Les statuts de réservation expliqués

Chaque réservation porte l'un de six statuts. La barre de progression de la page de réservation montre le chemin normal, de Réservée à Confirmée, puis Enregistrée et Terminée ; Annulée et Absent en dérivent.

Les six statuts

Comment une réservation change de statut

• De Réservée à Confirmée : placez le client sur une sortie, inscrivez-le depuis la liste Réservations en attente de la formation, ou appuyez sur Confirmer. Voir Confirmez une réservation et placez le client. Une réservation dont l'acompte est payé se confirme toute seule quand sa sortie a de la place ou sa formation une place, voir Acomptes pour les réservations en ligne.
• De Confirmée à Enregistrée : appuyez sur Enregistrer l'arrivée sur la page de la réservation ou sur la ligne du client dans la sortie. Seule une réservation confirmée peut être enregistrée, et seulement une fois le client d'une plongée exploration placé dans une palanquée ou l'élève inscrit ; Annuler l'enregistrement la ramène en Confirmée. Voir Enregistrez l'arrivée d'un client avec son QR code.
• De Confirmée ou Enregistrée à Réservée : supprimez la sortie. Une réservation de formation repasse aussi en Réservée quand son inscription est supprimée ou que sa formation est annulée. L'enregistrement de l'arrivée est effacé en même temps. Après une sortie supprimée ou une formation annulée, les clients qui ont réservé en ligne reçoivent un e-mail indiquant que le programme a changé. Une sortie avec des clients enregistrés ne peut pas être supprimée.
• Retirer un client d'une palanquée laisse la réservation en Confirmée : on a promis au client le jour et le départ, pas la palanquée. Il attend sous Réservations non attribuées sur la sortie jusqu'à ce que vous le placiez à nouveau, et aucun e-mail n'est envoyé. Supprimer une palanquée fait de même pour tous ses membres. Un client enregistré ne peut qu'être déplacé vers une autre palanquée : Retirer de la palanquée ne lui est donc pas proposé, et une palanquée avec des clients enregistrés ne peut pas être supprimée tant qu'ils n'ont pas été déplacés.
• De Confirmée ou Enregistrée à Terminée : automatique. Toutes les 10 minutes, DivePilot termine les réservations confirmées et enregistrées placées sur une sortie dont la date est passée, dans le fuseau horaire de votre centre de plongée. Seules les réservations placées sur une sortie se terminent ainsi. Une réservation de formation se termine quand l'inscription de l'élève est terminée.
• De Confirmée, Enregistrée ou Terminée à Absent : appuyez sur Absent sur la page de la réservation, ou sur le cercle barré de la ligne du client dans la sortie. Ce n'est pas proposé sur une réservation de formation inscrite. Pour un client enregistré, le cas rare où il est venu mais n'a pas plongé, DivePilot vous demande d'abord de confirmer, et l'enregistrement est effacé.
• D'Absent à Confirmée : appuyez sur Annuler l'absence dans l'en-tête de la réservation, ou sur la flèche d'annulation de la ligne du client dans la sortie, par exemple après un clic par erreur. Une réservation dont la sortie est passée se termine à nouveau toute seule.
• De Réservée, Confirmée, Enregistrée ou Absent à Annulée : appuyez sur Annuler. Une réservation de formation inscrite reprend le statut de son inscription : Annuler et Restaurer n'y sont pas proposés, ni sur sa page ni sur sa ligne dans la liste. Désinscrire l'élève annule la réservation, et Supprimer l'inscription la ramène en Réservée. Une réservation terminée ne peut pas être annulée.
• Une réservation en ligne Réservée passe toute seule en Annulée quand son acompte n'est pas payé à la fin de la durée de conservation, avec la note « Annulée automatiquement : l’acompte n’a pas été payé à temps » et sans frais.
• D'Annulée à Réservée : appuyez sur Restaurer. La réservation ne revient jamais directement en Confirmée, la place n'est pas rendue, et un enregistrement d'arrivée fait avant l'annulation est effacé.

Ce qui n'existe pas

Une réservation n'a pas de statut payé ou impayé. Le solde se trouve sur la note du client, qu'une réservation en attente ou annulée ne touche pas et qu'une réservation confirmée touche, voir Notes. Une réservation qui demande un acompte montre son état par une pastille, par exemple « Acompte à payer » ou « Acompte payé, à confirmer ».

Retrouver des réservations par statut

La liste Réservations se filtre par Réservée, Confirmée, Enregistrée, Terminée et Annulée. Absent ne figure pas dans le filtre ; cherchez ces réservations par nom ou numéro de réservation. Le filtre d'acompte liste les réservations dont l'acompte est à payer ou payé et en attente de vous.