Factures et avoirs

La note est le relevé courant du séjour d'un client et change tant que le séjour dure, voir Notes. Une facture est le document numéroté que vous remettez au client : DivePilot la crée à partir de la note et, une fois émise, elle ne change plus jamais. Toute correction ultérieure est un avoir. Le nom de ces documents et ce qu'ils doivent indiquer dépendent de votre pays, voir Ce que sont vos documents dans votre pays. Le reçu d'un seul paiement est décrit dans Reçus.

Quand une facture est émise

• Régler et clôturer émet une facture pour tout ce qui n'est pas encore facturé sur la note, puis clôture la note. Sa fenêtre indique ce qu'elle va émettre sous "La clôture émet aussi". Voir Encaisser des paiements.
• Émettre la facture, à côté de Encaisser sur la carte du solde d'une note ouverte, en émet une tout de suite, par exemple pour une société qui paie la première semaine d'un long séjour. La fenêtre montre la facture telle qu'elle sera, marquée "Aperçu", avec le numéro et la date fixés à la confirmation, et indique ce qu'elle émettra sous "La confirmation émet". Émettre la facture dans la fenêtre l'émet. Il faut l'autorisation Émettre des factures.

Une note peut avoir plusieurs factures. Chacune ne reprend que ses propres lignes : la facture émise à la clôture contient donc ce qui est venu après la précédente.

Ce que vous remettez peut aussi n'être que des avoirs : quand des lignes ont été réduites après la dernière facture et qu'il ne reste rien d'autre à facturer, Émettre la facture et Régler et clôturer émettent les avoirs et aucune nouvelle facture.

Une note réglée qui se clôture d'elle-même après le nombre de jours fixé sur la carte Clôture des notes reçoit sa facture de la même façon, sans qu'aucune personne soit nommée comme émettrice. Si votre pays exige des informations sur l'entreprise dans une facture et qu'il en manque, une telle note reste ouverte et l'essai est refait le lendemain.

Les notes clôturées avant que votre centre de plongée dispose des factures restent telles quelles, sans documents. Les notes encore ouvertes reçoivent leur facture à la clôture.

Là où DivePilot émet des factures fiscales (voir Facturation par pays), la facture n'est une facture fiscale que lorsque Assujetti à la TVA / GST est activé dans Entreprise et taxes ; sinon c'est une facture simple intitulée "Facture", et seules votre raison sociale et votre adresse sont nécessaires. Voir Ce que sont vos documents dans votre pays.

Aux Émirats arabes unis, à Singapour et aux Seychelles, un centre de plongée assujetti qui facture dans une autre devise doit indiquer le taux de change quand il émet une facture, dans Émettre la facture, Régler et clôturer et Corriger l'acheteur, car la facture affiche aussi son total de taxes dans la devise du pays. Il en va de même pour un centre assujetti à la TVA au Royaume-Uni, dont la facture affiche aussi son total de TVA en livres, et aux Pays-Bas et à Chypre, en euros ; un centre non assujetti n'a rien à indiquer, car ses factures ne font pas apparaître la TVA. Le taux est figé sur la facture, et ses avoirs le reprennent. Utilisez le taux officiel de la date de la prestation ; aux Émirats arabes unis, celui de la Banque centrale. Ces notes ne se clôturent pas d'elles-mêmes : clôturez-les avec Régler et clôturer. L'Afrique du Sud ne demande pas de taux : une facture fiscale y est émise en rands seulement. Aux Maldives, une facture fiscale d'une note dans une autre devise demande aussi le taux en rufiyaa, dans Émettre la facture et Régler et clôturer : DivePilot s'en sert seulement pour comparer la note à 5 000 MVR, montant à partir duquel le nom, l'adresse et le TIN de l'acheteur sont nécessaires, et ne l'imprime nulle part.

Ce qu'une facture couvre

Une facture couvre chaque ligne de la note qui est comptabilisée, a un montant différent de zéro, ne figure pas sur une facture précédente et n'est pas une réduction en attente d'avoir (voir plus bas). Ensemble, les lignes doivent dépasser zéro : quand il n'y a rien à facturer, DivePilot le dit et n'émet rien. Le crédit reporté d'une note précédente est de l'argent, pas une vente : ce n'est jamais une ligne de facture et il apparaît parmi les paiements.

Ce qu'une facture indique

• vos informations de vendeur : raison sociale (le nom de votre centre de plongée quand aucune raison sociale n'est renseignée), adresse, numéro fiscal et, en Thaïlande, l'établissement, avec votre logo
• l'acheteur : le client, ou la société ou la personne indiquée sous Facturer à (voir plus bas)
• le numéro de facture, la date d'émission et le numéro de la note
• les lignes : description, plongeur, date, quantité, prix unitaire, remise, net, taux de taxe, taxe et brut
• les remises de la note, la taxe par taux et les totaux
• les paiements de la note jusqu'à ce moment et le solde qui en résulte

Elle est dans la langue du client, celle de la note, et en Thaïlande chaque libellé est aussi affiché en thaï. Elle suit le modèle que votre centre de plongée a choisi sur la carte Mise en page PDF, voir Notes. DivePilot enregistre le PDF à l'émission du document et chaque téléchargement renvoie ce fichier.

Les lignes facturées sont verrouillées

Émettre une facture verrouille les lignes qu'elle couvre : elles affichent le numéro de la facture et plus rien ne les modifie. L'en-tête de la note indique où elle en est : "Non facturée", "Partiellement facturée" ou "Facturée INV-2026-00042".

Numéros

Chaque type de document a sa propre série de numéros par centre de plongée et par année civile :

Un nouveau centre de plongée dans un pays où DivePilot émet des confirmations de paiement commence ses confirmations de paiement à PC-2026-00001 et leurs rectifications à PCC-2026-00001, pour qu'elles ne ressemblent pas à des numéros de facture ; ses reçus gardent RCP-. Les centres créés auparavant gardent leurs préfixes.

L'année suit le fuseau horaire de votre centre de plongée et la séquence repart de 00001 le 1er janvier. Aucun numéro n'est sauté ni supprimé : une émission qui échoue n'utilise aucun numéro, et un document reste dans sa série même si ce à quoi il se rapporte change ensuite. Tous les pays sont numérotés ainsi, sauf le Sri Lanka, où un numéro prend la forme de la Gazette 2481/22 : l'année et le mois d'émission, le préfixe comme code de série (ses lettres et chiffres en majuscules) et le numéro d'ordre, comme 26OCT_INV_00001. Le nom des documents change aussi, voir Ce que sont vos documents dans votre pays.

Les préfixes se règlent dans l'onglet Factures et reçus, voir "Réglages" plus bas. Un préfixe compte de 1 à 10 caractères, lettres, chiffres ou tirets, et commence par une lettre ou un chiffre. Les trois types ne partagent jamais un préfixe, et la casse ne les distingue pas. Un préfixe déjà utilisé par des documents émis d'un autre type est refusé aussi.

Facturer à : une société ou une autre personne

Un document nomme le client sauf si la note dit autre chose. Facturer à, dans le récapitulatif de la note, nomme quelqu'un d'autre : une société ou une personne, une adresse de quatre lignes au plus, un numéro fiscal et, en Thaïlande, l'établissement. Là où DivePilot émet des confirmations de paiement, cette carte s'appelle Client, comme l'impriment les documents, et son bouton Indiquer une société. Les documents n'impriment une adresse que si vous la saisissez ici, à une exception près : à Singapour, un avoir au client indique l'adresse de son profil, comme l'IRAS le demande pour tout avoir ; s'il n'y en a pas, il est émis sans adresse. La définir ou la modifier demande l'autorisation Renseigner Facturer à et reste possible jusqu'à la première facture de la note. Ensuite le bloc est verrouillé et seul Corriger l'acheteur change l'acheteur. Tapez deux lettres du nom pour voir les sociétés et personnes des notes précédentes ; en choisir une remplit le reste.

Corriger l'acheteur

Quand une facture est partie chez le mauvais acheteur, choisissez Corriger l'acheteur à côté du numéro de la facture, sous Facturer à dans le récapitulatif de la note, ou dans les actions de la facture dans la carte Documents, puis saisissez le bon acheteur. En une seule étape, un avoir couvre toute la facture, avec le motif "Destinataire corrigé", et une nouvelle facture reprend les mêmes lignes pour le nouvel acheteur et nomme la facture qu'elle remplace. Chaque facture, une facture de remplacement aussi, peut être corrigée une fois, et seulement tant qu'aucun avoir ne s'y rapporte ; ensuite seuls les avoirs changent ce qu'elle dit. Il faut l'autorisation Corriger l’acheteur.

Changements après une facture : les avoirs

Une ligne facturée ne change jamais. Un changement devient une ligne de correction, comme sur une note clôturée, et une correction qui réduit une ligne facturée est compensée par un avoir qui renvoie à la facture. L'avoir nomme parmi ses informations la facture qu'il corrige et affiche le "Montant initial" et le "Montant correct" de cette facture ; le montant correct tient compte des avoirs précédents sur la même facture. Aux Émirats arabes unis, l'avoir d'un centre de plongée assujetti est une "Tax credit note" qui affiche ces montants hors TVA, à partir du montant après les avoirs précédents, voir Ce que sont vos documents dans votre pays. Une ligne de correction sur la propre facture d'une note affiche "Correction : ..." sans numéro de note.

Changements que vous faites : avoir immédiat

Annuler, Remise et Modifier le prix sur une ligne facturée demandent, en plus de leur propre autorisation, l'autorisation Modifier des lignes facturées. La fenêtre demande un Motif de la modification, de 1 à 200 caractères, que l'avoir montre au client. Elle dit aussi ce qui va se passer, mesuré à partir de la ligne telle qu'elle est après les corrections précédentes :

• une réduction est enregistrée sur un avoir contre la facture, émis au même moment que le changement ;
• une augmentation reste hors de la facture et va sur la facture suivante.

L'argent suit ensuite la note comme d'habitude : sur une note ouverte, le solde baisse ; sur une note clôturée, la correction arrive sur la note en cours du client en tant que crédit, à utiliser ou à rembourser.

Changements que fait DivePilot : réunis jusqu'à la facture suivante

Une réservation annulée ou modifiée après la facturation de sa ligne, et les remises que la note recalcule d'elle-même (volume, fidélité et remise de note), ne touchent jamais une ligne facturée. Elles enregistrent la différence en nouvelles lignes :

• une augmentation est une ligne ordinaire et va sur la facture suivante ;
• une réduction attend sur la note, marquée "Avoir à émettre". Au prochain Émettre la facture ou Régler et clôturer de cette note, un avoir par facture d'origine les couvre, avec le motif "Réservation modifiée", "Remise recalculée" ou "Réservation modifiée, remise recalculée" quand les deux sont arrivés.

Une réservation annulée avec sa fenêtre d'annulation procède de même : la réduction de ses lignes facturées attend comme "Avoir à émettre", et les Frais d’annulation forment une nouvelle ligne pour la facture suivante, voir Conditions d'annulation.

Émettre la facture et Régler et clôturer procèdent dans cet ordre : d'abord les avoirs des réductions en attente, puis la facture du reste, puis, pour Régler et clôturer, la clôture. C'est tout ou rien : si une étape est refusée, rien n'est émis et la note reste comme elle était.

Quand ce qui reste à facturer à la clôture est nul ou négatif, la différence va sur des avoirs contre les factures de la note, la plus récente d'abord et jusqu'à ce que chacune peut encore recevoir, avec le motif "Remise recalculée". Une note sans facture ne reçoit aucun document et se clôture comme avant.

Autres actions sur les lignes facturées

• Facturer à (la répartition d'une note sur un autre client) et Déplacer ne prennent que des lignes non facturées ; déplacer une ligne facturée est refusé. Quand la personne qui a réservé paie pour tous, les lignes facturées restent sur la note où elles ont été facturées.
• Rétablir ramène une ligne annulée comme une nouvelle ligne non facturée.
• Les paiements, les remboursements et les paiements annulés ne changent jamais un document. Les documents suivants les montrent parmi les paiements.
• La fusion est refusée tant qu'elle changerait quelque chose que couvre une facture ou un reçu, voir Fusionnez des clients en double.

Où trouver vos documents

• Carte Documents de la note : les factures, avoirs et reçus de la note avec leurs numéros, chacun avec Télécharger le PDF, Envoyer par e-mail et, sur une facture, Corriger l'acheteur dans son menu d'actions.
• La fiche du client, onglet Notes : les documents de chaque note sous Factures et reçus, voir Trouvez un client et lisez sa fiche.
• Factures et reçus dans la barre latérale : toutes les factures, tous les avoirs et reçus de votre centre de plongée. Filtrez par type et par date, et cherchez par numéro, client ou société. Chaque ligne télécharge le document ou le renvoie, et un reçu dont le paiement a été annulé indique "Paiement annulé". La même page contient les exports pour votre comptable, voir Exports pour votre comptable.

Envoyer un document par e-mail

Envoyer par e-mail envoie n'importe quel document à l'adresse connue du client, ou à une adresse que vous saisissez si vous pouvez modifier les clients, comme pour les notes. L'e-mail part de votre centre de plongée dans la langue du client, avec l'objet "Sairee Reef Divers: Facture INV-2026-00042" (votre nom, le titre du document et le numéro), un message facultatif et le PDF en pièce jointe. La limite quotidienne d'e-mails des notes s'applique aussi aux documents. Il faut l'autorisation Envoyer des documents par e-mail.

Avec Envoyer la facture par e-mail à la clôture d’une note activé, la facture qu'émet Régler et clôturer part d'elle-même à l'adresse connue du client. Un e-mail en échec n'annule jamais la clôture : le document indique que l'e-mail n'a pas été envoyé, et vous pouvez le renvoyer.

Réglages

Ouvrez Paramètres, puis Factures et reçus dans le groupe Prix et paiements. L'onglet règle les Préfixes de numérotation des factures, avoirs et reçus, les Reçus automatiques (voir Reçus) et Envoyer la facture par e-mail à la clôture d’une note, et dit en termes simples ce que DivePilot émet dans votre pays et de quelles informations d'entreprise il a besoin. Modifier l'onglet demande l'autorisation Réglages des factures, et chaque modification est enregistrée dans le Journal d’activité. Un nouveau préfixe s'applique au document suivant ; les documents émis gardent leur numéro.

Qui peut faire quoi

Elles sont regroupées sous Factures et reçus dans l'éditeur d'autorisations. Voir Les autorisations expliquées et Rôles et préréglages.

Un document ne change jamais

Un document est fait de ce qui était vrai à son émission. Modifier ensuite les informations de votre entreprise, le client, les tarifs ou le modèle de la note ne change que les documents émis plus tard. Quand les données d'un client sont effacées, ses documents sont conservés tels qu'émis, avec le nom du client ; demandez à votre comptable combien de temps vous devez les conserver. Le bloc Facturer à de ses notes est vidé. Voir Archivez, exportez ou anonymisez un client. Les remboursements en ligne et les litiges ne changent pas non plus un document.