d'annulation.
Placer le client sur une sortie
Une réservation de plongée exploration se confirme en plaçant le client sur une sortie bateau :
- Ouvrez Sorties bateau, puis la sortie de cette date et de ce départ.
- La réservation apparaît sous Réservations non attribuées. Glissez-la sur une palanquée dans Palanquées, ou touchez-la et choisissez une palanquée sous Attribuer à une palanquée.
Placer le client fait passer la réservation en Confirmée. Le retirer de la palanquée la ramène en Réservée. Vous pouvez aussi appuyer sur Confirmer sur la réservation elle-même sans placer personne, par exemple quand la sortie n'est pas encore planifiée.
Une réservation de formation se confirme en l'inscrivant depuis Réservations en attente sur la page de la formation. N'appuyez pas sur Confirmer pour une réservation de formation : elle quitte alors Réservations en attente et ne peut plus être inscrite depuis cette liste. Si une réservation de formation est toujours réservée trois jours avant le début, DivePilot vous le rappelle par une notification La réservation de formation attend une inscription.
La vie d'une réservation
| Statut | Signification |
|---|---|
| Réservée | Créée, pas encore confirmée |
| Confirmée | Placée sur une sortie, inscrite à une formation ou confirmée à la main |
| Terminée | Passe automatiquement une fois dépassée la date de la sortie sur laquelle elle est placée, ou une fois l'inscription à la formation terminée |
| Absent | Marquée par vous sur une réservation confirmée ou terminée quand le client ne s'est pas présenté |
| Annulée | Annulée par vous ; peut être restaurée |
Seules les réservations placées sur une sortie ou inscrites à une formation se terminent d'elles-mêmes. Une réservation confirmée à la main mais jamais placée reste confirmée tant que vous ne la modifiez pas.
La page de la réservation
Ouvrez une réservation pour voir son numéro, sa date et son départ, le client, la sortie ou la formation à laquelle elle est rattachée, et les éventuelles demandes d'équipement. Une demande peut être transformée en location avec Compléter. Les actions en haut de page sont Confirmer, Modifier, Absent, Annuler et, pour une réservation annulée, Restaurer.
Retrouver une réservation plus tard
La liste Réservations se recherche par nom ou numéro de réservation et se filtre par type, plongées exploration ou formations, et par statut. Les réservations marquées absent ne figurent pas dans le filtre de statut : cherchez-les par nom.
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