Un lien de paiement ouvre la page Ma note du client : sa note telle qu'elle est, ce qu'une note précédente doit encore, ses documents et un bouton pour payer en ligne. Chaque client a un lien, et il montre toujours la note où arrivent ses frais, si bien que le même lien sert pour tout le séjour et pour le suivant. Payer en ligne demande un compte Stripe connecté, voir Connecter Stripe pour les paiements en ligne.

Envoyer un lien de paiement

Sur la note, appuyez sur Envoyer le lien de paiement. La fenêtre propose :

  • Envoyer par e-mail au client : à l'adresse du client enregistrée, dans la langue du client, avec l'objet « Votre note chez … », les points tenant lieu du nom de votre centre de plongée. La limite quotidienne d'e-mails de notes s'applique, 100 par jour.
  • Copier le lien, pour l'envoyer autrement.
  • Un QR code à montrer sur votre écran pour que le client au comptoir le scanne, et Enregistrer le code QR.

Chaque envoi repousse la fin du lien à 180 jours plus tard, et chaque ouverture par le client aussi. Révoquer l'arrête aussitôt ; Créer un nouveau lien en fait un avec une nouvelle adresse. L'envoi demande l'autorisation Envoyer des liens de paiement et l'autorisation de voir cette note, Voir toutes les notes ou, pour vos propres clients, Voir les notes de ses clients. Révoquer un lien ou en créer un nouveau ferme aussi les formulaires de paiement qu'il a ouverts.

Une note dont les frais sont facturés à un autre client avec Facturer à propose à la place le lien du client qui paie : c'est là que sont les frais. Voir Notes.

Tant que Ajouter le lien de paiement aux e-mails de confirmation de réservation est activé, l'e-mail de confirmation de réservation contient aussi le lien du client : pour régler en ligne tant que le paiement en ligne est disponible, sinon seulement pour consulter la note. Les e-mails sur un acompte le contiennent toujours, voir Acomptes pour les réservations en ligne.

Effacer les données d'un client arrête ses liens, et le lien d'un client archivé ne s'ouvre pas tant que le client n'est pas restauré. Quand deux clients sont fusionnés, les liens des deux cessent de fonctionner, et le client n'a plus de lien tant que vous n'appuyez pas de nouveau sur Envoyer le lien de paiement. Effacer les données d'un client ferme aussi les formulaires de paiement ouverts par ses liens.

Ce que voit le client

La page s'ouvre dans la langue du client, ou dans la langue par défaut de votre centre de plongée, et est conçue d'abord pour le téléphone. Elle montre :

  • les lignes de la note, les paiements (les paiements en ligne marqués « Paiement en ligne »), les remboursements encore en attente de Stripe comme « Remboursement en attente », et le solde ;
  • chaque ligne de paiement nommée pour ce qu'elle est : un remboursement sur la carte, une rétrofacturation après un litige perdu, ou un remboursement non abouti remis sur la note ;
  • sous « Réservé, pas encore confirmé », les réservations en attente du client avec ce qui a été réservé et l'acompte dû avec son échéance ;
  • une note précédente close alors qu'elle devait encore quelque chose, avec ce qu'elle doit encore, payable séparément, moins ce qu'en couvre le crédit de la note en cours du client, que la page indique ;
  • les factures, avoirs et reçus des notes du client des 12 derniers mois, à télécharger ;
  • vos conditions d'annulation, voir Conditions d'annulation, et vos coordonnées.

Elle ne montre jamais de noms du personnel, de notes internes ni les motifs saisis par votre équipe.

Un client dont les frais sont facturés à quelqu'un d'autre voit « Vos frais sont sur la note de … », avec le prénom de la personne qui paie, au lieu d'une note à payer ; ses propres réservations pas encore confirmées et ses documents restent affichés. Personne ne voit la note d'un autre client avec son propre lien.

Payer

  • Le bouton avec le montant dû, par exemple « Payer 120,00 », paie ce que la note doit. Payer un autre montant accepte tout montant entre le minimum et ce qui est dû. Le minimum est votre Plus petit montant qu'un client peut payer, ou le minimum de Stripe pour votre devise s'il est plus élevé, par exemple THB 10, USD 0,50, EUR 0,50 ou JPY 50.
  • Le formulaire débite exactement le montant du bouton. Si la note a changé entre-temps, la page affiche le nouveau montant et le client paie à nouveau.
  • Le formulaire de paiement de Stripe s'ouvre dans la langue du client.
  • Un paiement par carte ou portefeuille est confirmé en quelques secondes et apparaît sur la page. Un paiement qui prend plus de temps affiche « Nous vous écrirons par e-mail dès que le paiement sera confirmé. »
  • Sans connexion Stripe active, ou quand ce qui est dû est inférieur au minimum, la page ne propose pas de paiement en ligne et dit « Merci de régler au centre de plongée. »
  • Un lien peut ouvrir au plus 20 formulaires de paiement par heure ; au-delà, la page dit « Trop de tentatives de paiement avec ce lien. Réessayez dans une heure. »
  • Un paiement que vous encaissez au comptoir pour la note ferme les formulaires de paiement ouverts sur elle. Le client recommence et voit le nouveau montant. Il en va de même d'un changement de ce que la note facture, comme des frais annulés, remisés ou déplacés, Facturer à ou une réservation modifiée. Le client voit alors « Ce formulaire de paiement a été fermé … » avec Recharger à la place du formulaire.

Ce qui arrive sur la note

  • Le paiement apparaît tout seul sur la note où arrivent les frais du client, avec le moyen de paiement Paiement en ligne et En ligne à la place d'un nom du personnel. Il compte pour la journée d'activité en cours ou, une fois celle-ci close dans la clôture de caisse, pour la suivante. La note affiche aussi les frais de DivePilot sur ce paiement sous Commission DivePilot, voir Connecter Stripe pour les paiements en ligne. Au Brésil, au Mexique, en Malaisie et en Thaïlande, les frais sont facturés une fois par mois, et la ligne indique Frais DivePilot ... avec Facturés mensuellement en dessous. Après un remboursement sur la carte ou un litige perdu, la ligne affiche les frais restants et ce qui a été rendu.
  • Avec Reçus automatiques activé, un paiement avant la première facture de la note reçoit son reçu comme au comptoir, et un paiement en retard réparti entre sa note clôturée et du crédit reçoit un reçu par partie, voir Reçus.
  • DivePilot envoie à la personne qui a payé un e-mail « Paiement reçu », quand son adresse est enregistrée, avec l'objet « … : paiement de … reçu » (d'abord le nom de votre centre de plongée, puis le montant). Si un reçu a été fait, il arrive dans un e-mail à part et l'e-mail « Paiement reçu » le dit. L'e-mail de reçu propre à Stripe est un réglage de votre tableau de bord Stripe ; désactivez l'un des deux si les clients reçoivent les deux.
  • Un paiement pour une note close solde d'abord ce que cette note doit encore. Seul le reste, ainsi qu'un paiement dont la réservation a été annulée avant l'arrivée de l'argent, est porté en crédit sur la note en cours du client, et votre équipe reçoit la notification Paiement en ligne arrivé en retard. Un paiement supérieur à ce qu'une note ouverte doit encore à ce moment-là y est enregistré, le reste est un crédit, et votre équipe reçoit Paiement en ligne supérieur au solde de la note. Un paiement en retard ne rétablit jamais une réservation annulée.
  • Tant qu'un paiement bancaire, comme un prélèvement SEPA, est en cours (la banque peut mettre quelques jours ouvrés à le confirmer), la page l'indique comme en cours et ne redemande pas ce montant. Il compte sur la note dès que la banque le confirme.
  • Un acompte payé par prélèvement bancaire s’affiche de la même façon : la page de réservation et cette page indiquent qu’il est en cours et ne le proposent plus, aucun rappel d’acompte n’est envoyé, et la réservation n’est pas annulée à son échéance tant que la banque confirme. Un acompte auquel votre équipe a renoncé s’affiche comme tel.
  • Ce qu’un remboursement fait dans votre tableau de bord Stripe pour une note clôturée a laissé dû sur la note en cours du client n’est pas demandé : la page indique qu’il est en attente pendant que vous vérifiez un remboursement, jusqu’à ce que vous l’enleviez de la ligne de la note clôturée ou appuyiez sur Demander au client de payer sur la note, voir Remboursements en ligne et litiges.
  • Un paiement bancaire, comme un prélèvement SEPA, qui échoue après que le client a quitté la page n'enregistre rien. DivePilot écrit au client qu'il n'a pas abouti et comment payer à nouveau, et votre équipe reçoit la notification Paiement bancaire non abouti. Quand cet e-mail n'a pas pu partir, par exemple sans adresse connue, la notification le dit : envoyez alors au client le lien de paiement depuis la note.

Les réglages de Ma note

Dans l'onglet Paiements en ligne, l'onglet Ma note contient ces réglages ; avant la connexion, pendant la configuration du compte et après une déconnexion, c'est la carte Page Ma note qui les contient :

  • Plus petit montant qu'un client peut payer : le plus petit montant qu'un client peut payer avec Payer un autre montant. Laissé vide, le minimum de Stripe s'applique.
  • Ajouter le lien de paiement aux e-mails de confirmation de réservation.

La modifier demande l'autorisation Réglages des notes, en plus de Voir les paiements en ligne pour l'onglet, et chaque modification est consignée dans le Journal d’activité.

Quand un lien ne fonctionne pas

Un lien révoqué, ou un lien ni envoyé ni ouvert depuis 180 jours, affiche « Ce lien n'est plus valide ». Envoyez au client un nouveau lien. Tant que votre abonnement DivePilot est terminé, la page n'est pas disponible, comme toute page client, voir Un lien client indique qu'il est invalide ou expiré.

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