Reçus

Un reçu confirme un seul paiement : le montant, le moyen de paiement, la date, qui a payé, le numéro de la note et les informations de votre centre de plongée. Il n'a pas de ventilation de la taxe ; la taxe figure sur la facture, voir Factures et avoirs. Les reçus ont leur propre série de numéros, RCP-2026-00001 et suivants, qui repart chaque année civile.

Établir un reçu

Sous Paiements, dans le récapitulatif de la note, choisissez Établir un reçu sous le paiement. DivePilot émet le reçu aussitôt, et le paiement affiche dès lors son numéro de reçu. Le reçu figure dans la carte Documents de la note avec Télécharger le PDF et Envoyer par e-mail.

• Un paiement a au plus un reçu ; un second est refusé.
• Seul un paiement enregistré et toujours valable en reçoit un : pas un remboursement, pas un paiement annulé, et pas un paiement contrepassé après une rétrofacturation.
• Il faut l'autorisation Établir des reçus.
• Si votre pays exige des informations sur l'entreprise dans un document et qu'il en manque dans Entreprise et taxes, Établir un reçu est refusé avec un message qui nomme le champ, voir Ce que sont vos documents dans votre pays.

Reçus automatiques

Avec Reçus automatiques activé, dans l'onglet Factures et reçus des paramètres, chaque paiement encaissé alors que la note n'a pas encore de facture reçoit son reçu automatiquement, typiquement un acompte ou un paiement d'avance. Il ne nomme aucune personne comme émettrice et il est envoyé par e-mail au client quand une adresse est connue. Les paiements encaissés après la première facture de la note n'ont pas de reçu automatique ; Établir un reçu en établit toujours un à la main. Une exception : un paiement en ligne qui arrive après la clôture de sa note règle d'abord ce que cette note doit encore et laisse le reste en crédit sur la note en cours du client ; chacune des deux parties reçoit alors son reçu, ainsi les reçus couvrent tout le paiement. Quand Entreprise et taxes n'a pas ce que votre pays demande, le paiement est quand même encaissé, mais aucun reçu automatique n'est établi. Cela vaut aussi pour les paiements que les clients font en ligne et pour les acomptes payés à la réservation : le reçu arrive dans un e-mail à part, et l'e-mail "Paiement reçu" que DivePilot leur envoie le dit, voir Liens de paiement et la page Ma note. Les acomptes payés ensemble pour plusieurs réservations donnent un paiement par réservation, chacun avec son reçu ; les reçus d'un même paiement en ligne sur la même note arrivent ensemble dans un seul e-mail.

Quand un paiement est annulé

Un paiement annulé garde son reçu : les numéros ne sont jamais retirés d'une série. Le paiement sur la note et la page Factures et reçus montrent le reçu avec "Paiement annulé". Un paiement repris par un litige perdu garde son reçu de la même façon, montré avec "Paiement rétrofacturé". Les remboursements, y compris sur la carte, n'ont pas de document propre ; la facture suivante de la note les montre parmi les paiements.

Dans votre pays

Là où DivePilot ne peut pas être la trace légale, un reçu indique aussi "Ce document n'est ni un reçu fiscal ni une facture.". En Thaïlande chaque libellé est aussi affiché en thaï. Voir Ce que sont vos documents dans votre pays.