Une nouvelle réservation est Réservée. Elle devient Confirmée de l'une de trois façons, et pour les réservations en ligne, le client reçoit un e-mail à l'instant où cela se produit.
Placer le client sur une sortie bateau
C'est le chemin habituel pour une plongée exploration :
- Ouvrez Sorties bateau, puis la sortie à la date et au départ de la réservation.
- À côté de la section Palanquées, la réservation attend sous Réservations non attribuées avec le nom du client et le numéro de réservation.
- Glissez-la sur une palanquée, ou touchez-la et choisissez la palanquée sous Attribuer à une palanquée.
La réservation passe en Confirmée et le client occupe une place dans cette palanquée. Le bandeau au-dessus des palanquées indique combien de réservations restent non attribuées, et affiche Toutes les réservations sont attribuées quand vous avez terminé. Une palanquée affiche ses plongeurs sur le maximum, les places restantes, et Complète quand il n'y a plus de place. Au-delà du maximum, le nombre passe en ambre et un badge Capacité dépassée apparaît, par exemple 11 plongeurs sur 10. Le placement n'est bloqué dans aucun des deux cas, vérifiez donc le nombre de plongeurs avant d'ajouter une réservation.
DivePilot ne vous laisse placer une réservation que sur une sortie de même date et de même départ ; toute autre combinaison est refusée avec un message. Seules les réservations réservées et confirmées peuvent être placées.
Inscrire le client à une formation
Une réservation de formation se confirme en inscrivant le client depuis la page de la formation, avec Inscrire à côté de la réservation sous Réservations en attente. En attendant, la page de la réservation indique que le client n'est pas encore inscrit, et trois jours avant la date de début DivePilot vous le rappelle avec La réservation de formation attend une inscription. Inscrire le même client via la recherche de client laisse la réservation telle quelle. Une réservation de formation confirmée avec Confirmer reste sous Réservations en attente jusqu'à ce que vous l'inscriviez, et le rappel arrive toujours ; l'inscrire ensuite n'envoie pas de second e-mail de confirmation.
Appuyer sur Confirmer
Confirmer sur la page de la réservation, ou l'icône de confirmation de la ligne dans la liste, confirme une réservation réservée sans placer personne. Utilisez-le quand la sortie n'est pas encore planifiée ou que le client participe à une plongée du bord. Une réservation confirmée ainsi reste confirmée tant que vous ne la modifiez pas ; elle ne se termine d'elle-même qu'une fois que vous l'avez placée sur une sortie et que la date de cette sortie est passée.
Une réservation faite avec d'autres affiche une carte Réservés ensemble. Son bouton de confirmation compte les réservations réservées, par exemple Confirmer 4 réservations, et confirme d'un coup chacune de ce numéro GR. Les clients qui ont réservé en ligne reçoivent un e-mail de confirmation par adresse au lieu d'un par réservation. Voir Réservations faites ensemble.
Retirer un client
Retirer un participant d'une palanquée avec Retirer de la palanquée laisse la réservation en Confirmée. Elle attend sous Réservations non attribuées jusqu'à ce que vous placiez à nouveau le client, et aucun e-mail n'est envoyé. Un client enregistré peut seulement être déplacé vers une autre palanquée. Supprimer la sortie entière ramène aussi ses réservations confirmées en Réservée, et les clients qui ont réservé en ligne reçoivent un e-mail indiquant que le programme a changé.
Ce que reçoit le client
Pour une réservation faite en ligne, l'e-mail de confirmation est envoyé une seule fois, la première fois que la réservation passe en Confirmée, quel que soit le chemin. Placer une réservation que vous avez déjà confirmée, ou placer à nouveau un client après l'avoir retiré d'une palanquée, n'envoie rien de plus, sauf s'il se retrouve sur une autre sortie que celle qui lui avait été annoncée : il reçoit alors l'e-mail de sortie déplacée avec le nouveau bateau. Une nouvelle confirmation ne part qu'après un e-mail indiquant au client que le programme a changé. L'e-mail demande au client d'arriver un peu avant le départ avec sa carte de brevet, et contient un fichier d'agenda pour la réservation. Les réservations que vous créez à la main n'envoient rien. Voir Les e-mails que reçoivent vos clients.
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