Les e-mails que reçoivent vos clients

DivePilot écrit au client à cinq moments de la vie d'une réservation, et à un sixième si vous activez la vérification avant la plongée. Tous ces e-mails sont envoyés dans la langue du client, au nom de votre centre de plongée, avec votre E-mail professionnel des paramètres Centre de plongée comme adresse de réponse et les coordonnées de Image de marque en pied de page.

Les cinq e-mails

Quand vous demandez un acompte, un client qui réserve en ligne reçoit l'e-mail d'acompte à régler à la place de celui de réception une dizaine de minutes après la réservation, seulement si l'acompte reste impayé, avec son lien de paiement et l'échéance, un rappel à mi-chemin de l'échéance et un e-mail quand un acompte impayé annule la réservation. Celui qui a payé dans le formulaire entre-temps reçoit la confirmation, ou l'e-mail de réception tant que vous devez encore confirmer la réservation. Pour des réservations faites ensemble, chacun de ces e-mails part une seule fois à la personne qui a réservé et liste tout le monde ; les autres ne reçoivent pas d'e-mail de réception tant que leurs réservations ne sont pas confirmées. La confirmation porte vos conditions d'annulation dès que vous en avez fixé et, tant que Ajouter le lien de paiement aux e-mails de confirmation de réservation est activé, le lien de paiement du client, qui permet de régler en ligne tant que le paiement en ligne est disponible et sinon seulement de consulter la note. Voir Acomptes pour les réservations en ligne.

Selon le réglage Comment les clients reçoivent leurs décharges, l'e-mail de réception ou la confirmation liste les formulaires que le client doit encore signer, chacun avec un bouton Signer ; voir Demandez la signature d'une décharge.

La confirmation est envoyée une seule fois par réservation, quelle que soit l'action qui confirme en premier : placement sur une sortie, inscription à une formation, ou Confirmer. Déplacer le client d'une palanquée à une autre sur la même sortie, ou le retirer d'une palanquée puis le placer à nouveau sur cette sortie, n'envoie rien. Le placer sur une autre sortie au même jour et au même départ, avec un autre bateau, envoie à la place l'e-mail de sortie déplacée. Ce n'est qu'après un e-mail de programme modifié, quand la sortie a été supprimée ou la formation annulée, que la confirmation suivante part à nouveau. Le fichier d'agenda porte l'heure de départ pour une plongée exploration et couvre la journée entière pour une formation. Une fois une réservation de formation inscrite, la confirmation, son fichier d'agenda et un e-mail d'annulation ultérieur indiquent la date de début de la formation ; avant cela, comme dans l'e-mail de réception ou après Confirmer sans inscription, les e-mails indiquent la date que le client avait demandée.

L'e-mail d'annulation est envoyé quand vous appuyez sur Annuler, et quand vous choisissez Désinscrire l'élève sur une formation, ce qui annule la réservation de l'élève.

Pour plusieurs personnes réservées ensemble en ligne, l'e-mail de réception part une fois par adresse e-mail et liste chaque réservation et chaque demande de cette adresse. Tout confirmer et Tout annuler sur la carte Réservés ensemble envoient une seule confirmation, avec une entrée d'agenda par réservation, ou une seule annulation par adresse pour l'ensemble. Confirmer ou annuler une seule réservation envoie l'e-mail propre à cette réservation, comme ci-dessus. Les réservations que vous ajoutez avec Ajouter un départ comptent comme faites en ligne et envoient la confirmation habituelle. Une personne sans adresse e-mail reçoit ses e-mails par l'intermédiaire de la personne qui a réservé, avec son nom dedans, la vérification des informations avant la plongée comprise. Les réservations que vous créez à la main pour plusieurs personnes restent silencieuses, comme ci-dessus. Voir Réservations faites ensemble.

L'e-mail de programme modifié va aux clients qui étaient confirmés quand vous supprimez une sortie à venir ou annulez une formation. Leurs réservations repassent en Réservée, dans les Réservations non attribuées après une sortie supprimée et dans les Réservations en attente de la formation après une formation annulée, et les confirmer à nouveau envoie une nouvelle confirmation. L'e-mail de sortie déplacée va aux clients confirmés quand vous déplacez une sortie à un autre jour ou à un autre départ ou lui attribuez un autre bateau, et au client que vous placez sur un autre bateau que celui qui lui avait été annoncé ; leurs réservations suivent la sortie et restent en Confirmée.

Le code d'enregistrement

Les e-mails de réception et de confirmation contiennent un QR code accompagné de la phrase « Présentez ce code à votre arrivée. L'équipe ouvre ainsi directement votre réservation. ». C'est le même code que le client a vu à l'écran après avoir réservé. Quand un membre de votre équipe le scanne avec l'appareil photo de son téléphone, il ouvre le panneau Enregistrement de la réservation dans DivePilot, après connexion si nécessaire. Les e-mails d'annulation, de programme modifié et de sortie déplacée ne contiennent pas de code. Voir Enregistrez l'arrivée d'un client avec son QR code.

La vérification avant la plongée

Ce sixième e-mail reste désactivé tant que vous n'activez pas Vérification avant la plongée dans Paramètres, puis Fiche client, et que vous ne choisissez pas sous L'envoyer combien de jours avant la plongée il part, de 1 à 7. Chaque jour à 10 h, heure de votre centre, DivePilot passe en revue chaque réservation réservée ou confirmée pas encore vérifiée dont le jour de la plongée tombe entre demain et ce nombre de jours plus tard, et envoie au client l'e-mail « Avant votre plongée du … - … » s'il manque encore quelque chose : des informations que votre fiche client marque comme Obligatoire, ou des décharges dont la réservation a besoin et qui ne sont pas signées ou qui expirent avant la fin du jour de la plongée. Pour une plongée exploration, ce sont les décharges générales de plongée exploration plus les décharges supplémentaires de la palanquée où le client est placé, et pour une réservation de formation les décharges générales de formation plus les décharges supplémentaires du modèle de formation, comme dans le panneau Enregistrement de la réservation. Le jour de la plongée est celui de la sortie où le client est placé, le début de la formation pour une réservation rattachée à une formation, et sinon le jour réservé. L'e-mail énumère ce qui manque et contient un lien pour vérifier et compléter ses informations, valable jusqu'à la fin du jour de la plongée.

Les clients à qui il ne manque rien ne reçoivent aucun e-mail. Chaque réservation n'est vérifiée qu'une fois, et un client qui a plusieurs réservations reçoit un seul e-mail, pour la plus proche et les décharges dont cette réservation a besoin. Une réservation dont le jour change, parce que sa date est modifiée ou que sa sortie passe à un autre jour, est vérifiée de nouveau. Si un passage a été manqué ou si l'e-mail a échoué, la vérification du lendemain matin rattrape le retard. Contrairement aux cinq e-mails ci-dessus, celui-ci concerne aussi les réservations que vous avez créées à la main, pourvu que le client ait une adresse e-mail. Sur la fiche du client, votre équipe voit le lien avec la mention « Envoyé automatiquement avant la plongée ». Un lien de mise à jour déjà ouvert reste valable jusqu'à ce que cet e-mail soit parti. Voir Laissez un plongeur mettre à jour ses informations.

Seules les réservations en ligne reçoivent les cinq e-mails

Les cinq e-mails de réservation ne concernent que les réservations faites depuis votre page de réservation, et seulement si la fiche client a une adresse e-mail. Une réservation que vous créez à la main n'en envoie aucun, à aucun moment. Quand vous ouvrez une réservation, une réservation faite en ligne affiche une pastille Réservé en ligne à côté de son numéro.

Les actions qui n'envoient jamais rien

Marquer un Absent, enregistrer l'arrivée d'un client, restaurer une réservation annulée et modifier une réservation n'envoient rien. Si vous voulez que le client soit informé, écrivez-lui vous-même ; son e-mail figure sur la carte du client.

Si un e-mail échoue

Un e-mail en échec ne bloque jamais votre action. La réservation est bien confirmée ou annulée ; l'échec est seulement consigné. En cas de doute, vérifiez l'adresse sur la fiche du client et prévenez-le directement. Voir Un e-mail n'est jamais arrivé.

Côté équipe

Toutes les personnes qui peuvent consulter les réservations reçoivent des notifications dans l'application, pas des e-mails : Nouvelle réservation en ligne quand un client réserve, et La réservation de formation attend une inscription quand une réservation de formation est toujours sans inscription trois jours avant son début. Pour plusieurs personnes réservées ensemble en ligne, vous recevez une seule notification Nouvelle réservation en ligne, qui indique la personne qui a réservé, le nombre de personnes et le nombre de plongées.