Plusieurs réservations peuvent être créées en une fois : plusieurs personnes, plusieurs dates, ou les deux. Chaque personne garde une réservation par sortie ou par formation, avec son propre numéro, son statut, sa place et son enregistrement d'arrivée. Ce qui est nouveau, c'est le lien entre elles : un numéro tel que GR-0004 qui les relie, la personne qui a réservé, et des actions qui s'appliquent à toutes à la fois.

Une personne sur une sortie est une réservation ordinaire à laquelle rien n'est rattaché, comme avant.

Comment cela arrive en ligne

Sur votre page de réservation, un client peut régler le Nombre de personnes sous Qui vient ?, ajouter plusieurs sorties et décocher sous Qui participe ? les personnes qui manquent une sortie. La personne qui réserve remplit ses propres informations en entier ; chaque autre personne donne un nom, une langue, un e-mail (le client peut cocher Utiliser mon e-mail pour donner le sien) et chaque champ que votre Fiche client marque comme Obligatoire. Le nombre de personnes et de plongées qu'une réservation peut contenir se règle dans la carte Réservations de groupe et de plusieurs plongées, voir Activez la réservation en ligne. Quand vous proposez du matériel en ligne, chaque personne choisit aussi la taille du matériel inclus dans chaque plongée exploration, et un bouton tel que Comme Anna donne à une personne les mêmes choix qu'à une personne précédente.

Vous obtenez :

  • une fiche client par personne, chacune dans la file des nouvelles inscriptions ;
  • une réservation par personne et par sortie ou formation, toutes Réservée et Réservé en ligne ;
  • une demande par personne pour un nombre de plongées, si le client en a demandé ; voir Planifiez les plongées demandées ;
  • une seule notification Nouvelle réservation en ligne pour l'ensemble.

C'est tout ou rien : rien n'est réservé tant que chaque sortie n'a pas de la place pour toutes les personnes qui y sont cochées. S'il manque de la place sur une sortie, le client est invité à la changer.

Réserver pour plusieurs personnes à l'accueil

  1. Ouvrez Réservations et appuyez sur Nouvelle réservation.
  2. Choisissez le premier client et appuyez sur Ajouter une autre personne. Sous Réserver aussi pour, ajoutez chaque autre personne : Client existant recherche parmi vos clients, Nouvelle personne demande un prénom, un nom et un e-mail, puis Ajouter la personne. Chaque nouvelle personne a besoin d'un e-mail ; pour un enfant ou toute personne qui n'en a pas, cochez Même e-mail que pour utiliser l'adresse du premier client. Les personnes ajoutées sont listées avec leur e-mail et peuvent être retirées. Appuyez sur Continuer.
  3. Le haut de l'étape suivante indique toutes les personnes de la réservation ; Modifier revient aux personnes. Choisissez Plongée exploration puis une Date et un Départ. Quand plusieurs bateaux partent sur ce départ, chacun est listé avec son heure, ses sites de plongée et ses places libres : laissez N'importe quel bateau pour placer tout le monde plus tard, ou choisissez un bateau pour les y réserver tous. Ajouter une autre date ajoute la date suivante, avec le même choix. Pour une formation, le modèle et la date de début valent pour tout le monde.
  4. Appuyez sur Créer la réservation. Le bouton compte ce qu'il va créer, par exemple Créer 6 réservations, et la ligne à côté indique par exemple « 3 personnes sur 2 dates ».

DivePilot crée en une fois une réservation par personne et par date et les relie. Il faut au moins deux réservations pour cela, et une opération en contient au plus 30 personnes, 30 dates et 200 réservations. Une même date avec un même départ ne peut pas figurer deux fois. Les places restantes sont affichées par bateau, à titre d'avertissement seulement : votre équipe peut réserver au-delà, comme pour une réservation seule. Les réservations mises sur un bateau précis attendent d'être placées sur la page de la sortie de ce bateau ; celles laissées sur N'importe quel bateau attendent sur chaque bateau de leur départ. Les demandes de matériel de location s'ajoutent ensuite sur chaque réservation. Le matériel inclus dans chaque plongée exploration se règle dans la fenêtre : une ligne pour tout le monde (Identique pour tous), ou une taille et Apporte son propre matériel par personne, le premier client partant de la taille de sa fiche et les autres de la taille standard affichée. Une personne que vous ne touchez pas reçoit sur sa réservation la taille de sa propre fiche quand elle en a une. Les réservations créées à l'accueil n'envoient aucun e-mail aux clients, comme avant.

La carte Réservés ensemble

Chaque réservation faite ensemble affiche sur sa page une carte Réservés ensemble. Elle contient :

  • le numéro GR ;
  • Réservé par, la personne qui a réservé, ou « La personne qui a réservé n'est plus enregistrée » une fois ce client effacé, avec Paie pour tout le monde à côté quand le client a coché Je paie pour tout le monde ;
  • combien de personnes et de départs compte la réservation, et combien de ses réservations sont confirmées, avec une barre qui se remplit au fur et à mesure ;
  • chaque départ, par date, départ et bateau, avec toutes les personnes réservées dessus et leur statut. La réservation sur laquelle vous êtes est marquée Cette réservation ; toute autre ouvre sa propre page. Les réservations annulées sont estompées. À partir du quatrième départ, la suite s'ouvre avec un bouton tel que Afficher 2 départs de plus ;
  • Plongées demandées, les demandes d'un nombre de plongées qui en font partie.

Depuis la carte :

  • Le bouton de confirmation compte les réservations réservées, par exemple Confirmer 4 réservations, et les confirme toutes. Il n'apparaît que tant qu'il y a quelque chose à confirmer. Les clients qui ont réservé en ligne reçoivent une confirmation par adresse e-mail, avec une entrée d'agenda pour chaque réservation.
  • Tout annuler se trouve dans le menu ⋯ en haut de la carte. Il annule, après confirmation, chaque réservation réservée, confirmée et enregistrée, ainsi que chaque demande de plongées ouverte. Les plongeurs déjà placés sur une sortie en sont retirés. Les réservations de formation issues d'une inscription sont ignorées ; gérez-les depuis la formation. Les clients qui ont réservé en ligne reçoivent une annulation par adresse e-mail.
  • Ajouter un départ réserve d'autres sorties pour des personnes de la réservation, par exemple un autre jour pour toute la famille. Sous Qui participe, tout le monde est coché au départ, la personne qui a réservé étant marquée A réservé ; Aucun et Tout sélectionner cochent ou décochent tout le monde d'un coup. Choisissez une date et un départ : comme dans Nouvelle réservation, plusieurs bateaux sont listés avec leurs places libres pour en choisir un ou laisser N'importe quel bateau, et un seul bateau s'affiche sous forme de résumé. Le bouton compte ce qu'il ajoute, par exemple Ajouter 4 réservations. Les réservations ajoutées à une réservation faite en ligne comptent aussi comme faites en ligne : le client reçoit donc la confirmation habituelle. Il n'y a pas de choix de taille ici : les nouvelles réservations reçoivent le matériel inclus dans chaque plongée exploration à la taille de la fiche de chaque personne, sinon à la taille standard ; modifiez-la sur la page d'une réservation si besoin.

Le placement, le déplacement et l'enregistrement de l'arrivée restent par réservation : placez chaque personne sur sa sortie comme d'habitude, voir Confirmez une réservation et placez le client.

E-mails

Toute personne réservée en ligne a une adresse e-mail : pour une personne qui n'en a pas, le client coche Utiliser mon e-mail, si bien qu'une famille partage souvent une seule adresse. Chaque adresse e-mail reçoit un e-mail pour ce qui la concerne : une famille avec une seule adresse reçoit donc un seul « Votre réservation … est bien reçue », pas un par personne ni par sortie. Si vous retirez ensuite l'adresse d'une personne, ses e-mails passent par l'intermédiaire de la personne qui a réservé, avec son nom dedans : l'e-mail de réception, les confirmations, les modifications, les annulations et la vérification des informations avant la plongée. La confirmation et l'annulation groupées ne concernent que les réservations faites en ligne. Voir Les e-mails que reçoivent vos clients.

Les retrouver

Cherchez le numéro GR dans la liste Réservations pour lister toutes ses réservations. Chaque ligne porte une petite pastille dont l'info-bulle indique Réservation commune avec le numéro.

Formations

Plusieurs personnes peuvent réserver la même formation ensemble ; chacune a besoin d'une place libre sous Nombre maximal d'élèves de la formation. Dans la Liste des élèves de la formation, leurs réservations se regroupent sous Réservations en attente avec Tout inscrire. Chaque inscription passe ses propres vérifications : quelqu'un qui n'a pas le brevet requis figure sous Non inscrits avec la raison, tandis que les autres sont inscrits. Voir Inscrivez des élèves.

Qui paie

Quand le client coche en ligne Je paie pour tout le monde, ou que vous activez "Anna Berg paie pour tout le monde" sur la carte Réservés ensemble, les frais de chaque accompagnant tombent sur la note de la personne qui a réservé, chaque ligne sous sa propre personne. Voir Notes.

  • L'acompte de réservations faites ensemble en ligne est payé par la personne qui a réservé, en un seul paiement, et la part de chaque réservation arrive sur la note où vont les frais de cette réservation : la note de la personne qui a réservé avec Je paie pour tout le monde, la note de chacun sinon. Voir Acomptes pour les réservations en ligne.
  • L'activer redirige les notes ouvertes des accompagnants vers la note de la personne qui a réservé, et remplace un Facturer à réglé à la main vers un autre accompagnant. Un accompagnant facturé à quelqu'un hors du groupe garde ce Facturer à, et le message dit combien. Le désactiver n'arrête que les redirections vers la personne qui a réservé.
  • L'activer déplace aussi les frais déjà sur les notes des accompagnants vers la note de la personne qui a réservé, et ce qu'ils ont payé en crédit, comme Facturer à ; il faut l'autorisation Annuler et corriger des frais, sans elle ils restent. Quand des réservations sont ajoutées plus tard au groupe, un accompagnant nouvellement facturé à la personne qui a réservé n'emporte que des frais des réservations du groupe, jamais des frais extérieurs au groupe, et seulement pour un utilisateur avec Annuler et corriger des frais (un groupe réservé en ligne le fait toujours) ; fusionner des clients n'en déplace aucun. Le désactiver ne ramène rien : les lignes restent où elles sont.
  • Les personnes ajoutées plus tard, avec Ajouter un départ ou par une réservation planifiée depuis une demande, suivent le réglage.
  • Si la personne qui a réservé n'est plus enregistrée, l'interrupteur est refusé.
  • Il faut l'autorisation Ajouter des frais.

Bon à savoir

  • Annuler ou modifier une réservation laisse les autres telles qu'elles sont. Tout annuler applique vos conditions d'annulation à chaque réservation séparément.
  • Fusionner la personne qui a réservé avec un autre client fait du client conservé la personne qui a réservé. Ses demandes de plongées passent aussi.
  • Le numéro GR ne fait que garder des réservations ensemble. Il ne porte pas d'argent lui-même : il n'y a ni note de groupe ni solde de groupe sur la carte. Les prix et l'estimation sont par personne, voir Les tarifs, et les frais de chaque personne sont sur une note, voir Notes.

Cet article ne répond pas à votre question ? Contacter le support