Ce que sont vos documents dans votre pays

DivePilot numérote et émet des documents dans tous les pays, mais ce qu'ils sont dépend du pays de votre centre de plongée. Il figure dans le champ Pays de l'onglet Entreprise et taxes et a été défini à la création de votre compte. Voir Informations de l'entreprise et taux de taxe.

Trois types de documents

Lequel des trois votre pays reçoit, et l'outil officiel de facturation là où votre pays en a un, est indiqué sur Facturation par pays. Cette page est faite à partir des règles mêmes qu'utilise DivePilot, elle dit donc toujours ce que fait l'application. Tout pays qui n'y figure pas reçoit des confirmations de paiement, tout comme un centre de plongée sans pays.

Là où DivePilot émet des confirmations de paiement, il ne peut pas être la trace légale de vos ventes. Chacun de ces documents indique aussi "Ce document n'est ni un reçu fiscal ni une facture.", dans la langue du document. Là où votre pays exige un système fiscal certifié, comme une caisse RT (registratore telematico) pour le documento commerciale en Italie ou, pour les espèces, une caisse certifiée avec module de sécurité en Allemagne, continuez à émettre les documents légaux depuis ce système ; votre caisse ou votre système fiscal reste la trace légale. En Espagne, émettez vos factures depuis votre propre logiciel de facturation ; Verifactu s'impose aux centres de plongée à partir de 2027. Au Portugal, DivePilot n'est pas un logiciel certifié par l'Autoridade Tributária. Une entreprise soumise au DL 28/2019 (chiffre d'affaires supérieur à 50 000 EUR, ou qui utilise un logiciel de facturation ou tient une comptabilité organisée, ce qui couvre toute société) doit remettre aux clients reçus et confirmations de paiement, quel que soit leur nom, depuis un logiciel de facturation certifié. Émettez-les depuis votre programme certifié et n'utilisez les documents de DivePilot que pour vos propres dossiers. En France, Guadeloupe, Martinique et La Réunion comprises, un logiciel qui enregistre les règlements des clients doit être certifié ou couvert par l'attestation de son éditeur (art. 286 I 3° bis CGI). DivePilot n'a ni l'un ni l'autre, c'est pourquoi Espèces est désactivé au départ ; les centres en franchise en base (art. 293 B CGI) sont hors de cette règle. Les remarques pour l'Allemagne, la France et l'Autriche sont dans Moyens de paiement.

Les informations d'entreprise dont chaque type a besoin

• Factures : votre Raison sociale et votre Adresse, et dans certains pays aussi votre Numéro fiscal / TVA ; l'onglet Factures et reçus indique si c'est le cas du vôtre.
• Factures fiscales : les mêmes et, avec Assujetti à la TVA / GST activé, aussi votre Numéro fiscal / TVA dans la forme qu'utilise votre pays, et en Thaïlande l'Établissement. En Australie, l'ABN est vérifié comme le fait l'Australian Business Register : 11 chiffres dont les chiffres de contrôle concordent, si bien qu'un ABN mal saisi est refusé comme ABN non valide.
• Confirmations de paiement : rien ; un document nomme votre raison sociale quand elle est renseignée, sinon le nom de votre centre de plongée.

Tant qu'une information nécessaire manque ou qu'un numéro fiscal n'a pas la bonne forme, Émettre la facture, Régler et clôturer, Établir un reçu et les reçus automatiques sont refusés avec un message qui nomme le champ et renvoie vers Entreprise et taxes. Son lien Ouvrir Entreprise et taxes mène directement à ce champ. Renseignez-le là et réessayez. L'onglet Factures et reçus des paramètres liste ce dont votre pays a besoin et indique quand Entreprise et taxes a tout.

Assujetti à la TVA / GST

Là où DivePilot émet des factures fiscales, et en Polynésie française, où l'interrupteur décide de la mention de franchise en base, et au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et à Chypre, où il décide si vos factures font apparaître la TVA, Entreprise et taxes a un interrupteur, Assujetti à la TVA / GST, désactivé par défaut. Dans certains pays, il ne nomme que la taxe qui y existe, comme la GST. Activez-le seulement si votre entreprise est assujettie à cette taxe.

• Désactivé : DivePilot émet des factures simples intitulées "Facture" (en Thaïlande "Facture / ใบแจ้งหนี้"). Seuls la raison sociale et l'adresse sont nécessaires ; ni numéro fiscal ni établissement n'est exigé.
• Activé : DivePilot émet des factures fiscales et a besoin de votre numéro fiscal (en Thaïlande aussi de l'établissement), comme indiqué plus haut. Au Japon, la facture fiscale porte votre numéro d'enregistrement (numéro T) ; tant que vous ne l'avez pas saisi, la facture reste une facture simple. Au Sri Lanka, seul un acheteur doté d'un TIN reçoit une facture fiscale, voir plus bas.

Les factures fiscales demandent l'interrupteur activé. En Polynésie française, l'interrupteur ne donne jamais de factures fiscales : désactivé, les documents portent "TVA non applicable, franchise en base" et aucune ligne de taxe, donc tant que vous n'êtes pas assujetti, utilisez des taux à 0 % ; activé, une facture est une facture simple sans cette mention. Au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et à Chypre, l'interrupteur s'appelle "Assujetti à la TVA", et les documents restent des factures intitulées "Facture". Activé, ils font apparaître la TVA et votre numéro de TVA, qui est alors obligatoire : DivePilot n'émet rien tant qu'il manque. Désactivé, comme pour une entreprise britannique sous le seuil d'immatriculation à la TVA, une entreprise néerlandaise au régime des petites entreprises (KOR) ou une petite entreprise chypriote, ils n'affichent aucune TVA - ni tableau de TVA, ni "Prix TTC", ni montants de TVA - car la loi n'autorise pas une entreprise non assujettie à faire apparaître la TVA. Dans les autres pays, l'interrupteur n'existe pas.

L'acheteur sur une facture fiscale

Certains pays demandent le nom et l'adresse de l'acheteur sur une facture fiscale à partir d'un certain montant, la Thaïlande sur toute facture fiscale complète, le Sri Lanka sur toute facture fiscale, réservée là-bas à un acheteur doté d'un TIN, et les Émirats arabes unis au-delà de 10 000 AED pour un acheteur doté d'un TRN. Dans ce cas, DivePilot demande Facturer à avec une adresse avant d'émettre et refuse la facture fiscale tant qu'il n'est pas rempli ; aucun numéro n'est utilisé. L'onglet Factures et reçus des paramètres indique à partir de quel montant votre pays les demande, et une facture fiscale dans une autre devise que celle de ce montant les demande toujours, comme une facture en USD dans un centre de plongée australien. Aux Maldives, DivePilot compare plutôt une note dans une autre devise à 5 000 MVR au taux de change saisi à l'émission. Là où un pays ne les demande que pour un acheteur assujetti à la taxe, DivePilot ne les demande pas, car il ne peut pas le savoir ; remplissez vous-même Facturer à pour un tel acheteur.

Thaïlande

• Avec l'interrupteur activé, le Numéro fiscal / TVA compte 13 chiffres.
• Établissement est Siège (établissement 00000) ou un numéro d'établissement à cinq chiffres. Une société indiquée sous Facturer à peut aussi porter son propre numéro fiscal et son établissement ; son numéro fiscal n'est vérifié que si un établissement est renseigné.
• Chaque libellé est affiché deux fois, dans la langue du client et en thaï, comme "Facture fiscale / ใบกำกับภาษี", ou "Facture / ใบแจ้งหนี้" avec l'interrupteur désactivé. La ligne "Ce document n'est ni un reçu fiscal ni une facture." n'apparaît jamais, car le document est la facture fiscale.
• Une facture fiscale pour une note sans Facturer à est une facture fiscale abrégée, avec ใบกำกับภาษีอย่างย่อ dans son titre en thaï. Quand Facturer à nomme un acheteur, c'est une facture fiscale complète, qui demande son adresse. Les factures fiscales abrégées sont prévues pour la vente au détail ; demandez à votre comptable si votre centre de plongée peut en émettre.
• Les factures fiscales sont émises en bahts thaïlandais seulement. Si la devise de votre centre de plongée en est une autre, les paramètres le signalent et une facture fiscale est refusée.
• Avec l'interrupteur désactivé, la rectification d'une facture simple s'intitule "Facture - rectification / ใบแจ้งหนี้ - ฉบับแก้ไข" et n'est pas un avoir thaïlandais (ใบลดหนี้), que seule une entreprise assujettie peut émettre.
• Pour une prestation de services, la TVA est due à l'encaissement, donc un acompte appelle sa facture fiscale. Un acompte, y compris celui que le client paie en ligne en réservant, reçoit un reçu quand Reçus automatiques est activé, et la facture fiscale vient avec Régler et clôturer ; quand un centre de plongée assujetti en a besoin plus tôt, il l'émet avec Émettre la facture. Un reçu n'est pas une facture fiscale. Voir Acomptes pour les réservations en ligne.

Autres pays

• Au Sri Lanka, avec l'interrupteur activé, un document n'est une facture fiscale que si Facturer à nomme un acheteur doté d'un numéro fiscal, le TIN de l'acheteur. Cet acheteur doit avoir une adresse, et le document imprime "Supplier's TIN" et "Purchaser's TIN". Tout autre document, comme celui d'un client, s'intitule "Facture", et sa rectification "Facture - rectification". Les deux portent le format de numéro de la Gazette 2481/22 et la date de la prestation.
• Aux Maldives, une facture fiscale sur une note en rufiyaa (MVR) à partir de 5 000 MVR demande le nom, l'adresse et le numéro fiscal (TIN) de l'acheteur sous Facturer à ; une note d'un client sans TIN est donc refusée à partir de ce montant. Sur une note dans une autre devise, comme l'USD, il en va de même à partir de 5 000 MVR : DivePilot demande le taux de change en rufiyaa à l'émission, s'en sert seulement pour comparer la note à ce montant et ne l'imprime nulle part, car la loi ne demande aucun montant en rufiyaa sur la facture. Les 5 000 MVR sont le montant de la loi sur la GST consolidée au 31 août 2026. Le refus nomme d'un coup tout ce qui manque : nom, adresse et TIN.
• Aux Émirats arabes unis, une facture fiscale de plus de 10 000 AED à un acheteur doté d'un TRN demande l'adresse de l'acheteur. Sur une note dans une autre devise, DivePilot compare le total à 10 000 AED au taux de change que votre équipe saisit pour le total de la taxe en AED.
• Au Japon, si vos prix incluent les taxes, une facture fiscale calcule la taxe sur la consommation de chaque taux une seule fois, à partir du total de ce taux, comme le demande l'Agence nationale des impôts. Elle peut différer d'un yen de la somme des taxes sous chaque ligne. DivePilot prend en charge les centres de plongée japonais uniquement avec des prix TTC : La taxe s’ajoute en plus est affiché mais ne peut pas être choisi, que votre entreprise soit enregistrée ou non. Un nouveau centre de plongée japonais commence avec Prix TTC.
• En Afrique du Sud, les factures fiscales sont émises en rands seulement ; une facture fiscale sur une note dans une autre devise est refusée.
• À Singapour, un avoir indique le nom et l'adresse de l'acheteur, comme le demande l'IRAS. Quand il va au client et que Facturer à ne donne pas d'adresse, il imprime l'adresse de son profil ; s'il n'y en a pas, il est quand même émis.
• Aux Émirats arabes unis, l'avoir d'un centre de plongée assujetti s'intitule "Tax credit note" et indique ses montants hors TVA : "Montant avant cet avoir, HT", soit le montant de la facture après les avoirs précédents, "Montant correct, HT" et "Différence, HT".
• Aux Émirats arabes unis, en Afrique du Sud, aux Seychelles et à la Grenade, la loi donne le titre en anglais : un document en français affiche donc le titre anglais à côté du sien, comme "Facture fiscale / Tax invoice".
• En Argentine, chaque confirmation de paiement, sa rectification et chaque reçu portent en haut de chaque page un "X" encadré et "DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA", comme la loi le demande.
• Au Canada, un centre de plongée au Québec doit émettre ses factures et ses reçus en français. Un document est dans la langue du client : réglez donc la Langue de vos clients sur le français, ainsi que la Langue par défaut du client dans l'onglet Centre de plongée sous Paramètres.

Le numéro de facture officielle

Dans certains pays, la facture légale doit venir d'un système officiel ou agréé, et l'État propose un outil pour cela, comme le SAT au Mexique. DivePilot y émet une confirmation de paiement (en Indonésie, une facture), et l'onglet Factures et reçus des paramètres nomme l'outil avec un lien. Émettez la facture légale dans cet outil, ou chez le prestataire que vous utilisez pour cela, et saisissez son numéro dans Numéro de facture officielle sur le document DivePilot, pour voir quels documents n'en ont pas encore et remettre les deux numéros à votre comptable. Une confirmation de paiement et sa rectification portent le numéro, en Indonésie une facture et une facture d'avoir ; un reçu jamais. En Corée du Sud et en Indonésie, la facture officielle n'existe que lorsqu'un acheteur professionnel en demande une (en Indonésie, la Faktur Pajak d'un centre de plongée enregistré comme PKP), et en Italie seulement lorsqu'un client demande une facture (une fattura elettronica via le SdI ; sinon, un client reçoit le documento commerciale de votre caisse RT) : saisissez donc son numéro seulement sur les documents de cet acheteur ; les autres ne sont pas signalés comme sans numéro. En Italie, le numéro est l'identificativo SdI, et en Grèce la MARK que myDATA attribue à un reçu ou à une facture. Au Panama, en Colombie, en Équateur et au Costa Rica, un document peut au contraire être marqué Aucune facture officielle requise, avec le motif, lorsque votre entreprise n'a pas à en émettre. Le PDF enregistré par DivePilot reste tel qu'il a été émis ; le numéro apparaît dans l'application, dans les exports et dans l'e-mail du document. Voir Relier la facture officielle.

Les règles qu'un document garde

Les règles en vigueur à l'émission d'un document sont enregistrées avec lui. Si DivePilot change plus tard ce qu'un pays reçoit, les documents déjà émis restent comme ils étaient. Il en va de même pour les informations de votre entreprise : les modifier ne change que les documents émis ensuite. Un paiement en ligne est un paiement comme un autre : il reçoit le même reçu et la même facture qu'un paiement encaissé au comptoir, et un remboursement en ligne ou un litige ne change jamais un document.

Dans les réglages

L'onglet Factures et reçus dit en termes simples ce que DivePilot émet dans votre pays et ce dont il a besoin, et nomme l'outil officiel de facturation là où votre pays en a un. Voir Factures et avoirs.

Remarque : Ces règles décrivent ce que DivePilot imprime. Ce n'est pas un conseil fiscal : demandez à votre comptable ce que votre centre de plongée doit émettre, et gardez votre propre système fiscal là où la loi en exige un.