Activez la réservation en ligne

La réservation en ligne offre à vos clients une page à votre image de marque où ils réservent une place. Chaque réservation en ligne arrive en Réservée, et c'est vous qui la confirmez. Avec un compte Stripe connecté, vous pouvez aussi demander un acompte à la réservation : un acompte payé peut confirmer la réservation tout seul, et un acompte impayé libère la place, voir Acomptes pour les réservations en ligne. Sans compte Stripe, rien ne se paie en ligne.

Choisir ce que les clients peuvent réserver

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Réservation en ligne dans le groupe Invités et réservations.
2. Vous voyez deux cartes, Plongées et Formations. Choisissez un mode pour chacune :

Le choix est enregistré immédiatement. Dès que l'une des deux cartes n'est pas sur Désactivé, votre page de réservation est en ligne.

Réservations de groupe et de plusieurs plongées

La même page a une carte Réservations de groupe et de plusieurs plongées avec deux nombres, chacun enregistré dès que vous le changez :

• Personnes par réservation, de 1 à 20, 8 au départ : pour combien de personnes un client peut réserver à la fois. Avec 1 personne, chacun réserve de son côté.
• Plongées par personne, de 1 à 30, 10 au départ : combien de plongées une personne peut réserver à la fois. Le compte inclut les plongées des sorties que choisit un client plus celles qu'il demande : une sortie de deux plongées compte pour 2, une date demandée pour 1, et une demande d'un nombre de plongées pour ce nombre. Avec 1 plongée, les clients réservent un départ à la fois.

Avec les deux à 1, la page réserve une personne sur une sortie, comme avant. Votre équipe n'est pas tenue par ces nombres ; voir Réservations faites ensemble.

Publier les sorties que les clients peuvent réserver

Pour les modes programmés, une sortie doit être publiée. Quand vous créez ou modifiez une sortie bateau, activez Réservation en ligne. Les formations fonctionnent de la même façon : activez Réservation en ligne quand vous créez ou modifiez une formation. Les sorties publiées apparaissent sur votre page tant qu'il reste des places et jusqu'au départ du bateau, et la liste Sorties bateau se filtre par Réservable et Non réservable.

Les places restantes sont calculées à partir de la capacité du bateau, moins toutes les personnes des palanquées et du panneau Accompagnants de la sortie, et moins les réservations de plongée exploration réservées ou confirmées pour cette date et ce départ qui ne sont pas encore dans une palanquée. Une sortie sans place restante disparaît de la page. Une réservation faite ensemble prend une place par personne sur chaque sortie où elle va, et n'est réservée que si chaque sortie a de la place pour toutes les personnes qui y sont cochées.

Proposer du matériel de location

Sur le même onglet, sous Matériel de location, activez Proposer la location de matériel en ligne pour que les clients puissent demander du matériel en réservant.

Afficher les tarifs

La même carte contient Afficher les tarifs sur la page de réservation. Elle fonctionne seule, que vous proposiez ou non du matériel de location. Activée, les clients voient avant de réserver les tarifs des plongées, des formations et du matériel, ainsi qu'un total estimé quand la plongée ou la formation a un prix ; désactivée, la page de réservation n'affiche aucun prix. L'activer ou la désactiver est consigné dans le Journal d'activité et historique des modifications. Vous fixez les prix dans l'onglet Tarifs ; voir Les tarifs.

Partager la page de réservation

Ouvrez Paramètres, puis Inscription. La carte Réservation en ligne affiche le lien et son QR code avec Copier, Télécharger le QR (png) et Télécharger le PDF pour une affiche imprimable. Voir Partagez le lien d'auto-inscription pour le type de lien et la marche à suivre si un lien a fuité. Renouveler le jeton invalide en même temps le lien de réservation et le lien d'inscription.

Ce que voit le client

La page affiche vos sorties publiées avec la date, le bateau, l'heure de départ, les sites de plongée et les places restantes, ou vos formations planifiées avec leurs dates de début. Si vous affichez les tarifs, chaque sortie et chaque formation porte aussi son prix, et une Estimation du prix avec la ligne Total estimé indique au client à combien revient sa réservation ; l'estimation ne facture rien, un acompte, si vous en demandez un, est montré avant la réservation, de même que vos conditions d'annulation dès que vous en avez. Voir Ce que voient les clients sur la page de réservation. Le client remplit ensuite les informations que vous demandez dans Paramètres, puis Fiche client, accepte que votre centre de plongée conserve et utilise ses informations, et appuie sur Réserver ma place. Il reçoit un e-mail confirmant que vous avez bien reçu sa réservation (si vous demandez un acompte, c'est à la place l'e-mail pour le régler qui arrive une dizaine de minutes plus tard, seulement s'il reste impayé), et une nouvelle fiche client est créée pour lui. Un client peut aussi réserver pour plusieurs personnes, choisir plusieurs sorties ou demander un nombre de plongées entre deux dates : chaque personne a sa propre fiche et ses propres réservations, reliées par un numéro GR, voir Réservations faites ensemble et Planifiez les plongées demandées.

Quand une réservation arrive

Vous recevez une notification intitulée Nouvelle réservation en ligne. La réservation figure dans la liste Réservations en Réservée ; ouvrez-la pour voir la pastille Réservé en ligne. Il n'y a pas d'action à part pour accepter ou refuser :

• Placez le client sur la sortie qu'il a choisie, inscrivez-le à la formation depuis Réservations en attente, ou appuyez sur Confirmer. Le client reçoit un e-mail de confirmation avec une entrée d'agenda en pièce jointe.
• Appuyez sur Annuler si vous ne pouvez pas l'accueillir. Le client reçoit un e-mail d'annulation.
• Une réservation dont l'acompte a été payé mais qui n'a pas pu se confirmer toute seule affiche « Acompte payé, à confirmer », avec la notification du même nom : confirmez-la ou placez le client comme d'habitude.

Les demandes pour une date choisie par le client arrivent sans sortie ni formation. Planifiez une sortie à la date et au départ demandés et placez-le, ou planifiez la formation et inscrivez-le depuis Réservations en attente. Une demande d'un nombre de plongées apparaît à la place sur le tableau de bord sous Plongées à planifier ; voir Planifiez les plongées demandées.

Remarque : Chaque réservation en ligne crée une nouvelle fiche client pour chaque personne qu'elle contient, même pour un habitué. Fusionnez les doublons depuis la page Clients quand vous les repérez.