Conditions d'annulation

Les conditions d'annulation fixent ce que paie un client qui annule : un pourcentage de la réservation, selon le nombre d'heures avant la plongée ou la formation où il annule. Elles s'appliquent quand un client annule, jamais quand le centre de plongée annule. Les clients les voient avant de réserver.

Régler les paliers

Ouvrez Paramètres, puis Acomptes et annulations. La carte Conditions d'annulation contient une ligne par palier, jusqu'à 8 : à partir de combien d'heures avant le début, jusqu'à 720, et les frais en pourcentage de 0 à 100. La ligne qui a le plus d'heures et que l'annulation atteint encore s'applique, et une ligne à partir de 0 heure couvre tout ce qui est plus tard ; sans elle, annuler plus tard que la ligne la plus basse est gratuit. Sans ligne, annuler est gratuit.

Sous les lignes, Formation réservée, élève pas encore inscrit fixe ce que paie un client qui annule une réservation de formation avant que l'élève soit inscrit. Facturer les frais sur le prix de la formation (la valeur par défaut) applique les paliers au prix de la formation dès sa réservation. Aucuns frais tant que l'élève n'est pas inscrit laisse ce client annuler gratuitement ; les frais s'appliquent alors à une désinscription une fois l'élève inscrit. Une réservation qui a déjà une inscription n'est jamais facturée côté réservation : l'inscription porte les frais. Avec Aucuns frais tant que l'élève n'est pas inscrit, un client qui réserve une formation lit aussi qu'il n'y a pas de frais tant qu'il n'est pas inscrit.

Par exemple, avec des lignes à partir de 48 heures à 0 %, à partir de 24 heures à 50 % et à partir de 0 heure à 100 %, un client qui annule 72 heures avant ne paie rien, 30 heures avant la moitié, et 3 heures avant tout.

À côté des lignes (en dessous sur un téléphone), la carte montre les conditions telles que les lisent les clients, dans la langue que vous choisissez. Les modifier demande l'autorisation Politique d’annulation, et chaque changement figure dans le Journal d’activité.

Les clients lisent les conditions dans leur langue sur votre page de réservation avant de réserver, dans l'e-mail de confirmation et sur leur page Ma note.

Annuler une réservation

Annuler en haut de la page de la réservation, ou Annuler la réservation sur sa ligne dans la liste, ouvre la boîte de dialogue :

• Qui a annulé : Le client applique vos conditions ; Le centre de plongée ne facture pas de frais.
• L'aperçu montre combien d'heures il reste avant le début, les frais en pourcentage et en montant, ce qui retourne sur la carte et ce qui reste en crédit sur la note.
• Rembourser sur la carte renvoie sur la carte du client ce qu'il a payé en ligne pour la réservation, son acompte et les paiements depuis sa page de note, moins les frais, et demande l'autorisation Rembourser. Garder en crédit le laisse sur la note.
• Renoncer aux frais d’annulation, avec un motif, annule sans les frais ; cela demande l'autorisation Annuler et corriger des frais.
• Si le client paie en ligne, ou si la réservation est confirmée, pendant que la fenêtre est ouverte, l'annulation est refusée avec « Cette réservation a changé pendant que la fenêtre était ouverte » et les montants sont mis à jour : vérifiez-les, puis annulez.
• Quand des frais s'appliquent, la fenêtre montre aussi la part que couvre ce que le client a déjà payé et ce qui reste à payer sur la note ; l'e-mail au client dit la même chose, avec un lien vers sa page de note.

Comment c'est calculé :

• Les heures se comptent de maintenant jusqu'au début, dans le fuseau horaire de votre centre de plongée : l'heure de départ d'une plongée exploration, ou le début de la journée quand la sortie n'en a pas ; pour une formation, la date de début au début de la journée. Les heures entamées sont écartées.
• Les frais sont un pourcentage des plongées, du nitrox, des extras automatiques et du matériel inclus de la réservation ou, pour une réservation de formation, du prix de la formation et de ses extras de formation. Une réservation jamais confirmée compte ce qu'elle porterait une fois confirmée. Les extras facturés par séjour et les remises n'en font pas partie.
• Les frais sont une ligne Frais d’annulation sur la note, taxée comme la plongée ou la formation qu'elle représente. Leur pourcentage et leurs heures sont conservés sur la réservation à l'annulation, si bien qu'un changement ultérieur de vos paliers ne les déplace jamais.
• Le remboursement sur la carte est ce qui a été payé en ligne pour la réservation moins les frais : son acompte en ligne et les paiements en ligne de la note qui porte ses lignes, et jamais plus que le crédit que la note contient après l'annulation. Un acompte qu'une autre réservation a payé sur la même note, comme l'acompte d'une formation en attente d'inscription, reste à cette réservation : il n'est jamais remboursé ni compté ici. Un paiement contesté, ou un paiement sur une note close, ne peut pas repartir de cette façon et reste en crédit. Le remboursement s'affiche « Remboursement en attente » jusqu'à ce que Stripe le confirme, voir Remboursements en ligne et litiges.
• Quand les lignes de la réservation sont déjà sur une facture, elles y restent et la réduction attend sous « Avoir à émettre » jusqu'à la prochaine facture ou Régler et clôturer, qui émet l'avoir. Les frais sont une nouvelle ligne pour la prochaine facture. La boîte de dialogue le dit.

Une réservation annulée affiche le motif, quand elle a été annulée, par qui, et les frais. Annuler demande l'autorisation d'annuler les réservations, comme avant.

Renoncer aux frais plus tard

Sur une réservation annulée avec des frais, Renoncer aux frais d’annulation demande un motif et retire les frais de la note. Cela demande les autorisations Annuler et corriger des frais, de voir les réservations et de voir la note.

Restaurer

Restaurer retire le motif, les frais et toute renonciation, et la ligne de frais quitte la note. L'argent déjà remboursé reste remboursé. Un acompte remboursé sur la carte, ou dont l'échéance est passée sans paiement, n'est plus demandé. Voir Annulez ou restaurez une réservation.

Réservations faites ensemble

Tout annuler sur la carte Réservés ensemble ouvre la même boîte de dialogue et l'applique à chaque réservation, chacune avec ses heures et ses frais. Les montants sont calculés pour tout le groupe à la fois : quand la note de la personne qui a réservé porte les lignes de tous, les acomptes moins les frais repartent sur sa carte. Voir Réservations faites ensemble.

Désinscrire un élève

Désinscrire l'élève sur la formation demande Qui a décidé (À sa propre demande ou Sur décision du centre de plongée) et montre le même aperçu. Les heures se comptent jusqu'à la date de début de la formation au début de la journée, et les frais sont un pourcentage de la formation et de ses extras de formation.

Ce qui n'est pas une annulation

• Supprimer une sortie ou annuler une formation : les réservations repassent à Réservée, sans frais, et les acomptes payés restent en crédit.
• Une absence : les frais d'absence s'appliquent, voir Absences et leurs frais.
• Un acompte non payé à temps : DivePilot annule sans frais, voir Acomptes pour les réservations en ligne.

Pour refuser une demande dont l'acompte est déjà payé, annulez-la avec Le centre de plongée sous Qui a annulé et Rembourser sur la carte.