Annuler une réservation libère la place du client sur la sortie et, pour les réservations faites en ligne, envoie un e-mail au client. Une réservation annulée quitte la note du client, hormis des frais d'annulation quand vos conditions d'annulation en prévoient. Ce que le client a payé en ligne pour elle, l'acompte et les paiements depuis sa page de note, peut retourner sur la carte depuis la même fenêtre ; les sommes versées autrement sont remboursées sur la note, voir Encaisser des paiements. Une note déjà clôturée reste telle quelle.
Annuler une réservation
- Ouvrez la réservation depuis Réservations, ou repérez sa ligne dans la liste.
- Appuyez sur Annuler en haut de la page de la réservation, ou sur l'icône Annuler la réservation de la ligne.
- La fenêtre Annuler la réservation ? demande Qui a annulé, Le client ou Le centre de plongée, et montre les frais que facturent vos conditions d'annulation, ce qui retourne sur la carte et ce qui reste en crédit, avec Rembourser sur la carte ou Garder en crédit et Renoncer aux frais d’annulation, voir Conditions d'annulation. Pour une réservation confirmée, elle précise aussi que le client est retiré de sa palanquée, et pour une réservation avec une location en cours, elle avertit que la location n'est pas annulée avec elle. Confirmez avec Annuler la réservation ; pendant l'opération, le bouton affiche Annulation en cours….
Remarque : Dans cette fenêtre, Annuler ferme seulement la fenêtre et conserve la réservation.
Tout annuler d'une réservation commune
Une réservation faite avec d'autres affiche une carte Réservés ensemble sur sa page. Tout annuler, dans le menu ⋯ en haut de la carte, annule chaque réservation ouverte de ce numéro GR et chaque demande de plongées ouverte avec la même fenêtre, appliquée à chaque réservation ; les montants sont calculés pour tout le groupe à la fois. Les plongeurs déjà placés sur une sortie en sont retirés. Les clients qui ont réservé en ligne reçoivent un e-mail d'annulation par adresse. Les réservations de formation issues d'une inscription sont ignorées ; gérez-les depuis la formation. Chaque réservation peut toujours être annulée seule, comme ci-dessus. Voir Réservations faites ensemble.
Ce qui se passe
- La place du client dans la palanquée est libérée immédiatement, et elle réapparaît sur la page de réservation en ligne.
- Le statut de la réservation devient Annulée. Elle reste dans la liste et se retrouve avec le filtre de statut Annulée. Elle montre le motif et les frais.
- Une annulation par le client avec frais ajoute une ligne Frais d’annulation sur la note, et un remboursement sur la carte s'affiche comme « Remboursement en attente » jusqu'à la confirmation de Stripe.
- Si la réservation a été faite en ligne et que le client a une adresse e-mail, il reçoit un e-mail qui dit qui a annulé, les frais d'annulation s'il y en a, la part que couvre ce qu'il a déjà payé et ce qui reste à payer (avec un lien vers sa page de note), et ce qui retourne sur sa carte ou reste en crédit sur sa note, et qui l'invite à répondre ou à utiliser vos coordonnées pour convenir d'une autre date. Une réservation créée à la main n'envoie rien.
Une réservation de formation inscrite ne peut pas être annulée ici : Annuler n'est pas proposé sur sa page, et sa ligne dans la liste n'a pas d'icône Annuler la réservation. Choisissez Désinscrire l'élève sur la page de la formation ; cela annule la réservation et, pour une réservation en ligne, envoie un e-mail d'annulation qui dit que l'élève a été désinscrit, avec les mêmes lignes de frais et de remboursement. Cette action demande le même motif et montre les mêmes frais.
Une location créée avec Compléter pour les demandes d'équipement de la réservation n'est pas annulée non plus et garde son matériel engagé. La fenêtre vous avertit : « Elle a une location en cours qui n'est pas annulée avec elle : le matériel reste sorti jusqu'au retour ou à l'annulation de la location. » Ouvrez la location avec Voir la location et enregistrez le retour du matériel ou appuyez sur Annuler la location.
Ce qui ne peut pas être annulé
Une réservation Terminée ne peut pas être annulée. Les réservations confirmées et placées sur une sortie se terminent d'elles-mêmes une fois la date de la sortie passée : annulez donc une réservation devenue inutile au plus tard le jour de la sortie. Une réservation Absent peut encore être annulée.
Restaurer une réservation annulée
Ouvrez la réservation annulée et appuyez sur Restaurer. Elle repasse en Réservée, pas dans son statut précédent : le client n'est pas remis dans sa palanquée et aucun e-mail n'est envoyé. Restaurer retire aussi le motif et les frais d'annulation ; un remboursement déjà fait reste acquis. Placez-le à nouveau sur la sortie, ou appuyez sur Confirmer, pour terminer ; pour une réservation en ligne, cela envoie au client un nouvel e-mail de confirmation. Une réservation annulée par la désinscription d'un élève n'a pas de Restaurer ; Supprimer l'inscription sur la page de la formation la ramène en Réservée.
Marquer un absent à la place
Si le client ne s'est simplement pas présenté, appuyez sur Absent sur une réservation confirmée ou terminée plutôt que de l'annuler. Ce n'est pas proposé sur une réservation de formation inscrite. Le client reste dans sa palanquée et reçoit quand même l'e-mail du carnet de plongée ; marquer l'absence n'envoie en soi aucun e-mail.
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