DivePilot écrit au client à trois moments de la vie d'une réservation. Les trois e-mails sont envoyés dans la langue du client, au nom de votre centre de plongée, avec l'e-mail professionnel indiqué à l'inscription comme adresse de réponse et les coordonnées de Image de marque en pied de page.

Les trois e-mails

Moment Objet Ce qu'il dit
Réservation reçue « Votre réservation … est bien reçue » Liste ce qui a été réservé et indique que vous la confirmerez
Réservation confirmée « Confirmé : … » Demande au client d'arriver en avance avec sa carte et son matériel, et joint un fichier d'agenda .ics que le client peut ajouter à l'agenda de son téléphone
Réservation annulée « Réservation … annulée » Indique que la réservation a été annulée et comment vous joindre pour une autre date

La confirmation est envoyée une seule fois, quelle que soit l'action qui confirme en premier : placement sur une sortie, inscription à une formation, ou Confirmer. Si la réservation repasse ensuite en Réservée, par exemple lorsque vous retirez le client de sa palanquée, la confirmer à nouveau envoie une nouvelle confirmation. Le fichier d'agenda porte l'heure de départ pour une plongée exploration et couvre la journée entière pour une formation.

Seules les réservations en ligne envoient des e-mails

Les trois e-mails ne concernent que les réservations faites depuis votre page de réservation, et seulement si la fiche client a une adresse e-mail. Une réservation que vous créez à la main n'envoie rien, à aucun moment. Quand vous ouvrez une réservation, une réservation faite en ligne affiche une pastille Réservé en ligne à côté de son numéro.

Les actions qui n'envoient jamais rien

Marquer un Absent, restaurer une réservation annulée et modifier une réservation n'envoient rien. Désinscrire l'élève sur une formation annule aussi la réservation de l'élève sans e-mail. Si vous voulez que le client soit informé, écrivez-lui vous-même ; son e-mail figure sur la carte du client.

Si un e-mail échoue

Un e-mail en échec ne bloque jamais votre action. La réservation est bien confirmée ou annulée ; l'échec est seulement consigné. En cas de doute, vérifiez l'adresse sur la fiche du client et prévenez-le directement. Voir Un e-mail n'est jamais arrivé.

Côté équipe

Toutes les personnes qui peuvent consulter les réservations reçoivent des notifications dans l'application, pas des e-mails : Nouvelle réservation en ligne quand un client réserve, et La réservation de formation attend une inscription quand une réservation de formation est toujours réservée et sans inscription trois jours avant son début.

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