Créez une réservation à la main

Une réservation, c'est un client à une date : soit une plongée exploration sur un créneau de départ, soit une formation avec une date de début. Vos clients peuvent réserver eux-mêmes via votre page de réservation en ligne ; cet article couvre les réservations que vous saisissez vous-même.

Créer la réservation

1. Ouvrez Réservations dans la barre latérale et appuyez sur Nouvelle réservation.
2. À l'étape Client, recherchez un Client existant, ou passez sur Nouveau client et saisissez son prénom, son nom, son e-mail et son téléphone. Le nouveau client est créé en même temps que la réservation. Pour une famille ou des amis, appuyez sur Ajouter une autre personne et ajoutez chaque autre personne sous Réserver aussi pour : Client existant recherche parmi vos clients, Nouvelle personne demande un prénom, un nom et un e-mail, puis Ajouter la personne. Pour quelqu'un qui n'a pas sa propre adresse, cochez Même e-mail que pour utiliser celle du premier client. Chaque personne est listée avec son e-mail et reçoit sa propre réservation à chaque date. Appuyez sur Continuer.
3. Le haut de l'étape suivante indique pour qui est la réservation ; Modifier revient aux personnes. Choisissez Plongée exploration ou Formation.
4. Pour une plongée exploration, choisissez la Date et le créneau de Départ. Quand plusieurs bateaux partent sur ce départ, chacun est listé avec son heure, ses sites de plongée et ses places libres : laissez N'importe quel bateau pour placer les clients plus tard, ou choisissez un bateau pour les y réserver. Avec un seul bateau, un court résumé affiche le bateau, son heure, ses sites de plongée et ses places libres. Ajouter une autre date ajoute une autre date et un autre départ pour les mêmes personnes, chacun avec le même choix de bateau. Pour une formation, choisissez le Modèle de formation et la Date de début de la formation, qui valent pour tout le monde.
5. Si le client plonge au nitrox, cochez la carte Nitrox (Plonge au nitrox). Pour une plongée exploration, elle affiche son prix par plongée si vous pouvez voir les prix. La carte n'apparaît que tant que Nous proposons le nitrox est activé sous Paramètres, Centre de plongée. La page de la sortie et le tableau des départs affichent alors une pastille EANx pour lui.
6. Si le client a besoin de matériel de location, ouvrez Équipement et ajoutez ce qu'il lui faut. Les tailles sont préremplies depuis sa fiche. Le matériel de location de cette fenêtre vaut pour une seule réservation ; avec plusieurs personnes, il s'ajoute ensuite sur chaque réservation. Le matériel que votre centre de plongée inclut dans chaque plongée exploration, comme un bloc, ne figure pas dans cette liste : une plongée exploration l'affiche comme une ligne Inclus dans chaque plongée par catégorie, à la taille de la fiche du client quand la fiche en a une pour ce matériel, sinon à la taille standard, avec un choix de taille quand la catégorie en a plusieurs et un interrupteur Apporte son propre matériel. Avec plusieurs personnes, la ligne vaut pour tout le monde (Identique pour tous) et affiche la taille standard ; désactivez-le pour choisir une taille ou le matériel personnel par personne : le premier client part de la taille de sa fiche, les autres personnes de la taille standard affichée. Ce que vous ne touchez pas n'est pas envoyé : la réservation prend alors la taille de la fiche de chaque personne quand elle en a une, sinon la taille standard. Une formation n'affiche pas cette ligne.
7. Appuyez sur Créer la réservation. Avec plusieurs personnes ou plusieurs dates, le bouton les compte, par exemple Créer 6 réservations, et la ligne à côté les résume, par exemple « 3 personnes sur 2 dates ». Les boutons restent en bas de la fenêtre pendant que vous faites défiler.

La réservation reçoit un numéro et démarre en Réservée. Chaque réservation concerne un seul client à une seule date. Avec plusieurs personnes ou plusieurs dates, DivePilot crée en une fois une réservation par personne et par date et les relie sous un numéro GR tel que GR-0004 : une famille de trois sur deux jours, ce sont six réservations. Il faut au moins deux réservations pour cela, et une opération en contient au plus 30 personnes, 30 dates et 200 réservations. Une même date avec un même départ ne peut pas figurer deux fois. Les places restantes sont affichées par bateau, à titre d'avertissement seulement : vous pouvez réserver au-delà, comme avant. Les demandes de matériel de location s'ajoutent ensuite sur chaque réservation ; le matériel inclus dans chaque plongée exploration se règle dans la fenêtre. Voir Réservations faites ensemble.

Remarque : Une réservation créée à la main n'envoie jamais d'e-mail au client. Seules les réservations faites depuis la page de réservation en ligne déclenchent les e-mails aux clients.

Placer le client sur une sortie

Une réservation de plongée exploration se confirme en plaçant le client sur une sortie bateau :

1. Ouvrez Sorties bateau, puis la sortie de cette date et de ce départ.
2. La réservation apparaît sous Réservations non attribuées. Glissez-la sur une palanquée dans Palanquées, ou touchez-la et choisissez une palanquée sous Attribuer à une palanquée. Une réservation que vous avez mise sur un bateau précis n'attend que sur la sortie de ce bateau ; une réservation laissée sur N'importe quel bateau attend sur chaque bateau de son départ.

Placer le client fait passer la réservation en Confirmée. Le retirer ensuite de la palanquée la laisse en Confirmée, en attente d'une nouvelle place sous Réservations non attribuées. Vous pouvez aussi appuyer sur Confirmer sur la réservation elle-même sans placer personne, par exemple quand la sortie n'est pas encore planifiée.

Une réservation de formation se confirme en l'inscrivant depuis Réservations en attente sur la page de la formation. Une réservation de formation que vous avez confirmée avec Confirmer reste sous Réservations en attente et peut toujours être inscrite. Si une réservation de formation est toujours sans inscription trois jours avant le début, DivePilot vous le rappelle par une notification La réservation de formation attend une inscription.

La vie d'une réservation

Seules les réservations placées sur une sortie ou inscrites à une formation se terminent d'elles-mêmes. Une réservation confirmée à la main mais jamais placée reste confirmée tant que vous ne la modifiez pas.

La page de la réservation

Ouvrez une réservation pour voir son numéro, sa date et son départ, le client, la sortie ou la formation à laquelle elle est rattachée, et les éventuelles demandes d'équipement. Une demande peut être transformée en location avec Compléter. Les actions en haut de page sont Confirmer, Modifier, Absent, Annuler et, pour une réservation annulée, Restaurer.

Retrouver une réservation plus tard

La liste Réservations se recherche par nom ou numéro de réservation et se filtre par type, plongées exploration ou formations, et par statut. Les réservations marquées absent ne figurent pas dans le filtre de statut : cherchez-les par nom.