Changez la date, le départ ou le type d'une réservation

Une réservation peut être modifiée tant qu'elle n'est ni annulée ni terminée. Ouvrez-la et appuyez sur Modifier ; la fenêtre porte le numéro de la réservation en titre.

Ce que vous pouvez changer

• La Date (Date de début de la formation pour une formation) et, pour une plongée exploration, le créneau de Départ. Un créneau désactivé depuis dans vos paramètres reste sélectionnable pour cette réservation.
• Le type, Plongée exploration ou Formation, et pour une formation le Modèle de formation. Passer à plongée exploration ajoute le matériel que votre centre de plongée inclut dans chaque plongée exploration, à la taille standard ; passer à formation le retire.
• Les demandes d'Équipement, la note d'équipement et la carte Nitrox (Plonge au nitrox).

Le client, le numéro de réservation et le statut ne se changent pas ici. Pour réserver pour quelqu'un d'autre, annulez et créez une nouvelle réservation.

Ce qui est verrouillé

• Le sélecteur de type est grisé tant que la réservation a une inscription à une formation. Choisissez d'abord Supprimer l'inscription sur la formation ; Désinscrire l'élève conserve l'inscription et annule la réservation à la place.
• Changer le type, la date ou le départ d'une réservation placée sur une sortie est refusé avec « Cette réservation est placée sur une sortie - retirez-la de la sortie avant de changer son type, sa date ou son départ ».
• Passer en plongée exploration une réservation de formation avec inscription est refusé avec « Cette réservation est liée à une inscription : annulez d’abord l’inscription ».
• Cocher le nitrox est refusé tant que Nous proposons le nitrox est désactivé sous Paramètres, Centre de plongée. Une réservation qui l'a déjà le garde et affiche « Votre centre de plongée ne propose plus le nitrox. Décochez-le pour le retirer de cette réservation. »

Déplacer un client à un autre jour

Changer la date ou le départ ne déplace pas le client sur la sortie. S'il est déjà placé dans une palanquée, le changement est refusé tant que vous ne l'en avez pas retiré.

Remarque : Retirez d'abord le client de la sortie : ouvrez la sortie, choisissez Retirer de la palanquée sur sa ligne, puis modifiez la date de la réservation. La réservation repasse en Réservée, apparaît sous Réservations non attribuées sur la sortie de la nouvelle date et du nouveau départ, et vous l'y placez.

Si le client a choisi une sortie en ligne, changer la date ou le départ détache cette sortie de la réservation : la page de la réservation et les e-mails ne nomment plus l'ancien bateau.

Déplacer la sortie entière à un autre jour ou à un autre départ, c'est différent : ses réservations la suivent et restent confirmées, et les clients en ligne reçoivent les nouvelles informations par e-mail.

Personne ne reçoit d'e-mail

La modification n'envoie aucun e-mail, pas même pour les réservations en ligne. Prévenez vous-même le client si la date a changé ; son e-mail figure sur sa fiche client. Placer à nouveau une réservation en ligne, comme dans la remarque ci-dessus, envoie en revanche au client un nouvel e-mail « Confirmé » pour la nouvelle sortie.

Matériel de location

La liste d'équipement de la fenêtre remplace ce qui s'y trouvait. Une ligne portant sur un équipement ou un kit désactivé depuis ne bloque pas l'enregistrement ; elle est marquée « N'est plus proposé - conservé tel que le client l'a demandé. Supprimez la ligne pour l'enlever. » Ajouter une nouvelle ligne pour un équipement désactivé est refusé avec « Cette catégorie d’équipement est désactivée et ne peut pas être louée » ou « Ce kit d’équipement est désactivé et ne peut pas être loué ». Choisir l'équipement ou le kit d'une ligne préremplit la taille depuis la fiche du client quand elle correspond à l'une des tailles de votre stock. Vider la liste supprime les demandes. L'enregistrement copie aussi dans la fiche du client les tailles de combinaison, de gilet, de palmes, de masque et de plomb indiquées dans la liste. Le matériel inclus dans chaque plongée exploration ne fait pas partie de cette liste : il a sa propre ligne, Inclus dans chaque plongée, avec sa taille et Apporte son propre matériel, et enregistrer la liste ne le retire jamais. Changer le type masque la ligne ; le matériel suit le type à l'enregistrement. Vous pouvez aussi le modifier sur la page de la réservation, tant qu'elle est ouverte et que sa date n'est pas passée. Une réservation passée garde ses lignes incluses telles qu'elles étaient, sauf si vous changez son type ou la restaurez.

La note

Un changement ne retarife la note du client que lorsque la date, le créneau de départ ou les extras changent, car ce sont eux qui servent à tarifer les lignes. Les autres modifications laissent la note telle quelle. Une ligne déjà inscrite garde son prix jusqu'à ce que l'un d'eux change. Voir Notes.